E-arvete saatmine – seadused vs tegelik olukord

Kui Eesti ettevõtetele anti 2025. aasta juulis seaduslik alus ehk õigus nõuda müüjatelt e-arveid, tundus see esmapilgul loogilise sammuna ühe digiriigi arenguloos. Paberivabad protsessid, digiallkirjad, automaatne maksuarvestus. Kõik viitas sellele, et e-arved peaksid ammu olema uus normaalsus. Ometi on tegelikkus veidi teistsugune. Ja seadusemuudatus ei muutnud midagi. Või siiski?

E-arveldamise kasutajate arv küll kasvab ja igal kuul registreerib end e-arvete vastuvõtjaks mõnisada ettevõtet. Kuid see ei tähenda, et kõik on täielikult digitaalsetele protsessidele üle läinud. Paljud ettevõtted kasutavad endiselt PDF- ja e-arveid segamini, mis on märk sellest, et areng toimub, kuid harjumused ei muutu üleöö.

Digitaalne seaduse kohaselt ≠ digitaalne harjumustes

Seadus võib anda õiguse ja tehnoloogia võib luua võimaluse, kuid see ei muuda kohe inimeste harjumusi ega tööviise, kui pole piisavalt mugavaid lahendusi.

Isegi Eestis, kus digiteadlikkuse tase on kõrge, töötavad paljud ettevõtted endiselt harjumuspäraselt küllalti kohmakate protsesside alusel. PDF-arved, e-kirjad, manused, käsitsi sisestamine. See võib tunduda „piisavalt hea“ ja tegelikult ju töötab, eriti väikesemate ettevõtete puhul. Kuid e-arvetele üleminek tähendab muutust protsessides, töövoogudes ja sageli ka mõtteviisis. Tehniline valmisolek on olemas, aga käitumuslik muutus võtab aega.

Milline on olukord e-arvelduses tegelikult?

Kuigi e-arveid on Eestis võimalik kasutada juba aastaid, pole täielik digipööre ettevõtete vahelises arveldamises veel toimunud. Viimaste andmete kohaselt moodustab ettevõtetevaheline ehk B2B e-arveldamine umbes 23% kogu vahetatud arvete mahust. Kuid ainult ligi 11% majanduslikult aktiivsetest ettevõtetest võtab e-arveid vastu.

See näitab, et e-arveldamine on küll kasvutrendis, kuid laiem kasutuselevõtt edeneb aeglaselt. Enamik ettevõtteid töötab endiselt hübriidmudelis – saadetakse küll osaliselt e-arveid, kuid arved võetakse vastu PDF-idena e-posti teel. E-arveid saab saata neid vastu võtmata ja väikesemad ettevõtted tavaliselt alustavadki just sellest.

Oluline on aga märkida, et huvi e-arvete saatmise vastu on selgelt suurenenud. See on koht, kus paljud ettevõtted teevad oma esimese sammu digitaalse arveldamise suunas. Kui see samm on tehtud, järgneb vastuvõtt ja automatiseerimine, millest saadav kasu on juba suurem.

Suuremad ettevõtted on muutuse eestvedajad, väiksemad aga kohanejad

Võrreldes e-arvete mahtu vastuvõtjate hulgaga on selge, et muutust veavad suurema arvemahuga ettevõtted, kellel on ka kõige rohkem e-arvete vastu võtmisest võita. Nende jaoks on tõhus ja automatiseeritud arveldusprotsess vajalik efektiivsuse parandamiseks

Need ettevõtted ongi peamised e-arvete nõudjad ehk vastuvõtjad, integreerides lahendused oma raamatupidamis- ja majandustarkvaraga. Kui suur või tehnoloogiliselt arenenud ettevõte hakkab oma partneritelt e-arveid nõudma, on tarnijatel tegelikult lihtne esimest sammu astuda ja e-arvete saatmisega alustada. Nii levib muutus loomulikult, ärivõrgustiku kaudu.

Mugav ja tasuta e-arve saatmine on esimene samm täisdigitaalsete protsesside suunas

Bilnexi kogemuse põhjal on selgelt kasvanud ettevõtete huvi e-arvete saatmise vastu, sest eesrindlikumad ettevõtted on hakanud neid ka seaduse alusel müüjatelt nõudma.

Miks just e-arvete saatmine? Sest see on lihtsaim osa protsessist, mis ei nõua suuri muudatusi. Selleks ei pea kogu süsteemi ümber tegema ega uusi liideseid looma, piisab mugavast ja arusaadavast tööriistast.

Kui e-arvete saatmine on tasuta, intuitiivne ja kiire, siis muutub see loomulikuks sammuks, mitte tühjaks kohustuseks. Eesti on tõestanud, et digiriigi saab üles ehitada ülevalt alla, aga päris muutus algab digilahenduste kasutajatest.

Harjumusi saab muuta reeglite ja seadustega, kuid uus peab olema lihtsam ja parem kui vana. Niipea kui e-arve koostamine ja saatmine on kiirem ning mugavam kui PDF-i lisamine e-kirjale, hakkab massiline kasutuselevõtt toimuma iseenesest. Seejuures on ka oluline, et PDF-arvete saatmine ei too ettevõtetele näiliselt kaasa lisakulusid. Tasuta ja lihtsad e-arvete lahendused aitavad demonstreerida ajalist ja rahalist võitu võrreldes varasemate lahendustega ilma, et sellega kaasneks ettevõtte jaoks lisainvesteeringuid.

Mis edasi? Sunnimehhanismid või mugavus ennekõike?

Eesti e-arvete ökosüsteem kasvab kindlalt, ehkki aeglaselt. Iga uus ettevõte, kes hakkab e-arveid saatma või ka vastu võtma, annab hoogu juurde digitaalse raamatupidamise arengule reaalajamajanduse normaliseerimisele. Järgmine suur hüpe ei tule uutest seadustest, vaid tööriistadest, mis teevad e-arveldamise lihtsamaks kui vana PDF-protsessi.

Bilnexi eesmärk on muuta e-arveldamine nii lihtsaks ja loogiliseks, et see tunduks loomulik osa igapäevasest äritegevusest. Soovime teha e-arvete saatmist väikeste ja alustavate ettevõtete jaoks võimalikult lihtsaks. Meie eesmärk on, et e-arve saatmine oleks sama mugav kui PDF-i saatmine – ilma keerukate seadistuste, liidestuste või lisakuludeta. Seepärast saabki Bilnexis e-arveid ja PDF-arveid mõne minutiga koostada ja saata ühest lihtsast keskkonnast ja täiesti tasuta. Iga arvet koostades kontrollib süsteem automaatselt, kas ostja ootab e-arvet või tavalist PDFi.

Lisaks saavad kasutajad anda tagasisidet, et koos kujundada parim võimalik lahendus, mis vastab just nende vajadustele. Sest parim digipööre ei sünni surve tulemusel — see sünnib siis, kui tööriistad on loodud inimeste vajadustest lähtudes.