Szybkie odpowiedzi na pytania
Tutaj znajdziesz wszystkie niezbędne informacje i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące Bilnex.
Tworzenie i ustawienia konta
Rozpoczęcie korzystania z Bilnex jest proste. Tutaj znajdziesz odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące tworzenia i konfiguracji konta, dzięki czemu szybko rozpoczniesz korzystanie z usługi i będziesz mógł wysyłać pierwsze faktury.
To szybkie i łatwe, ponieważ cały proces trwa tylko kilka minut.
Otwarte Aplikacja internetowa BilnexWprowadź swój adres e-mail lub zarejestruj się za pomocą konta Google. Zalecamy użycie adresu e-mail powiązanego z Twoją firmą. Następnie wyślemy Ci kod weryfikacyjny, który pozwoli Ci zweryfikować Twój adres e-mail.
Po potwierdzeniu adresu dodaj dane firmy i wybierz hasło.
Teraz możesz już wysłać swoją pierwszą fakturę!
Chociaż możesz wysłać fakturę klientowi przed dodaniem danych konta bankowego, zdecydowanie zalecamy wykonanie tego kroku jak najszybciej. Możesz wprowadzić początkowe ustawienia konta bankowego. Na pulpicie Lub Informacje i ustawienia -> Konto bankowe Poniżej. Po dodaniu danych bankowych, będą one automatycznie pojawiać się na każdej fakturze, którą wystawisz. Dzięki temu kupujący będzie od razu wiedział, gdzie dokonać płatności.
Do konta firmowego możesz podłączyć maksymalnie 6 kont bankowych.
Przed skorzystaniem z e-faktur, muszą one zostać aktywowane przez członka zarządu wpisanego na karcie B spółki w rejestrze handlowym. Można to zrobić Na pulpicie Lub kiedy zaczynasz tworzyć swoją pierwszą fakturę elektroniczną.
Aktywacja odbywa się bezpiecznie za pomocą Smart-ID, Mobile-ID lub karty identyfikacyjnej.
Jeżeli twórca konta nie jest członkiem zarządu, można wysłać do niego specjalny link umożliwiający aktywację e-faktur, za pośrednictwem którego będzie mógł on przesłać potwierdzenie.
Wysyłanie e-faktur musi zostać aktywowane z wyprzedzeniem przez członka zarządu, aby zapobiec oszustwom związanym z fakturami. Bilnex automatycznie weryfikuje potwierdzenie aktywacji z kartą B firmy w rejestrze handlowym. W ten sposób możemy zagwarantować, że żadna osoba o złych zamiarach nie zacznie wysyłać e-faktur pod nazwą Twojej firmy.
Oprócz Użytkownika Głównego (Administratora) do jednej firmy można dodać maksymalnie 2 innych użytkowników.
Dodawanie użytkowników odbywa się w następujący sposób – Administrator wybiera z menu Informacje i ustawienia → Użytkownicy → Zaproś użytkownika, wpisuje adres e-mail i wysyła zaproszenie.
Nowy użytkownik otrzyma link z zaproszeniem pocztą elektroniczną i będzie mógł dołączyć bezpośrednio za jego pośrednictwem.
Fakturowanie i ustawienia
Bilnex sprawia, że wysyłanie e-faktur i faktur PDF jest szybkie i proste. Dowiedz się, jak tworzyć i wysyłać faktury, wybierać odpowiedni format i dostosowywać ustawienia faktur.
Możesz rozpocząć tworzenie faktury elektronicznej. Pulpit Lub Faktury sprzedaży z menu.
Zanim zaczniesz, upewnij się, że:
– wprowadzono dane rachunku bankowego firmy
– wysyłanie faktur elektronicznych zostało aktywowane przez członka zarządu
Fakturę elektroniczną można wystawić tylko wtedy, gdy odbiorca faktury akceptuje e-faktury. Po wpisaniu nazwy klienta, Bilnex automatycznie sprawdza w rejestrze handlowym, czy firma akceptuje e-faktury. Jeśli nie, można przekonwertować fakturę do formatu PDF jednym kliknięciem.
Kiedy odbiorca otrzymuje fakturę elektroniczną, system automatycznie uzupełnia dane klienta.
Pola obowiązkowe dla faktury elektronicznej:
– Numer faktury
- Data
– Termin płatności
– Informacje o usługach/produktach
Dodaj ilość, jednostkę, cenę bez VAT i procent VAT do linii produktów/usług — Bilnex sam obliczy wszystkie kwoty: kwotę bez VAT, kwotę VAT i kwotę całkowitą.
Przed wysłaniem faktury elektronicznej możesz wyświetlić jej podgląd w formacie PDF.
Przy wysyłaniu faktury masz trzy możliwości:
– Zapisz jako wersję roboczą (nie zostanie wysłany)
– Wyślij i pobierz obraz PDF
– Wyślij tylko jako e-fakturę (bez pobierania)
Możesz zacząć tworzyć fakturę PDF Pulpit Lub Faktury sprzedaży z menu wybierając Utwórz nową fakturę.
Mimo że podawanie danych rachunku bankowego nie jest obowiązkowe, zalecamy ich podanie przed rozpoczęciem tworzenia faktury. Dzięki temu faktura zawsze będzie automatycznie wskazywać, na jaki rachunek należy dokonać płatności.
Faktury PDF można tworzyć dla wszystkich firm.
– Jeśli firma jest wpisana do estońskiego rejestru handlowego, Bilnex automatycznie uzupełni dane klienta częściowo lub w całości.
– Jeśli klientem jest firma zagraniczna, dane można wprowadzić ręcznie. W takim przypadku zalecamy również zmianę języka faktury na angielski.
– Kiedy tworzysz fakturę cykliczną, środowisko Bilnex zapamiętuje dane nabywcy i automatycznie uzupełnia informacje przy następnym wystawianiu faktury.
Pola wymagane na fakturze:
– Numer faktury
- Data
– Termin płatności
– Informacje o usługach/produktach
Dodaj ilość, jednostkę, cenę bez VAT i procent VAT do linii produktów/usług — Bilnex sam obliczy wszystkie kwoty: kwotę bez VAT, kwotę VAT i kwotę całkowitą.
Przed wysłaniem faktury możesz ją podejrzeć.
Przy wysyłaniu faktury masz trzy możliwości:
– Zapisz jako wersję roboczą (nie zostanie wysłany)
– Zapisz i pobierz widok PDF
– Wyślij fakturę e-mailem
Wysyłając wiadomość e-mail, zobaczysz automatycznie wygenerowany list motywacyjny, który możesz edytować, jeśli chcesz. Możesz również wybrać, czy chcesz, aby kopia została wysłana na Twój adres e-mail.
Domyślne ustawienia faktury możesz zmienić w menu. Informacje i ustawienia → Ustawienia fakturyTutaj możesz wybrać język, walutę i warunki płatności, które będą obowiązywać podczas tworzenia nowych faktur.
Jeśli chcesz, możesz również zmienić te ustawienia dla każdej faktury osobno w widoku tworzenia faktury.
Dane firmy sprzedającego są automatycznie dodawane do faktury – nie musisz ich wprowadzać ręcznie za każdym razem.
W menu możesz edytować kontakty i inne informacje. Informacje i ustawienia → Firma. Tam możesz dodać lub zmienić na przykład:
– ogólny adres e-mail do rozliczeń, który pojawia się na fakturach zamiast osobistego adresu e-mail użytkownika
– numer telefonu kontaktowego
– adres strony internetowej
Ogólny
Tutaj znajdziesz odpowiedzi na często zadawane pytania o charakterze bardziej ogólnym.
Tak! Korzystanie z Bilnex jest całkowicie bezpłatne do końca 2025 roku. Wysyłaj dowolną liczbę plików PDF i e-faktur, a nie doliczymy Ci ani grosza.
Poinformujemy Cię o poniższych opcjach i cenach na długo przed końcem bezpłatnego okresu. Żadne opłaty nie będą dla użytkowników zaskoczeniem. Obiecujemy, że nadal będziemy oferować proste i niedrogie rozwiązanie do rozliczeń.
Wysyłanie e-faktur nie jest obowiązkowe. Jednakże kupujący (lub odbiorca faktury), który jest wpisany do rejestru handlowego jako odbiorca e-faktur, może wnioskować o e-fakturę. W takim przypadku sprzedawca ma możliwość przesłania e-faktury, chyba że zostanie uzgodniony inny format.
W firmie Bilnex wierzymy, że rozliczenia powinny być jak najwygodniejsze dla wszystkich stron, niezależnie od formatu.
Napisz do nas na adres wsparcie@bilnex.io – odpowiemy najszybciej jak to możliwe.
Utwórz fakturę sprzedaży w odpowiednim formacie i wyślij ją w ciągu kilku minut.
