Verkkolaskujen lähettäminen – lait vs. todellisuus

Kun virolaisille yrityksille annettiin heinäkuussa 2025 laillinen perusta eli oikeus vaatia myyjiltä sähköisiä laskuja, se vaikutti ensi silmäyksellä loogiselta askeleelta digitaalisen maan kehityksessä. Paperittomat prosessit, digitaaliset allekirjoitukset, automaattinen veronlaskenta. Kaikki viittasi siihen, että sähköisten laskujen olisi pitänyt jo pitkään olla uusi normaali. Todellisuus on kuitenkin hieman toinen. Eikä lainmuutos muuttanut mitään. Vai muuttiko?

Verkkolaskujen käyttäjien määrä kasvaa, ja muutama sata yritystä rekisteröityy vastaanottamaan verkkolaskuja joka kuukausi. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki olisivat siirtyneet kokonaan digitaalisiin prosesseihin. Monet yritykset käyttävät edelleen PDF- ja verkkolaskuja synonyymeinä, mikä on merkki kehityksestä, mutta tavat eivät muutu yhdessä yössä.

Digitaalinen lain mukaan ≠ digitaaliset tavat

Laki voi tarjota oikeuden ja teknologia voi luoda mahdollisuuden, mutta se ei muuta välittömästi ihmisten tapoja tai työskentelytapoja, jos käteviä ratkaisuja ei ole tarpeeksi.

Jopa Virossa, jossa digitaalinen tietoisuus on korkealla tasolla, monet yritykset työskentelevät edelleen melko hankalien prosessien kanssa. PDF-laskut, sähköpostit, liitteet ja manuaalinen syöttö. Tämä saattaa vaikuttaa "riittävän hyvältä", ja itse asiassa se toimii, erityisesti pienemmille yrityksille. Mutta siirtyminen sähköisiin laskuihin tarkoittaa muutosta prosesseissa, työnkuluissa ja usein myös ajattelutavassa. Tekninen valmius on olemassa, mutta käyttäytymisen muutos vie aikaa.

Mikä on todellinen tilanne sähköisen laskutuksen kanssa?

Vaikka sähköisiä laskuja on ollut saatavilla Virossa jo vuosia, täydellistä digitaalista vallankumousta yritysten välisessä laskutuksessa ei ole vielä tapahtunut. Uusimpien tietojen mukaan yritysten välinen (B2B) sähköinen laskutus muodostaa noin 231 000 000 laskua vaihdettujen laskujen kokonaismäärästä. Kuitenkin vain noin 111 000 000 taloudellisesti aktiivista yritystä hyväksyy sähköisiä laskuja.

Tämä osoittaa, että verkkolaskutus on nousussa, mutta laajempi käyttöönotto on hidasta. Useimmat yritykset toimivat edelleen hybridimallissa – lähettävät osan verkkolaskuista, mutta vastaanottavat laskut PDF-tiedostoina sähköpostitse. Verkkolaskuja voidaan lähettää ilman, että niitä vastaanotetaan, ja pienemmät yritykset yleensä aloittavat tästä.

On kuitenkin tärkeää huomata, että kiinnostus verkkolaskutusta kohtaan on selvästi kasvanut. Monet yritykset ottavat tässä ensimmäisen askeleen kohti digitaalista laskutusta. Kun tämä askel on otettu, seuraavat käyttöönotto ja automatisointi, mikä tuo vielä suurempia hyötyjä.

Suuret yritykset ovat muutoksen ajureitamutta pienemmät ovat sopeutumiskykyisempiä

Verrattaessa verkkolaskujen määrää vastaanottajien määrään on selvää, että muutosta ajavat yritykset, joilla on suuremmat laskuvolyymit ja jotka myös hyötyvät eniten verkkolaskujen vastaanottamisesta. Heille tehokas ja automatisoitu laskutusprosessi on välttämätön tehokkuuden parantamiseksi.

Nämä yritykset ovat verkkolaskujen tärkeimpiä vaatijoita tai käyttöönottajia ja integroivat ratkaisut kirjanpito- ja liiketoimintaohjelmistoihinsa. Kun suuri tai teknologisesti edistynyt yritys alkaa vaatia verkkolaskuja kumppaneiltaan, toimittajien on itse asiassa helppo ottaa ensimmäinen askel ja aloittaa verkkolaskujen lähettäminen. Tällä tavoin muutos leviää luonnollisesti yritysverkostossa.

Kätevä ja maksuton sähköinen laskutus on ensimmäinen askel kohti täysin digitaalisia prosesseja

Bilnexin kokemuksen perusteella yritysten kiinnostus verkkolaskujen lähettämiseen on selvästi kasvanut, koska edistyneemmät yritykset ovat alkaneet vaatia niitä myyjiltä myös lailla.

Miksi sähköinen laskutus? Koska se on prosessin helpoin osa, eikä vaadi suuria muutoksia. Sinun ei tarvitse suunnitella koko järjestelmää uudelleen tai luoda uusia käyttöliittymiä, vain kätevä ja ymmärrettävä työkalu.

Kun verkkolaskujen lähettäminen on ilmaista, intuitiivista ja nopeaa, siitä tulee luonnollinen askel, ei tyhjä velvollisuus. Viro on osoittanut, että digitaalinen kansakunta voidaan rakentaa ylhäältä alas, mutta todellinen muutos alkaa digitaalisten ratkaisujen käyttäjistä.

Tottumuksia voi muuttaa säännöillä ja laeilla, mutta uuden on oltava helpompaa ja parempaa kuin vanha. Heti kun verkkolaskun luominen ja lähettäminen on nopeampaa ja kätevämpää kuin PDF-tiedoston lisääminen sähköpostiin, massakäyttö alkaa tapahtua itsestään. On myös tärkeää, että PDF-laskujen lähettäminen ei näytä aiheuttavan yrityksille lisäkustannuksia. Ilmaiset ja yksinkertaiset verkkolaskuratkaisut auttavat osoittamaan ajallisia ja taloudellisia hyötyjä aiempiin ratkaisuihin verrattuna ilman, että ne aiheuttavat yritykselle lisäinvestointeja.

Mitä seuraavaksi? Pakkokeinoja vai ennen kaikkea mukavuutta?

Viron verkkolaskutuksen ekosysteemi kasvaa tasaisesti, vaikkakin hitaasti. Jokainen uusi yritys, joka alkaa lähettää tai vastaanottaa verkkolaskuja, vauhdittaa digitaalisen kirjanpidon kehitystä ja reaaliaikaisen talouden normalisoitumista. Seuraava suuri harppaus ei tule uusista laeista, vaan työkaluista, jotka tekevät verkkolaskutuksesta helpompaa kuin vanha PDF-prosessi.

Bilnexin tavoitteena on tehdä verkkolaskutuksesta niin yksinkertaista ja loogista, että se tuntuu luonnolliselta osalta jokapäiväistä liiketoimintaa. Haluamme tehdä verkkolaskujen lähettämisestä mahdollisimman helppoa pienille ja aloitteleville yrityksille. Tavoitteenamme on tehdä verkkolaskujen lähettämisestä yhtä kätevää kuin PDF-tiedostojen lähettämisestä – ilman monimutkaisia asetuksia, käyttöliittymiä tai lisäkustannuksia. Siksi Bilnexin avulla voit luoda ja lähettää verkkolaskuja ja PDF-tiedostoja minuuteissa yhdestä yksinkertaisesta ympäristöstä ja täysin ilmaiseksi. Jokaisen laskun luonnin yhteydessä järjestelmä tarkistaa automaattisesti, odottaako ostaja verkkolaskua vai tavallista PDF-tiedostoa.

Lisäksi käyttäjät voivat antaa palautetta, jotta he voivat yhdessä suunnitella parhaan mahdollisen ratkaisun, joka vastaa heidän tarpeitaan. Paras digitaalinen transformaatio ei nimittäin synny paineen seurauksena – se tapahtuu, kun työkalut suunnitellaan ihmisten tarpeiden pohjalta.