Kiired vastused küsimustele
Siit leiad kogu vajaliku info ja vastused kõige sagedasematele küsimustele Bilnexi kohta.
Konto haldamine ja seaded
Bilnexiga alustamine on lihtne. Siit leiad vastused levinumatele küsimustele konto loomise ja seadistamise kohta, et saaksid kiiresti alustada ja esimesed arved teele panna.
See on kiire ja lihtne, sest kogu protsess võtab vaid paar minutit.
- Ava Bilnexi veebirakendus, sisesta oma e-posti aadress või registreeru Google’i kontoga. Soovitame kasutada ettevõttega seotud e-maili.
- Seejärel saadame sulle kinnituskoodi, mille abil saad oma e-maili aadressi verifitseerida.
- Kui aadress on kinnitatud, lisa ettevõtte andmed, vali salasõna.
- Lisa pangakonto andmed ja oledki valmis esimese arve saatmiseks!
Kuigi saad arve kliendile saata ka enne, kui oled pangakonto andmed lisanud, soovitame selle sammu kindlasti esimesel võimalusel ära teha. Pangakonto esmaseid seadistusi saab teha Töölaual või Info & Seaded-> Pangakonto alt. Kui panga andmed on lisatud, kuvatakse need automaatselt igal esitatud arvel. Nii teab ostja kohe, kuhu makse teha.
Ettevõtte profiiliga saad siduda kuni 6 pangakontot.
E-arvete saatmise peab enne kasutamist aktiveerima juhatuse liige, kes on äriregistris märgitud ettevõtte B-kaardil. Seda saab teha Töölaual või esimest e-arvet koostama hakates.
Aktiveerimine toimub turvaliselt Smart-ID, Mobiil-ID või ID-kaardiga.
Kui konto looja ei ole juhatuse liige, saab e-arvete aktiveerimiseks saata juhatuse liikmele spetsiaalse lingi, mille kaudu ta saab kinnituse anda.
E-arvete saatmine tuleb juhatuse liikme poolt eelnevalt aktiveerida, et vältida arvepettuseid. Aktiveerimise kinnitust kontrollib Bilnex automaatselt vastu ettevõtte B-kaarti äriregistris. Nii saame kindlustada, et ükski pahatahtlik inimene ei saa teie ettevõtte nime alt e-arveid esitama hakata.
Lisaks Peakasutajale (Administraatorile) saab ühe ettevõtte alla lisada veel kuni 2 kasutajat.
Kasutajate lisamine käib nii - Administraator valib menüüst Info & Seaded → Kasutajad → Kutsu kasutaja, sisestab e-posti aadressi ning saadab kutse.
Uus kasutaja saab kutselingi e-postile ja saab liituda otse selle kaudu.
Bilnexi konto kustutamine on tehtud võimalikult lihtsaks ja selleks ei pea meile eraldi teatama, kui sul on ligipääs kontole olemas.
Konto kustutamine:
- Logi sisse ja ava menüüst "Info & Seaded" → "Tellimus".
- Keri lehekülje lõppu ja klõpsa nupul "Kustuta ettevõtte konto".
Kui sul puudub ligipääs kontole, siis kirjuta meile aadressil support@bilnex.io. Lisa e-kirja ettevõtte nimi, registrikood ja soov konto kustutamiseks. Tegeleme sinu avaldusega esimesel võimalusel.
Kui kontole ligipääs ebaõnnestub või kuvatakse teadet, et konto on suletud, siis siin on sammud, kuidas uuesti kontole ligi saada:
- Vajuta sisselogimise aknas lingile "Probleem sisenemisega".
- Sisesta oma e-posti aadress ja sulle genereeritakse uus kasutajaprofiil.
- Kasuta sisselogimiseks oma e-posti ja uut parooli, mille just lõid.
Kui see ei õnnestu, siis võta meiega ühendust aadressil support@bilnex.io ja pane kirja ettevõtte nimi ja registrikood koos veateatega.
Arvete saatmine ja seaded
Bilnexiga käib e-arvete ja PDF-arvete saatmine kiirelt ja mugavalt. Siit saad teada, kuidas koostada ja saata arveid, valida õige formaat ning kohandada arvetega seotud seadeid.
E-arve koostamist saad alustada Töölaua või Müügiarvete menüüst.
Enne alustamist veendu, et:
– ettevõtte pangakonto andmed on sisestatud
– e-arvete saatmine on juhatuse liikme poolt aktiveeritud
E-arve saab koostada ainult siis, kui arve saaja võtab vastu e-arveid. Kui sisestad kliendi nime, kontrollib Bilnex automaatselt äriregistrist, kas ettevõte võtab vastu e-arveid. Kui ei võta, saad arve ühe klikiga muuta PDF-arveks.
Kui vastuvõtja võtab e-arveid vastu, täidab süsteem kliendi andmed automaatselt.
E-arve kohustuslikud väljad:
– Arve number
– Kuupäev
– Maksetähtaeg
– Teenus/toode info
Teenuse/toote reale lisa kogus, ühik, hind KM-ta ja KM protsent – Bilnex arvutab kõik summad ise: KM-ta summa, KM-summa ja kogusumma.
Enne saatmist saad e-arve PDF-kuva eelvaates kontrollida.
Arve saatmisel on sul kolm valikut:
– Salvesta mustandina (ei saadeta)
– Saada ja laadi alla PDF-kuva
– Saada ainult e-arvena (ilma allalaadimata)
PDF-arve koostamist saad alustada Töölaua või Müügiarvete menüüst, valides Loo uus arve.
Kuigi pangakonto andmete sisestamine ei ole kohustuslik, soovitame need enne arve loomisega alustamist lisada – nii on arvel alati automaatselt kirjas, kuhu makset oodatakse.
PDF-arveid saab koostada kõigile ettevõtetele.
– Kui ettevõte on kantud Eesti äriregistrisse, täidab Bilnex kliendi andmed automaatselt osaliselt või täielikult.
– Kui klient on välismaine ettevõte, saad andmed käsitsi sisestada. Sellisel juhul soovitame muuta ka arve keeleks inglise keele.
– Kui koostate korduvat arvet, jätab Bilnexi keskkond ostja andmed meelde ja täidab järgmine kord andmed automaatselt.
Arve kohustuslikud väljad:
– Arve number
– Kuupäev
– Maksetähtaeg
– Teenus/toode info
Teenuse/toote reale lisa kogus, ühik, hind KM-ta ja KM protsent – Bilnex arvutab kõik summad ise: KM-ta summa, KM-summa ja kogusumma.
Enne saatmist saad arvet eelvaates kontrollida.
Arve saatmisel on sul kolm valikut:
– Salvesta mustandina (ei saadeta)
– Salvesta ja laadi alla PDF-kuva
– Saada arve e-mailiga
E-mailiga saatmisel näed automaatselt koostatud kaaskirja, mida saad soovi korral muuta. Samuti saad valida, kas soovid koopiat oma e-posti aadressile.
Vaikimisi kuvatavaid arve seadeid saad muuta menüüs Info & Seaded → Arve seaded. Seal saad valida, milline keel, valuuta ja maksetähtaeg kehtivad uute arvete loomisel.
Neid seadeid saad soovi korral muuta ka igal arvel eraldi, arve koostamise vaates.
Müüja ettevõtte andmed lisatakse arvele automaatselt – neid ei pea iga kord käsitsi sisestama.
Kontakte ja muid andmeid saad muuta menüüs Info & Seaded → Ettevõte. Seal saad lisada või muuta näiteks:
– üldist arvelduse e-posti aadressi, mis kuvatakse arvetel kasutaja isikliku e-posti asemel
– kontakttelefoni
– veebilehe aadressi
Kui märkad, et arvele sai valitud vale ettevõte, on seda lihtne parandada:
- Kustuta vale nimi: Klõpsa nime väljale ja kustuta sealsed andmed käsitsi ära.
- Vali uus ja õige: Hakka trükkima õiget nime ja vali avanevast rippmenüüst korrektne ettevõte.
Nii seob süsteem arve õige saajaga ja salvestab uued andmed.
Kui arve on juba välja saadetud, siis seda tagantjärele muuta ei saa. Saada uus arve - koosta ja saada uus korrektsete andmetega müügiarve.
Hetkel veel mitte, kuid see on meil juba arendusplaanis ja lisandub peagi.
Kuidas aga praegu oma arveid hallata ja salvestada?
- Laadi alla PDF-ina: Pärast arve koostamist saad selle igal ajal oma arvutisse või seadmesse PDF-failina alla laadida.
- Automaatne ajalugu: Kõik saadetud arved säilitatakse turvaliselt Bilnexi süsteemis. Leiad need alati üles saadetud arvete nimekirjast.
Hetkel seda võimalust Bilnexis ei ole, kuid vahesummade ja kokkuvõtete lisamine on meil arendusplaanis. Tegeleme pidevalt funktsioonide täiendamisega, et mahukamate arvete koostamine oleks veelgi mugavam.
Kui märkad, et käibemaksu ei näidata iga tooterea juures eraldi, siis see on täiesti korrektne.
Bilnex kuvab käibemaksu kogusummana arve lõpus. See vastab kehtivatele raamatupidamisstandarditele ja e-arve nõuetele, kus käibemaksu arvestus koondatakse summeeritult arve kokkuvõttesse.
Otse e-arve formaadis meeldetuletust saata ei saa, kuna Eesti e-arve standard (masinloetav XML-fail) seda funktsiooni ei toeta. E-arve on mõeldud algse arveinfo edastamiseks, mitte meeldetuletuste vahetamiseks.
Kuidas klienti teavitada?
Sul on alati võimalik saata maksemeeldetuletus kliendi e-posti aadressile koos PDF-arvega. See on tavapärane viis viivise või tasumata arve meeldetuletamiseks, mis jõuab otse saaja postkasti.
Ostuarvete ja e-arvete vastuvõtt
Siit leiad vastused küsimustele, mis on seotud ostuarvete ja e-arvete vastuvõtmise seadistamisega.
Kui e-arvete operaator on juba Finbite, siis on Bilnexile üleminek eriti lihtne ja äriregistris muudatusi tegema ei pea.
- Loo Bilnexi konto.
- Aktiveeri e-arvete vastuvõtmine Bilnexi keskkonnas.
Teenuse aktiveerimine toimub sekundite kuni minutite jooksul. Finbite määrab sisemiseks operaatoriks Bilnexi ning e-arved hakkavad liikuma Bilnexi keskkonda. Sisuliselt kirjutatakse üle e-arvete vastuvõtmise suunamine Finbite keskkonnast Bilnexi.
Kui soovite osaliselt edasi kasutada ka Finbite’i teenuseid, siis ei ole vaja Finbite’i lepingut lõpetada ja paketti sulgeda. Kui olete paketi juba sulgenud, kuid soovite arvete liikumist Finbite ja Meriti keskkonna vahel taastada, siis saate igal hetkel lõpetada Bilnexi keskkonnas e-arvete vastuvõtmine, tehes vastavad seadistused. Seejuures ärge eemaldaga operaatorit äriregistrist ja uued e-arved laekuvad Finbite keskkonda. Vajadusel saab Bilnexi vastuvõtmise igal ajal uuesti aktiveerida.
Bilnexi kasutajad võtavad e-arveid vastu läbi operaatori Finbite. Kui ettevõttel puudub e-arve operaator või kasutatakse mõnda muud operaatorit, siis tuleb esmalt vana ühendus lõpetada ning seejärel uus luua.
- Loo Bilnexi konto.
- Aktiveeri e-arvete vastuvõtmine.
- Süsteem suunab su automaatselt e-Äriregistrisse, kus tuleb kinnitada operaatoriks Finbite.
Teenuse aktiveerimine toimub tavaliselt järgmisel hommikul. Seejärel hakkavad e-arved laekuma Bilnexi.
Bilnex kasutab e-arvete edastamiseks ja vastu võtmiseks Finbite’i kui sertifitseeritud e-arvete operaatorit. See tähendab, et Bilnex ei pea ise eraldi e-arvevõrku üleval ning kliendid saavad kasutada juba toimivat ja usaldusväärset infrastruktuuri. Kasutaja jaoks toimub kõik Bilnexi keskkonnas — Finbite töötab taustal selle nimel, et arved liiguksid korrektselt ja turvaliselt.
Bilnexis on ostuarvetel kolm peamist staatust, mis aitavad sul saabuvatel arvetel silma peal hoida:
Uus: Arve on just Bilnexisse jõudnud ja ootab ülevaatamist.
Kinnitatud: Oled arve üle vaadanud ja selle vastu võtnud.
Eksporditud: Arve on edukalt saadetud sinu raamatupidamissüsteemi.
Kuna Bilnex on arvete vahetamise keskkond, mitte pangaprogramm, siis meie süsteem ei jälgi, kas arve on pangas tasutud või mitte. Tasumiseks kopeeri arvelt makseandmed (kontonumber, viitenumber, summa) ja soorita makse pangas.
Hetkel saab Bilnexis vastu võtta ja hallata automaatselt saabunud e-arveid. Käsitsi arvete üleslaadimise ja PDF-failide lisamise võimalust meil täna veel ei ole.
Töötame aktiivselt uue lahenduse kallal PDF-arvete digiteerimiseks (AI), mis on plaanis lisada Bilnexisse juba selle aasta teises pooles. See tähendab, et tulevikus loeb tarkvara PDF-arvelt andmed ise maha ja sa ei pea neid käsitsi sisestama.
Liidesed ja integratsioonid
Siit leiad vastused küsimustele, mis on seotud Bilnexi liidestuste ja ERP integratsioonidega.
Meriti kliendi jaoks koosneb Bilnex–Merit integratsiooni seadistamine kolmest sammust:
- Loo konto Bilnexis.
- Aktiveeri Bilnexis e-arvete vastuvõtmine.
- Ühenda Bilnex Meritiga.
-ava Info & Seaded → ERP ühendus
-vali ühenduseks Merit
-sisesta Meriti keskkonnast saadud API ID ja API key ning salvesta.
Tähelepanu! API-liidestus töötab Merit Pro või Premium paketiga. Meriti Standard pakett väliseid ühendusi ei toeta.
Kui Merit ühendus on aktiveeritud, näed müügiarved otse Meriti kontol. Arveid saad saata Bilnexist ja edastame need seejärel automaatselt Meritisse.
Samuti saad Bilnexist Meritisse eksportida e-arvena saabunud ostuarveid.
Kui API ühendus annab veateate, siis kontrolli, kas API ID ja võti on täielikult kopeeritud või genereeri uus võti.
Kui andmed on korrektsed mõlemas süsteemis, aga probleem jätkub, siis kirjuta meile aadressil support@bilnex.io.
Üldine
Siit leiad vastused üldisematele küsimustele, mis on sageli esile kerkinud.
Jah! Kuni 2026. aasta lõpuni on Bilnexi kasutamine täiesti tasuta. Saada nii palju PDF- ja e-arveid, kui soovid ja me ei küsi selle eest sentigi.
Enne tasuta perioodi lõppu anname aegsasti teada järgmistest võimalustest ja hindadest. Ükski tasu ei tule kasutajatele üllatusena. Lubame ka edaspidi pakkuda lihtsat ja taskukohast lahendust arveldamiseks.
E-arvete saatmine ei ole kohustuslik. Küll aga võib ostja (ehk arve saaja), kes on märgitud äriregistris e-arvete vastuvõtjaks, nõuda e-arvet. Sellisel juhul on müüjal võimalus esitada e-arve, kui ei ole muu formaadi osas kokkulepet.
Bilnexis usume, et arveldamine peaks olema kõigi osapoolte jaoks võimalikult mugav, olenemata formaadist.
Kirjuta meile aadressil support@bilnex.io – vastame esimesel võimalusel.
Bilnex on kiire ja tasuta veebipõhine platvorm arvete koostamiseks, saatmiseks ja vastuvõtmiseks. See on loodud ettevõtjatele ja raamatupidajatele, kes soovivad kiiremat ja mugavamat lahendust kui Excel või PDF-generaatorid.
Bilnexi peamised eelised:
- Kõik arveformaadid: Saada ja võta vastu e-arveid, PDF-arveid ning peagi ka rahvusvahelisi Peppol-arveid.
- ERP-liidestus: Sujuv andmevahetus raamatupidamistarkvaradega (nt Merit Aktiva).
- Kiirus: Konto loomine ja arve koostamine võtab vaid 1–2 minutit.
- Tasuta arved: PDF- ja e-arvete saatmine ning vastuvõtmine on Bilnexis tasuta.
Koosta müügiarve sobivas formaadis ja saada see välja minutitega.
