Galiojantis PDF failas nereiškia galiojančios „Peppol“ el. sąskaitos faktūros

Net ir idealiai atrodantis PDF failas gali neatitikti „Peppol“ patikros reikalavimų, nes „Peppol“ (visos Europos elektroninių sąskaitų faktūrų pristatymo tinklas) tikrina sąskaitos faktūros struktūrinius duomenis, o ne tai, kaip ji atrodo ekrane. Prieš siųsdami turite patikrinti tris atskirus sluoksnius: XML failo struktūrą, ar jo turinys atitinka EN 16931 (Europos elektroninių sąskaitų faktūrų turinio standartą, kuriame nurodoma, kokius duomenų laukus turi būti sąskaitoje faktūroje), ir pačios „Peppol“ verslo taisykles, kurios yra BIS Billing 3.0 specifikacijoje. Remiantis „openPeppol“... dokumentacija, pranešimas laikomas atitinkančiu reikalavimus, jei šiuo metu aktyvios taisyklės neranda kritinių klaidų. Įspėjimai nepažeidžia atitikties reikalavimų. Taip pat svarbu: patvirtinimo artefaktų patikra pats sąskaitos faktūros pranešimas, o ne tai, ar pirkėjo sistema jį iš tikrųjų priims arba apmokės. Žalia lemputė patvirtinimo metu ir “sąskaita faktūra apmokėta” vis dar yra keli žingsniai atskirai.

Kaip atrodo penkių žingsnių patikrinimas prieš paspaudžiant „Siųsti“?

Šis procesas veikia taip pat, nesvarbu, ar naudojate ERP sistemą, apskaitos programinę įrangą, ar operatoriaus portalą:

  • Eksportuokite XML: sugeneruoti UBL arba CII failą (dviem struktūrizuotais formatais, kuriais keičiamasi sąskaitomis faktūromis). Be jo iš viso nėra ko patvirtinti.
  • Paleiskite schemos ir verslo taisyklių patikrinimą: pirmiausia struktūrinis patvirtinimas, tada „Schematron“ taisyklės (kalba, skirta XML failo laukų ryšiams tikrinti), kurios nagrinėja sumas, kodus ir tai, kaip laukai susiję tarpusavyje.
  • Ištaisykite lemtingas klaidas: openPeppol taisyklė yra tai, kad siuntėjas negali siųsti pranešimo, kuris neatitinka BIS reikalavimų. Tai griežtas reikalavimas, o ne pasiūlymas.
  • Patikrinkite gavėjo „Peppol“ funkcionalumą: patvirtinkite, kad pirkėjas yra užsiregistravęs tinkle ir gali gauti konkretų jūsų siunčiamo dokumento tipą.
  • Išsaugokite patvirtinimo rezultatą: Išsaugokite ataskaitą ir pristatymo patvirtinimą. Tai pirmas dalykas, kurio visi paprašys, kai sąskaita faktūra “dingsta”.”

Kuris validatorius atlieka kokį darbą?

XSD arba XML schema (failas, apibrėžiantis, kas laikoma galiojančiu XML) tikrina, ar failas yra teisingas XML: ar elementai yra tinkamoje vietoje, ar yra privalomi laukai. „Schematron“ tikrina visai ką kita: verslo taisykles ir ryšius tarp elementų, pavyzdžiui, ar eilučių suma atitinka sąskaitos faktūros sumą. Europos Komisijos paaiškinimas, „Schematron“ pati netikrina XML struktūros, todėl derinkite ją su schemos tikrinimu arba naudokite įrankį, kuris veikia abu vienu metu. Komisija siūlo nemokama patvirtinimo paslauga Būtent tam nereikia registracijos, o Latvijos mokesčių administratorius nukreipia įmones tiesiai į jį prieš joms pateikiant XML sąskaitą faktūrą VID. Jei siunčiate sąskaitas faktūras per operatorių arba apskaitos programinę įrangą, kuri jau atlieka vidinį patvirtinimą, jums nereikia kiekvienos sąskaitos faktūros rankiniu būdu patikrinti atskiru įrankiu. Tai tinka kasdieniam naudojimui. Tačiau testuodami naują XML generavimo logiką, vis tiek paleiskite ją per atskirą patvirtinimo įrankį.

Skaitant ataskaitą: lemtinga klaida prieš, įspėjimas po

Lemtinga klaida reiškia, kad sąskaita faktūra neatitinka BIS standartų ir negali būti siunčiama. Įspėjimas reiškia, kad sąskaita faktūra techniškai priimtina, tačiau verta ją dar kartą patikrinti. Praktiškai problemos susitelkia penkiose vietose: pardavėjo ir pirkėjo identifikatoriuose (neteisinga schema arba neteisingas registro kodas), PVM kategorijoje ir tarife, eilutės ir bendrose sumose (apvalinimo klaidos lengvai pasitaiko), mokėtinoje sumoje kartu su valiutos kodu ir registracijos numeryje šalia mokėjimo termino. Jei sąskaitos faktūros eilutėje nurodyta 100 EUR plius 22% PVM, bet bendros sumos lauke rodomas kitas skaičius, validatorius pateikia letalinę klaidą, ir tai teisinga, nes šis skaičius patenka tiesiai į pirkėjo apskaitos sistemą.

Kaip patikrinti pristatymą atskirai nuo galiojimo?

Struktūriškai teisinga sąskaita faktūra vis tiek negarantuojama. „Peppol“ turinio ir verslo taisyklių tikrinimas yra viena; maršruto parinkimas „Peppol“ tinkle – visai kas kita. Prieš siųsdami patikrinkite, ar pirkėjo galinis įrenginys iš tikrųjų palaiko konkretų dokumento tipą, kurį ketinate siųsti. Peppol katalogas yra viešai ieškomas registruotų gavėjų sąrašas, tačiau įrašo atnaujinimas yra paslaugų teikėjo pareiga, o ne teisinė prievolė, todėl jame vis tiek gali trūkti visiškai galiojančio gavėjo. Jei nesate tikri, paklauskite tiesiogiai pirkėjo apie jo „Peppol“ identifikatorių, užuot pasitikėję, kad kataloge rodoma visa informacija.

Kas pasikeis 2026 m. rugpjūtį?

„BIS Billing 3.0“ 3.0.20 versija (su karštosiomis pataisomis) yra privaloma nuo 2026 m. vasario 23 d., tačiau 3.0.21 versija taps privalomas nuo 2026 m. rugpjūčio 17 d. Atnaujinime ištaisyta elektroninių adresų schemos (EAS – kodas, rodantis, kurioje sistemoje registruotas įmonės identifikatorius) kodų sąrašo klaida ir pašalinami 14 nebeveikiančių kodų, o tai reiškia, kad patikrinimas senajame validatoriuje dabar gali duoti klaidingą rezultatą. Toje pačioje versijoje pridedamas pasirenkamas profilis, leidžiantis siuntėjui gauti oficialų sąskaitos faktūros atsakymą, tačiau tam reikalinga atskira SMP registracija (paslaugų metaduomenų leidėjas – katalogo įrašas, nurodantis tinklui, kur nukreipti įmonės sąskaitas faktūras), ir jis automatiškai neatliekamas kiekvienoje sąskaitoje faktūroje. Jei naudojate standartinį sprendimą, raštu paklauskite savo operatoriaus, kada jie perkelia savo patvirtinimo artefaktus į naują versiją. Jei generuojate savo XML, atnaujinkite patvirtinimo taisykles iki 2026 m. rugpjūčio 17 d. Priešingu atveju jūsų programinė įranga ir toliau tvirtins sąskaitas faktūras pagal taisykles, kurių „Peppol“ nebepriima.

Estija ir Latvija: vietiniai patikrinimai

Estijoje bendrovė įžengė į verslo registras Nuo 2025 m. liepos 1 d. elektroninių sąskaitų gavėjas gali reikalauti, kad pardavėjai siųstų sąskaitas faktūras pagal EN 16931-1 standartą. Sąskaita faktūra, atitinkanti šį standartą, laikoma teisingai suformatuota, nors abi šalys vis tiek gali susitarti dėl kito tinkamo standarto. Tai nereiškia, kad „Peppol“ yra privalomas kiekvienai B2B sąskaitai faktūrai Estijoje; tai tiesiog reiškia, kad registruotas gavėjas gali reikalauti formato.

Latvijos laiko juosta susideda iš daugiau sluoksnių. VID (Latvijos mokesčių administratorius) paaiškina, kad elektroninės sąskaitos faktūros yra privalomos B2G, G2B ir G2G sandoriams (verslo ir vyriausybės, vyriausybės ir verslo bei vyriausybės ir vyriausybės tarpusavio sandoriams) nuo 2025 m. sausio 1 d., o elektroninių sąskaitų faktūrų duomenų teikimas pačiai VID tapo privalomas nuo 2026 m. sausio 1 d. Duomenys turi pasiekti VID per penkias darbo dienas nuo sąskaitos faktūros išsiuntimo. B2B segmente šių duomenų teikimas išlieka savanoriškas iki 2027 m. pabaigos, tačiau VID vis tiek rekomenduoja prieš pateikiant XML failą patikrinti jį naudojant tą pačią nemokamą Europos Komisijos patvirtinimo paslaugą, kurią naudotumėte „Peppol“ sąskaitai faktūrai. Tai yra dvi atskiros prievolės – turinio atitiktis ir savalaikis pateikimas VID, ir verta jas stebėti dviejuose atskiruose kontroliniuose sąrašuose, o ne manyti, kad jūsų operatorius apima abu, jums nepatikrinus.

DUK

Does a valid PDF mean the Peppol e-invoice is validated and ready to send?

No. Peppol validates the structured e-invoice message data (the XML), not how the PDF looks. Before sending, you need to separately check the XML’s structure, its EN 16931 content, and the Peppol/BIS Billing 3.0 business rules.

What are the 5 steps before sending a Peppol e-invoice?

First, export the invoice XML (UBL or CII). Then run the schema and business-rule check. Fix fatal errors so the invoice is BIS-compliant, check the recipient’s Peppol capability, and keep the validation report and confirmation.

What’s the difference between a schema (XSD) check and a business-rule (Schematron) check?

XSD checks whether the file is correct XML: required elements and structure in place. Schematron checks business rules and the relationships between elements, for example whether the line amounts and totals match up.

What changes with the new BIS Billing 3.0 version from 17 August 2026?

The new BIS Billing 3.0 version 3.0.21 becomes mandatory on 17 August 2026. The update fixes an error in the electronic address scheme (EAS) code list and removes 14 codes that no longer work, which means old validation logic could give you a false result.