E-rēķinu sūtīšana – likumi pret realitāti

Kad 2025. gada jūlijā Igaunijas uzņēmumiem tika dots juridiskais pamats jeb tiesības pieprasīt no pārdevējiem e-rēķinus, pirmajā acu uzmetienā tas šķita loģisks solis digitālas valsts attīstībā. Bezpapīra procesi, digitālie paraksti, automātiska nodokļu aprēķināšana. Viss liecināja, ka e-rēķiniem jau sen vajadzēja būt jaunajai normai. Tomēr realitāte ir nedaudz citāda. Un likuma izmaiņas neko nemainīja. Vai tomēr nemainīja?

E-rēķinu lietotāju skaits pieaug, un katru mēnesi e-rēķinu saņemšanai reģistrējas vairāki simti uzņēmumu. Tomēr tas nenozīmē, ka visi ir pilnībā pārgājuši uz digitālajiem procesiem. Daudzi uzņēmumi joprojām savstarpēji aizvietojami izmanto PDF un e-rēķinus, kas liecina par attīstību, taču paradumi nemainās vienas nakts laikā.

Digitāls saskaņā ar likumu ≠ digitālie paradumi

Likums var nodrošināt tiesības, un tehnoloģijas var radīt iespējas, taču tās nekavējoties nemainīs cilvēku paradumus vai darba veidus, ja nebūs pietiekami daudz ērtu risinājumu.

Pat Igaunijā, kur digitālā izpratne ir augsta, daudzi uzņēmumi joprojām strādā ar diezgan apgrūtinošiem procesiem. PDF rēķini, e-pasti, pielikumi, manuāla ievade. Tas var šķist “pietiekami labi”, un patiesībā tas darbojas, īpaši mazākiem uzņēmumiem. Taču pāreja uz e-rēķiniem nozīmē izmaiņas procesos, darbplūsmās un bieži vien arī domāšanā. Tehniskā gatavība ir nodrošināta, taču uzvedības maiņa prasa laiku.

Kāda ir reālā situācija ar e-rēķiniem?

Lai gan e-rēķini Igaunijā ir pieejami jau gadiem ilgi, pilnīga digitālā revolūcija uzņēmumu savstarpējo rēķinu apstrādē vēl nav notikusi. Saskaņā ar jaunākajiem datiem, uzņēmumu savstarpējā (B2B) e-rēķinu apstrāde veido aptuveni 231 TP4 T no kopējā apmainīto rēķinu apjoma. Tomēr tikai aptuveni 111 TP4 T ekonomiski aktīvo uzņēmumu pieņem e-rēķinus.

Tas liecina, ka e-rēķinu izmantošana pieaug, taču plašāka ieviešana notiek lēni. Lielākā daļa uzņēmumu joprojām darbojas hibrīda modelī – dažus e-rēķinus nosūtot, bet rēķinus saņemot PDF formātā pa e-pastu. E-rēķinus var nosūtīt, tos nesaņemot, un ar to parasti sāk mazāki uzņēmumi.

Tomēr ir svarīgi atzīmēt, ka interese par e-rēķiniem ir nepārprotami pieaugusi. Tieši šeit daudzi uzņēmumi sper savu pirmo soli digitālo rēķinu virzienā. Kad šis solis ir sperts, seko ieviešana un automatizācija, kas sniedz vēl lielākas priekšrocības.

Lielāki uzņēmumi ir pārmaiņu virzītājspēks, bet mazākie ir pielāgojami

Salīdzinot e-rēķinu apjomu ar saņēmēju skaitu, ir skaidrs, ka izmaiņas veicina uzņēmumi ar lielāku rēķinu apjomu, kuriem ir arī vislielākais ieguvums no e-rēķinu pieņemšanas. Tiem efektīvs un automatizēts rēķinu izrakstīšanas process ir nepieciešams, lai uzlabotu efektivitāti.

Šie uzņēmumi ir galvenie e-rēķinu pieprasītāji vai ieviesēji, integrējot risinājumus ar savu grāmatvedības un biznesa programmatūru. Kad liels vai tehnoloģiski attīstīts uzņēmums sāk pieprasīt e-rēķinus no saviem partneriem, piegādātājiem faktiski ir viegli spert pirmo soli un sākt sūtīt e-rēķinus. Tādā veidā pārmaiņas dabiski izplatās uzņēmumu tīklā.

Ērta un bezmaksas e-rēķinu nosūtīšana ir pirmais solis ceļā uz pilnībā digitāliem procesiem

Balstoties uz Bilnex pieredzi, uzņēmumu interese par e-rēķinu sūtīšanu ir nepārprotami pieaugusi, jo arī attīstītāki uzņēmumi ir sākuši tos pieprasīt no pārdevējiem ar likumu.

Kāpēc e-rēķini? Tāpēc, ka tā ir vienkāršākā procesa daļa, un tai nav nepieciešamas būtiskas izmaiņas. Jums nav jāpārprojektē visa sistēma vai jāveido jaunas saskarnes, tikai ērts un saprotams rīks.

Kad e-rēķinu sūtīšana ir bezmaksas, intuitīva un ātra, tā kļūst par dabisku soli, nevis tukšu pienākumu. Igaunija ir pierādījusi, ka digitālu nāciju var veidot no augšas uz leju, bet patiesas pārmaiņas sākas ar digitālo risinājumu lietotājiem.

Ieradumus var mainīt ar noteikumiem un likumiem, taču jaunajam ir jābūt vienkāršākam un labākam par veco. Tiklīdz e-rēķina izveide un nosūtīšana būs ātrāka un ērtāka nekā PDF pievienošana e-pastam, masveida ieviešana sāks notikt pati no sevis. Svarīgi ir arī tas, ka PDF rēķinu sūtīšana uzņēmumiem šķietami nerada papildu izmaksas. Bezmaksas un vienkārši e-rēķinu risinājumi palīdz demonstrēt laika un finansiālus ieguvumus salīdzinājumā ar iepriekšējiem risinājumiem, neradot papildu ieguldījumus uzņēmumam.

Kas tālāk? Piespiedu mehānismi vai ērtības, galvenokārt?

Igaunijas e-rēķinu ekosistēma, lai arī lēni, nepārtraukti aug. Katrs jauns uzņēmums, kas sāk sūtīt vai saņemt e-rēķinus, dod impulsu digitālās grāmatvedības attīstībai un reāllaika ekonomikas normalizācijai. Nākamais lielais lēciens nenāks no jauniem likumiem, bet gan no rīkiem, kas padara e-rēķinu izrakstīšanu vienkāršāku nekā vecais PDF process.

Bilnex mērķis ir padarīt e-rēķinu izrakstīšanu tik vienkāršu un loģisku, lai tā šķistu kā dabiska ikdienas biznesa sastāvdaļa. Mēs vēlamies padarīt e-rēķinu nosūtīšanu pēc iespējas vienkāršāku maziem un jaunuzņēmumiem. Mūsu mērķis ir padarīt e-rēķinu nosūtīšanu tikpat ērtu kā PDF failu nosūtīšanu – bez sarežģītiem iestatījumiem, saskarnēm vai papildu izmaksām. Tāpēc Bilnex ļauj jums izveidot un nosūtīt e-rēķinus un PDF failus dažu minūšu laikā no vienas vienkāršas vides un pilnīgi bez maksas. Veidojot katru rēķinu, sistēma automātiski pārbauda, vai pircējs sagaida e-rēķinu vai parastu PDF failu.

Turklāt lietotāji var sniegt atsauksmes, lai kopīgi izstrādātu vislabāko iespējamo risinājumu, kas atbilst viņu vajadzībām. Jo labākā digitālā transformācija nenotiek spiediena rezultātā — tā notiek, kad rīki tiek izstrādāti, balstoties uz cilvēku vajadzībām.