„Peppol“ ar apskaitos programa: ko iš tikrųjų reikia?

Trumpas atsakymas: programa yra darbastalis, „Peppol“ – kanalas

„Peppol“ (Visos Europos viešieji pirkimai internetu) neatstoja apskaitos programinės įrangos – jie sprendžia skirtingas problemas. Apskaitos programa yra jūsų darbastalis: joje parengiate pardavimo sąskaitą faktūrą, patvirtinate pirkimo sąskaitą faktūrą, vedate apskaitą ir saugote dokumentus. „Peppol“ yra tinklas su bendrais dokumentų aprašais, o ne programa. „OpenPeppol“ sako tiesiai: tinklą sudaro sertifikuoti paslaugų teikėjai, o galutinis naudotojas dokumentus siunčia ir gauna per savo paslaugų teikėją. Sąskaitos faktūros turinys taigi atsiranda programoje, o iki gavėjo nukeliauja kanalu. Daugumai smulkių įmonių reikia abiejų dalykų, bet „Peppol“ ryšio – tik tada, kai tokio kelio reikalauja pirkėjas. Pavyzdžiui, Estijoje nuo 2025 m. liepos 1 d. verslo registre e. sąskaitų faktūrų gavėju registruotas apskaitos subjektas gali reikalauti el. sąskaitos faktūros iš pardavėjo.

Trys lygiai, kuriuos nuolat suplaka į vieną

Prieš sprendimą atskirkite tris dalykus: formatą, kanalą ir programinę įrangą.

Formatas: kas įrašyta faile

Formatas – tai, kokia forma įrašyti duomenys. PDF sąskaita faktūra yra žmogui skaitomas dokumentas, o ne kompiuterio nuskaitomas duomenų failas – pagal el. sąskaitų faktūrų direktyvos išaiškinimą vien paveikslėlio failas elektronine sąskaita faktūra nelaikomas. Struktūruota el. sąskaita faktūra yra kompiuterio nuskaitomas failas, kuriame kiekvienas rekvizitas turi savo vietą. Europos standartas EN 16931 nustato jos duomenų modelį ir leidžiamas sintakses, o „Peppol BIS“ yra tinkle naudojamas detalesnis aprašas, kuris pagrįstas UBL formatu (ISO/IEC 19845) ir kurio atitiktį prieš išsiuntimą patikrina siuntėjo prieigos punktas (Access Point).

Kanalas: kaip failas pasiekia pirkėją

Kanalas – tai, kaip failas pasiekia pirkėją: operatorius, t. y. e. sąskaitų faktūrų paslaugų teikėjas, „Peppol“ tinklas, tiesioginė sąsaja arba tiesiog sutartas failų apsikeitimas.

Ko standartas nepasako už jus

Vieną nesusipratimą verta ištaisyti iš karto. Kompiuterio nuskaitoma sąskaita faktūra gali atsidurti pirkėjo sistemoje be perrašymo rankiniu būdu, tačiau tai nereiškia, kad įrašai atsiras savaime. Standartas nenurodo, kaip sąskaita faktūra apdorojama – automatizavimo lygį gavėjas pasirenka pats savo programoje ir darbo tvarkoje.

Kas tai yra	Ar kompiuteris nuskaito?	Ar tinka registruotam pirkėjui?	Kaip pasiekia gavėją
PDF sąskaita faktūra el. laiško prieduose	Ne, iš esmės paveikslėlis	Ne, jei nesutarta kitaip	El. paštas
EN 16931 reikalavimus atitinkanti el. sąskaita faktūra	Taip	Taip, laikoma atitinkančia	Operatorius, „Peppol“, tiesioginė sąsaja ar sutartas kanalas
„Peppol BIS Billing“ sąskaita faktūra	Taip, pagrįsta UBL	Taip	Tik per „Peppol“ tinklą, tarpininkaujant paslaugų teikėjui
Apskaitos programinė įranga	Tai ne formatas	Tai ne formatas, o įrankis	Pati nieko nepristato, jei nėra kanalo

Kuri konfigūracija tinka jūsų įmonei?

Vienas žmogus ir kelios sąskaitos faktūros per mėnesį

Jei dirbate vienas ir per mėnesį išrašote kelias sąskaitas faktūras, pirmiausia pasitikrinkite registre, ar pirkėjas yra registruotas e. sąskaitų faktūrų gavėju. Jei taip, reikės struktūruotos sąskaitos faktūros. Didelės sąsajos dėl to pirkti dar nereikia – Estijoje Registrų ir informacinių sistemų centras siūlo nemokamą įrankį el. sąskaitoms faktūroms išrašyti.

Įmonė, kurioje jau yra buhalteris

Tokiu atveju klausimas ne „ar „Peppol““, o „ką dabartinė programa jau moka“. Daug apskaitos programų siunčia el. sąskaitas faktūras per operatorių, o „Peppol“ tėra vienas iš tų kelių, kurį operatorius atveria už jus.

Daug pirkimo sąskaitų faktūrų

Jei pirkimo sąskaitų faktūrų gaunate daug, svarbiau gavimas, o ne siuntimas. Paklauskite, ar jūsų sprendimas priima el. sąskaitas faktūras ir iš tų pardavėjų, kurie naudojasi kitu operatoriumi. Estijos modelis yra išskaidytas: institucijos ir įmonės sąskaitas faktūras gauna per skirtingus paslaugų teikėjus, o sąveikumą užtikrina roaming susitarimai ir „Peppol“ ryšys.

Pardavimai viešajam sektoriui arba į užsienį

Tam, kas pardavimus vykdo viešajam sektoriui arba į užsienį, tiekėjas su „Peppol“ ryšiu yra tiesiausias pasirinkimas – tas pats kanalas aptarnauja ir valstybės institucijas, ir tarpvalstybinius klientus.

Estijoje tai pirkėjo teisė, o ne „Peppol“ pareiga

Ką sako apskaitos įstatymo 7¹ straipsnis

Straipsnio logika paprasta: kompiuteriu apdorojamo pirminio dokumento formatą ir pateikimo sąlygas sandorio šalys sutaria pačios, jei įstatymas nenustato ko kito. Išimtis – registracija. Jei pirkėjas verslo registre yra e. sąskaitų faktūrų gavėjas, jis gali reikalauti el. sąskaitos faktūros, ir EN 16931-1 reikalavimus atitinkanti sąskaita faktūra laikoma tinkama. Šalys gali susitarti ir dėl kito tinkamo standarto – Estijoje naudotas vidaus XML standartas susitarus lieka leidžiamas.

Viešasis sektorius

Viešajame sektoriuje el. sąskaitų faktūrų pareiga galioja ilgiau: B2G sandoriuose nuo 2019 m. liepos 1 d., o kadangi visos viešojo sektoriaus institucijos yra registruotos e. sąskaitų faktūrų gavėjomis, jas apima ir naujasis pirkėjo pasirinkimo principas. Fiziniams asmenims el. sąskaitų faktūrų pareigos nėra.

Trys dalykai, kurių įstatymas nesako

Jis nenurodo nė vieno privalomo tinklo ar operatoriaus – „Peppol“ yra vienas kelias, operatorių roaming antras, tiesioginis susitarimas trečias. Jis nepadaro PDF el. sąskaita faktūra net tada, kai prieduose papildomai keliauja XML failas vien kaip kopija. Ir bendro baudos tarifo už el. sąskaitos faktūros reikalavimo nesilaikymą pirminiuose šaltiniuose nėra – praktinė pasekmė ta, kad pirkėjas gali paprašyti sąskaitą faktūrą pateikti iš naujo, tinkamu formatu.

Kas Estijoje dar gali pasikeisti

Ateitis dar neužrakinta. Pagal Europos Komisijos Estijos apžvalgą finansų ministerija svarsto keisti PVM įstatymą taip, kad el. sąskaita faktūra taptų privaloma visuose PVM mokėtojų B2B sandoriuose, o 1000 eurų atskaitomybės riba būtų atsisakyta. Tai kol kas ketinimas, ne galiojanti norma. Šiuo metu veikia ankstesnė tvarka: PVM deklaracijos priede KMD INF, t. y. sąskaitų faktūrų sąraše, atskleidžiamos sąskaitos faktūros, kurių suma be PVM viršija 1000 eurų, o atskaitomybės realiuoju laiku Estijoje nėra.

Latvija ir tarpvalstybinė prekyba: datos, kurios lemia pasirinkimą

Latvijos terminai

Jei turite klientų ar tiekėjų Latvijoje, kalendorius konkretesnis. Latvijos finansų ministerijos duomenimis, struktūruotų el. sąskaitų faktūrų reikalaujama su biudžetinėmis institucijomis susijusiuose G2G, B2G ir G2B sandoriuose nuo 2025 m. sausio 1 d., o nuo 2026 m. sausio 1 d. tas sąskaitas faktūras reikia pateikti ir mokesčių administratoriui (VID). Vidaus B2B pareiga kartu su duomenų pateikimu VID pradeda veikti 2028 m. sausio 1 d. – pradinis terminas buvo 2026 m. sausio 1 d., bet 2025 m. birželio 5 d. priimtais pakeitimais jis nukeltas, kad mažesnės įmonės turėtų laiko. 2026–2027 metais duomenis VID galima teikti savanoriškai.

ViDA direktyva ir 2030 m. liepos 1 d.

ES lygmeniu veikia ViDA direktyva, t. y. direktyva (ES) 2025/516, priimta 2025 m. kovo 11 d. ir paskelbta Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje 2025 m. kovo 25 d. Nuo 2025 m. balandžio 14 d. valstybės narės gali nustatyti privalomą vidaus el. sąskaitų faktūrų išrašymą savo nustatytomis sąlygomis. Tarpvalstybinių B2B sandorių skaitmeninė atskaitomybė, grindžiama el. sąskaitomis faktūromis, pradeda veikti 2030 m. liepos 1 d., o direktyva tokiems sandoriams numato sąskaitos faktūros išrašymą per 10 dienų.

Kodėl ViDA nepadaro „Peppol“ privalomu

Vienas dažnas nesusipratimas. Direktyva reikalauja naudoti Europos standartą tame tarpvalstybinės atskaitomybės srauto, kurį ji apima, o jokio konkretaus perdavimo tinklo nenurodo. „Peppol“ tiesiog yra plačiausiai naudojamas būdas tą reikalavimą įvykdyti.

Penki klausimai, kuriuos užduosite buhalteriui ar programinės įrangos tiekėjui

• Formatas: kokią sintaksę sprendimas išrašo – EN 16931 reikalavimus atitinkančią el. sąskaitą faktūrą, „Peppol BIS Billing“, Estijos XML? Ir kurią „Peppol BIS Billing“ versiją tiekėjas šiuo metu palaiko?
• Siuntimas ir gavimas: ar veikia abi kryptys, ar tik siuntimas? Įmonei, gaunančiai daug pirkimo sąskaitų faktūrų, gavimas svarbesnis.
• „Peppol“ ryšys: ar tiekėjas pats yra „Peppol“ sertifikuotas paslaugų teikėjas, ar ryšį perperka iš kieno nors kito? Sertifikuotas teikėjas paslaugą gali teikti tik tada, kai yra pasirašęs paslaugų teikėjo sutartį (Service Provider Agreement) ir išlaikęs atitikties testus.
• Adresas ir registracija: ar jūsų įmonė gauna adresą „Peppol“ tinkle ir ar būsite pažymėti registre kaip e. sąskaitų faktūrų gavėjas? Pirkėjo pusėje būtent šis įrašas nusprendžia, ar jis gali iš jūsų reikalauti el. sąskaitos faktūros.
• Įrodymas ir archyvas: ar matote, kad sąskaita faktūra pasiekė gavėją, ir ar vėliau galite eksportuoti failus su priedais? Paklauskite ir to, ar siuntimas, gavimas, „Peppol“ kanalas bei archyvas apmokestinami atskirai – kainoraštyje tai neretai keturios skirtingos eilutės.

Jei į kurį nors klausimą atsakoma „tai dar pasižiūrėsime“, paprašykite patikslinti raštu. Formatas ir kanalas yra tos dvi vietos, kur dalykai iš tikrųjų lūžta, o ne pačios programos funkcijos.

Taip pat skaitykite: eesti keeles · English · latviski

Paskutinį kartą tikrinta: 2026 m. rugsėjo 22 d.

FAQ

Kas Peppol asendab raamatupidamistarkvara?

Ei asenda, sest need lahendavad erinevaid ülesandeid. Raamatupidamistarkvara on töölaud arvete koostamiseks ja finantsarvestuseks, samas kui Peppol on standardiseeritud võrk ja edastuskanal dokumentide vahetamiseks.

Millal peab Eesti ettevõte saatma masinloetava e-arve?

Alates 01.07.2025 võib äriregistrisse e-arve vastuvõtjaks märgitud ostja nõuda müüjalt struktureeritud e-arvet vastavalt standardile EN 16931. Avalikule sektorile (B2G) on e-arve esitamine kohustuslik juba alates 01.07.2019.

Kas EL-i ViDA direktiiv muudab Peppoli kasutamise kohustuslikuks?

Ei, direktiiv (EL) 2025/516 nõuab Euroopa standardile EN 16931 vastavat e-arveldamist piiriüleses aruandluses alates 01.07.2030, kuid ei määra kindlat võrku. Peppol on vaid üks levinumaid ja mugavamaid transpordikanaleid selle nõude täitmiseks.