Apskaitos automatizavimas pavyksta nuosekliai ir žlunga iš karto. Veiksmų planą sudaro keturi etapai, kurių kiekvienas yra kito pagrindas: pirmiausia kanalas (struktūrizuoti duomenys), tada dokumentų fiksavimas ir kodavimas, tada banko sąskaitų suderinimas ir tik tada ataskaitų teikimas ir prognozavimas. Taisyklė tarp etapų yra viena ir išmatuojama: tęskite, kai ankstesnio etapo išimčių lygis yra stabiliai žemas – tai reiškia, kad mašina tvarko rutiną, o jūs peržiūrite tik nukrypimus. Su... 55–58% mažų įmonių jau naudoja dirbtinį intelektą, šis kelias yra gerai pramintas; žemiau pateiktas trumpiausias ir saugus jo variantas.

1 etapas: kaip gauti struktūrizuotus duomenis?; struktūrizuoti duomenys

Didžiausias laimėjimas yra ne programinė įranga, o duomenų forma: dėl jos elektroninei sąskaitai faktūrai nereikia įvesti kodų. yra duomenys jau yra. Estijoje tai reiškia įrašą įmonių registre ir kanalą: valstybę Elektroninis sąskaitų išrašymas pirmaisiais metais nemokamas, ir egzistuoja laisvosios rinkos pradiniai lygiai. Pasirengimo ženklas: didžioji dalis jūsų pasikartojančių tiekėjų sąskaitų faktūrų atkeliauja struktūrizuotos, o ne PDF formatu.

2 etapas: fiksavimas ir kodavimas

Kas vis dar gaunama PDF formatu, yra nuskaitoma mašininiu būdu; kas yra perskaitoma, DI kodavimas su patvirtinimo ciklu. Iš pradžių viską tvirtinkite; išplėskite automatizavimą ten, kur istorija įrodo tikslumą. Parengties ženklas: pasikartojančių tiekėjų įrašai praeina neredaguoti.

3 etapas: banko sąskaitų suderinimas

Prijunkite banką per atvirąją bankininkystę ir leiskite suderinimas vykdomas nuolat: nurodyti mokėjimai sutampa patys, išimtys pasitaiko jums. Pasirengimo ženklas: mėnesio pabaigos suderinimas yra atrankinė peržiūra, o ne dienos darbas.

4 etapas: ataskaitų teikimas ir prognozavimas

Ant švarių pamatų, PVM deklaracijos pateikimas užtrunka kelias minutes duoti pinigų srautų prognozė tampa patikimu diapazonu. Šis etapas yra paskutinis ne be reikalo: prognozė, paremta duomenimis su spragomis, yra gražus melas.

Kokios yra trys dažniausios klaidos?

Pradedant nuo ketvirto etapo: prognozavimo įrankio įsigijimas prieš bankui suderinant sąskaitas. Patvirtinimo ciklo atsisakymas pirmąją savaitę: automatizavimas yra užsitarnautas, o ne įjungtas. Ir visko ėmimas iš karto: kiekvienam etapui reikia savaičių įpročio formavimo; keturi etapai iš karto reiškia jokios formos. Platesnį šio kelio vaizdą žr. Kas yra agentinis finansavimas?.

DUK

Nuo ko pradėti automatizuoti apskaitą?

Iš kanalo: e. sąskaitų priėmimas (registracijos pastaba + nemokamas e. sąskaitų faktūrų išrašytojas arba pradinis paketas). Struktūriniai duomenys praranda įvestį – tai didžiausias vienas laimėjimas.

Kokia tvarka automatizuoti?

Kanalas → duomenų skaitymas ir skelbimas → bankų palyginimas → ataskaitų teikimas ir prognozavimas. Kiekvienas etapas remiasi ankstesnio etapo duomenų kokybe.

Kada pereiti į kitą lygį?

Jei ankstesnio lygio išimčių dažnis yra stabiliai žemas: pasikartojančios operacijos vykdomos nepakitusios ir matote tik nukrypimus.

Kokios yra dažniausios automatizavimo klaidos?

Pradedant nuo prognozės prieš duomenų kokybės patikrinimą, per anksti prarandant patvirtinimo ciklą ir atliekant visus veiksmus vienu metu.