Krótko mówiąc (TL;DR)

Jeśli Twoja firma wysyła tylko kilka faktur miesięcznie do łotewskiej agencji rządowej lub samorządowej, najrozsądniejszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z opcji bezpłatnej. Formularz adresu e-mail na portalu rządu łotewskiego latvija.gov.lv e-faktura utworzona za pośrednictwem. Ustrukturyzowany obowiązek e-faktury w segmencie B2G (business-to-government) obowiązuje już od 1 stycznia 2025 r. Przesyłanie danych do VID stało się obowiązkowe dla B2G od 1 stycznia 2026 r.. Odrzucono zobowiązanie B2B typu Business-to-Business Wraz ze zmianą ustawy z dnia 5 czerwca 2025 r. 1 stycznia 2028 r. Przesyłanie danych XML VID EDS i płatni operatorzy to przede wszystkim kanały i opcje dodatkowe, a nie niezależne, bezpłatne rozwiązanie. E-mail pozostaje zdecydowanie najłatwiejszą metodą dla indywidualnych faktur.

Co na Łotwie oznacza e-faktura?

Łotewska ustawa o rachunkowości precyzyjnie definiuje pojęcie e-faktury: ustrukturyzowana faktura elektroniczna to faktura przygotowywana, wysyłana i odbierana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie. Nie jest to subiektywna ocena, lecz wymóg techniczny wynikający z prawa.

W praktyce oznacza to, że faktura musi być plikiem XML (Extensible Markup Language, strukturalny język znaczników, który oprogramowanie może odczytać samo) nadającym się do odczytu maszynowego i zgodnym z Zgodnie z europejską normą EN 16931 i specyfikacją Peppol BIS Billing 3.0. Faktura w formacie PDF, niezależnie od tego, jak poprawnie wygląda, nie spełnia tego wymogu, ponieważ jest dokumentem czytelnym dla człowieka, a nie plikiem danych strukturalnych przeznaczonym dla maszyn. Faktura w formacie PDF wysłana e-mailem może być odpowiednia dla klienta z Łotwy tylko wtedy, gdy klient nie należy do grupy, dla której strukturalna faktura elektroniczna jest obowiązkowa.

Jakie terminy obowiązują w 2026 roku?

To właśnie w tym miejscu pojawia się najwięcej nieporozumień, dlatego warto wyraźnie rozgraniczyć te trzy terminy.

Segment B2G (biznes do rządu) będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.. Jeśli Twoim klientem jest agencja budżetowa lub samorządowa, musisz już teraz wysłać ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, a nie plik PDF. W przypadku umów zawartych przed końcem 2025 r. prawo zezwala na przesunięcie terminu przejścia, ale nie później niż 1 stycznia 2026 r. Musisz również przełączyć się na fakturowanie elektroniczne tych faktur.

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązkowe stanie się również przesyłanie danych z faktur elektronicznych do VID (Valsts ieņēmumu dienests, Łotewskiego Urzędu Skarbowego) w przypadku faktur B2G.. Jest to obowiązek odrębny od wysłania faktury, ponieważ faktura może i została wysłana prawidłowo, ale dane muszą jeszcze dotrzeć do organów podatkowych.

Zobowiązanie wewnątrz domeny B2B (business-to-business), pierwotnie planowane na rok 2026, przesunięte na 1 stycznia 2028 r. nowelizacją ustawy z dnia 5 czerwca 2025 r.. W latach 2026–2027 przekazywanie danych z faktur B2B do VID będzie dobrowolne, stanie się obowiązkowe Od 1 stycznia 2028 r.. Jeśli więc Twoimi klientami są firmy prywatne, na razie nie musisz się spieszyć, ale warto się do tego przyzwyczaić już teraz.

Jakie są bezpłatne opcje?

Wybór Dla kogo jest to odpowiednie? Co to robi? Na co zwrócić uwagę
Formularz adresu e-mail latvija.gov.lv Faktury indywidualne, prosta struktura faktury sprzedaży Tworzy, zapisuje i wysyła e-faktury w formacie Peppol BIS Billing 3.0, automatycznie przesyła dane do VID Wymagane jest aktywne konto e-mail, ręczne wprowadzanie danych dla każdej faktury
Przesyłanie pliku XML VID EDS Firmy, których oprogramowanie księgowe może eksportować do formatu XML Akceptuje wyłącznie pliki faktur elektronicznych w formacie XML, nie tworzy faktur samodzielnie Nadaje się do przesyłania danych, nie do fakturowania
Za pomocą oprogramowania VID API Firmy, których oprogramowanie księgowe ma interfejs VID z API E-Invoice V2 Automatyczna wymiana danych pomiędzy oprogramowaniem księgowym a VID Zakłada, że dostawca oprogramowania wykonał już integrację
Bezpłatne pakiety dla firm prywatnych Firmy, które zweryfikowały obsługę łotewskiego XML i VID dla konkretnego narzędzia Różni się w zależności od producenta Przed użyciem należy sprawdzić, czy narzędzie obsługuje strukturę łotewską i kanały VID – nie należy ustawiać tej opcji domyślnie.

Adres e-mail to jedyna opcja, która jest całkowicie darmowa od początku do końca. Pozostałe to głównie kanały transmisyjne lub wymagają istniejącego oprogramowania.

Jak wysłać fakturę do gminy na kwotę 1200 euro?

Załóżmy, że Twoja firma świadczy usługi konsultingowe i wystawia fakturę na kwotę 1200 euro dla samorządu lokalnego.

Cały proces jest bezpłatny i spełnia wymagania dotyczące fakturowania strukturalnego oraz przesyłania VID w przypadku wysyłki pocztą elektroniczną. Obowiązki księgowe i retencyjne Twojej firmy (archiwizacja, audyty, raportowanie) pozostają jednak Twoją odpowiedzialnością, niezależnie od wybranego kanału wysyłki.

Kiedy kończy się darmowa droga?

Adres e-mail jest w porządku, o ile wysyłasz pojedyncze faktury i mają one prostą strukturę. Problem pojawia się przy dużej ilości i powtarzalności.

Rozważ przejście na interfejs oprogramowania księgowego lub płatnego operatora, jeśli:

  • wysyłasz dziesiątki lub setki faktur miesięcznie, a ręczne wprowadzanie ich staje się czasochłonne;
  • faktury mają wiele wierszy lub potrzebujesz powtarzających się ustawień szablonu;
  • faktury są przygotowywane przez kilka osób, a Ty musisz zarządzać uprawnieniami użytkowników i łańcuchami zatwierdzeń;
  • musisz także otrzymywać faktury za pośrednictwem kanału Peppol, a nie tylko je wysyłać;
  • chcesz, aby faktury elektroniczne trafiały bezpośrednio do bazy danych magazynowej lub księgowej, bez konieczności ręcznego przesyłania;
  • potrzebujesz przejrzystego śladu audytu i automatycznego archiwizowania, czego nie zapewnia osobny formularz.

Strona internetowa Latvija.gov.lv również udostępnia własne materiały informacyjne. mówi to samo: portal nadaje się dla organizacji o prostych potrzebach, natomiast większe organizacje, które potrzebują w pełni zautomatyzowanego przetwarzania, powinny rozważyć Rozwiązania API lub dostawcy usług płatnej faktury elektronicznej.

Jakie są najczęstsze błędy?

Najczęstszym błędem jest przekonanie, że obowiązek B2B wszedł w życie w 2026 r., podczas gdy w rzeczywistości przełożone na 1 stycznia 2028 r. a w latach 2026–2027 przekazywanie danych B2B do VID będzie dobrowolne.

Drugi błąd: Faktura w formacie PDF jest uznawana za e-fakturę, ponieważ wygląda poprawnie. Zgodnie z prawem, tylko ustrukturyzowany, czytelny dla maszyn format XML. Format PDF nigdy nie był taki, niezależnie od projektu.

Trzeci błąd: Zakłada się, że każdy darmowy generator faktur dostępny w Internecie automatycznie spełnia wymagania łotewskie. Przed użyciem należy sprawdzić, czy narzędzie obsługuje łotewską strukturę XML i może przesyłać dane do VID. Domyślnie tak nie jest.

Czwarty błąd: Panuje przekonanie, że darmowe narzędzie samo w sobie rozwiązuje wszystkie obowiązki. Wysyłanie danych pocztą elektroniczną automatycznie przesyła je do VID, ale nie zastępuje to obowiązków firmy w zakresie księgowości, przechowywania i kontroli. Nadal pozostają one w gestii przedsiębiorcy, niezależnie od wybranego kanału.

Często zadawane pytania

Kiedy posiadanie darmowego adresu e-mail wystarczy, aby wysłać fakturę elektroniczną na Łotwie?

Jeśli wysyłasz tylko kilka faktur miesięcznie do łotewskiej agencji rządowej lub samorządowej, a struktura faktury jest prosta, wystarczy całkowicie darmowy adres e-mail w domenie latvija.gov.lv. Tworzy on, przechowuje i wysyła e-faktury w formacie Peppol BIS Billing 3.0 i automatycznie przesyła dane do VID.

Kiedy w 2026 roku e-faktura B2G stanie się obowiązkowa na Łotwie?

W segmencie B2G ustrukturyzowane e-faktury będą obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązkowe będzie również przesyłanie danych z e-faktur do VID dla faktur B2G. W przypadku umów zawartych przed końcem 2025 r. ustawa dopuszcza przesunięcie terminu przejścia, ale faktury te muszą zostać przekonwertowane na e-faktury najpóźniej do 1 stycznia 2026 r.

Czy faktura w formacie PDF jest na Łotwie uważana za e-fakturę?

Nie. Zgodnie z łotewską ustawą o rachunkowości, e-faktura musi być ustrukturyzowanym, czytelnym maszynowo plikiem XML, zgodnym z europejską normą EN 16931 i specyfikacją Peppol BIS Billing 3.0. Faktura w formacie PDF, niezależnie od tego, jak poprawnie wygląda, nie spełnia tego wymogu.

Kiedy obowiązek elektronicznego fakturowania B2B został odroczony na Łotwie?

Obowiązek elektronicznego wystawiania faktur B2B, pierwotnie planowany na 2026 r., został przesunięty na 1 stycznia 2028 r. na mocy nowelizacji ustawy z 5 czerwca 2025 r. W latach 2026–2027 przekazywanie danych z faktur B2B do VID jest dobrowolne.