Īsāk sakot (TL;DR)
Ja jūsu uzņēmums mēnesī nosūta tikai dažus rēķinus kādai Latvijas valsts vai pašvaldības iestādei, vienkāršākais bezmaksas veids ir e-rēķins, kas izveidots, izmantojot latvia.gov.lv e-pasta adreses veidlapa — Latvijas oficiālā elektroniskās adreses sistēma tiešsaistes saziņai ar valsts iestādēm. Strukturēti e-rēķini ir obligāti B2G segmentā (uzņēmumu darījumi ar valdību) kopš 2025. gada 1. janvāra, un Rēķinu datu nosūtīšana VID kļuva obligāta B2G rēķiniem no 2026. gada 1. janvāra. Uzņēmumu savstarpējās saistības starp uzņēmumiem tika atliktas, grozījums, kas pieņemts 2025. gada 5. jūnijā līdz 2028. gada 1. janvārim. VID EDS XML augšupielādes un maksas operatori galvenokārt ir kanāli un papildinājumi, nevis atsevišķi bezmaksas risinājumi. Neregulāriem rēķiniem e-pasta adrese joprojām ir vienkāršākais veids.
Kas īsti tiek uzskatīts par e-rēķinu Latvijā?
Latvijas grāmatvedības likums šajā jautājumā ir specifisks: a strukturēts elektronisks rēķins ir tāds, kas tiek izveidots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, ko datorsistēma var apstrādāt automātiski, cilvēkam neko nepārrakstot. Tas nav viedokļa vai prezentācijas jautājums. Tā ir tehniska prasība, kas ierakstīta likumā.
Praksē tas nozīmē, ka rēķinam ir jāpastāv kā mašīnlasāmam XML failam (paplašināmā iezīmēšanas valoda — strukturēts iezīmēšanas formāts, ko programmatūra var nolasīt pati), kas izveidots, lai Eiropas standarts EN 16931 un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācija. PDF rēķins, lai cik glīti tas būtu formatēts, neatbilst šim kritērijam. PDF fails ir izveidots, lai to varētu lasīt cilvēks; likums paredz, ka fails ir paredzēts, lai to varētu nolasīt mašīna. PDF faila nosūtīšana pa e-pastu Latvijas klientam joprojām varētu būt pieļaujama, bet tikai tad, ja šis klients neietilpst grupā, kurai strukturēts e-rēķins ir juridiski nepieciešams.
Kādi termiņi faktiski ir spēkā 2026. gadā?
Šeit rodas visvairāk neskaidrību, tāpēc ir vērts skaidri atdalīt šos trīs datumus.
The B2G segments (uzņēmumu un valsts iestāžu sakari) ir obligāts kopš 2025. gada 1. janvāra.. Ja jūsu klients ir budžeta vai pašvaldības finansēta iestāde, jums jau tagad ir jānosūta strukturēts e-rēķins, nevis PDF fails. Līgumiem, kas parakstīti pirms 2025. gada beigām, likums paredzēja labvēlības periodu. Taču līdz 2026. gada 1. janvārim vēlākais, pat šiem vecākiem līgumiem ir jāpāriet uz e-rēķiniem.
Atsevišķi, No 2026. gada 1. janvāra e-rēķinu datu nosūtīšana VID (Valsts nodokļu dienestam) kļuva obligāta arī B2G rēķiniem.. Šis pienākums atšķiras no vienkāršas rēķina nosūtīšanas: rēķinu var nosūtīt pareizi, bet dati joprojām ir jānonāk nodokļu iestādē atsevišķi.
Iekšzemes B2B (uzņēmumu savstarpējās tirdzniecības) saistības, kas sākotnēji bija paredzētas stāšanās spēkā 2026. gadā, ar 2025. gada 5. jūnijā pieņemto grozījumu tika pārcelts uz 2028. gada 1. janvāri. Laikā no 2026. līdz 2027. gadam B2B rēķinu datu nosūtīšana VID ir brīvprātīga; tā kļūst obligāta tikai tad, ja no 2028. gada 1. janvāra. Tātad, ja jūsu klienti ir privāti uzņēmumi, steidzamības vēl nav. Taču ir vērts pierast pie procesa, pirms tas kļūst obligāts.
Kādas ir bezmaksas iespējas, un kura no tām faktiski darbojas no sākuma līdz beigām?
| Opcija | Vislabāk piemērots | Ko tas dara | Kam pievērst uzmanību |
|---|---|---|---|
| latvia.gov.lv e-pasta adreses veidlapa | Neregulāri rēķini ar vienkāršu pārdošanas rēķina struktūru | Izveido, saglabā un nosūta e-rēķinu Peppol BIS Billing 3.0 formātā un automātiski pārsūta datus uz VID | Nepieciešams aktīvs e-pasta konts; katrs rēķins ir jāievada manuāli |
| VID EDS XML augšupielāde | Uzņēmumi, kuru grāmatvedības programmatūra jau var eksportēt XML | Pieņem tikai gatavu e-rēķina failu XML formātā, tas neveido rēķinu jūsu vietā | Piemērots datu iesniegšanai, nevis paša rēķina izveidei |
| VID API, izmantojot grāmatvedības programmatūru | Uzņēmumi, kuru grāmatvedības programma jau ir pieslēgta VID e-rēķinu API V2 | Automātiska datu apmaiņa tieši starp jūsu grāmatvedības programmu un VID | Darbojas tikai tad, ja jūsu programmatūras nodrošinātājs jau ir izveidojis integrāciju |
| Bezmaksas plāni no privātiem rīkiem | Uzņēmumi, kas ir pārbaudījuši konkrēta rīka atbalstu Latvijas XML un VID valodā | Atšķiras atkarībā no pakalpojumu sniedzēja | Pirms paļaujaties uz rīku, pārliecinieties, vai tas patiešām atbalsta Latvijas XML struktūru un VID kanālus; nekad nepieņemiet, ka tas to dara pēc noklusējuma. |
No šiem četriem e-adrese ir vienīgais, kas ir patiesi pilnīgs, bezmaksas un no sākuma līdz beigām pieejams risinājums. Pārējie galvenokārt ir pārraides kanāli vai pieņem, ka jums jau ir instalēta saderīga programmatūra.
Kā īsti nosūtīt pašvaldībai 1200 eiro rēķinu?
Pieņemsim, ka jūsu uzņēmums sniedz konsultāciju pakalpojumus un tam ir jāizraksta vietējai pašvaldībai rēķins 1200 eiro apmērā. Praktiskā secība ir šāda:
- Pārbaudiet klienta statusu: apstipriniet, ka iestāde atbilst budžeta finansētas iestādes definīcijai saskaņā ar Latvijas grāmatvedības likumu: to varat pārbaudīt, izmantojot iestādes reģistrācijas kodu Latvijas Centrālās statistikas pārvaldes reģistrs.
- Izveidojiet strukturētu e-rēķinu: piesakieties savā e-pasta adreses kontā un izveidojiet rēķinu tieši tajā e-rēķina veidlapa vietnē latvija.gov.lv, nevis programmā Word vai Excel, eksportējot uz PDF.
- Nosūtīt e-rēķinu: Nosūtīšanas klikšķis: sistēma ģenerē Peppol BIS Billing 3.0 XML failu un piegādā to tieši uz iestādes oficiālo e-pasta adresi.
- Apstipriniet, ka VID saņem datus: nosūtot pa e-pastu, oficiālā e-adreses informācijas sistēma automātiski pārsūta datus VID, tāpēc jums nav jāveic nekādas papildu darbības.
- Sekojiet līdzi rezerves termiņam: Ja kaut kas tehniski noiet greizi, rēķinam tik un tā jānonāk VID. piecu darba dienu laikā no nosūtīšanas datuma.
Viss process ir bez maksas, un nosūtīšana, izmantojot e-adresi, vienā solī izpilda gan strukturētā rēķina, gan VID iesniegšanas prasības. Tas neietver jūsu pašu grāmatvedības un uzskaites pienākumus: arhivēšanu, iekšējās pārbaudes, pārskatu sniegšanu. Tie paliek jūsu atbildībā neatkarīgi no tā, kuru kanālu izmantojat sūtīšanai.
Kad bezmaksas maršruts vairs nav pietiekams?
E-pasta adrese darbojas labi, ja vien jūs laiku pa laikam sūtāt rēķinus ar vienkāršu struktūru. Problēmas sākas ar apjomu un atkārtošanos.
Ir vērts vienreiz pāriet uz grāmatvedības programmatūras integrāciju vai maksas operatoru:
- jūs nosūtāt desmitiem vai simtiem rēķinu mēnesī, un manuālā ievade sāk darboties reāllaikā;
- jūsu rēķinos ir daudz rindu vienību vai jums ir nepieciešamas atkārtoti lietojamas veidnes;
- rēķinus sagatavo vairāki cilvēki, un jums ir nepieciešamas lietotāju atļaujas un apstiprināšanas darbplūsmas;
- jums arī jāsaņem rēķini, izmantojot Peppol kanālu, nevis tikai jānosūta;
- vēlaties, lai e-rēķini nonāktu tieši jūsu inventāra vai grāmatvedības datubāzē bez manuālas atkārtotas ievades;
- Jums ir nepieciešama skaidra audita taka un automātiska arhivēšana, ko atsevišķa tīmekļa veidlapa vienkārši nepiedāvā.
Latvija.gov.lv pašu vadlīnijas saka to pašu: portāls ir piemērots organizācijām ar vienkāršām vajadzībām, savukārt lielākām organizācijām, kurām nepieciešama pilnībā automatizēta apstrāde, vajadzētu apsvērt API risinājumi vai maksas e-rēķinu pakalpojumu sniedzēji.
Kādas ir visbiežāk pieļautās kļūdas, ko uzņēmumi šeit pieļauj?
Visbiežāk tiek pieņemts, ka B2B saistības stājās spēkā 2026. gadā. Tas nenotika. Tas bija pārcelts uz 2028. gada 1. janvāri, un B2B datu iesniegšana VID 2026.–2027. gadā ir brīvprātīga.
Otra kļūda: pareizi formatēta PDF faila apstrāde kā e-rēķina, jo tas izskatās pareizi. Saskaņā ar likumu tikai strukturēts, mašīnlasāms XML formāts skaitās. PDF fails nekad nav sasniedzis šo robežu, neatkarīgi no tā, kā tas ir noformēts.
Trešais: pieņemot, ka jebkurš tiešsaistē atrodams bezmaksas rēķinu ģenerators automātiski atbilst Latvijas prasībām. Pirms tā izmantošanas pārbaudiet, vai tas atbalsta Latvijas XML struktūru un var pārsūtīt datus uz VID. Pēc noklusējuma lielākā daļa to nedara.
Ceturtais: ticība, ka bezmaksas rīks pats par sevi risina visas saistības. Sūtīšana, izmantojot e-adresi, automātiski pārsūta datus VID, taču tas neaizstāj jūsu pašu grāmatvedības, glabāšanas un audita pienākumus. Tie paliek uzņēmumam neatkarīgi no izvēlētā kanāla.
Bieži uzdotie jautājumi
Kad bezmaksas e-pasta adrese ir pietiekama, lai nosūtītu e-rēķinu Latvijā?
Ja mēnesī nosūtāt tikai dažus rēķinus kādai Latvijas valsts vai pašvaldības iestādei un rēķinu struktūra ir vienkārša, pietiek ar pilnīgi bezmaksas e-pasta adresi, izmantojot vietni latvija.gov.lv. Tā izveido, uzglabā un nosūta e-rēķinus Peppol BIS Billing 3.0 formātā un automātiski pārsūta datus uz VID.
Kad 2026. gadā B2G e-rēķins kļūs obligāts Latvijā?
B2G segmentā strukturēti e-rēķini ir obligāti no 2025. gada 1. janvāra. No 2026. gada 1. janvāra obligāta kļūs arī e-rēķinu datu nosūtīšana VID par B2G rēķiniem. Līgumiem, kas noslēgti pirms 2025. gada beigām, likums ļauj atlikt pāreju, taču arī šie rēķini ir jāpārveido uz e-rēķiniem ne vēlāk kā līdz 2026. gada 1. janvārim.
Vai PDF rēķins Latvijā tiek uzskatīts par e-rēķinu?
Nē. Saskaņā ar Latvijas Grāmatvedības likumu e-rēķinam ir jābūt strukturētam mašīnlasāmam XML failam, kas atbilst Eiropas standartam EN 16931 un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai. PDF rēķins, lai cik korekts tas izskatītos, neatbilst šai prasībai.
Kad B2B e-rēķinu pienākums tika atlikts Latvijā?
Sākotnēji 2026. gadā plānotais B2B e-rēķinu pienākums ar 2025. gada 5. jūnija likumdošanas grozījumu tika atlikts uz 2028. gada 1. janvāri. Laikposmā no 2026. līdz 2027. gadam B2B rēķinu datu nosūtīšana VID ir brīvprātīga.