Nopeita vastauksia kysymyksiin
Täältä löydät kaikki tarvittavat tiedot ja vastaukset Bilnexiä koskeviin usein kysyttyihin kysymyksiin.
Tilin hallinta ja asetukset
Bilnexin käytön aloittaminen on helppoa. Täältä löydät vastauksia yleisiin kysymyksiin tilin luomisesta ja perustamisesta, jotta pääset alkuun nopeasti ja voit lähettää ensimmäiset laskusi.
Se on nopeaa ja helppoa, sillä koko prosessi vie vain muutaman minuutin.
- Avata Bilnex-verkkosovellus, anna sähköpostiosoitteesi tai rekisteröidy Google-tilillä. Suosittelemme käyttämään yritykseesi liittyvää sähköpostiosoitetta.
- Lähetämme sinulle sitten vahvistuskoodin, jolla voit vahvistaa sähköpostiosoitteesi.
- Kun osoite on vahvistettu, lisää yrityksen tiedot ja valitse salasana.
- Lisää pankkitilisi tiedot ja olet valmis lähettämään ensimmäisen laskusi!
Vaikka voit lähettää laskun asiakkaalle ennen pankkitilitietojen lisäämistä, suosittelemme vahvasti, että teet tämän vaiheen mahdollisimman pian. Voit tehdä pankkitilitiedot alustavasti Työpöydällä tai Tiedot ja asetukset -> Pankkitili alla. Kun pankkitietosi on lisätty, ne näkyvät automaattisesti jokaisella lähettämälläsi laskulla. Tällä tavoin ostaja tietää heti, mihin maksu suoritetaan.
Voit linkittää jopa kuusi pankkitiliä yrityksesi profiiliin.
Ennen kuin e-laskuja voi käyttää, ne on aktivoitava yrityksen B-korttiin kaupparekisteriin merkityn johtoryhmän jäsenen toimesta. Tämä voidaan tehdä Työpöydällä tai kun aloitat ensimmäisen verkkolaskusi luomisen.
Aktivointi tapahtuu turvallisesti Smart-ID:llä, mobiilivarmenteella tai henkilökortilla.
Jos tilin luoja ei ole hallituksen jäsen, hallituksen jäsenelle voidaan lähettää erityinen linkki sähköisten laskujen aktivoimiseksi, jonka kautta hän voi antaa vahvistuksen.
Hallituksen jäsenen on aktivoitava verkkolaskujen lähetys etukäteen laskupetosten estämiseksi. Bilnex tarkistaa aktivointivahvistuksen automaattisesti yrityksen kaupparekisterissä olevaa B-korttia vasten. Tällä tavoin voimme varmistaa, ettei kukaan pahantahtoinen henkilö voi alkaa lähettää verkkolaskuja yrityksesi nimissä.
Pääkäyttäjän (ylläpitäjän) lisäksi yritykseen voidaan lisätä enintään kaksi muuta käyttäjää.
Käyttäjien lisääminen toimii näin - Ylläpitäjä valitsee valikosta Tiedot ja asetukset → Käyttäjät → Kutsu käyttäjä, antaa sähköpostiosoitteen ja lähettää kutsun.
Uusi käyttäjä saa kutsulinkin sähköpostitse ja voi liittyä suoraan sen kautta.
Bilnex-tilisi poistaminen on tehty mahdollisimman helpoksi, eikä sinun tarvitse ilmoittaa meille erikseen, jos sinulla on pääsy tilille.
Tilin poistaminen:
- Kirjaudu sisään ja avaa valikosta "Tiedot ja asetukset" → "Tilaus".
- Vieritä sivun alareunaan ja napsauta "Poista yritystili" -painiketta.
Jos sinulla ei ole pääsyä tilillesi, kirjoita meille osoitteeseen support@bilnex.io. Sisällytä sähköpostiin yrityksesi nimi, rekisterinumero ja pyyntösi tilisi poistamiseksi. Käsittelemme pyyntösi mahdollisimman pian.
Jos et pääse tilillesi tai saat viestin tilisi sulkemisesta, voit palauttaa tilisi seuraavasti:
- Napsauta kirjautumisikkunassa olevaa "Kirjautumisongelma" -linkkiä.
- Syötä sähköpostiosoitteesi, niin sinulle luodaan uusi käyttäjäprofiili.
- Kirjaudu sisään sähköpostiosoitteellasi ja juuri luomallasi uudella salasanalla.
Jos tämä epäonnistuu, ota meihin yhteyttä osoitteessa support@bilnex.io ja liitä mukaan yrityksen nimi ja rekisterikoodi sekä virheilmoitus.
Laskutus ja asetukset
Bilnex tekee verkkolaskujen ja PDF-laskujen lähettämisestä nopeaa ja helppoa. Opi luomaan ja lähettämään laskuja, valitsemaan oikea muoto ja säätämään laskuasetuksia.
Voit aloittaa sähköisen laskun luomisen. Työpöytä tai Myyntilaskut valikosta.
Ennen kuin aloitat, varmista, että:
– yrityksen pankkitilin tiedot on syötetty
– hallituksen jäsen on aktivoinut verkkolaskujen lähettämisen
Verkkolasku voidaan luoda vain, jos laskun vastaanottaja hyväksyy verkkolaskut. Kun syötät asiakkaan nimen, Bilnex tarkistaa automaattisesti kaupparekisteristä, hyväksyykö yritys verkkolaskut. Jos ei, voit muuntaa laskun PDF-laskuksi yhdellä napsautuksella.
Kun vastaanottaja vastaanottaa verkkolaskuja, järjestelmä täyttää asiakkaan tiedot automaattisesti.
Pakolliset kentät verkkolaskulle:
– Laskun numero
– Päivämäärä
– Maksuehto
– Palvelu-/tuotetiedot
Lisää palvelu-/tuoteriville määrä, yksikkö, hinta ilman ALV:tä ja ALV-prosentti – Bilnex laskee kaikki summat itse: ALV-summan, ALV-summan ja kokonaissumman.
Voit esikatsella verkkolaskua PDF-näkymässä ennen sen lähettämistä.
Laskun lähettämisessä on kolme vaihtoehtoa:
– Tallenna luonnoksena (ei lähetetä)
– Lähetä ja lataa PDF-kuva
– Lähetä vain verkkolaskuna (ilman lataamista)
Voit aloittaa PDF-laskun luomisen Työpöytä tai Myyntilaskut valikosta valitsemalla Luo uusi lasku.
Vaikka pankkitilitietojen syöttäminen ei ole pakollista, suosittelemme niiden lisäämistä ennen laskun luomisen aloittamista – tällä tavoin lasku näyttää aina automaattisesti, minne maksu odotetaan tapahtuvan.
PDF-laskuja voidaan luoda kaikille yrityksille.
– Jos yritys on merkitty Viron kaupparekisteriin, Bilnex täyttää asiakkaan tiedot automaattisesti osittain tai kokonaan.
– Jos asiakas on ulkomainen yritys, voit syöttää tiedot manuaalisesti. Tässä tapauksessa suosittelemme myös laskun kielen vaihtamista englanniksi.
– Kun luot toistuvan laskun, Bilnex-ympäristö muistaa ostajan tiedot ja täyttää tiedot automaattisesti seuraavalla kerralla.
Laskun pakolliset kentät:
– Laskun numero
– Päivämäärä
– Maksuehto
– Palvelu-/tuotetiedot
Lisää palvelu-/tuoteriville määrä, yksikkö, hinta ilman ALV:tä ja ALV-prosentti – Bilnex laskee kaikki summat itse: ALV-summan, ALV-summan ja kokonaissumman.
Voit esikatsella laskua ennen sen lähettämistä.
Laskun lähettämisessä on kolme vaihtoehtoa:
– Tallenna luonnoksena (ei lähetetä)
– Tallenna ja lataa PDF-näkymä
– Lähetä lasku sähköpostitse
Kun lähetät sähköpostitse, näet automaattisesti luodun saatekirjeen, jota voit muokata halutessasi. Voit myös valita, lähetetäänkö kopio omaan sähköpostiosoitteeseesi.
Voit muuttaa laskun oletusasetuksia valikossa. Tiedot ja asetukset → LaskuasetuksetSiellä voit valita, mitä kieltä, valuuttaa ja maksuehtoa käytetään uusien laskujen luomiseen.
Halutessasi voit muuttaa näitä asetuksia myös erikseen kullekin laskulle laskun luontinäkymässä.
Myyjän yrityksen tiedot lisätään laskulle automaattisesti – sinun ei tarvitse syöttää niitä manuaalisesti joka kerta.
Voit muokata yhteystietoja ja muita tietoja valikossa. Tiedot ja asetukset → Yritys. Siellä voit lisätä tai muuttaa esimerkiksi seuraavia asioita:
– yleinen laskutussähköpostiosoite, joka näkyy laskuissa käyttäjän henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen sijaan
– yhteyshenkilön puhelinnumero
– verkkosivuston osoite
Jos huomaat, että laskulle on valittu väärä yritys, se on helppo korjata:
- Poista virheellinen nimi: Napsauta nimikenttää ja poista tiedot manuaalisesti.
- Valitse uusi ja oikea: Aloita kirjoittamalla oikea nimi ja valitse oikea yritys avautuvasta pudotusvalikosta.
Tällä tavoin järjestelmä linkittää laskun oikeaan vastaanottajaan ja tallentaa uudet tiedot.
Kun lasku on jo lähetetty, sitä ei voi enää muuttaa jälkikäteen. Lähetä uusi lasku - luo ja lähetä uusi myyntilasku oikeilla tiedoilla.
Ei vielä, mutta se on jo kehityssuunnitelmassamme ja lisätään pian.
Mutta miten laskuja hallitaan ja tallennetaan nyt?
- Lataa PDF-tiedostona: Kun olet luonut laskun, voit ladata sen PDF-tiedostona tietokoneellesi tai laitteellesi milloin tahansa.
- Automaattinen historia: Kaikki lähetetyt laskut tallennetaan turvallisesti Bilnex-järjestelmään. Löydät ne aina lähetettyjen laskujen luettelosta.
Tämä vaihtoehto ei ole tällä hetkellä käytettävissä Bilnexissä, mutta välisummien ja yhteenvetojen lisääminen on kehityssuunnitelmassamme. Työskentelemme jatkuvasti ominaisuuksien parantamiseksi, jotta suurempien laskujen luominen olisi entistä kätevämpää.
Jos huomaat, että arvonlisäveroa ei ole näytetty erikseen kullekin tuotelinjalle, se on täysin oikein.
Bilnex näyttää ALV:n kokonaissummana laskun lopussa. Tämä on nykyisten kirjanpitostandardien ja sähköisen laskutuksen vaatimusten mukaista, joissa ALV-kirjanpito esitetään yhteenvetona laskun yhteenvedossa.
Muistutusta ei voi lähettää suoraan verkkolaskumuodossa, koska Viron verkkolaskustandardi (koneluettava XML-tiedosto) ei tue tätä ominaisuutta. Verkkolaskut on tarkoitettu alkuperäisen laskun tietojen välittämiseen, ei muistutusten vaihtamiseen.
Miten tiedottaa asiakkaalle?
Voit aina lähettää maksumuistutuksen asiakkaasi sähköpostiosoitteeseen PDF-laskun mukana. Tämä on yleinen tapa lähettää muistutus myöhästyneestä maksusta tai maksamattomasta laskusta, joka saapuu suoraan vastaanottajan sähköpostilaatikkoon.
Ostolaskujen ja verkkolaskujen vastaanotto
Täältä löydät vastauksia kysymyksiin, jotka liittyvät ostolaskujen ja verkkolaskujen kuittien määrittämiseen.
Jos verkkolaskuoperaattorisi on jo Finbite, siirtyminen Bilnexiin on erityisen helppoa, eikä kaupparekisteriin tarvitse tehdä muutoksia.
- Luo Bilnex-tili.
- Aktivoi verkkolaskujen vastaanotto Bilnex-ympäristössä.
Palvelu aktivoidaan sekunneissa tai minuuteissa. Finbite määrittää Bilnexin sisäiseksi operaattoriksi ja verkkolaskut alkavat siirtyä Bilnex-ympäristöön. Pohjimmiltaan verkkolaskukuittien reititys Finbite-ympäristöstä Bilnexiin ylikirjoitetaan.
Jos haluat jatkaa joidenkin Finbite-palveluiden käyttöä, sinun ei tarvitse irtisanoa Finbite-sopimusta ja sulkea pakettia. Jos olet jo sulkenut paketin, mutta haluat palauttaa laskujen liikkumisen Finbite- ja Merit-ympäristöjen välillä, voit lopettaa verkkolaskujen vastaanottamisen Bilnex-ympäristössä milloin tahansa tekemällä asianmukaiset asetukset. Älä poista operaattoria kaupparekisteristä, niin uudet verkkolaskut vastaanotetaan Finbite-ympäristössä. Tarvittaessa Bilnex-vastaanotto voidaan aktivoida uudelleen milloin tahansa.
Bilnexin käyttäjät vastaanottavat verkkolaskuja Finbite-operaattorin kautta. Jos yrityksellä ei ole verkkolaskuoperaattoria tai se käyttää toista operaattoria, vanha yhteys on ensin katkaistava ja sitten luotava uusi.
- Luo Bilnex-tili.
- Aktivoi sähköisten laskujen vastaanotto.
- Järjestelmä ohjaa sinut automaattisesti sähköiseen kaupparekisteriin, jossa sinun on vahvistettava Finbite operaattoriksi.
Palvelu aktivoidaan yleensä seuraavana aamuna. Tämän jälkeen verkkolaskut alkavat saapua Bilnexiin.
Bilnex käyttää Finbiteä sertifioituna verkkolaskuoperaattorina verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Tämä tarkoittaa, että Bilnex ei itse ylläpidä erillistä verkkolaskuverkostoa, vaan asiakkaat voivat käyttää jo toimivaa ja luotettavaa infrastruktuuria. Käyttäjälle kaikki tapahtuu Bilnex-ympäristössä – Finbite toimii taustalla varmistaakseen, että laskut liikkuvat oikein ja turvallisesti.
Bilnexissä ostolaskuilla on kolme päätilaa, jotka auttavat sinua seuraamaan saapuvia laskuja:
UusiLasku on juuri saapunut Bilnexiin ja odottaa tarkistusta.
VahvistettuOlet tarkistanut laskun ja hyväksynyt sen.
VientiLasku on lähetetty onnistuneesti kirjanpitojärjestelmääsi.
Koska Bilnex on laskunvaihtoympäristö, ei pankkiohjelma, järjestelmämme ei seuraa, onko lasku maksettu pankissa vai ei. Maksaaksesi kopioi maksutiedot (tilinumero, viitenumero, summa) laskulta ja suorita maksu pankissa.
Tällä hetkellä Bilnex voi hyväksyä ja hallita automaattisesti vastaanotettuja verkkolaskuja. Meillä ei ole vielä mahdollisuutta ladata laskuja manuaalisesti ja lisätä PDF-tiedostoja.
Työskentelemme aktiivisesti uuden PDF-laskujen digitointiratkaisun (tekoäly) parissa, ja se on tarkoitus lisätä Bilnexiin tämän vuoden jälkipuoliskolla. Tämä tarkoittaa, että tulevaisuudessa ohjelmisto lukee tiedot PDF-laskusta automaattisesti, eikä sinun tarvitse syöttää niitä manuaalisesti.
Rajapinnat ja integraatiot
Täältä löydät vastauksia Bilnex-rajapintoihin ja ERP-integraatioihin liittyviin kysymyksiin.
Merit-asiakkaalle Bilnex–Merit-integraation käyttöönotto koostuu kolmesta vaiheesta:
- Luo tili Bilnexissä.
- Aktivoi verkkolaskujen vastaanotto Bilnexissä.
- Ota yhteyttä Bilnex Meritiin.
-avaa Tiedot ja asetukset → ERP-yhteys
-valitse yhteydeksi Merit
-syötä Merit-ympäristöstä saamasi API-tunnus ja API-avain ja tallenna.
Huomio! API toimii Merit Pro- ja Premium-pakettien kanssa. Merit Standard -paketit eivät tue ulkoisia yhteyksiä.
Kun Merit-yhteys on aktivoitu, näet myyntilaskusi suoraan Merit-tililläsi. Voit lähettää laskuja Bilnexistä, ja me välitämme ne automaattisesti Meritille.
Voit myös viedä Bilnexistä verkkolaskuina vastaanotetut ostolaskut Meritiin.
Jos API-yhteys antaa virheilmoituksen, tarkista, onko API-tunnus ja avain kopioitu kokonaan, tai luo uusi avain.
Jos tiedot ovat oikein molemmissa järjestelmissä, mutta ongelma jatkuu, kirjoita meille osoitteeseen support@bilnex.io.
Yleistä
Täältä löydät vastauksia yleisempiin usein heränneisiin kysymyksiin.
Kyllä! Bilnexin käyttö on täysin ilmaista vuoden 2026 loppuun asti. Lähetä niin monta PDF- ja verkkolaskua kuin haluat, emmekä veloita sinulta senttiäkään.
Tiedotamme seuraavista vaihtoehdoista ja hinnoista hyvissä ajoin ennen ilmaisen jakson päättymistä. Mikään maksu ei tule yllätyksenä käyttäjille. Lupaamme jatkossakin tarjota yksinkertaisen ja edullisen laskutusratkaisun.
Verkkolaskujen lähettäminen ei ole pakollista. Ostaja (tai laskun vastaanottaja), joka on merkitty kaupparekisteriin verkkolaskujen vastaanottajaksi, voi kuitenkin pyytää verkkolaskua. Tällaisessa tapauksessa myyjällä on mahdollisuus lähettää verkkolasku, ellei ole sovittu muusta muodosta.
Bilnexillä uskomme, että selvityksen tulisi olla mahdollisimman helppoa kaikille osapuolille muodosta riippumatta.
Kirjoita meille osoitteeseen support@bilnex.io – vastaamme mahdollisimman pian.
Bilnex on nopea ja ilmainen verkkoalusta laskujen luomiseen, lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Se on suunniteltu yrittäjille ja kirjanpitäjille, jotka haluavat nopeamman ja kätevämmän ratkaisun kuin Excel- tai PDF-generaattorit.
Bilnexin tärkeimmät edut:
- Kaikki laskumuodot: Lähetä ja vastaanota verkkolaskuja, PDF-laskuja ja pian myös kansainvälisiä Peppol-laskuja.
- ERP-rajapinta: Sujuva tiedonvaihto kirjanpito-ohjelmistojen (esim. Merit Aktiva) kanssa.
- Nopeus: Tilin luominen ja laskun luominen vie vain 1–2 minuuttia.
- Ilmaiset laskut: PDF- ja sähköisten laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen on ilmaista Bilnexissä.
Luo myyntilasku oikeassa muodossa ja lähetä se muutamassa minuutissa.
