Automatyczne uzgadnianie sald bankowych wykonuje trzy czynności: samodzielnie pobiera transakcje bankowe do systemu, porównuje je z fakturami i wpisami oraz wyświetla tylko te pozycje, których nie udało się jednoznacznie dopasować. Transakcje docierają albo jako pliki bankowe, albo (coraz częściej) za pośrednictwem otwartej bankowości (usługi informacji o rachunkach zgodne z PSD2), co oznacza, że nikt już nie przesyła wyciągów. Logika dopasowywania jest wielopoziomowa: dokładne odniesienie do płatności daje pewne dopasowanie; bez odniesienia system dopasowuje kwotę, datę i wzorce kontrahenta; a gdy brakuje pewności, system nie zgaduje – oznacza daną pozycję jako wyjątek. Ta ostatnia cecha odróżnia narzędzie od zabawki.

Co system dopasowuje sam w sobie?

Rutynowa większość. Płatność klienta z prawidłowym numerem referencyjnym znajduje fakturę w ciągu kilku sekund. Płatności cykliczne (czynsz, licencje, usługi telekomunikacyjne) są zgodne według wzorca nawet bez numerów referencyjnych, ponieważ ta sama kwota od tego samego kontrahenta w tym samym dniu jest rozpoznawalna. W przypadku płatności kartą i opłat bankowych system uczy się na podstawie dotychczasowych praktyk, gdzie te wpisy się znajdują. Rezultat: codzienne uzgadnianie staje się przeglądem opartym na próbkach – ta sama zmiana 73% firm księgowych poczyniono w zakresie wdrażania automatyzacji.

Co pozostaje ludzkie: szczerze

Cztery klasyki. Płatności pakietowe: klient płaci trzy faktury jednym przelewem; system może zaproponować podział, ale potwierdzenie należy do Ciebie. Płatności częściowe: to, czy pozostała kwota stanowi rabat, należność, czy błąd, zależy od decyzji biznesowej. Niepowiązane, niewyjaśnione paragony: maszyna pokazuje kandydatów, a pracownik decyduje. I różnice kursowe: sposób księgowania różnic kursowych to reguła, którą ustalasz. Jeśli rozwiązanie twierdzi, że te przypadki również znikają, zapytaj “jak”: szczera odpowiedź zawiera słowo “potwierdź”.

Jak zacząć?

Połącz bank z bankowością otwartą, pozwól systemowi uczyć się na podstawie kilku tygodni historii, a następnie spójrz na listę wyjątków: to będzie Twój rzeczywisty nakład pracy ręcznej w przyszłości. Uzgadnianie najlepiej się komponuje z… Kodowanie faktur AI:dopasowana transakcja, która jest również poprawnie zakodowana, zamyka pętlę. Pełny obraz znajduje się w naszym plan działania automatyzacji.

Często zadawane pytania

Jak działa automatyczne porównywanie banków?

Transakcje odbywają się za pośrednictwem bankowości otwartej (PSD2) lub pliku; system dopasowuje numer referencyjny, kwotę i stronę, a wyjątki przyznaje tylko konkretnej osobie.

Co daje samo porównanie banków?

Płatności z numerem referencyjnym, stałe płatności według ustalonego schematu oraz opłaty za usługi związane z płatnościami kartą. Większość rutynowych płatności będzie działać sama; kontrola będzie oparta na próbkach.

Co pozostaje, aby potwierdzić tożsamość tej osoby?

Płatności zbiorcze (potwierdzenie dystrybucji), płatności częściowe (decyzja biznesowa), wpływy bez odniesień i zasady dotyczące różnic walutowych.

Jaka jest rola otwartej bankowości w porównaniu?

Usługa udostępniania informacji o koncie PSD2 automatycznie wprowadza transakcje bankowe do systemu — nie ma potrzeby przesyłania wyciągów, a porównania można przeprowadzać na bieżąco.