Krótko mówiąc (TL;DR)

Jeżeli Twoja firma wysyła do łotewskiego organu państwowego lub samorządowego tylko kilka faktur miesięcznie, najprostszą i bezpłatną drogą jest faktura elektroniczna utworzona za pośrednictwem Formularz adresu e-mail latvia.gov.lv — Oficjalny łotewski system adresów elektronicznych do obsługi internetowych instytucji publicznych. Ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne jest obowiązkowe w segmencie B2G (business-to-government) od 1 stycznia 2025 r. przesyłanie danych fakturowych do VID stało się obowiązkowe dla faktur B2G od 1 stycznia 2026 r.. Obowiązek B2B między firmami został przesunięty poprawka uchwalona 5 czerwca 2025 r. do 1 stycznia 2028 r. Płatne usługi przesyłania danych XML w systemie EDS firmy VID to głównie kanały i dodatki, a nie samodzielne, darmowe rozwiązania. W przypadku okazjonalnych faktur adres e-mail pozostaje zdecydowanie najprostszą ścieżką.

Co tak naprawdę uznaje się za e-fakturę na Łotwie?

Łotewskie prawo o rachunkowości szczegółowo reguluje tę kwestię: ustrukturyzowana faktura elektroniczna to taki, który jest tworzony, wysyłany i odbierany w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który system komputerowy może przetwarzać automatycznie, bez konieczności przepisywania czegokolwiek przez człowieka. To nie jest kwestia opinii ani prezentacji. To wymóg techniczny zapisany w prawie.

W praktyce oznacza to, że faktura musi istnieć jako plik XML nadający się do odczytu maszynowego (Extensible Markup Language, strukturalny format znaczników, który oprogramowanie może odczytać samodzielnie), zbudowany w taki sposób, aby: europejską normą EN 16931 i specyfikacją Peppol BIS Billing 3.0. Faktura w formacie PDF, niezależnie od tego, jak starannie jest sformatowana, nie spełnia tego wymogu. Plik PDF jest przeznaczony do odczytu przez człowieka; prawo wymaga pliku, który może odczytać maszyna. Wysyłanie pliku PDF e-mailem do klienta z Łotwy może być nadal dopuszczalne, ale tylko wtedy, gdy klient ten nie należy do grupy, dla której ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest prawnie wymagana.

Jakie terminy faktycznie obowiązują w roku 2026?

To właśnie w tym momencie pojawia się najwięcej nieporozumień, dlatego warto wyraźnie rozdzielić te trzy daty.

Ten Segment B2G (biznes do instytucji publicznej) jest obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.. Jeśli Twoim klientem jest instytucja finansowana z budżetu państwa lub samorządu, musisz już wysłać ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, a nie plik PDF. W przypadku umów podpisanych przed końcem 2025 roku prawo przewidywało okres karencji. Ale do 1 stycznia 2026 r. najpóźniej nawet starsze umowy będą musiały przejść na faktury elektroniczne.

Osobno, od 1 stycznia 2026 r. przesyłanie danych z faktury elektronicznej do VID (Valsts eizumenus dienests, łotewski urząd skarbowy) stało się obowiązkowe również w przypadku faktur B2G. Jest to obowiązek odrębny od zwykłego wysłania faktury: fakturę można wysłać prawidłowo, ale dane nadal muszą osobno dotrzeć do organu podatkowego.

Obowiązek krajowy B2B (business-to-business), pierwotnie planowany do wprowadzenia w 2026 r., został przesunięty na 1 stycznia 2028 r. na mocy poprawki przyjętej 5 czerwca 2025 r.. W latach 2026-2027 przesyłanie danych faktur B2B do VID będzie dobrowolne, a dopiero stanie się obowiązkowe od 1 stycznia 2028 r.. Jeśli więc Twoimi klientami są firmy prywatne, nie ma na razie pośpiechu. Warto jednak zapoznać się z procesem, zanim stanie się on obowiązkowy.

Jakie są bezpłatne opcje i która z nich faktycznie działa kompleksowo?

Opcja Najlepszy dla Co to robi Na co zwrócić uwagę
Formularz adresu e-mail latvia.gov.lv Faktury okazjonalne o prostej strukturze faktury sprzedaży Tworzy, zapisuje i wysyła fakturę elektroniczną w formacie Peppol BIS Billing 3.0 oraz automatycznie przekazuje dane do VID Wymagane jest aktywne konto e-mail; każda faktura musi być wprowadzana ręcznie
Przesyłanie pliku XML VID EDS Firmy, których oprogramowanie księgowe umożliwia już eksportowanie plików XML Akceptuje wyłącznie gotowy plik faktury elektronicznej w formacie XML, nie tworzy faktury za Ciebie Nadaje się do przesyłania danych, ale nie do tworzenia samej faktury
API VID za pośrednictwem oprogramowania księgowego Firmy, których program księgowy jest już podłączony Interfejs API faktur elektronicznych VID w wersji 2 Automatyczna wymiana danych bezpośrednio pomiędzy programem księgowym a VID Działa tylko wtedy, gdy Twój dostawca oprogramowania już zbudował integrację
Bezpłatne plany z prywatnych narzędzi Firmy, które sprawdziły obsługę języka łotewskiego XML i VID przez konkretne narzędzie Różni się znacznie w zależności od dostawcy Przed użyciem narzędzia sprawdź, czy faktycznie obsługuje ono strukturę XML i kanały VID Łotwy. Nigdy nie zakładaj, że domyślnie obsługuje tę strukturę.

Spośród tych czterech, e-adres jest jedynym, który oferuje prawdziwie kompletne, darmowe i kompleksowe rozwiązanie. Pozostałe to głównie kanały transmisyjne lub zakładają, że masz już zainstalowane kompatybilne oprogramowanie.

Jak właściwie wysłać fakturę na kwotę 1200 euro do gminy?

Załóżmy, że Twoja firma świadczy usługi konsultingowe i musi wystawić rachunek lokalnej gminie na kwotę 1200 euro. Oto praktyczna sekwencja działań:

Cały proces jest bezpłatny, a wysłanie e-mailem spełnia zarówno wymóg faktury strukturalnej, jak i wymóg przesłania VID w jednym kroku. Nie obejmuje to jednak Twoich własnych obowiązków związanych z księgowością i dokumentacją: archiwizacji, kontroli wewnętrznej i raportowania. Pozostają one Twoją odpowiedzialnością niezależnie od kanału, którym wysyłasz.

Kiedy darmowa trasa przestaje wystarczać?

Adres e-mail sprawdza się, o ile wysyłasz okazjonalne faktury o prostej strukturze. Problem zaczyna się od ilości i powtarzalności.

Warto raz przejść na integrację z oprogramowaniem księgowym lub płatnego operatora:

  • wysyłasz dziesiątki lub setki faktur miesięcznie, a ręczne wprowadzanie danych zaczyna zabierać mnóstwo czasu;
  • Twoje faktury zawierają wiele pozycji lub potrzebujesz szablonów wielokrotnego użytku;
  • faktury przygotowuje kilka osób, a Ty potrzebujesz uprawnień użytkowników i przepływów pracy zatwierdzających;
  • musisz także otrzymywać faktury za pośrednictwem kanału Peppol, a nie tylko je wysyłać;
  • chcesz, aby faktury elektroniczne trafiały bezpośrednio do bazy danych magazynowych lub księgowych bez konieczności ponownego wprowadzania ich ręcznie;
  • potrzebujesz przejrzystego śladu audytu i automatycznego archiwizowania, czego osobny formularz internetowy po prostu nie oferuje.

Własne wytyczne Latvija.gov.lv mówi to samo: portal jest odpowiedni dla organizacji o prostych potrzebach, podczas gdy większe organizacje, które potrzebują w pełni zautomatyzowanego przetwarzania, powinny rozważyć Rozwiązania API lub dostawcy usług płatnej faktury elektronicznej.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez firmy?

Najczęściej przyjmuje się założenie, że obowiązek B2B wszedł w życie w 2026 r. Tak się nie stało. przesunięto na 1 stycznia 2028 r., a przesyłanie danych B2B do VID w latach 2026–2027 jest dobrowolne.

Drugi błąd: traktowanie dobrze sformatowanego pliku PDF jako e-faktury, ponieważ wygląda poprawnie. Zgodnie z prawem, tylko ustrukturyzowany, czytelny dla maszyn format XML liczy się. Plik PDF nigdy nie spełniał tego wymogu, niezależnie od tego, jak został zaprojektowany.

Po trzecie: zakładając, że każdy darmowy generator faktur dostępny online automatycznie spełnia wymagania Łotwy. Przed użyciem sprawdź, czy obsługuje on łotewską strukturę XML i może przesyłać dane do VID. Domyślnie większość z nich nie obsługuje tej funkcji.

Po czwarte: przekonanie, że darmowe narzędzie samo poradzi sobie ze wszystkimi obowiązkami. Wysyłanie danych za pośrednictwem adresu e-mail automatycznie przekazuje je do VID, ale nie zastępuje to Twoich własnych obowiązków związanych z księgowością, przechowywaniem danych i audytem. Pozostają one w firmie niezależnie od wybranego kanału.

Często zadawane pytania

Kiedy posiadanie darmowego adresu e-mail wystarczy, aby wysłać fakturę elektroniczną na Łotwie?

Jeśli wysyłasz tylko kilka faktur miesięcznie do łotewskiej agencji rządowej lub samorządowej, a struktura faktury jest prosta, wystarczy całkowicie darmowy adres e-mail w domenie latvija.gov.lv. Tworzy on, przechowuje i wysyła e-faktury w formacie Peppol BIS Billing 3.0 i automatycznie przesyła dane do VID.

Kiedy w 2026 roku e-faktura B2G stanie się obowiązkowa na Łotwie?

W segmencie B2G ustrukturyzowane e-faktury będą obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązkowe będzie również przesyłanie danych z e-faktur do VID dla faktur B2G. W przypadku umów zawartych przed końcem 2025 r. ustawa dopuszcza przesunięcie terminu przejścia, ale faktury te muszą zostać przekonwertowane na e-faktury najpóźniej do 1 stycznia 2026 r.

Czy faktura w formacie PDF jest na Łotwie uważana za e-fakturę?

Nie. Zgodnie z łotewską ustawą o rachunkowości, e-faktura musi być ustrukturyzowanym, czytelnym maszynowo plikiem XML, zgodnym z europejską normą EN 16931 i specyfikacją Peppol BIS Billing 3.0. Faktura w formacie PDF, niezależnie od tego, jak poprawnie wygląda, nie spełnia tego wymogu.

Kiedy obowiązek elektronicznego fakturowania B2B został odroczony na Łotwie?

Obowiązek elektronicznego wystawiania faktur B2B, pierwotnie planowany na 2026 r., został przesunięty na 1 stycznia 2028 r. na mocy nowelizacji ustawy z 5 czerwca 2025 r. W latach 2026–2027 przekazywanie danych z faktur B2B do VID jest dobrowolne.