Trumpai tariant (TL;DR)

Jei jūsų įmonė Latvijos valstybės ar savivaldybės įstaigai siunčia tik kelias sąskaitas faktūras per mėnesį, paprasčiausias nemokamas būdas yra sukurti elektroninę sąskaitą faktūrą per latvia.gov.lv el. pašto adreso forma — Oficiali Latvijos elektroninių adresų sistema, skirta bendrauti su viešosiomis įstaigomis internetu. Struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros yra privalomos B2G segmente (verslas vyriausybei) nuo 2025 m. sausio 1 d. ir Nuo 2026 m. sausio 1 d. sąskaitų faktūrų duomenų siuntimas VID tapo privalomas B2G sąskaitoms faktūroms.. Įmonių tarpusavio B2B įsipareigojimus nustūmė 2025 m. birželio 5 d. priimtas pakeitimas iki 2028 m. sausio 1 d. VID EDS XML įkėlimo ir mokami operatoriai daugiausia yra kanalai ir priedai, o ne atskiri nemokami sprendimai. Retkarčiais išrašant sąskaitas faktūras, el. pašto adresas išlieka paprasčiausiu būdu.

Kas iš tikrųjų laikoma elektronine sąskaita faktūra Latvijoje?

Latvijos apskaitos įstatymas šiuo klausimu yra konkretus: a struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra yra toks, kuris sukuriamas, siunčiamas ir gaunamas struktūrizuotu elektroniniu formatu, kurį kompiuterinė sistema gali apdoroti automatiškai, žmogui nieko neperrašant. Tai ne nuomonės ar pateikimo klausimas. Tai techninis reikalavimas, įrašytas įstatyme.

Praktiškai tai reiškia, kad sąskaita faktūra turi egzistuoti kaip kompiuterio skaitomas XML failas (išplečiamoji žymėjimo kalba – struktūrizuotas žymėjimo formatas, kurį programinė įranga gali nuskaityti pati), sukurtas taip, kad Europos standartas EN 16931 ir „Peppol BIS Billing 3.0“ specifikacija. PDF formato sąskaita faktūra, kad ir kaip tvarkingai ji būtų suformatuota, neatitinka šio kriterijaus. PDF formatu ji sukurta tam, kad jį skaitytų žmogus; įstatymas nori, kad failas būtų perskaitytas mašinos. PDF formato siuntimas el. paštu Latvijos klientui vis tiek gali būti leidžiamas, bet tik tuo atveju, jei tas klientas nepatenka į grupę, kuriai pagal įstatymą privaloma struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra.

Kokie terminai iš tikrųjų galioja 2026 m.?

Čia kyla daugiausia painiavos, todėl verta aiškiai atskirti tris datas.

The B2G segmentas (verslas viešosioms įstaigoms) yra privalomas nuo 2025 m. sausio 1 d.. Jei jūsų klientas yra biudžetinė arba savivaldybės įstaiga, jums jau reikia siųsti struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą, o ne PDF formatu. Sutartims, pasirašytoms iki 2025 m. pabaigos, įstatymas numatė lengvatinį laikotarpį. Tačiau iki 2026 m. sausio 1 d. vėliausiai net ir senesnės sutartys turi būti perkeltos į elektronines sąskaitas faktūras.

Atskirai, Nuo 2026 m. sausio 1 d. elektroninių sąskaitų faktūrų duomenų siuntimas VID (Latvijos mokesčių inspekcijai) tapo privalomas ir B2G sąskaitoms faktūroms.. Tai yra atskira prievolė, nesusijusi su paprastu sąskaitos faktūros siuntimu: sąskaita faktūra gali būti išsiųsta teisingai, tačiau duomenys vis tiek turi pasiekti mokesčių administratorių atskirai.

Vietinis B2B (verslas verslui) įsipareigojimas, iš pradžių planuotas įsigalioti 2026 m., buvo nukeltas į 2028 m. sausio 1 d. pagal 2025 m. birželio 5 d. priimtą pataisą. Nuo 2026 iki 2027 m. B2B sąskaitų faktūrų duomenų siuntimas VID yra savanoriškas; privalomas jis tampa tik nuo 2028 m. sausio 1 d.. Taigi, jei jūsų klientai yra privačios įmonės, kol kas nėra skubos. Tačiau verta priprasti prie proceso, kol jis netapo privalomas.

Kokios yra nemokamos parinktys ir kuri iš jų iš tikrųjų veikia nuo pradžios iki galo?

Pasirinkimas Geriausiai tinka Ką tai daro Į ką atkreipti dėmesį
latvia.gov.lv el. pašto adreso forma Retkarčiais išrašomos sąskaitos faktūros su paprasta pardavimo sąskaitos faktūros struktūra Sukuria, išsaugo ir siunčia el. sąskaitą faktūrą „Peppol BIS Billing 3.0“ formatu ir automatiškai persiunčia duomenis į VID Reikalinga aktyvi el. pašto paskyra; kiekvieną sąskaitą faktūrą reikia įvesti rankiniu būdu
VID EDS XML įkėlimas Įmonės, kurių apskaitos programinė įranga jau gali eksportuoti XML Priima tik paruoštą el. sąskaitos faktūros failą XML formatu, sąskaitos faktūros jums nesukuria Tinka duomenims pateikti, o ne pačiai sąskaitai faktūrai kurti
VID API per apskaitos programinę įrangą Įmonės, kurių apskaitos programa jau prijungta prie VID el. sąskaitų API V2 Automatinis tiesioginis duomenų mainai tarp jūsų apskaitos programos ir VID Veikia tik tuo atveju, jei jūsų programinės įrangos tiekėjas jau sukūrė integraciją
Nemokami planai iš privačių įrankių Įmonės, kurios patikrino konkretaus įrankio Latvijos XML ir VID palaikymą Labai skiriasi priklausomai nuo tiekėjo Prieš pasikliaudami įrankiu, įsitikinkite, kad jis iš tikrųjų palaiko Latvijos XML struktūrą ir VID kanalus, niekada nemanykite, kad jis tai daro pagal numatytuosius nustatymus.

Iš šių keturių elektroninis adresas yra vienintelis, kuris yra tikrai išsamus, nemokamas ir visapusiškas sprendimas. Kiti dažniausiai yra perdavimo kanalai arba daroma prielaida, kad jau turite suderinamą programinę įrangą.

Kaip iš tikrųjų išsiųsti 1200 eurų sąskaitą faktūrą savivaldybei?

Tarkime, kad jūsų įmonė teikia konsultavimo paslaugas ir turi išrašyti vietos savivaldybei 1 200 eurų sąskaitą. Štai praktinė veiksmų seka:

Visas procesas yra nemokamas, o siuntimas el. adresu vienu žingsniu įvykdo ir struktūrizuotos sąskaitos faktūros, ir vaizdo įrašų pateikimo reikalavimus. Tačiau tai neapima jūsų pačių buhalterinės apskaitos ir apskaitos įsipareigojimų: archyvavimo, vidinių patikrinimų, ataskaitų teikimo. Tai lieka jūsų atsakomybe, nepriklausomai nuo to, kuriuo kanalu siunčiate.

Kada nemokamo maršruto nebeužtenka?

El. pašto adresas veikia gerai, jei tik retkarčiais siunčiate paprastos struktūros sąskaitas faktūras. Problemos prasideda nuo kiekio ir pasikartojimo.

Verta vieną kartą pereiti prie apskaitos programinės įrangos integracijos arba mokamo operatoriaus:

  • per mėnesį siunčiate dešimtis ar šimtus sąskaitų faktūrų, o rankinis įvedimas pradeda veikti realiuoju laiku;
  • jūsų sąskaitose faktūrose yra daug eilučių arba jums reikia daugkartinio naudojimo šablonų;
  • sąskaitas faktūras rengia keli žmonės, o jums reikia naudotojų leidimų ir patvirtinimo darbo eigų;
  • taip pat turite gauti sąskaitas faktūras per „Peppol“ kanalą, o ne tik jas siųsti;
  • norite, kad elektroninės sąskaitos faktūros būtų tiesiogiai pateikiamos į jūsų atsargų ar apskaitos duomenų bazę, nereikalaujant rankinio pakartotinio įvedimo;
  • Jums reikia aiškaus audito tako ir automatinio archyvavimo, kurio atskira žiniatinklio forma tiesiog nesiūlo.

Latvija.gov.lv gairės sako tą patį: portalas tinka organizacijoms, turinčioms paprastus poreikius, o didesnės organizacijos, kurioms reikia visiškai automatizuoto apdorojimo, turėtų apsvarstyti API sprendimai arba mokamų e. sąskaitų faktūrų paslaugų teikėjai.

Kokias dažniausiai čia daromas verslo klaidas?

Dažniausias variantas – daryti prielaidą, kad B2B įsipareigojimas įsigaliojo 2026 m. Taip nenutiko. Buvo nukelta į 2028 m. sausio 1 d., o B2B duomenų teikimas VID 2026–2027 m. yra savanoriškas.

Antra klaida: tinkamai suformatuotą PDF failą laikyti elektronine sąskaita faktūra, nes jis atrodo teisingai. Pagal įstatymą, tik struktūrizuotas, mašininio skaitymo XML formatas PDF failas niekada neatitiko šios ribos, kad ir kaip jis būtų sukurtas.

Trečia: darant prielaidą, kad bet kuris nemokamas sąskaitų faktūrų generatorius, rastas internete, automatiškai atitinka Latvijos reikalavimus. Prieš naudodami jį, konkrečiai patikrinkite, ar jis palaiko Latvijos XML struktūrą ir gali perduoti duomenis VID. Pagal numatytuosius nustatymus dauguma to nedaro.

Ketvirta: tikėjimas, kad nemokamas įrankis pats susitvarko su visais įsipareigojimais. Siunčiant duomenis el. paštu, duomenys automatiškai persiunčiami VID, tačiau tai nepakeičia jūsų pačių apskaitos, saugojimo ir audito pareigų. Jos lieka įmonei, nepriklausomai nuo pasirinkto kanalo.

DUK

Kada nemokamo el. pašto adreso pakanka elektroninei sąskaitai išsiųsti Latvijoje?

Jei Latvijos valstybės ar vietos valdžios įstaigai siunčiate tik kelias sąskaitas faktūras per mėnesį ir sąskaitų faktūrų struktūra yra paprasta, pakanka visiškai nemokamo el. pašto adreso per latvija.gov.lv. Jis sukuria, saugo ir siunčia elektronines sąskaitas faktūras „Peppol BIS Billing 3.0“ formatu ir automatiškai perduoda duomenis į VID.

Kada 2026 m. Latvijoje B2G elektroninės sąskaitos taps privalomos?

B2G segmente struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros yra privalomos nuo 2025 m. sausio 1 d. Nuo 2026 m. sausio 1 d. elektroninių sąskaitų faktūrų duomenų perdavimas VID taip pat taps privalomas B2G sąskaitų faktūrų atveju. Sutartims, sudarytoms iki 2025 m. pabaigos, įstatymas leidžia atidėti perėjimą, tačiau šios sąskaitos faktūros taip pat turi būti konvertuotos į elektronines sąskaitas faktūras ne vėliau kaip 2026 m. sausio 1 d.

Ar PDF formato sąskaita faktūra Latvijoje laikoma elektronine sąskaita faktūra?

Ne. Pagal Latvijos apskaitos įstatymą, elektroninė sąskaita faktūra turi būti struktūrizuotas, kompiuterio skaitomas XML failas, atitinkantis Europos standartą EN 16931 ir „Peppol BIS Billing 3.0“ specifikaciją. PDF formato sąskaita faktūra, kad ir kokia taisyklinga ji atrodytų, šio reikalavimo neatitinka.

Kada Latvijoje buvo atidėtas B2B elektroninių sąskaitų faktūrų įpareigojimas?

Įpareigojimas B2B e. sąskaitoms faktūroms, iš pradžių planuotas 2026 m., 2025 m. birželio 5 d. įstatymo pakeitimu buvo atidėtas iki 2028 m. sausio 1 d. 2026–2027 m. laikotarpiu B2B sąskaitų faktūrų duomenų perdavimas VID yra savanoriškas.