Greiti atsakymai į klausimus
Čia rasite visą reikiamą informaciją ir atsakymus į dažniausiai užduodamus klausimus apie „Bilnex“.
Paskyros valdymas ir nustatymai
Pradėti naudotis „Bilnex“ paprasta. Čia rasite atsakymus į dažniausiai užduodamus klausimus apie paskyros kūrimą ir nustatymą, kad galėtumėte greitai pradėti ir išsiųsti pirmąsias sąskaitas faktūras.
Tai greita ir paprasta, nes visas procesas trunka tik kelias minutes.
- Atidaryti Bilnex žiniatinklio programa, įveskite savo el. pašto adresą arba užsiregistruokite naudodami „Google“ paskyrą. Rekomenduojame naudoti su jūsų įmone susietą el. pašto adresą.
- Tada atsiųsime jums patvirtinimo kodą, kurį galėsite naudoti savo el. pašto adresui patvirtinti.
- Kai adresas bus patvirtintas, pridėkite įmonės duomenis ir pasirinkite slaptažodį.
- Pridėkite savo banko sąskaitos duomenis ir būsite pasiruošę išsiųsti pirmąją sąskaitą faktūrą!
Nors sąskaitą faktūrą klientui galite išsiųsti ir prieš pridėdami banko sąskaitos duomenis, primygtinai rekomenduojame šį veiksmą atlikti kuo greičiau. Pradinius banko sąskaitos nustatymus galite atlikti Darbalaukyje arba Informacija ir nustatymai -> Banko sąskaita žemiau. Pridėjus jūsų banko duomenis, jie automatiškai bus rodomi kiekvienoje jūsų pateiktoje sąskaitoje faktūroje. Tokiu būdu pirkėjas iš karto žinos, kur atlikti mokėjimą.
Prie savo įmonės profilio galite susieti iki 6 banko sąskaitų.
Prieš naudojant elektronines sąskaitas faktūras, jas turi aktyvuoti valdybos narys, įrašytas įmonės B kortelėje komerciniame registre. Tai galima padaryti Darbalaukyje arba kai pradedate kurti savo pirmąją el. sąskaitą faktūrą.
Aktyvinimas atliekamas saugiai naudojant „Smart-ID“, mobilųjį parašą arba asmens tapatybės kortelę.
Jei paskyros kūrėjas nėra valdybos narys, valdybos nariui gali būti išsiųsta speciali nuoroda, skirta e. sąskaitoms aktyvuoti, per kurią jis gali pateikti patvirtinimą.
Siekiant užkirsti kelią sąskaitų sukčiavimui, e. sąskaitų siuntimą iš anksto turi aktyvuoti valdybos narys. „Bilnex“ automatiškai patikrina aktyvavimo patvirtinimą pagal įmonės B kortelę komerciniame registre. Tokiu būdu galime užtikrinti, kad joks piktavalis asmuo negalėtų pradėti teikti e. sąskaitų jūsų įmonės vardu.
Be pagrindinio naudotojo (administratoriaus), prie vienos įmonės galima pridėti dar iki 2 naudotojų.
Vartotojų pridėjimas veikia taip – administratorius pasirenka iš meniu Informacija ir nustatymai → Vartotojai → Pakviesti vartotoją, įveda el. pašto adresą ir išsiunčia kvietimą.
Naujas vartotojas gaus kvietimo nuorodą el. paštu ir galės prisijungti tiesiogiai per ją.
„Bilnex“ paskyros ištrynimas buvo kuo paprastesnis, todėl jums nereikia mūsų atskirai informuoti, jei turite prieigą prie paskyros.
Paskyros ištrynimas:
- Prisijunkite ir meniu atidarykite "Informacija ir nustatymai" → "Prenumerata".
- Slinkite žemyn iki puslapio apačios ir spustelėkite mygtuką "Ištrinti verslo paskyrą".
Jei neturite prieigos prie savo paskyros, rašykite mums adresu support@bilnex.io. El. laiške nurodykite savo įmonės pavadinimą, registracijos kodą ir prašymą ištrinti paskyrą. Jūsų prašymą apdorosime kuo greičiau.
Jei negalite pasiekti savo paskyros arba gaunate pranešimą, kad jūsų paskyra buvo uždaryta, atlikite šiuos veiksmus, kad atgautumėte prieigą prie paskyros:
- Prisijungimo lange spustelėkite nuorodą "Problema prisijungiant".
- Įveskite savo el. pašto adresą ir jums bus sugeneruotas naujas vartotojo profilis.
- Prisijungimui naudokite savo el. pašto adresą ir ką tik sukurtą slaptažodį.
Jei tai nepavyksta, susisiekite su mumis adresu support@bilnex.io ir nurodykite įmonės pavadinimą bei registracijos kodą kartu su klaidos pranešimu.
Sąskaitų faktūrų išrašymas
„Bilnex“ leidžia greitai ir lengvai siųsti elektronines ir PDF sąskaitas faktūras. Sužinokite, kaip kurti ir siųsti sąskaitas faktūras, pasirinkti tinkamą formatą ir koreguoti sąskaitų faktūrų nustatymus.
Galite pradėti kurti elektroninę sąskaitą faktūrą. Darbalaukis arba Pardavimo sąskaitos faktūros iš meniu.
Prieš pradėdami, įsitikinkite, kad:
– įvesti įmonės banko sąskaitos duomenys
– valdybos narys aktyvavo elektroninių sąskaitų siuntimą
E. sąskaitą faktūrą galima sukurti tik tuo atveju, jei sąskaitos faktūros gavėjas priima el. sąskaitas faktūras. Įvedus kliento vardą ir pavardę, „Bilnex“ automatiškai patikrina komercinį registrą, ar įmonė priima el. sąskaitas faktūras. Jei ne, galite vienu spustelėjimu konvertuoti sąskaitą faktūrą į PDF formato.
Kai gavėjas gauna elektronines sąskaitas faktūras, sistema automatiškai užpildo kliento duomenis.
Privalomi e. sąskaitos faktūros laukai:
– Sąskaitos faktūros numeris
– Data
– Mokėjimo terminas
– Informacija apie paslaugas / produktus
Pridėkite kiekį, vienetą, kainą be PVM ir PVM procentą prie paslaugos / produkto eilutės – „Bilnex“ pats apskaičiuos visas sumas: sumą be PVM, PVM sumą ir bendrą sumą.
Prieš siųsdami el. sąskaitą faktūrą, galite ją peržiūrėti PDF formatu.
Siųsdami sąskaitą faktūrą, turite tris parinktis:
– Išsaugoti kaip juodraštį (nebus išsiųstas)
– Siųsti ir atsisiųsti PDF vaizdą
– Siųsti tik kaip el. sąskaitą faktūrą (be atsisiuntimo)
Galite pradėti kurti PDF sąskaitą faktūrą Darbalaukis arba Pardavimo sąskaitos faktūros iš meniu pasirinkdami „Sukurti naują sąskaitą faktūrą“.
Nors banko sąskaitos duomenų įvesti nebūtina, rekomenduojame juos įvesti prieš pradedant kurti sąskaitą faktūrą – tokiu būdu sąskaitoje faktūroje visada bus automatiškai nurodyta, kur numatomas mokėjimas.
PDF sąskaitas faktūras galima kurti visoms įmonėms.
– Jei įmonė įrašyta į Estijos komercinį registrą, „Bilnex“ automatiškai iš dalies arba visiškai užpildys kliento duomenis.
– Jei klientas yra užsienio įmonė, duomenis galite įvesti rankiniu būdu. Tokiu atveju rekomenduojame sąskaitos faktūros kalbą pakeisti į anglų.
– Kuriant pasikartojančią sąskaitą faktūrą, „Bilnex“ aplinka įsimena pirkėjo duomenis ir kitą kartą automatiškai užpildo informaciją.
Privalomi sąskaitos faktūros laukai:
– Sąskaitos faktūros numeris
– Data
– Mokėjimo terminas
– Informacija apie paslaugas / produktus
Pridėkite kiekį, vienetą, kainą be PVM ir PVM procentą prie paslaugos / produkto eilutės – „Bilnex“ pats apskaičiuos visas sumas: sumą be PVM, PVM sumą ir bendrą sumą.
Prieš išsiųsdami sąskaitą faktūrą, galite ją peržiūrėti.
Siųsdami sąskaitą faktūrą, turite tris parinktis:
– Išsaugoti kaip juodraštį (nebus išsiųstas)
– Išsaugoti ir atsisiųsti PDF rodinį
– Siųsti sąskaitą faktūrą el. paštu
Siunčiant el. paštu, matysite automatiškai sugeneruotą motyvacinį laišką, kurį galite redaguoti, jei norite. Taip pat galite pasirinkti, ar norite, kad kopija būtų išsiųsta jūsų el. pašto adresu.
Meniu galite pakeisti numatytuosius sąskaitos faktūros nustatymus. Informacija ir nustatymai → Sąskaitos faktūros nustatymaiTen galite pasirinkti, kokia kalba, valiuta ir mokėjimo terminas bus taikomi kuriant naujas sąskaitas faktūras.
Jei norite, šiuos nustatymus galite pakeisti ir kiekvienai sąskaitai faktūrai atskirai, sąskaitos faktūros kūrimo rodinyje.
Pardavėjo įmonės duomenys automatiškai pridedami prie sąskaitos faktūros – jums nereikia jų kaskart įvesti rankiniu būdu.
Meniu galite redaguoti kontaktus ir kitą informaciją. Informacija ir nustatymai → Įmonė. Ten galite pridėti arba pakeisti, pavyzdžiui:
– bendras atsiskaitymo el. pašto adresas, rodomas sąskaitose faktūrose vietoj vartotojo asmeninio el. pašto adreso
– kontaktinis telefono numeris
– svetainės adresas
Jei pastebėjote, kad sąskaitai faktūrai pasirinkta netinkama įmonė, tai lengva ištaisyti:
- Ištrinkite neteisingą vardą: spustelėkite vardo lauką ir rankiniu būdu ištrinkite ten esančius duomenis.
- Pasirinkite naują ir teisingą: pradėkite rašyti teisingą pavadinimą ir atsidariusiame išskleidžiamajame meniu pasirinkite tinkamą įmonę.
Tokiu būdu sistema susieja sąskaitą faktūrą su teisingu gavėju ir išsaugo naujus duomenis.
Kai sąskaita faktūra jau išsiųsta, jos vėliau keisti negalima. Siųsti naują sąskaitą faktūrą – sukurkite ir išsiųskite naują pardavimo sąskaitą faktūrą su teisingais duomenimis.
Dar ne, bet tai jau yra mūsų plėtros plane ir netrukus bus pridėta.
Bet kaip dabar tvarkyti ir išsaugoti sąskaitas faktūras?
- Atsisiųsti kaip PDF: Sukūrę sąskaitą faktūrą, galite ją bet kada atsisiųsti kaip PDF failą į savo kompiuterį ar įrenginį.
- Automatinė istorija: visos išsiųstos sąskaitos faktūros saugiai saugomos „Bilnex“ sistemoje. Jas visada galite rasti išsiųstų sąskaitų faktūrų sąraše.
Ši parinktis šiuo metu „Bilnex“ nėra prieinama, tačiau tarpinių sumų ir santraukų pridėjimas yra mūsų plėtros plane. Nuolat tobuliname funkcijas, kad didesnes sąskaitas faktūras būtų dar patogiau kurti.
Jei pastebėjote, kad PVM nėra rodomas atskirai kiekvienai produktų linijai, tai visiškai teisinga.
„Bilnex“ PVM sąskaitos faktūros pabaigoje rodo kaip bendrą sumą. Tai atitinka dabartinius apskaitos standartus ir elektroninių sąskaitų faktūrų reikalavimus, kai PVM apskaita yra apibendrinama sąskaitos faktūros suvestinėje.
Priminimo tiesiogiai siųsti elektroninės sąskaitos faktūros formatu neįmanoma, nes Estijos elektroninių sąskaitų faktūrų standartas (mašininio skaitymo XML failas) nepalaiko šios funkcijos. Elektroninės sąskaitos faktūros skirtos originaliai sąskaitos faktūros informacijai perduoti, o ne priminimams keistis.
Kaip informuoti klientą?
Visada galite išsiųsti mokėjimo priminimą kliento el. pašto adresu kartu su PDF sąskaita faktūra. Tai įprastas būdas išsiųsti priminimą apie pavėluotą mokėjimą ar neapmokėtą sąskaitą faktūrą, kuri atkeliaus tiesiai į gavėjo pašto dėžutę.
Pirkimo sąskaitų faktūrų ir elektroninių sąskaitų gavimas
Čia rasite atsakymus į klausimus, susijusius su pirkimo sąskaitų faktūrų ir elektroninių sąskaitų faktūrų kvitų nustatymu.
Jei jūsų e. sąskaitų operatorius jau yra „Finbite“, pereiti prie „Bilnex“ yra ypač paprasta ir nereikia atlikti jokių pakeitimų komerciniame registre.
- Sukurkite „Bilnex“ paskyrą.
- Aktyvuokite el. sąskaitų gavimą „Bilnex“ aplinkoje.
Paslauga aktyvuojama per kelias sekundes ar minutes. „Finbite“ paskirs „Bilnex“ vidiniu operatoriumi ir elektroninės sąskaitos bus pradėtos perkelti į „Bilnex“ aplinką. Iš esmės, elektroninių sąskaitų faktūrų kvitų maršrutizavimas iš „Finbite“ aplinkos į „Bilnex“ bus perrašytas.
Jei norite ir toliau naudotis kai kuriomis „Finbite“ paslaugomis, Jums nereikia nutraukti „Finbite“ sutarties ir uždaryti paketo. Jei jau uždarėte paketą, bet norite atkurti sąskaitų faktūrų judėjimą tarp „Finbite“ ir „Merit“ aplinkų, galite bet kada nutraukti e. sąskaitų faktūrų gavimą „Bilnex“ aplinkoje, atlikdami atitinkamus nustatymus. Nepašalinkite operatoriaus iš komercinio registro, o naujos e. sąskaitos faktūros bus gaunamos „Finbite“ aplinkoje. Prireikus „Bilnex“ priėmimą galima bet kada vėl aktyvuoti.
„Bilnex“ vartotojai gauna elektronines sąskaitas per operatorių „Finbite“. Jei įmonė neturi elektroninių sąskaitų operatoriaus arba naudojasi kito operatoriaus paslaugomis, pirmiausia reikia nutraukti senąjį ryšį, o tada sukurti naują.
- Sukurkite „Bilnex“ paskyrą.
- Įjungti elektroninių sąskaitų gavimą.
- Sistema automatiškai nukreips jus į elektroninį verslo registrą, kuriame turėsite patvirtinti „Finbite“ kaip operatorių.
Paslauga paprastai aktyvuojama kitą rytą. Tada į „Bilnex“ pradedami priimti elektroniniai sąskaitos faktūros.
„Bilnex“ naudojasi „Finbite“ kaip sertifikuotu elektroninių sąskaitų operatoriumi elektroninėms sąskaitoms siųsti ir gauti. Tai reiškia, kad „Bilnex“ pati neprižiūri atskiro elektroninių sąskaitų tinklo, o klientai gali naudotis jau veikiančia ir patikima infrastruktūra. Vartotojui viskas vyksta „Bilnex“ aplinkoje – „Finbite“ veikia fone, kad užtikrintų, jog sąskaitos faktūros būtų perduotos teisingai ir saugiai.
„Bilnex“ sistemoje pirkimo sąskaitos faktūros turi tris pagrindines būsenas, kurios padeda sekti gaunamas sąskaitas faktūras:
NaujasSąskaita faktūra ką tik atkeliavo į „Bilnex“ ir laukia peržiūros.
Patvirtinta: Jūs peržiūrėjote sąskaitą faktūrą ir ją priėmėte.
EksportuotaSąskaita faktūra sėkmingai išsiųsta į jūsų apskaitos sistemą.
Kadangi „Bilnex“ yra sąskaitų faktūrų mainų aplinka, o ne bankininkystės programa, mūsų sistema nestebi, ar sąskaita faktūra buvo apmokėta banke, ar ne. Norėdami apmokėti, nukopijuokite mokėjimo duomenis (sąskaitos numerį, registracijos numerį, sumą) iš sąskaitos faktūros ir atlikite mokėjimą banke.
Šiuo metu „Bilnex“ gali priimti ir valdyti automatiškai gautas el. sąskaitas faktūras. Kol kas neturime galimybės rankiniu būdu įkelti sąskaitų faktūrų ir pridėti PDF failų.
Aktyviai dirbame su nauju PDF sąskaitų faktūrų skaitmeninimo (DI) sprendimu, kurį planuojame įtraukti į „Bilnex“ šių metų antroje pusėje. Tai reiškia, kad ateityje programinė įranga automatiškai nuskaitys duomenis iš PDF sąskaitos faktūros ir jums nereikės jų įvesti rankiniu būdu.
Sąsajos ir integracijos
Čia rasite atsakymus į klausimus, susijusius su „Bilnex“ sąsajomis ir ERP integracijomis.
„Merit“ klientui „Bilnex“ ir „Merit“ integracijos nustatymas susideda iš trijų žingsnių:
- Sukurkite paskyrą „Bilnex“.
- Aktyvuokite el. sąskaitų gavimą „Bilnex“ sistemoje.
- Susisiekite su „Bilnex Merit“.
- atidarykite „Informacija ir nustatymai“ → „ERP ryšys“
- pasirinkite „Merit“ kaip ryšį
-įveskite iš „Merit“ aplinkos gautus API ID ir API raktą ir išsaugokite.
Dėmesio! API veikia su „Merit Pro“ arba „Premium“ paketais. „Merit Standard“ paketai nepalaiko išorinių jungčių.
Kai „Merit“ ryšys bus aktyvuotas, savo pardavimo sąskaitas faktūras matysite tiesiai savo „Merit“ paskyroje. Galite siųsti sąskaitas faktūras iš „Bilnex“, o mes jas automatiškai persiųsime „Merit“.
Taip pat galite eksportuoti iš „Bilnex“ į „Merit“ gautas pirkimo sąskaitas faktūras kaip elektronines sąskaitas faktūras.
Jei API ryšys pateikia klaidos pranešimą, patikrinkite, ar API ID ir raktas buvo visiškai nukopijuoti, arba sugeneruokite naują raktą.
Jei duomenys teisingi abiejose sistemose, bet problema išlieka, rašykite mums adresu support@bilnex.io.
Bendra
Čia rasite atsakymus į bendresnio pobūdžio klausimus, kurie dažnai kyla.
Taip! „Bilnex“ naudojimas yra visiškai nemokamas iki 2026 m. pabaigos. Siųskite tiek PDF ir elektroninių sąskaitų faktūrų, kiek norite, ir mes jums neimsime nė cento.
Apie toliau nurodytas parinktis ir kainas informuosime gerokai prieš nemokamo laikotarpio pabaigą. Vartotojams jokie mokesčiai nebus netikėti. Pažadame ir toliau siūlyti paprastą ir prieinamą atsiskaitymo sprendimą.
Siųsti elektronines sąskaitas faktūras nėra privaloma. Tačiau pirkėjas (arba sąskaitos faktūros gavėjas), kuris yra įtrauktas į komercinį registrą kaip elektroninių sąskaitų gavėjas, gali paprašyti elektroninės sąskaitos faktūros. Tokiu atveju pardavėjas turi galimybę pateikti elektroninę sąskaitą faktūrą, nebent susitarta dėl kito formato.
„Bilnex“ įmonėje tikime, kad sąskaitų išrašymas turėtų būti kuo patogesnis visoms šalims, nepriklausomai nuo formato.
Rašykite mums adresu support@bilnex.io – atsakysime kuo greičiau.
„Bilnex“ yra greita ir nemokama internetinė platforma sąskaitoms faktūroms kurti, siųsti ir gauti. Ji skirta verslininkams ir buhalteriams, norintiems greitesnio ir patogesnio sprendimo nei „Excel“ ar PDF generatoriai.
Pagrindiniai „Bilnex“ privalumai:
- Visi sąskaitų faktūrų formatai: siųskite ir gaukite elektronines sąskaitas faktūras, PDF sąskaitas faktūras ir netrukus tarptautines „Peppol“ sąskaitas faktūras.
- ERP sąsaja: Sklandus duomenų mainai su apskaitos programine įranga (pvz., „Merit Aktiva“).
- Greitis: Paskyros sukūrimas ir sąskaitos faktūros išrašymas trunka tik 1–2 minutes.
- Nemokamos sąskaitos faktūros: PDF ir elektroninių sąskaitų faktūrų siuntimas ir gavimas „Bilnex“ sistemoje yra nemokamas.
Sukurkite pardavimo sąskaitą faktūrą tinkamu formatu ir išsiųskite ją per kelias minutes.
