Ātras atbildes uz jautājumiem
Šeit atradīsiet visu nepieciešamo informāciju un atbildes uz visbiežāk uzdotajiem jautājumiem par Bilnex.
Konta pārvaldība un iestatījumi
Sākt darbu ar Bilnex ir vienkārši. Šeit atradīsiet atbildes uz bieži uzdotiem jautājumiem par konta izveidi un iestatīšanu, lai varētu ātri sākt darbu un nosūtīt savus pirmos rēķinus.
Tas ir ātri un vienkārši, jo viss process aizņem tikai dažas minūtes.
- Atvērt Bilnex tīmekļa lietojumprogramma, ievadiet savu e-pasta adresi vai reģistrējieties ar Google kontu. Iesakām izmantot e-pastu, kas saistīts ar jūsu uzņēmumu.
- Pēc tam mēs nosūtīsim jums apstiprinājuma kodu, kuru varat izmantot, lai verificētu savu e-pasta adresi.
- Kad adrese ir apstiprināta, pievienojiet uzņēmuma datus un izvēlieties paroli.
- Pievienojiet sava bankas konta datus, un jūs esat gatavs nosūtīt savu pirmo rēķinu!
Lai gan rēķinu klientam var nosūtīt pirms bankas konta informācijas pievienošanas, mēs stingri iesakām šo darbību veikt pēc iespējas ātrāk. Sākotnējos bankas konta iestatījumus varat veikt Uz darbvirsmas vai Informācija un iestatījumi -> Bankas konts zemāk. Kad jūsu bankas dati būs pievienoti, tie automātiski parādīsies katrā jūsu iesniegtajā rēķinā. Tādā veidā pircējs nekavējoties zinās, kur veikt maksājumu.
Savam uzņēmuma profilam varat piesaistīt līdz 6 bankas kontiem.
Pirms e-rēķinu lietošanas tie jāaktivizē valdes loceklim, kurš ir ierakstīts uzņēmuma B kartē komercreģistrā. To var izdarīt Uz darbvirsmas vai uzsākot sava pirmā e-rēķina izveidi.
Aktivizēšana tiek veikta droši, izmantojot Smart-ID, mobilo ID vai ID karti.
Ja konta izveidotājs nav valdes loceklis, valdes loceklim var nosūtīt īpašu saiti e-rēķinu aktivizēšanai, ar kuras palīdzību viņš var sniegt apstiprinājumu.
E-rēķinu nosūtīšana iepriekš jāaktivizē valdes loceklim, lai novērstu rēķinu krāpšanu. Bilnex automātiski pārbauda aktivizācijas apstiprinājumu, salīdzinot to ar uzņēmuma B karti komercreģistrā. Tādā veidā mēs varam nodrošināt, ka neviena ļaunprātīga persona nevar sākt iesniegt e-rēķinus jūsu uzņēmuma vārdā.
Papildus galvenajam lietotājam (administratoram) vienam uzņēmumam var pievienot vēl 2 lietotājus.
Lietotāju pievienošana darbojas šādi — administrators izvēlas no izvēlnes Informācija un iestatījumi → Lietotāji → Uzaicināt lietotāju, ievada e-pasta adresi un nosūta ielūgumu.
Jaunais lietotājs saņems uzaicinājuma saiti pa e-pastu un varēs pievienoties tieši, izmantojot to.
Jūsu Bilnex konta dzēšana ir padarīta pēc iespējas vienkāršāka, un jums nav jāpaziņo mums atsevišķi, ja jums ir piekļuve kontam.
Konta dzēšana:
- Piesakieties un izvēlnē atveriet sadaļu "Informācija un iestatījumi" → "Abonēšana".
- Ritiniet uz leju līdz lapas apakšai un noklikšķiniet uz pogas "Dzēst uzņēmuma kontu".
Ja jums nav piekļuves savam kontam, lūdzu, rakstiet mums uz support@bilnex.io. E-pastā norādiet sava uzņēmuma nosaukumu, reģistrācijas kodu un pieprasījumu dzēst savu kontu. Mēs apstrādāsim jūsu pieprasījumu, cik drīz vien iespējams.
Ja nevarat piekļūt savam kontam vai saņemat ziņojumu, ka jūsu konts ir slēgts, veiciet tālāk norādītās darbības, lai atgūtu piekļuvi savam kontam.
- Pieteikšanās logā noklikšķiniet uz saites "Problēma ar pierakstīšanos".
- Ievadiet savu e-pasta adresi, un jums tiks ģenerēts jauns lietotāja profils.
- Lai pieteiktos, izmantojiet savu e-pasta adresi un tikko izveidoto paroli.
Ja tas neizdodas, lūdzu, sazinieties ar mums pa e-pastu support@bilnex.io un norādiet uzņēmuma nosaukumu un reģistrācijas kodu kopā ar kļūdas ziņojumu.
Rēķinu izrakstīšana un iestatījumi
Bilnex padara e-rēķinu un PDF rēķinu nosūtīšanu ātru un vienkāršu. Uzziniet, kā izveidot un nosūtīt rēķinus, izvēlēties pareizo formātu un pielāgot rēķinu iestatījumus.
Varat sākt veidot e-rēķinu. Darbvirsma vai Pārdošanas rēķini no izvēlnes.
Pirms sākat darbu, pārliecinieties, ka:
– ir ievadīti uzņēmuma bankas konta dati
– valdes loceklis ir aktivizējis e-rēķinu sūtīšanu
E-rēķinu var izveidot tikai tad, ja rēķina saņēmējs pieņem e-rēķinus. Ievadot klienta vārdu, Bilnex automātiski pārbauda komercreģistrā, vai uzņēmums pieņem e-rēķinus. Ja nē, rēķinu var konvertēt PDF formātā ar vienu klikšķi.
Kad saņēmējs saņem e-rēķinus, sistēma automātiski aizpilda klienta datus.
Obligāti aizpildāmie lauki e-rēķinam:
– Rēķina numurs
– Datums
– Maksājuma termiņš
– Pakalpojuma/produkta informācija
Pievienojiet pakalpojuma/produkta līnijai daudzumu, mērvienību, cenu bez PVN un PVN procentuālo daļu – Bilnex pats aprēķinās visas summas: summu bez PVN, PVN summu un kopsummu.
Pirms nosūtīšanas e-rēķinu var priekšskatīt PDF skatā.
Nosūtot rēķinu, jums ir trīs iespējas:
– Saglabāt kā melnrakstu (netiks nosūtīts)
– Nosūtīt un lejupielādēt PDF attēlu
– Sūtīt tikai kā e-rēķinu (bez lejupielādes)
Varat sākt veidot PDF rēķinu Darbvirsma vai Pārdošanas rēķini no izvēlnes, atlasot Izveidot jaunu rēķinu.
Lai gan bankas konta datu ievadīšana nav obligāta, iesakām tos pievienot pirms rēķina veidošanas sākšanas — tādā veidā rēķinā vienmēr automātiski tiks norādīts, kur paredzēts maksājums.
PDF rēķinus var izveidot visiem uzņēmumiem.
– Ja uzņēmums ir ierakstīts Igaunijas Komercreģistrā, Bilnex automātiski daļēji vai pilnībā aizpildīs klienta datus.
– Ja klients ir ārvalstu uzņēmums, datus var ievadīt manuāli. Šādā gadījumā iesakām mainīt arī rēķina valodu uz angļu valodu.
– Veidojot atkārtotu rēķinu, Bilnex vide atceras pircēja datus un automātiski aizpilda informāciju nākamajā reizē.
Obligāti aizpildāmie lauki rēķinam:
– Rēķina numurs
– Datums
– Maksājuma termiņš
– Pakalpojuma/produkta informācija
Pievienojiet pakalpojuma/produkta līnijai daudzumu, mērvienību, cenu bez PVN un PVN procentuālo daļu – Bilnex pats aprēķinās visas summas: summu bez PVN, PVN summu un kopsummu.
Pirms rēķina nosūtīšanas varat to priekšskatīt.
Nosūtot rēķinu, jums ir trīs iespējas:
– Saglabāt kā melnrakstu (netiks nosūtīts)
– Saglabāt un lejupielādēt PDF skatu
– Nosūtīt rēķinu pa e-pastu
Sūtot pa e-pastu, jūs redzēsiet automātiski ģenerētu motivācijas vēstuli, kuru varat rediģēt, ja vēlaties. Varat arī izvēlēties, vai vēlaties, lai kopija tiktu nosūtīta uz jūsu e-pasta adresi.
Izvēlnē varat mainīt rēķina noklusējuma iestatījumus. Informācija un iestatījumi → Rēķina iestatījumiTur jūs varat izvēlēties, kura valoda, valūta un maksājuma termiņš tiks lietots, veidojot jaunus rēķinus.
Ja vēlaties, varat mainīt šos iestatījumus arī katram rēķinam atsevišķi rēķina izveides skatā.
Pārdevēja uzņēmuma dati tiek automātiski pievienoti rēķinam — tie nav jāievada manuāli katru reizi.
Izvēlnē var rediģēt kontaktpersonas un citu informāciju. Informācija un iestatījumi → Uzņēmums. Tur jūs varat pievienot vai mainīt, piemēram:
– vispārīga norēķinu e-pasta adrese, kas rēķinos tiek rādīta lietotāja personīgās e-pasta adreses vietā
– kontaktpersonas tālruņa numurs
– tīmekļa vietnes adrese
Ja pamanāt, ka rēķinam ir izvēlēts nepareizs uzņēmums, to ir viegli labot:
- Nepareizā vārda dzēšana: noklikšķiniet uz vārda lauka un manuāli izdzēsiet tur esošos datus.
- Atlasīt jaunu un pareizu: Sāciet rakstīt pareizo nosaukumu un atvērtajā nolaižamajā izvēlnē atlasiet pareizo uzņēmumu.
Tādā veidā sistēma saista rēķinu ar pareizo saņēmēju un saglabā jaunos datus.
Kad rēķins jau ir nosūtīts, to vēlāk nevar mainīt. Nosūtīt jaunu rēķinu — izveidojiet un nosūtiet jaunu pārdošanas rēķinu ar pareiziem datiem.
Vēl ne, bet tas jau ir mūsu attīstības plānā un drīz tiks pievienots.
Bet kā jūs tagad pārvaldāt un saglabājat savus rēķinus?
- Lejupielādēt kā PDF failu: Pēc rēķina izveides to jebkurā laikā varat lejupielādēt kā PDF failu savā datorā vai ierīcē.
- Automātiska vēsture: Visi nosūtītie rēķini tiek droši glabāti Bilnex sistēmā. Jūs tos vienmēr varat atrast nosūtīto rēķinu sarakstā.
Šī opcija pašlaik nav pieejama Bilnex, taču starpsummu un kopsavilkumu pievienošana ir mūsu attīstības plānā. Mēs pastāvīgi strādājam pie funkciju uzlabošanas, lai lielāku rēķinu izveide būtu vēl ērtāka.
Ja ievērojat, ka PVN nav norādīts atsevišķi katrai produktu līnijai, tas ir pilnīgi pareizi.
Bilnex rēķina beigās PVN tiek attēlots kā kopsumma. Tas atbilst spēkā esošajiem grāmatvedības standartiem un e-rēķinu prasībām, kur PVN uzskaite tiek apkopota rēķina kopsavilkumā.
Atgādinājumu nav iespējams nosūtīt tieši e-rēķina formātā, jo Igaunijas e-rēķinu standarts (mašīnlasāms XML fails) neatbalsta šo funkciju. E-rēķini ir paredzēti sākotnējās rēķina informācijas nosūtīšanai, nevis atgādinājumu apmaiņai.
Kā informēt klientu?
Jūs vienmēr varat nosūtīt maksājuma atgādinājumu uz klienta e-pasta adresi kopā ar PDF rēķinu. Šis ir izplatīts veids, kā nosūtīt atgādinājumu par nokavētu maksājumu vai neapmaksātu rēķinu, kas nonāks tieši saņēmēja iesūtnē.
Pirkuma rēķinu un e-rēķinu saņemšana
Šeit atradīsiet atbildes uz jautājumiem, kas saistīti ar pirkuma rēķinu un e-rēķinu čeku iestatīšanu.
Ja jūsu e-rēķinu operators jau ir Finbite, pāreja uz Bilnex ir īpaši vienkārša, un nav jāveic nekādas izmaiņas komercreģistrā.
- Izveidojiet Bilnex kontu.
- Aktivizēt e-rēķinu saņemšanu Bilnex vidē.
Pakalpojums tiek aktivizēts dažu sekunžu vai minūšu laikā. Finbite piešķirs Bilnex kā iekšējo operatoru, un e-rēķini sāks pārvietoties uz Bilnex vidi. Būtībā e-rēķinu kvīšu maršrutēšana no Finbite vides uz Bilnex tiks pārrakstīta.
Ja vēlaties turpināt izmantot dažus no Finbite pakalpojumiem, Jums nav jāpārtrauc Finbite līgums un jāslēdz pakotne. Ja pakotne jau ir slēgta, bet vēlaties atjaunot rēķinu kustību starp Finbite un Merit vidēm, Jūs jebkurā laikā varat pārtraukt e-rēķinu saņemšanu Bilnex vidē, veicot atbilstošus iestatījumus. Nenoņemiet operatoru no komercreģistra, un jauni e-rēķini tiks saņemti Finbite vidē. Ja nepieciešams, Bilnex saņemšanu var jebkurā laikā atkārtoti aktivizēt.
Bilnex lietotāji saņem e-rēķinus, izmantojot operatoru Finbite. Ja uzņēmumam nav e-rēķinu operatora vai tas izmanto citu operatoru, vispirms ir jāpārtrauc vecais pieslēgums un pēc tam jāizveido jauns.
- Izveidojiet Bilnex kontu.
- Aktivizēt e-rēķinu saņemšanu.
- Sistēma automātiski novirzīs jūs uz e-Uzņēmumu reģistru, kur jums jāapstiprina Finbite kā operators.
Pakalpojums parasti tiek aktivizēts nākamajā rītā. Pēc tam Bilnex sāks saņemt e-rēķinus.
Bilnex izmanto Finbite kā sertificētu e-rēķinu operatoru e-rēķinu nosūtīšanai un saņemšanai. Tas nozīmē, ka Bilnex pats neuztur atsevišķu e-rēķinu tīklu, un klienti var izmantot jau funkcionējošu un uzticamu infrastruktūru. Lietotājam viss notiek Bilnex vidē — Finbite darbojas fonā, lai nodrošinātu, ka rēķini pārvietojas pareizi un droši.
Bilnex sistēmā pirkuma rēķiniem ir trīs galvenie statusi, kas palīdz sekot līdzi ienākošajiem rēķiniem:
JaunsRēķins tikko ir ieradies Bilnex un gaida pārskatīšanu.
ApstiprinātsJūs esat pārskatījis rēķinu un to pieņēmis.
EksportētsRēķins ir veiksmīgi nosūtīts uz jūsu grāmatvedības sistēmu.
Tā kā Bilnex ir rēķinu apmaiņas vide, nevis banku programma, mūsu sistēma neseko līdzi, vai rēķins ir apmaksāts bankā vai nē. Lai veiktu maksājumu, nokopējiet maksājuma informāciju (konta numuru, atsauces numuru, summu) no rēķina un veiciet maksājumu bankā.
Pašlaik Bilnex var pieņemt un pārvaldīt automātiski saņemtos e-rēķinus. Mums vēl nav iespējas manuāli augšupielādēt rēķinus un pievienot PDF failus.
Mēs aktīvi strādājam pie jauna risinājuma PDF rēķinu digitalizācijai (AI), ko plānots pievienot Bilnex šī gada otrajā pusē. Tas nozīmē, ka nākotnē programmatūra automātiski nolasīs datus no PDF rēķina, un jums tie nebūs jāievada manuāli.
Saskarnes un integrācijas
Šeit atradīsiet atbildes uz jautājumiem, kas saistīti ar Bilnex saskarnēm un ERP integrācijām.
Merit klientam Bilnex–Merit integrācijas iestatīšana sastāv no trim soļiem:
- Izveidojiet kontu vietnē Bilnex.
- Aktivizējiet e-rēķinu saņemšanu pakalpojumā Bilnex.
- Sazinieties ar Bilnex Merit.
-atvērt Informācija un iestatījumi → ERP savienojums
-izvēlieties savienojumu “Merit”
-ievadiet no Merit vides saņemto API ID un API atslēgu un saglabājiet.
Uzmanību! API darbojas ar Merit Pro vai Premium pakotnēm. Merit Standard pakotnes neatbalsta ārējos savienojumus.
Kad Merit savienojums būs aktivizēts, jūs redzēsiet savus pārdošanas rēķinus tieši savā Merit kontā. Jūs varat nosūtīt rēķinus no Bilnex, un mēs tos automātiski pārsūtīsim uz Merit.
Varat arī eksportēt no Bilnex uz Merit saņemtos pirkuma rēķinus kā e-rēķinus.
Ja API savienojums sniedz kļūdas ziņojumu, pārbaudiet, vai API ID un atslēga ir pilnībā nokopēti, vai ģenerējiet jaunu atslēgu.
Ja dati abās sistēmās ir pareizi, bet problēma joprojām pastāv, lūdzu, rakstiet mums uz support@bilnex.io.
Vispārīgi
Šeit jūs atradīsiet atbildes uz vispārīgākiem jautājumiem, kas bieži radušies.
Jā! Bilnex lietošana ir pilnīgi bez maksas līdz 2026. gada beigām. Sūtiet tik daudz PDF un e-rēķinu, cik vēlaties, un mēs no jums neiekasēsim ne centa.
Mēs jūs informēsim par tālāk norādītajām iespējām un cenām krietni pirms bezmaksas perioda beigām. Lietotājiem nebūs pārsteigums nekāda maksa. Mēs apsolām arī turpmāk piedāvāt vienkāršu un pieejamu norēķinu risinājumu.
E-rēķinu nosūtīšana nav obligāta. Tomēr pircējs (vai rēķina saņēmējs), kas komercreģistrā ir reģistrēts kā e-rēķinu saņēmējs, var pieprasīt e-rēķinu. Šādā gadījumā pārdevējam ir iespēja iesniegt e-rēķinu, ja vien nav vienošanās par citu formātu.
Bilnex mēs uzskatām, ka rēķinu izrakstīšanai jābūt pēc iespējas ērtākai visām pusēm neatkarīgi no formāta.
Rakstiet mums uz adresi support@bilnex.io — mēs atbildēsim, cik drīz vien iespējams.
Bilnex ir ātra un bezmaksas tiešsaistes platforma rēķinu izveidei, nosūtīšanai un saņemšanai. Tā ir paredzēta uzņēmējiem un grāmatvežiem, kuri vēlas ātrāku un ērtāku risinājumu nekā Excel vai PDF ģeneratori.
Bilnex galvenās priekšrocības:
- Visi rēķinu formāti: Sūtiet un saņemiet e-rēķinus, PDF rēķinus un drīzumā arī starptautiskos Peppol rēķinus.
- ERP saskarne: Vienmērīga datu apmaiņa ar grāmatvedības programmatūru (piemēram, Merit Aktiva).
- Ātrums: Konta izveide un rēķina ģenerēšana aizņem tikai 1–2 minūtes.
- Bezmaksas rēķini: PDF un e-rēķinu sūtīšana un saņemšana pakalpojumā Bilnex ir bezmaksas.
Izveidojiet pārdošanas rēķinu atbilstošā formātā un nosūtiet to dažu minūšu laikā.
