Szczerze mówiąc: nie ma uniwersalnej liczby, a każda strona obiecująca dokładnie “X minut na fakturę” sprzedaje Ci czyjąś średnią. Ale Twoją własną liczbę można zmierzyć za pomocą dziesięciu faktur, a mechanizmy powstawania oszczędności są wszędzie takie same. Ręczna obsługa faktur dzieli się na cztery etapy: wprowadzanie danych do systemu, dopasowywanie faktury do zamówienia lub umowy, oczekiwanie na zatwierdzenia oraz rozwiązywanie błędów i zapytań do dostawców. Automatyzacja zajmuje się pierwszymi dwoma etapami (wprowadzaniem i dopasowywaniem), ponieważ są to po prostu prace dokumentacyjne. 73% firm księgowych, które wdrożyły automatyzację, pytanie nie brzmi już “czy to działa”, ale “ile Ty ”Proces jest tego typu pracą”.
Jak zmierzyć własne oszczędności na podstawie dziesięciu faktur?
Weź dziesięć kolejnych faktur zakupu i zmierz czas trzech rzeczy: minut spędzonych na wprowadzaniu danych, minut spędzonych na dopasowywaniu i sprawdzaniu, minut oczekiwania i oczekiwania na zatwierdzenia. Pomnóż wynik przez miesięczną liczbę faktur. To jest Twój punkt odniesienia – bez niego każda “oszczędność” to marketing. Prawdopodobnie zauważysz następujący schemat: wprowadzanie i dopasowywanie dominują, gdy faktury przychodzą w formacie PDF; gdy dostawcy wysyłają e-faktury, etap wprowadzania znika na poziomie kanału – ustrukturyzowane dane nie wymagają odczytu. Dlatego pierwszym sukcesem automatyzacji jest często… przełączanie to otrzymywanie faktur elektronicznych, nie kupując oprogramowania.
Skąd pochodzą oszczędności, aby
Najpierw następuje wprowadzenie: dokument jest odczytywany maszynowo, a następnie powstaje oferta. Po drugie, dopasowanie: system uzgadnia fakturę z zamówieniem i samym przelewem bankowym, sygnalizując jedynie wyjątki; weryfikacja zamienia się w próbkowanie. Po trzecie, zatwierdzanie przyspiesza, ponieważ faktura nie trafia już do czyjejś skrzynki odbiorczej, lecz jest kierowana zgodnie z regułą do odpowiedniej osoby. Co pozostaje po automatyzacji: wyjątki, interpretacja i rozmowy z dostawcami, gdy coś jest rzeczywiście nie tak. Nie planuj tego na zero: to najcenniejsza część pracy.
Kiedy automatyzacja się zwróci?
Wyceń swoje zmierzone godziny miesięcznie w porównaniu z kosztem automatyzacji i dodaj do równania koszt błędów: korekta ręcznego wpisu kosztuje więcej niż sam wpis, ponieważ błąd ujawnia się później. Jeśli Twój zmierzony harmonogram obejmuje mniej niż kilka godzin miesięcznie, zrezygnuj z automatyzacji: radość nie zwróci kosztów wdrożenia. Jeśli jest on mierzony w dniach roboczych, odpowiedź jest już wpisana w równanie.