Lyhyesti sanottuna (TL;DR)

Jos yrityksesi lähettää vain muutaman laskun kuukaudessa Latvian valtion tai kunnan viranomaiselle, yksinkertaisin ilmainen tapa on luoda sähköinen lasku palvelun kautta. latvia.gov.lv-sähköpostiosoitelomake — Latvian virallinen sähköinen osoitejärjestelmä julkisten laitosten kanssa asiointiin verkossa. Strukturoitu sähköinen laskutus on ollut pakollista B2G-segmentissä (yritysten ja julkisten laitosten välinen) 1. tammikuuta 2025 lähtien, ja Laskutietojen lähettäminen VIDille tuli pakolliseksi B2G-laskuille 1. tammikuuta 2026 alkaen. Yritysten välistä B2B-velvoitetta lykättiin 5. kesäkuuta 2025 hyväksytty tarkistus 1. tammikuuta 2028 asti. VID:n EDS XML -lataus- ja maksulliset operaattorit ovat pääasiassa kanavia ja lisäosia, eivät itsenäisiä ilmaisratkaisuja. Satunnaisten laskujen lähettämiseen sähköpostiosoite on edelleen ylivoimaisesti yksinkertaisin tapa.

Mitä oikeastaan lasketaan e-laskuksi Latviassa?

Latvian kirjanpitolaki on tästä nimenomainen: a strukturoitu sähköinen lasku on sellainen, joka luodaan, lähetetään ja vastaanotetaan jäsennellyssä sähköisessä muodossa, jonka tietokonejärjestelmä voi käsitellä automaattisesti ilman ihmisen uudelleenkirjoittamista. Tämä ei ole mielipide- tai esitystapakysymys. Se on lakiin kirjattu tekninen vaatimus.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että laskun on oltava koneellisesti luettavassa XML-tiedostossa (Extensible Markup Language, strukturoitu merkintämuoto, jota ohjelmisto voi lukea itsenäisesti), joka on rakennettu eurooppalainen standardi EN 16931 ja Peppol BIS Billing 3.0 -spesifikaatio. PDF-lasku, olipa se kuinka siististi tahansa, ei täytä tätä vaatimusta. PDF on tehty ihmisen luettavaksi; laki haluaa tiedoston, jonka kone voi lukea. PDF-tiedoston lähettäminen sähköpostitse latvialaiselle asiakkaalle voi silti olla hyväksyttävää, mutta vain jos asiakas ei kuulu ryhmään, jolle strukturoitu sähköinen lasku on lain mukaan pakollinen.

Mitä määräaikoja todellisuudessa sovelletaan vuonna 2026?

Tässä kohtaa tapahtuu eniten sekaannusta, joten kannattaa erottaa kolme päivämäärää selkeästi toisistaan.

The B2G-segmentti (yritysten ja julkisten laitosten välinen) on ollut pakollinen 1. tammikuuta 2025 alkaen.. Jos asiakkaasi on budjettirahoitteinen tai kunnallinen laitos, sinun on jo lähetettävä strukturoitu sähköinen lasku, ei PDF-tiedostoa. Ennen vuoden 2025 loppua allekirjoitetuille sopimuksille laki salli maksuvapautuksen. Mutta 1. tammikuuta 2026 mennessä viimeistään myös vanhempien sopimusten on siirryttävä sähköisiin laskuihin.

Erikseen, 1. tammikuuta 2026 alkaen verkkolaskutietojen lähettäminen VID:lle (Valsts eizumenus dienests, Latvian veroviranomainen) tuli pakolliseksi myös B2G-laskujen osalta.. Tämä on erillinen velvoite kuin pelkkä laskun lähettäminen: lasku voidaan lähettää oikein, mutta tiedot on silti toimitettava veroviranomaiselle erikseen.

Kotimainen B2B-velvoite (yritysten välinen kauppa), jonka oli alun perin tarkoitus alkaa vuonna 2026, siirrettiin 1. tammikuuta 2028 5. kesäkuuta 2025 hyväksytyllä muutoksella. Vuosien 2026 ja 2027 välillä B2B-laskutietojen lähettäminen VIDille on vapaaehtoista; pakolliseksi siitä tulee vasta 1. tammikuuta 2028 alkaen. Joten jos asiakkaasi ovat yksityisiä yrityksiä, kiireellisyyttä ei vielä ole. Mutta prosessiin kannattaa tottua ennen kuin siitä tulee pakollista.

Mitä ovat ilmaiset vaihtoehdot, ja mikä niistä toimii käytännössä alusta loppuun?

Vaihtoehto Paras Mitä se tekee Mitä kannattaa tarkkailla
latvia.gov.lv-sähköpostiosoitelomake Satunnaiset laskut, joilla on yksinkertainen myyntilaskurakenne Luo, tallentaa ja lähettää verkkolaskun Peppol BIS Billing 3.0 -muodossa ja välittää tiedot automaattisesti VID:lle Vaatii aktiivisen sähköpostitilin; jokainen lasku on syötettävä manuaalisesti
VID EDS XML -lataus Yritykset, joiden kirjanpito-ohjelmistot osaavat jo viedä XML-tiedostoja Hyväksyy valmiin verkkolaskutiedoston vain XML-muodossa, ei luo laskua puolestasi Hyvä tietojen lähettämiseen, ei itse laskun luomiseen
VID API kirjanpito-ohjelmiston kautta Yritykset, joiden kirjanpito-ohjelma on jo yhdistetty VID:n verkkolasku-API V2 Automaattinen tiedonvaihto suoraan kirjanpito-ohjelmasi ja VID:n välillä Toimii vain, jos ohjelmistotoimittajasi on jo rakentanut integraation
Ilmaisia suunnitelmia yksityisistä työkaluista Yritykset, jotka ovat tarkistaneet tietyn työkalun latvialaisen XML- ja VID-tuen Vaihtelee suuresti palveluntarjoajasta toiseen Varmista, että työkalu todella tukee Latvian XML-rakennetta ja VID-kanavia ennen kuin luotat siihen. Älä koskaan oleta, että se tukee sitä oletuksena.

Näistä neljästä sähköinen osoite on ainoa, joka on aidosti täydellinen, ilmainen ja alusta loppuun toimiva ratkaisu. Muut ovat enimmäkseen tiedonsiirtokanavia tai olettavat, että sinulla on jo yhteensopiva ohjelmisto käytössä.

Miten 1 200 euron lasku oikeastaan lähetetään kunnalle?

Oletetaan, että yrityksesi tarjoaa konsultointipalveluita ja sen on laskutettava paikalliselta kunnalta 1 200 euroa. Käytännössä etenevä järjestys on seuraava:

  • Tarkista asiakkaan tila: varmistaa, että laitos täyttää Latvian kirjanpitolain mukaisen budjettirahoitteisen laitoksen määritelmän: voit tarkistaa tämän laitoksen rekisteröintikoodista Latvian keskustilastoviraston rekisteri.
  • Luo strukturoitu verkkolasku: kirjaudu sisään sähköpostiosoitteeseesi ja luo lasku suoraan latvija.gov.lv-verkkolaskulomake, ei Wordissa tai Excelissä, joka on viety PDF-muotoon.
  • Lähetä verkkolasku: Lähetä-painike: järjestelmä luo Peppol BIS Billing 3.0 XML -tiedoston ja toimittaa sen suoraan oppilaitoksen viralliseen sähköpostiosoitteeseen.
  • Vahvista, että VID vastaanottaa tiedot: kun se lähetetään sähköpostitse, virallinen sähköpostiosoitejärjestelmä välittää tiedot VIDille automaattisesti, joten sinun ei tarvitse ottaa mitään ylimääräistä askelta.
  • Katso varallaoloaikaa: Jos teknisesti menee pieleen, laskun on silti oltava perillä VID:llä. viiden arkipäivän kuluessa lähetyspäivästä.

Koko prosessi on ilmainen, ja lähettäminen sähköpostiosoitteen kautta täyttää sekä strukturoidun laskun että videolaskun vaatimuksen yhdessä vaiheessa. Se ei kata omia kirjanpito- ja arkistointivelvoitteitasi: arkistointia, sisäisiä tarkastuksia ja raportointia. Nämä ovat edelleen sinun vastuullasi riippumatta siitä, mitä kanavaa käytät.

Milloin ilmainen reitti lakkaa olemasta riittävä?

Sähköpostiosoite toimii hyvin, kunhan lähetät satunnaisia laskuja, joilla on yksinkertainen rakenne. Ongelmat alkavat määrästä ja toistuvuudesta.

Kirjanpito-ohjelmistointegraatioon tai maksulliseen operaattoriin vaihtaminen kannattaa kerran:

  • lähetät kymmeniä tai satoja laskuja kuukaudessa ja manuaalinen syöttö alkaa kulua reaaliajassa;
  • laskuissasi on paljon rivikohtia tai tarvitset uudelleenkäytettäviä malleja;
  • useat ihmiset laativat laskuja ja tarvitset käyttöoikeudet ja hyväksyntätyönkulut;
  • sinun on myös vastaanotettava laskuja Peppol-kanavan kautta, ei vain lähetettävä niitä;
  • haluat verkkolaskujen siirtyvän suoraan varasto- tai kirjanpitotietokantaasi ilman manuaalista uudelleensyöttöä;
  • Tarvitset selkeän lokitiedoston ja automaattisen arkistoinnin, joita erillinen verkkolomake ei yksinkertaisesti tarjoa.

Latvija.gov.lv:n oma ohjeistus sanoo samaa asiaa: portaali sopii organisaatioille, joilla on yksinkertaisia tarpeita, kun taas suurempien organisaatioiden, jotka tarvitsevat täysin automatisoitua käsittelyä, tulisi tarkastella API-ratkaisut tai maksullisten verkkolaskujen palveluntarjoajat.

Mitä virheitä yritykset yleensä tekevät täällä?

Yleisin oletus on oletus, että B2B-velvoite astui voimaan vuonna 2026. Se ei tullut. Se oli siirretty 1. tammikuuta 2028, ja B2B-tietojen toimittaminen VIDille vuosina 2026–2027 on vapaaehtoista.

Toinen virhe: hyvin muotoillun PDF-tiedoston käsitteleminen verkkolaskuna, koska se näyttää oikealta. Lain mukaan vain jäsennelty, koneellisesti luettava XML-muoto lasketaan. PDF-tiedosto ei ole koskaan täyttänyt tuota vaatimusta, olipa se miten tahansa suunniteltu.

Kolmas: olettaen, että mikä tahansa ilmainen laskugeneraattori verkossa täyttää automaattisesti Latvian vaatimukset. Ennen käyttöä tarkista erityisesti, tukeeko se Latvian XML-rakennetta ja pystyykö se lähettämään tietoja VID:iin. Oletusarvoisesti useimmat eivät tue tätä.

Neljäs: usko siihen, että ilmainen työkalu hoitaa kaikki velvoitteet itse. Sähköpostiosoitteen kautta lähettäminen välittää tiedot VID:lle automaattisesti, mutta se ei korvaa omia kirjanpito-, säilytys- ja tilintarkastusvelvollisuuksiasi. Nämä pysyvät yrityksellä riippumatta siitä, minkä kanavan valitset.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin ilmainen sähköpostiosoite riittää sähköisen laskun lähettämiseen Latviassa?

Jos lähetät vain muutaman laskun kuukaudessa Latvian valtion tai paikallishallinnon virastolle ja laskun rakenne on yksinkertainen, täysin ilmainen sähköpostiosoite latvija.gov.lv:n kautta riittää. Se luo, tallentaa ja lähettää sähköisiä laskuja Peppol BIS Billing 3.0 -muodossa ja siirtää tiedot automaattisesti VID:iin.

Milloin yritysten välinen sähköinen laskutus tulee pakolliseksi Latviassa vuonna 2026?

Yritysasiakkaiden (B2G) segmentissä strukturoidut verkkolaskut ovat pakollisia 1. tammikuuta 2025 alkaen. Myös yritysasiakkaiden verkkolaskutietojen toimittaminen VIDille tulee pakolliseksi 1. tammikuuta 2026 alkaen. Ennen vuoden 2025 loppua tehtyjen sopimusten osalta laki sallii siirtymän lykkäämisen, mutta myös nämä laskut on muunnettava verkkolaskuiksi viimeistään 1. tammikuuta 2026 mennessä.

Pidetäänkö PDF-laskua verkkolaskuna Latviassa?

Ei. Latvian kirjanpitolain mukaan sähköisen laskun on oltava strukturoitu koneellisesti luettava XML-tiedosto, joka on eurooppalaisen standardin EN 16931 ja Peppol BIS Billing 3.0 -spesifikaation mukainen. PDF-lasku, olipa se kuinka oikealta tahansa, ei täytä tätä vaatimusta.

Milloin yritysten välisen sähköisen laskutuksen velvoite lykättiin Latviassa?

Alun perin vuodelle 2026 suunniteltu yritysten välinen verkkolaskuvelvoite siirrettiin 5. kesäkuuta 2025 tehdyllä lakimuutoksella 1. tammikuuta 2028. Vuosina 2026–2027 yritysten välisten laskujen tietojen toimittaminen VID:lle on vapaaehtoista.