Elektroninių sąskaitų siuntimas – įstatymai ir realybė

Kai 2025 m. liepą Estijos įmonėms buvo suteiktas teisinis pagrindas, arba teisė reikalauti iš pardavėjų elektroninių sąskaitų faktūrų, iš pirmo žvilgsnio tai atrodė logiškas žingsnis kuriant skaitmeninę šalį. Bepopieriai procesai, skaitmeniniai parašai, automatinis mokesčių skaičiavimas. Viskas rodė, kad elektroninės sąskaitos jau seniai turėjo būti nauja norma. Tačiau realybė yra šiek tiek kitokia. Ir įstatymo pakeitimas nieko nepakeitė. Ar pakeitė?

Elektroninių sąskaitų faktūrų naudotojų skaičius auga – kiekvieną mėnesį elektronines sąskaitas faktūras gauna keli šimtai įmonių. Tačiau tai nereiškia, kad visos įmonės visiškai perėjo prie skaitmeninių procesų. Daugelis įmonių vis dar naudoja PDF ir elektronines sąskaitas faktūras pakaitomis, o tai rodo, kad vyksta plėtra, tačiau įpročiai per naktį nesikeičia.

Skaitmeninis pagal įstatymą ≠ skaitmeniniai įpročiai

Įstatymas gali suteikti teisę, o technologijos gali sukurti galimybę, tačiau jos iš karto nepakeis žmonių įpročių ar darbo būdų, jei nebus pakankamai patogių sprendimų.

Net ir Estijoje, kur skaitmeninis sąmoningumas yra aukštas, daugelis įmonių vis dar dirba su gana sudėtingais procesais. PDF sąskaitos faktūros, el. laiškai, priedai, rankinis įvedimas. Tai gali atrodyti „pakankamai gerai“ ir iš tikrųjų veikia, ypač mažesnėms įmonėms. Tačiau perėjimas prie elektroninių sąskaitų faktūrų reiškia procesų, darbo eigų ir dažnai ir mąstysenos pokyčius. Techninis pasirengimas yra, tačiau elgsenos pokyčiams reikia laiko.

Kokia yra tikroji situacija su elektroninėmis sąskaitomis?

Nors elektroninės sąskaitos faktūros Estijoje prieinamos jau daugelį metų, visiška skaitmeninė revoliucija įmonių tarpusavio sąskaitų faktūrų srityje dar neįvyko. Remiantis naujausiais duomenimis, įmonių tarpusavio (B2B) elektroninės sąskaitos faktūros sudaro apie 231 TP4T visų apsikeistų sąskaitų faktūrų. Tačiau tik apie 111 TP4T ekonomiškai aktyvių įmonių priima elektronines sąskaitas faktūras.

Tai rodo, kad elektroninių sąskaitų faktūrų naudojimas auga, tačiau platesnis diegimas vyksta lėtai. Dauguma įmonių vis dar veikia hibridiniu modeliu – siunčia kai kurias elektronines sąskaitas faktūras, bet gauna jas PDF formatu el. paštu. Elektronines sąskaitas faktūras galima siųsti ir negauti, ir nuo to paprastai pradeda mažesnės įmonės.

Tačiau svarbu pažymėti, kad susidomėjimas elektroninėmis sąskaitomis faktūromis akivaizdžiai išaugo. Būtent čia daugelis įmonių žengia pirmąjį žingsnį skaitmeninių sąskaitų faktūrų link. Žengiant šį žingsnį, seka diegimas ir automatizavimas, o tai suteikia dar didesnės naudos.

Didesnės įmonės yra pokyčių varomoji jėga, bet mažesni yra pritaikomi

Lyginant elektroninių sąskaitų apimtį su gavėjų skaičiumi, akivaizdu, kad pokytį skatina įmonės, kurių sąskaitų apimtys yra didesnės ir kurios taip pat daugiausia naudos gauna priimdamos elektronines sąskaitas. Joms efektyvus ir automatizuotas sąskaitų faktūrų išrašymo procesas yra būtinas siekiant pagerinti efektyvumą.

Šios įmonės yra pagrindinės elektroninių sąskaitų faktūrų paklausos reikalaujančios arba jas diegiančios įmonės, integruojančios sprendimus su savo apskaitos ir verslo programine įranga. Kai didelė ar technologiškai pažangi įmonė pradeda reikalauti elektroninių sąskaitų faktūrų iš savo partnerių, tiekėjams iš tikrųjų lengva žengti pirmąjį žingsnį ir pradėti siųsti elektronines sąskaitas faktūras. Tokiu būdu pokytis natūraliai plinta per verslo tinklą.

Patogus ir nemokamas elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas – pirmas žingsnis link visiškai skaitmeninių procesų

Remiantis „Bilnex“ patirtimi, įmonių susidomėjimas siųsti elektronines sąskaitas faktūras akivaizdžiai išaugo, nes pažangesnės įmonės taip pat pradėjo jų reikalauti iš pardavėjų pagal įstatymus.

Kodėl verta rinktis elektronines sąskaitas faktūras? Nes tai lengviausia proceso dalis, nereikalaujanti didelių pakeitimų. Nereikia perprojektuoti visos sistemos ar kurti naujų sąsajų – tereikia patogaus ir suprantamo įrankio.

Kai siųsti elektronines sąskaitas faktūras yra nemokama, intuityvu ir greita, tai tampa natūraliu žingsniu, o ne tuščia prievole. Estija įrodė, kad skaitmeninę tautą galima kurti „iš viršaus į apačią“, tačiau tikrieji pokyčiai prasideda nuo skaitmeninių sprendimų naudotojų.

Įpročius galima keisti taisyklėmis ir įstatymais, tačiau naujasis turi būti lengvesnis ir geresnis nei senasis. Kai tik elektroninės sąskaitos faktūros kūrimas ir siuntimas taps greitesnis ir patogesnis nei PDF failo pridėjimas prie el. laiško, masinis pritaikymas pradės vykti savaime. Taip pat svarbu, kad PDF sąskaitų faktūrų siuntimas, regis, nesukelia papildomų išlaidų įmonėms. Nemokami ir paprasti elektroninių sąskaitų faktūrų sprendimai padeda parodyti laiko ir finansinę naudą, palyginti su ankstesniais sprendimais, nereikalaujant papildomų investicijų įmonei.

Kas toliau? Prievartos mechanizmai ar svarbiausia patogumas?

Estijos elektroninių sąskaitų faktūrų ekosistema nuolat auga, nors ir lėtai. Kiekviena nauja įmonė, pradėjusi siųsti ar gauti elektronines sąskaitas faktūras, suteikia impulsą skaitmeninės apskaitos plėtrai ir realaus laiko ekonomikos normalizavimui. Kitas didelis šuolis bus ne nauji įstatymai, o priemonės, kurios supaprastins elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymą, palyginti su senuoju PDF procesu.

„Bilnex“ siekia, kad elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas būtų toks paprastas ir logiškas, kad tai taptų natūralia kasdienio verslo dalimi. Norime, kad mažoms ir pradedančiosioms įmonėms elektroninių sąskaitų faktūrų siuntimas būtų kuo paprastesnis. Mūsų tikslas – kad elektroninių sąskaitų faktūrų siuntimas būtų toks pat patogus, kaip ir PDF formato – be sudėtingų nustatymų, sąsajų ar papildomų išlaidų. Štai kodėl „Bilnex“ leidžia jums kurti ir siųsti elektronines sąskaitas faktūras ir PDF formato failus per kelias minutes vienoje paprastoje aplinkoje ir visiškai nemokamai. Kuriant kiekvieną sąskaitą faktūrą, sistema automatiškai patikrina, ar pirkėjas tikisi elektroninės sąskaitos faktūros, ar įprasto PDF formato.

Be to, vartotojai gali teikti atsiliepimus, kad kartu sukurtų geriausią įmanomą sprendimą, atitinkantį jų poreikius. Nes geriausia skaitmeninė transformacija neįvyksta dėl spaudimo – ji įvyksta, kai įrankiai kuriami atsižvelgiant į žmonių poreikius.