Vai PDF, e-rēķins un Peppol ir sinonīmi?

Rēķins, ko nosūtāt e-pastā kā PDF pielikumu, var būt pilnībā juridiski derīgs rēķins. Tas tomēr nav strukturēts e-rēķins. Un Peppol nav rēķina formāts – tas ir tīkls, pa kuru rēķini pārvietojas.

Saskaņā ar Eiropas Komisijas eInvoicing definīciju, e-rēķins ir dati, kas izsniegti, nosūtīti un saņemti strukturētā formātā, ko var automātiski un mašīnlasāmi apstrādāt; PDF, Word, attēls, HTML vai skenēts rēķins šajā definīcijā neiekļaujas. Paralēli tam pastāv plašāka, spēkā esoša PVN rēķina definīcija: ES PVN direktīvas 217. pants elektronisko rēķinu definē kā rēķinu, kas izsniegts un saņemts jebkurā elektroniskā formātā. Šajā definīcijā PDF ietilpst. Peppol savukārt ir četru stūru modelis (4-corner model) – tīkls strukturētu rēķinu drošai pārsūtīšanai, ne pats par sevi rēķina formāts vai automātisks pienākums.

Šī atšķirība ir nozīmīgāka, nekā izklausās. Jūsu grāmatvedis var PDF rēķinu PVN likuma izpratnē atzīt par pilnīgi korektu, taču, ja pircējs ir reģistrēts e-rēķinu saņemšanai vai pieprasa strukturētus datus, PDF šo pienākumu neaptur. Runa ir par divām atšķirīgām sistēmām, kas nejauši lieto vienu un to pašu vārdu – „elektronisks”.

Kā PDF, XML un Peppol atšķiras praktiski?

Ja jāizlemj, ko sūtīt konkrētam pircējam, palīdz šī tabula. „Strukturēts EN 16931 rēķins” nozīmē mašīnlasāmu datu failu (piemēram, XML), kas atbilst Eiropas e-rēķinu standartam EN 16931.

Pazīme E-pasta PDF Strukturēts EN 16931 rēķins (saskaņots kanāls) Rēķins, nosūtīts caur Peppol
Kā pircējs to saņem Kā pielikumu, cilvēks atver un lasa Kā datu failu tieši uzņēmuma sistēmā Kā datu failu caur piekļuves punktu (Access Point)
Automātiska apstrāde pircēja programmā Nē, nepieciešama manuāla ievade vai OCR Jā, ja atbilst standartam Jā, ja dokuments atbilst standartam
Atbilst ES PVN direktīvas „elektroniska rēķina” definīcijai šobrīd Jā, ja ietver nepieciešamos datus Jā Jā
Izpilda Igaunijas reģistrēta e-rēķinu saņēmēja prasību Parasti nē Jā, ja atbilst EN 16931-1 vai saskaņotam standartam Lielākoties jā, ja pircējs šo kanālu pieņem un dokuments atbilst standartam
Izpilda Latvijas strukturēta rēķina pienākumu Nē Jā, ja atbilst LVS EN 16931-1:2017 Lielākoties jā, ar tādu pašu nosacījumu

Tas nozīmē: Peppol kanāls pats par sevi nekā negarantē. Izšķirošais ir dokumenta struktūra un tas, ko konkrētais pircējs ir pieprasījis.

Igaunija: pirms rēķina nosūtīšanas pārbaudiet e-komercreģistru

Kopš 2025. gada 1. jūlija grāmatvedības uzskaites vešanai pienākums esošs subjekts, kas komercreģistrā iekļauts kā e-rēķinu saņēmējs, var pieprasīt pārdevējam par nopirkto preci vai pakalpojumu izrakstīt e-rēķinu. Rēķins tiek uzskatīts par pareizi sagatavotu, ja tas atbilst standartam EN 16931-1. Puses tomēr var vienoties arī par citu piemērotu standartu. Formātu un nosacījumus, saskaņā ar kuriem tiek iesniegti mašīnlasāmi pirmdokumenti, puses nosaka savstarpēji, ja likums vai citi normatīvie akti nenosaka citādi.

Praksē tas nozīmē: pirms rēķina nosūtīšanas ir vērts pārbaudīt pircēja ierakstu e-komercreģistrā. Ja pircējs tur reģistrēts kā e-rēķinu saņēmējs, prasību nosaka viņš, nevis Jūs. Tests ir mašīnlasāmība, ne tas, vai uz dokumenta rakstīts vārds „Peppol”. Vienotas valsts mēroga prasības, kas liktu visiem Igaunijas B2B rēķiniem kustēties tieši caur Peppol, likums šobrīd nenosaka. Vienmēr pārbaudiet konkrētā pircēja prasību un nozares īpašos noteikumus.

Latvija: strukturēti rēķini valsts sektorā jau ir realitāte

Latvijas Grāmatvedības likums strukturētu elektronisku rēķinu definē kā rēķinu, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, ko var automātiski un elektroniski apstrādāt, un kas atbilst standartam LVS EN 16931-1:2017 un likumā norādītajai ES sintakses specifikācijai.

Kopš 2026. gada 1. janvāra strukturēta rēķina prasība attiecas arī uz piegādātājiem, kas iesniedz rēķinus budžeta iestādēm par darījumiem, kuri noslēgti jau pirms 2025. gada. Pārejas perioda pagarinājums šiem līgumiem beidzas. No tā paša termiņa – 2026. gada 1. janvāra – budžeta iestādēm iesniegto strukturēto rēķinu dati jānodod arī Valsts ieņēmumu dienestam.

Lielākais termiņš B2B uzņēmumiem pienāk vēlāk: kopš 2028. gada 1. janvāra strukturēta elektroniska rēķina pienākums attieksies uz rēķiniem, kas izrakstīti citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, kurš nav budžeta iestāde. Tas ir brīdis, kad lielākā daļa Latvijas klientu varēs sākt no Jums pieprasīt strukturētu rēķinu arī ārpus publiskā sektora.

Kāpēc Peppol bieži ir vienkāršākais ceļš, taču nav pats jēdziens?

OpenPeppol savā 2024. gada apskatā skaidro, ka e-rēķinu apritē pastāv divas atšķirīgas daļas: paši strukturētā rēķina dati un mehānisms, kā tos nosūtīt un saņemt. Peppol nodarbojas tieši ar otro daļu. Tas ir četru stūru modelis (4-corner model), kurā sūtītājs un saņēmējs izmanto pakalpojumu sniedzējus – piekļuves punktus (Access Point) – , kas savā starpā apmainās ar standartizētiem biznesa dokumentiem.

Tas Peppol padara par praktiski izdevīgu risinājumu: ja Jūsu grāmatvedības programma jau ir pieslēgta piekļuves punktam, Jums nav jāveido atsevišķs kanāls katram klientam. Taču Peppol izmantošana pati par sevi nedara rēķinu par e-rēķinu un automātiski neizpilda nevienu likumā noteikto pienākumu. Izšķirošie faktori vienmēr ir dokumenta struktūra un pircēja faktiskā prasība.

Kas mainās 2030. gada 1. jūlijā ES PVN noteikumos?

Padome 2025. gada 11. martā pieņēma Direktīvu (ES) 2025/516, kas groza PVN direktīvu. Grozītais 217. pants aizstāj šobrīd spēkā esošo plašo „jebkurš elektronisks formāts” definīciju un stāsies spēkā no 2030. gada 1. jūlija. No šī datuma rēķinam vismaz noteiktu pārskata datu ziņā jābūt strukturētā elektroniskā formātā, ko var automātiski apstrādāt.

Tas nenozīmē, ka visiem ES rēķiniem 2030. gadā jākustas tieši caur Peppol. Direktīva dalībvalstīm dod kopš 2025. gada 14. aprīļa tiesības noteikt nacionālus noteikumus, kas iekšzemes darījumiem pieprasa elektronisku rēķinu. Tas tomēr ir dalībvalsts izvēle, nevis automātisks ES līmeņa Peppol pienākums. Kurš kanāls konkrēti kļūs obligāts, katra valsts lemj ar savu likumu – tāpat, kā Igaunija un Latvija to jau ir izdarījušas.

Piecu punktu pārbaude pirms rēķina nosūtīšanas

  • Noskaidrojiet pircēju un valsti: pārbaudiet, vai runa ir par publiskā sektora iestādi, reģistrētu e-rēķinu saņēmēju (Igaunijā – e-komercreģistrā) vai parastu privātu uzņēmumu.
  • Pārbaudiet strukturētu datu prasību: Igaunijā skatieties komercreģistra ierakstu, Latvijā ņemiet vērā, vai pircējs ir budžeta iestāde (prasība jau spēkā) vai citāds uzņēmums (prasība sāksies 2028. gada 1. janvārī).
  • Apstipriniet formātu un kanālu: vai pietiek ar saskaņotu PDF, vai nepieciešams EN 16931-1 struktūrā sagatavots datu fails. Ja nepieciešams, pārbaudiet arī, vai kanālam derēs Peppol vai cita saskaņota saskarne.
  • Pievienojiet pircēja atsauces: reģistrācijas kodu un citus identifikatorus, ko pircējs pats pieprasījis. Bez tiem arī korekts strukturēts rēķins netiks automātiski apstrādāts.
  • Saglabājiet oriģinālo strukturēto ierakstu: paturiet failu, kas faktiski tika nosūtīts, ne tā PDF atveidojumu. Saskaņā ar Igaunijas Augstākās tiesas judikatūru šis noteikums ir spēkā: ja puse tiesvedībā neatzīst otras puses iesniegtā dokumenta, no kura iesniegta tikai kopija, esamību, kopiju iesniegušajai pusei jāpierāda tā esamība, un tiesā tai jāsniedz iespēja iesniegt dokumenta oriģinālu.

Kad šie pieci punkti ir izieti, Jums ir skaidra atbilde uz jautājumu, ko konkrētajam pircējam sūtīt. Jūs vairs nepaļaujaties uz pieņēmumu, ka „elektronisks” visur nozīmē vienu un to pašu.

FAQ

Kas PDF-arve on sama mis e-arve?

Ei ole. PDF-arve võib olla juriidiliselt kehtiv, kuid see ei ole struktureeritud e-arve, sest seda ei saa automaatselt masinaga töödelda. E-arve peab vastama EN 16931 standardile ja olema masinloetavas vormingus.

Kas Peppol on kohustuslik alates 2025 või 2026?

Ei ole. Peppol on arvete saatmise võrgustik, mitte kohustus. Kohustuse määrab iga riigi seadus – Eestis peab alates 1. juulist 2025 e-arve vastuvõtjale saatma struktureeritud arve, kuid kanal võib olla ka muu kui Peppol.

Millal tuleb Lätis B2B struktureeritud arve kohustus?

Alates 1. jaanuarist 2028 peavad kõik Lätis registreeritud ettevõtted teineteisele esitama struktureeritud elektroonilise arve. Enne seda kehtib nõue ainult eelarveasutustele (B2G).

Mis muutub EL-is 1. juulil 2030?

Alates 1. juulist 2030 peab arve olema vähemalt aruandlusandmete osas struktureeritud elektroonilises vormingus. See ei tähenda automaatset Peppol-kohustust – iga liikmesriik otsustab kanali ise.