Ar PDF, e. sąskaita faktūra ir „Peppol“ yra tas pat?

El. paštu atsiųsta PDF sąskaita faktūra gali būti visiškai teisėtai galiojantis dokumentas, tačiau tai nėra struktūrizuota e. sąskaita faktūra. „Peppol“ nėra formatas – tai sąskaitų faktūrų siuntimo tinklas. Pagal Europos Komisijos e. sąskaitų faktūrų sąvokos apibrėžimą, e. sąskaita faktūra yra duomenys, kurie išrašomi, siunčiami ir gaunami struktūrizuotu formatu, leidžiančiu automatinį duomenų apdorojimą – PDF, Word dokumentas, nuotrauka, HTML puslapis ar skenuota sąskaita faktūra į šią apibrėžtį nepatenka. Tuo tarpu galiojanti PVM sąskaitos faktūros sąvoka yra platesnė: ES PVM direktyvos 217 straipsnis elektroninę sąskaitą faktūrą apibrėžia kaip sąskaitą, išrašytą ir gautą bet kokiu elektroniniu formatu. Į šią apibrėžtį patenka ir PDF. „Peppol“ savo ruožtu yra keturių kampų modelio tinklas, skirtas struktūrizuotų sąskaitų faktūrų saugiam judėjimui – ne pats sąskaitos formatas ir ne automatinė teisinė pareiga.

Šis skirtumas svarbesnis, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Jūsų buhalteris gali PVM įstatymo požiūriu PDF sąskaitą faktūrą pripažinti visiškai tvarkinga, tačiau jei pirkėjas yra registruotas kaip e. sąskaitų faktūrų gavėjas arba reikalauja struktūrizuotų duomenų, PDF šios pareigos neįvykdo. Tai du skirtingi reglamentavimo sluoksniai, kurie atsitiktinai naudoja tą pačią sąvoką – „elektroninė“.

Kuo PDF, XML ir „Peppol“ skiriasi praktikoje?

Kai reikia nuspręsti, ką siųsti konkrečiam pirkėjui, padeda lentelė žemiau. „Struktūrizuota EN 16931 sąskaita faktūra“ reiškia kompiuteriu nuskaitomą duomenų failą (pavyzdžiui, XML), atitinkantį Europos e. sąskaitų faktūrų standartą EN 16931.

Požymis PDF, siunčiama el. paštu Struktūrizuota EN 16931 sąskaita faktūra (sutartu kanalu) Sąskaita faktūra, siunčiama per „Peppol“
Kaip pirkėjas ją gauna Kaip priedą – žmogus ją atidaro ir perskaito Kaip duomenų failą tiesiai į įmonės sistemą Kaip duomenų failą per prieigos punktą (Access Point)
Automatinis apdorojimas pirkėjo programoje Ne, reikia rankinio įvedimo ar OCR (optinio simbolių atpažinimo) Taip, jei atitinka standartą Taip, jei dokumentas atitinka standartą
Atitinka ES PVM direktyvos „elektroninės sąskaitos faktūros“ sąvoką dabar Taip, jei yra visi reikalaujami duomenys Taip Taip
Atitinka Estijos registruoto e. sąskaitų faktūrų gavėjo reikalavimą Dažniausiai ne Taip, jei atitinka EN 16931-1 arba sutartą standartą Dažniausiai taip, jei pirkėjas priima šį kanalą ir dokumentas atitinka standartą
Atitinka Latvijos struktūrizuotos sąskaitos faktūros pareigą Ne Taip, jei atitinka LVS EN 16931-1:2017 Dažniausiai taip, tomis pačiomis sąlygomis

Tai reiškia – pats „Peppol“ kanalas nieko negarantuoja. Sprendžia dokumento struktūra ir tai, ko konkrečiai reikalauja pirkėjas.

Estija: prieš siunčiant sąskaitą faktūrą patikrinkite e. verslo registrą

Nuo 2025 m. liepos 1 d. apskaitos pareigą turintis subjektas, įregistruotas verslo registre kaip e. sąskaitų faktūrų gavėjas, gali reikalauti iš pardavėjo e. sąskaitos faktūros už nupirktą prekę ar paslaugą. Sąskaita faktūra laikoma tinkamai išrašyta, jei atitinka standartą EN 16931-1. Šalys gali susitarti ir dėl kito tinkamo standarto. Formatą ir sąlygas, kuriomis teikiami kompiuteriu nuskaitomi pirminiai dokumentai, šalys derina tarpusavyje, jei įstatymas ar kitas teisės aktas nenustato kitaip.

Praktiškai tai reiškia: prieš siunčiant sąskaitą faktūrą verta patikrinti pirkėjo įrašą e. verslo registre. Jei jis tame registre nurodytas kaip e. sąskaitų faktūrų gavėjas, sprendimą dėl reikalavimo priima jis, ne Jūs. Lemiamas testas – ar dokumentas kompiuteriu nuskaitomas, o ne ar ant jo užrašytas žodis „Peppol“. Vieningo visos šalies reikalavimo, kuris įpareigotų visas Estijos B2B sąskaitas faktūras judėti būtent per „Peppol“, įstatymas šiuo metu nenustato. Visada patikrinkite konkretaus pirkėjo reikalavimą ir sektoriaus specialiąsias taisykles.

Latvija: struktūrizuotos sąskaitos faktūros viešajame sektoriuje jau taikomos

Latvijos Apskaitos įstatymas struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą apibrėžia kaip sąskaitą, kuri parengiama, siunčiama ir gaunama struktūrizuotu elektroniniu formatu, leidžiančiu automatinį elektroninį apdorojimą, ir kuri atitinka standartą LVS EN 16931-1:2017 bei įstatyme nurodytą ES sintaksės specifikaciją.

Nuo 2026 m. sausio 1 d. struktūrizuotos sąskaitos faktūros reikalavimas taikomas ir tiems tiekėjams, kurie sąskaitas faktūras teikia biudžetinėms įstaigoms pagal sutartis, sudarytas dar iki 2025 metų. Šių sutarčių pereinamojo laikotarpio atidėjimas baigiasi. Nuo tos pačios datos, 2026 m. sausio 1 d., biudžetinėms įstaigoms teikiamų struktūrizuotų sąskaitų faktūrų duomenys turi būti perduodami ir Latvijos mokesčių administratoriui (Valsts ieņēmumu dienests – valstybinei mokesčių tarnybai).

Didžiausias terminas B2B įmonėms ateina vėliau: nuo 2028 m. sausio 1 d. struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros pareiga bus taikoma ir sąskaitoms faktūroms, teikiamoms kitai Latvijoje registruotai įmonei, kuri nėra biudžetinė įstaiga. Tai momentas, kai dauguma Latvijos klientų galės pradėti reikalauti struktūrizuotos sąskaitos faktūros ir už viešojo sektoriaus ribų.

Kodėl „Peppol“ dažnai patogiausias kelias, bet ne apibrėžimas?

„OpenPeppol“ savo 2024 m. apžvalgoje aiškina, kad e. sąskaitų faktūrų srityje egzistuoja dvi atskiros dalys: pačių struktūrizuotų sąskaitos faktūros duomenų forma ir mechanizmas, kuriuo jie siunčiami ir gaunami. „Peppol“ sprendžia tik antrąją dalį. Tai keturių kampų modelio (4-corner model) tinklas, kuriame siuntėjas ir gavėjas naudoja paslaugų teikėjus – prieigos punktus (Access Point), kurie tarpusavyje keičiasi standartizuotais verslo dokumentais.

Tai praktiškai daro „Peppol“ patogiu pasirinkimu: jei jūsų apskaitos programa jau prijungta prie prieigos punkto, nebereikia kiekvienam klientui statyti atskiro kanalo. Tačiau vien „Peppol“ naudojimas savaime sąskaitos faktūros nepadaro e. sąskaita faktūra ir automatiškai neįvykdo jokios įstatyme nustatytos pareigos. Sprendžia visada dokumento struktūra ir tikras pirkėjo reikalavimas.

Kas pasikeis 2030 m. liepos 1 d. ES PVM taisyklėse?

Taryba 2025 m. kovo 11 d. priėmė Direktyvą (ES) 2025/516, kuria keičiama PVM direktyva. Pakeistas 217 straipsnis pakeičia dabartinę plačią „bet kokio elektroninio formato“ apibrėžtį ir įsigalioja nuo 2030 m. liepos 1 d.. Nuo šios datos sąskaita faktūra – bent tam tikrų ataskaitinių duomenų atžvilgiu – turės būti struktūrizuoto elektroninio formato, leidžiančio automatinį apdorojimą.

Tai nereiškia, kad visos ES sąskaitos faktūros 2030 metais privalės judėti būtent per „Peppol“. Direktyva valstybėms narėms suteikia nuo 2025 m. balandžio 14 d. teisę nustatyti nacionalines taisykles, reikalaujančias elektroninės sąskaitos faktūros vidaus sandoriams. Tačiau tai valstybės narės pasirinkimas, o ne automatinė ES lygio pareiga naudoti „Peppol“. Kuris kanalas konkrečiai taps privalomas, kiekviena valstybė sprendžia savo įstatymu – kaip tai jau padarė Estija ir Latvija.

Penkių žingsnių patikra prieš siunčiant sąskaitą faktūrą

  • Nustatykite pirkėją ir šalį: patikrinkite, ar tai viešojo sektoriaus institucija, registruotas e. sąskaitų faktūrų gavėjas (Estijoje – e. verslo registre) ar paprasta privati įmonė.
  • Patikrinkite struktūrizuotų duomenų reikalavimą: Estijoje žiūrėkite verslo registro įrašą, Latvijoje vertinkite, ar pirkėjas yra biudžetinė įstaiga (reikalavimas jau taikomas) ar kita įmonė (reikalavimas įsigalios nuo 2028 m. sausio 1 d.).
  • Patvirtinkite formatą ir kanalą: ar pakanka sutartos PDF formos, ar reikia EN 16931-1 struktūros duomenų failo. Jei reikia, patikrinkite ir tai, ar kanalu tinka „Peppol“, ar kitokia sutarta sąsaja.
  • Įtraukite pirkėjo nuorodas: registracijos kodą ir kitus identifikatorius, kurių pirkėjas pats reikalavo. Be jų net taisyklingai struktūrizuota sąskaita faktūra nebus automatiškai apdorota.
  • Išsaugokite originalų struktūrizuotą įrašą: laikykite failą, kuris iš tikrųjų buvo išsiųstas, o ne jo PDF vaizdą. Estijos Aukščiausiojo Teismo praktika nustato taisyklę: jei viena šalis teismo procese neigia kitos šalies pateikto dokumento, iš kurio pristatyta tik kopija, egzistavimą, kopiją pateikusi šalis turi tą egzistavimą įrodyti, o teisme jai turi būti duota galimybė pateikti dokumento originalą.

Kai šie penki žingsniai atlikti, turite aiškų atsakymą, ką siųsti konkrečiam pirkėjui. Nebereikia remtis prielaida, kad žodis „elektroninė“ visur reiškia tą pačią sąskaitos faktūros formą.

FAQ

Kas PDF-arve on sama mis e-arve?

Ei ole. PDF-arve võib olla juriidiliselt kehtiv, kuid see ei ole struktureeritud e-arve, sest seda ei saa automaatselt masinaga töödelda. E-arve peab vastama EN 16931 standardile ja olema masinloetavas vormingus.

Kas Peppol on kohustuslik alates 2025 või 2026?

Ei ole. Peppol on arvete saatmise võrgustik, mitte kohustus. Kohustuse määrab iga riigi seadus – Eestis peab alates 1. juulist 2025 e-arve vastuvõtjale saatma struktureeritud arve, kuid kanal võib olla ka muu kui Peppol.

Millal tuleb Lätis B2B struktureeritud arve kohustus?

Alates 1. jaanuarist 2028 peavad kõik Lätis registreeritud ettevõtted teineteisele esitama struktureeritud elektroonilise arve. Enne seda kehtib nõue ainult eelarveasutustele (B2G).

Mis muutub EL-is 1. juulil 2030?

Alates 1. juulist 2030 peab arve olema vähemalt aruandlusandmete osas struktureeritud elektroonilises vormingus. See ei tähenda automaatset Peppol-kohustust – iga liikmesriik otsustab kanali ise.