Trumpai tariant (TL;DR)
Jei jūsų įmonė Latvijos valstybinei ar vietos valdžios įstaigai siunčia tik kelias sąskaitas faktūras per mėnesį, protingiausia būtų pasinaudoti nemokama parinktimi. Latvijos vyriausybės portalo latvija.gov.lv el. pašto adreso forma e. sąskaita faktūra, sukurta per. Struktūrizuotų e. sąskaitų faktūrų prievolė B2G segmente (verslas vyriausybei) jau galioja nuo 2025 m. sausio 1 d. ir Duomenų siuntimas VID tapo privalomas B2G įmonėms nuo 2026 m. sausio 1 d.. Įsipareigojimas tarp įmonių (B2B) atmestas. Su 2025 m. birželio 5 d. įstatymo pakeitimu 2028 m. sausio 1 d. VID EDS XML įkėlimas ir mokami operatoriai pirmiausia yra kanalai ir papildomos parinktys, o ne nepriklausomas nemokamas sprendimas. El. paštas išlieka neabejotinai paprasčiausiu būdu individualioms sąskaitoms faktūroms.
Ką Latvijoje reiškia elektroninė sąskaita faktūra?
Latvijos apskaitos įstatymas tiksliai apibrėžia elektroninės sąskaitos sąvoką: struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra yra sąskaita faktūra, kuri yra parengta, išsiųsta ir gauta struktūrizuotu elektroniniu formatu, leidžiančiu ją apdoroti automatiškai ir elektroniniu būdu. Tai nėra subjektyvus vertinimas, o techninis reikalavimas, kylantis iš įstatymo.
Praktiškai tai reiškia, kad sąskaita faktūra turi būti kompiuterio skaitomas XML failas (išplečiamoji žymėjimo kalba – struktūrizuota žymėjimo kalba, kurią programinė įranga gali nuskaityti pati), kuris atitinka... Pagal Europos standartą EN 16931 ir „Peppol BIS Billing 3.0“ specifikaciją. PDF formato sąskaita faktūra, kad ir kokia taisyklinga ji atrodytų, neatitinka šio reikalavimo, nes tai yra žmogaus skaitomas dokumentas, o ne struktūrizuotas duomenų failas, skirtas mašinoms. El. paštu išsiųsta PDF formato sąskaita faktūra Latvijos klientui gali tikti tik tuo atveju, jei klientas nepriklauso grupei, kuriai privaloma struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra.
Kokie terminai galioja 2026 m.?
Čia kyla daugiausia painiavos, todėl verta šiuos tris terminus aiškiai atskirti.
B2G segmentas (verslas vyriausybei) yra privalomas nuo 2025 m. sausio 1 d.. Jei jūsų klientas yra biudžetinė arba vietos valdžios įstaiga, jau turite siųsti struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą, o ne PDF formatu. Sutartims, sudarytoms iki 2025 m. pabaigos, įstatymas leidžia atidėti perėjimą, tačiau ne vėliau kaip 2026 m. sausio 1 d. Šioms sąskaitoms faktūroms taip pat turite pereiti prie elektroninio sąskaitų faktūrų išrašymo.
Nuo 2026 m. sausio 1 d. taip pat taps privaloma perduoti VID (Valsts ieņēmumu dienests, Latvijos mokesčių valdyba) elektroninių sąskaitų faktūrų duomenis, skirtus įmonių (B2G) sąskaitoms faktūroms.. Tai yra atskira prievolė nuo sąskaitos faktūros siuntimo, nes sąskaita faktūra galėjo būti išsiųsta teisingai, tačiau duomenys vis tiek turi pasiekti mokesčių administratorių.
Įsipareigojimas dėl verslo ryšių (B2B) domeno viduje, iš pradžių planuotas 2026 m., 2025 m. birželio 5 d. įstatymo pakeitimu atidėta iki 2028 m. sausio 1 d.. 2026–2027 m. laikotarpiu B2B sąskaitų faktūrų duomenų perdavimas VID bus savanoriškas, taps privalomas. Nuo 2028 m. sausio 1 d.. Taigi, jei jūsų klientai yra privačios įmonės, dar neskubate, bet verta prie to priprasti jau dabar.
Kokie yra nemokami variantai?
| Pasirinkimas | Kam tai tinka? | Ką tai daro? | Į ką atkreipti dėmesį |
|---|---|---|---|
| latvija.gov.lv el. pašto adreso forma | Atskiros sąskaitos faktūros, paprasta pardavimo sąskaitos faktūros struktūra | Kuria, išsaugo ir siunčia el. sąskaitas faktūras „Peppol BIS Billing 3.0“ formatu, automatiškai perduoda duomenis į VID | Reikalingas aktyvus el. pašto adresas, kiekvienos sąskaitos faktūros įvedimas rankiniu būdu |
| VID EDS XML įkėlimas | Įmonės, kurių apskaitos programinė įranga gali eksportuoti į XML formatą | Priima tik XML formato el. sąskaitų faktūrų failus, pats sąskaitų faktūrų nekuria | Tinka duomenų perdavimui, ne sąskaitų faktūrų išrašymui |
| Per VID API programinę įrangą | Įmonės, kurių apskaitos programinė įranga turi sąsają VID su el. sąskaitų faktūrų API V2 | Automatinis duomenų mainai tarp apskaitos programinės įrangos ir VID | Daroma prielaida, kad programinės įrangos tiekėjas jau atliko integraciją |
| Nemokami paketai privačioms įmonėms | Įmonės, kurios patvirtino Latvijos XML ir VID palaikymą konkrečiam įrankiui | Skiriasi priklausomai nuo gamintojo | Prieš naudodami patikrinkite, ar įrankis palaiko latvių struktūrą ir VID kanalus – tai neturėtų būti daroma prielaida pagal numatytuosius nustatymus. |
El. adresas yra vienintelė galimybė, kuri yra visiškai nemokama nuo pradžios iki pabaigos. Likę sprendimai daugiausia yra perdavimo kanalai arba reikalauja esamos programinės įrangos.
Kaip išsiųsti savivaldybei 1200 eurų sąskaitą faktūrą?
Tarkime, kad jūsų įmonė teikia konsultavimo paslaugas ir išrašo 1 200 eurų sąskaitą faktūrą vietos savivaldybei.
- Patikrinkite kliento būseną: patikrinti, ar įstaiga atitinka biudžetinės įstaigos apibrėžimą pagal Latvijos apskaitos įstatymą – tai galima patikrinti Latvijos centrinės statistikos tarnybos registre pagal įstaigos registro kodą.
- Sukurkite struktūrizuotą el. sąskaitą faktūrą: prisijunkite prie savo el. pašto paskyros ir sukurkite sąskaitą faktūrą tiesiogiai latvija.gov.lv elektroninės sąskaitos faktūros forma, ne eksportuojant į PDF failą programoje „Word“ arba „Excel“.
- Siųsti el. sąskaitą faktūrą: Paspauskite siuntimo mygtuką – sistema sugeneruos „Peppol BIS Billing 3.0“ XML failą ir išsiųs jį tiesiai įstaigos el. pašto adresu.
- Įsitikinkite, kad VID gauna duomenis: siunčiant el. paštu, Oficiali el. pašto adreso informacinė sistema automatiškai siunčia duomenis VID, Jums nereikia atlikti jokių papildomų veiksmų.
- Laikykitės termino: Jei kas nors techniškai nepavyksta, sąskaitą faktūrą vis tiek reikia pateikti VID. ne vėliau kaip per penkias darbo dienas nuo išsiuntimo datos.
Visas procesas yra nemokamas ir atitinka struktūrizuotų sąskaitų faktūrų išrašymo bei vaizdo įrašų pateikimo reikalavimus, kai jos siunčiamos el. pašto kanalu. Tačiau jūsų įmonės apskaitos ir saugojimo įsipareigojimai (archyvavimas, auditas, ataskaitų teikimas) lieka jūsų atsakomybe, nepriklausomai nuo to, kurį siuntimo kanalą naudojate.
Kada baigiasi nemokamas kelias?
El. pašto adresas tinka, jei siunčiate atskiras sąskaitas faktūras ir jos turi paprastą struktūrą. Susirūpinimą kelia jų kiekis ir pasikartojimai.
Apsvarstykite galimybę pereiti prie apskaitos programinės įrangos sąsajos arba mokamo operatoriaus, jei:
- per mėnesį siunčiate dešimtis ar šimtus sąskaitų faktūrų, o rankinis įvedimas užima daug laiko;
- sąskaitose faktūrose yra daug eilučių arba jums reikia pasikartojančių šablonų nustatymų;
- sąskaitas faktūras rengia keli žmonės, todėl jums reikia valdyti naudotojų teises ir patvirtinimo grandines;
- taip pat turite gauti sąskaitas faktūras per „Peppol“ kanalą, o ne tik jas siųsti;
- norite, kad elektroninės sąskaitos faktūros būtų siunčiamos tiesiai į atsargų ar apskaitos duomenų bazę, be rankinio perkėlimo;
- Jums reikia aiškaus audito tako ir automatinio archyvavimo, kurio neužtikrina atskira forma.
Latvija.gov.lv taip pat turi savo rekomendacinę medžiagą. sako tą patį: portalas tinka organizacijoms, turinčioms paprastus poreikius, o didesnėms organizacijoms, kurioms reikalingas visiškai automatizuotas apdorojimas, reikėtų atkreipti dėmesį į API sprendimai arba mokamų e. sąskaitų faktūrų paslaugų teikėjai.
Kokios dažniausios klaidos?
Dažniausia klaida yra įsitikinimas, kad B2B prievolė įsigaliojo 2026 m., nors iš tikrųjų ji įsigaliojo. atidėta iki 2028 m. sausio 1 d. ir 2026–2027 m. B2B duomenų teikimas VID bus savanoriškas.
Antra klaida: PDF formato sąskaita faktūra laikoma elektronine sąskaita faktūra, nes ji atrodo teisingai. Pagal įstatymą, tik struktūrizuotas, mašininio skaitymo XML formatas. .PDF dar niekada nebuvo toks, nepriklausomai nuo dizaino.
Trečia klaida: daroma prielaida, kad bet koks nemokamas sąskaitų faktūrų generatorius iš interneto automatiškai atitiks Latvijos reikalavimus. Prieš jį naudodami, patikrinkite, ar įrankis palaiko Latvijos XML struktūrą ir ar gali perkelti duomenis į VID. Pagal numatytuosius nustatymus taip nėra.
Ketvirta klaida: Manoma, kad nemokama priemonė pati išsprendžia visas prievoles. Siunčiant el. paštu, duomenys automatiškai perduodami į VID, tačiau tai nepakeičia pačios įmonės apskaitos, saugojimo ir kontrolės įsipareigojimų. Šie įsipareigojimai vis tiek lieka verslininko atsakomybe, nepriklausomai nuo pasirinkto kanalo.
DUK
Kada nemokamo el. pašto adreso pakanka elektroninei sąskaitai išsiųsti Latvijoje?
Jei Latvijos valstybės ar vietos valdžios įstaigai siunčiate tik kelias sąskaitas faktūras per mėnesį ir sąskaitų faktūrų struktūra yra paprasta, pakanka visiškai nemokamo el. pašto adreso per latvija.gov.lv. Jis sukuria, saugo ir siunčia elektronines sąskaitas faktūras „Peppol BIS Billing 3.0“ formatu ir automatiškai perduoda duomenis į VID.
Kada 2026 m. Latvijoje B2G elektroninės sąskaitos taps privalomos?
B2G segmente struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros yra privalomos nuo 2025 m. sausio 1 d. Nuo 2026 m. sausio 1 d. elektroninių sąskaitų faktūrų duomenų perdavimas VID taip pat taps privalomas B2G sąskaitų faktūrų atveju. Sutartims, sudarytoms iki 2025 m. pabaigos, įstatymas leidžia atidėti perėjimą, tačiau šios sąskaitos faktūros taip pat turi būti konvertuotos į elektronines sąskaitas faktūras ne vėliau kaip 2026 m. sausio 1 d.
Ar PDF formato sąskaita faktūra Latvijoje laikoma elektronine sąskaita faktūra?
Ne. Pagal Latvijos apskaitos įstatymą, elektroninė sąskaita faktūra turi būti struktūrizuotas, kompiuterio skaitomas XML failas, atitinkantis Europos standartą EN 16931 ir „Peppol BIS Billing 3.0“ specifikaciją. PDF formato sąskaita faktūra, kad ir kokia taisyklinga ji atrodytų, šio reikalavimo neatitinka.
Kada Latvijoje buvo atidėtas B2B elektroninių sąskaitų faktūrų įpareigojimas?
Įpareigojimas B2B e. sąskaitoms faktūroms, iš pradžių planuotas 2026 m., 2025 m. birželio 5 d. įstatymo pakeitimu buvo atidėtas iki 2028 m. sausio 1 d. 2026–2027 m. laikotarpiu B2B sąskaitų faktūrų duomenų perdavimas VID yra savanoriškas.