Wysyłanie faktur elektronicznych – przepisy kontra rzeczywistość

Kiedy w lipcu 2025 roku estońskie firmy otrzymały podstawę prawną, czyli prawo do żądania e-faktur od sprzedawców, na pierwszy rzut oka wydawało się to logicznym krokiem w rozwoju cyfrowego kraju. Procesy bezpapierowe, podpisy cyfrowe, automatyczne naliczanie podatków. Wszystko wskazywało na to, że e-faktury powinny być już od dawna nową normą. Rzeczywistość jest jednak nieco inna. A zmiana prawa niczego nie zmieniła. A może jednak?

Liczba użytkowników e-faktur rośnie – co miesiąc kilkaset firm rejestruje się w celu otrzymywania e-faktur. Nie oznacza to jednak, że wszyscy całkowicie przeszli na procesy cyfrowe. Wiele firm nadal używa zamiennie formatu PDF i e-faktur, co świadczy o postępie technologicznym, ale nawyki nie zmieniają się z dnia na dzień.

Cyfrowy z mocy prawa ≠ nawyki cyfrowe

Prawo może zapewniać pewne prawa, a technologia może stwarzać możliwości, ale nie zmieni natychmiast ludzkich przyzwyczajeń ani sposobu pracy, jeśli nie pojawią się wystarczające wygodne rozwiązania.

Nawet w Estonii, gdzie świadomość cyfrowa jest wysoka, wiele firm wciąż korzysta z dość uciążliwych procesów. Faktury PDF, e-maile, załączniki, ręczne wprowadzanie danych. To może wydawać się „wystarczające” i w rzeczywistości działa, szczególnie w mniejszych firmach. Przejście na e-faktury oznacza jednak zmianę procesów, przepływów pracy, a często także sposobu myślenia. Gotowość techniczna jest, ale zmiana zachowań wymaga czasu.

Jak naprawdę wygląda sytuacja z fakturowaniem elektronicznym?

Chociaż faktury elektroniczne są dostępne w Estonii od wielu lat, to w rozliczeniach między firmami nie nastąpiła jeszcze całkowita rewolucja cyfrowa. Według najnowszych danych, e-fakturowanie w relacjach między firmami (B2B) stanowi około 231 400 000 TP całkowitej liczby wymienianych faktur. Jednak tylko około 111 400 TP aktywnych gospodarczo firm akceptuje e-faktury.

To pokazuje, że e-fakturowanie zyskuje na popularności, ale jego szersze wdrażanie przebiega powoli. Większość firm nadal działa w modelu hybrydowym – wysyłając część e-faktur, ale odbierając je w formacie PDF pocztą elektroniczną. E-faktury można wysyłać bez ich odbioru, co zazwyczaj jest punktem wyjścia dla mniejszych firm.

Należy jednak zauważyć, że zainteresowanie e-fakturowaniem wyraźnie wzrosło. To właśnie tutaj wiele firm stawia pierwsze kroki w kierunku fakturowania cyfrowego. Po tym kroku następuje adopcja i automatyzacja, co przynosi jeszcze większe korzyści.

Większe firmy są siłą napędową zmianale mniejsze są podatne na adaptację

Porównując wolumen e-faktur z liczbą odbiorców, widać wyraźnie, że motorem zmian są firmy o większej liczbie faktur, które również mogą najwięcej zyskać na akceptacji e-faktur. Dla nich efektywny i zautomatyzowany proces fakturowania jest niezbędny do poprawy efektywności.

Firmy te są głównymi odbiorcami lub użytkownikami e-faktur, integrując te rozwiązania ze swoim oprogramowaniem księgowym i biznesowym. Kiedy duża lub zaawansowana technologicznie firma zaczyna domagać się e-faktur od swoich partnerów, dostawcy z łatwością podejmują pierwsze kroki i zaczynają wysyłać e-faktury. W ten sposób zmiana rozprzestrzenia się naturalnie, w całej sieci biznesowej.

Wygodne i bezpłatne fakturowanie elektroniczne to pierwszy krok w kierunku w pełni cyfrowych procesów

Na podstawie doświadczeń Bilnex można stwierdzić, że zainteresowanie firm wysyłaniem faktur elektronicznych wyraźnie wzrosło, ponieważ bardziej zaawansowane firmy również zaczęły wymagać ich od sprzedawców na mocy prawa.

Dlaczego e-fakturowanie? Ponieważ to najłatwiejsza część procesu i nie wymaga dużych zmian. Nie musisz przeprojektowywać całego systemu ani tworzyć nowych interfejsów, wystarczy wygodne i zrozumiałe narzędzie.

Gdy wysyłanie e-faktur jest bezpłatne, intuicyjne i szybkie, staje się naturalnym krokiem, a nie pustym obowiązkiem. Estonia udowodniła, że naród cyfrowy można budować odgórnie, ale prawdziwa zmiana zaczyna się od użytkowników rozwiązań cyfrowych.

Nawyki można zmieniać za pomocą przepisów i regulacji, ale nowe muszą być prostsze i lepsze od starych. Gdy tylko tworzenie i wysyłanie e-faktur stanie się szybsze i wygodniejsze niż dodawanie pliku PDF do wiadomości e-mail, ich masowa adopcja zacznie następować sama z siebie. Ważne jest również, aby wysyłanie faktur w formacie PDF nie wiązało się z dodatkowymi kosztami dla firm. Darmowe i proste rozwiązania e-fakturowe pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze w porównaniu z poprzednimi rozwiązaniami, bez konieczności ponoszenia dodatkowych nakładów inwestycyjnych przez firmę.

Co dalej? Mechanizmy przymusu czy przede wszystkim wygoda?

Estoński ekosystem e-fakturowania rozwija się systematycznie, choć powoli. Każda nowa firma, która zaczyna wysyłać lub odbierać e-faktury, dodaje impetu rozwojowi księgowości cyfrowej i normalizacji gospodarki czasu rzeczywistego. Kolejny duży krok naprzód nie będzie związany z nowymi przepisami, ale z narzędziami, które ułatwią e-fakturowanie w porównaniu ze starym procesem PDF.

Celem Bilnex jest uczynienie e-fakturowania tak prostym i logicznym, aby stało się naturalną częścią codziennej działalności. Chcemy, aby wysyłanie e-faktur było jak najprostsze dla małych i początkujących firm. Naszym celem jest, aby wysyłanie e-faktur było tak wygodne, jak wysyłanie plików PDF – bez skomplikowanych ustawień, interfejsów i dodatkowych kosztów. Dlatego Bilnex pozwala tworzyć i wysyłać e-faktury i pliki PDF w ciągu kilku minut z jednego, prostego środowiska i całkowicie bezpłatnie. Podczas tworzenia każdej faktury system automatycznie sprawdza, czy kupujący oczekuje e-faktury, czy standardowego pliku PDF.

Ponadto użytkownicy mogą przekazywać informacje zwrotne, aby wspólnie zaprojektować najlepsze możliwe rozwiązanie, które spełni ich potrzeby. Ponieważ najlepsza transformacja cyfrowa nie jest wynikiem presji, ale powstaje, gdy narzędzia są projektowane w oparciu o potrzeby ludzi.