Oszustwa związane z fakturami są skuteczne, gdy fałszywa faktura wygląda na prawdziwą – i właśnie w tym przypadku maszyny mają przewagę, ponieważ sprawdzają schemat, a nie wygląd. Cztery najczęstsze schematy to: fałszywa faktura wystawiana przez dostawcę za usługi, które nigdy nie zostały zrealizowane, podmiana numeru IBAN, gdzie oszust podszywa się pod znanego dostawcę i ogłasza “nowe” konto bankowe, niemal identyczna duplikat faktury z niewielką resztą oraz pilne zlecenie przelewu na nazwisko dyrektora. Żadne z tych rozwiązań nie jest nowe; nowością jest zautomatyzowane księgowanie w kontekście każdej faktury (historia dostawcy, konta, kwoty, rytm), dzięki czemu nieprawidłowy schemat ujawnia się przed płatnością, a nie w trakcie kontroli.
Jakie sygnały wychwytuje maszyna?
Pięć najsilniejszych. Zmiana konta bankowego: znany dostawca, ale numer IBAN różni się od numeru faktury z każdej poprzedniej faktury – to najniebezpieczniejszy i najłatwiejszy do wykrycia sygnał. Kwoty lub częstotliwość poza historią: dostawca, który wystawia faktury miesięcznie na około tysiąc euro, nagle wysyła dwie faktury tygodniowo. Duplikaty: ta sama kwota, data i numer referencyjny, co w przypadku faktury już przetworzonej. Dostawca po raz pierwszy: sam w sobie nie jest podejrzany, ale zawsze wart uwagi. I czas poza schematem: faktura w piątek wieczorem, przed świętami, to klasyka nie bez powodu. Każdy sygnał oznacza to samo: faktura zostaje zatrzymana i trafia do osoby, z konkretnym powodem. Dlaczego zostało to oznaczone.
Czy sztuczna inteligencja wystarczy? Cóż: oto ludzkie zasady
Trzy procedury, których żadne narzędzie nie zastąpi. Weryfikacja zmian na koncie drugim kanałem: gdy dostawca “ogłasza” nowy numer IBAN, zadzwoń pod numer, który już znasz, a nie ten z faktury. Rozdział uprawnień: osoba zatwierdzająca fakturę nie powinna być jedyną osobą, która zatwierdza płatność; zasada „czterech oczu” to stara zasada z ważnych powodów. I limity: kwota, powyżej której płatności zawsze wymagają drugiej osoby zatwierdzającej. Sztuczna inteligencja sprawia, że te procedury są rzadsze (mniej wyjątków), ale nie zbędne. Technicznym warunkiem wstępnym do wykrycia wzorców są czyste dane: uzgodniony bank prezent zakodowane faktury to historia, z którą sprawdzana jest każda nowa faktura.
Co robić jutro rano
Trzy kroki, za darmo. Zgódź się, że zmiany na koncie bankowym są zawsze weryfikowane za pośrednictwem drugiego kanału. Sprawdź, kto może samodzielnie zwalniać płatności. A jeśli Twoja księgowość jest już zautomatyzowana, włącz sygnalizowanie wyjątków: wzorzec istnieje; wykorzystaj go.
Często zadawane pytania
Jak sztuczna inteligencja wykrywa fałszywe faktury?
Naruszenie wzorca: zmieniony numer IBAN znanego dostawcy, kwota lub częstotliwość inna niż w historii, duplikat, dostawca po raz pierwszy, nietypowy czas. Wyjątek zostanie przedstawiony osobie wraz z uzasadnieniem.
Na czym polega oszustwo związane z wymianą numeru IBAN?
Oszust podszywa się pod Twojego dostawcę i zgłasza ‘nowe’ konto bankowe. Ochrona: Zmiany na koncie są zawsze weryfikowane innym kanałem — zadzwoń na znany numer dostawcy, a nie ten na rachunku.
Czy sztuczna inteligencja wystarczy do walki z oszustwami fakturowymi?
Nie. Sztuczna inteligencja zmniejsza liczbę wyjątków, ale trzy zasady pozostają niezmienne: weryfikacja zmian na koncie za pomocą drugiego kanału, rozdzielenie uprawnień do zatwierdzania i dokonywania płatności oraz limity kwotowe dla drugiej osoby zatwierdzającej.
Jaki jest najsilniejszy sygnał oszustwa?
Zmiana numeru konta bankowego na koszt znanego dostawcy — najniebezpieczniejsza i najłatwiejsza do wykrycia przez maszynę, ponieważ jako punkt odniesienia służy cała poprzednia historia numeru IBAN.