Trumpas atsakymas: sąskaita faktūra ir PVM sąskaita faktūra – ne tas pats

Sąskaita faktūra yra apskaitos dokumentas, kurį prekes ar paslaugas parduodantis asmuo, nesantis PVM mokėtoju, išrašo pirkėjui. Jos naudojimo tvarką nustato Vyriausybės 2002 m. gegužės 29 d. nutarimu Nr. 780 patvirtintos taisyklės. PVM sąskaita faktūra yra visai kitas dokumentas. Ją privalo išrašyti PVM mokėtojas, nes joje papildomai nurodomas PVM tarifas ir apskaičiuota PVM suma. Taisyklė paprasta: jei jūsų individuali veikla, MB ar UAB nėra registruota PVM mokėtoja, klientui rašote sąskaitą faktūrą. Peržengę 45 000 EUR ribą, skaičiuojamą nuo 2025 m. gegužės 1 d. pagal einamuosius ar praėjusius kalendorinius metus, privalote pereiti prie PVM sąskaitos faktūros.

Šiuos du dokumentus dažnai painioja, nes abu vadinami tiesiog „sąskaita”. Bet jų teisinis pagrindas skiriasi: paprastą sąskaitą faktūrą reglamentuoja minėtas Vyriausybės nutarimas, o PVM sąskaitos faktūros rekvizitus ir išrašymo momentą nustato Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, kurį VMI aiškina praktiniais pavyzdžiais. Toliau paaiškinama, kada kurį dokumentą rašyti, kokie terminai galioja ir kaip 2025 m. pokyčiai paveikė PVM registracijos ribą.

Kada privalote išrašyti sąskaitą faktūrą?

Pareiga išrašyti dokumentą priklauso nuo verslo formos ir nuo to, kam parduodate.

Vykdydami individualią veiklą, pagal VMI nurodymus turite naudoti sąskaitą faktūrą, PVM sąskaitą faktūrą (jei esate PVM mokėtojas), kasos aparato kvitą (jei pajamas apskaitote kasos aparatu) arba kitą apskaitos dokumentą, pvz., pinigų priėmimo kvitą.

Mažosioms bendrijoms ir uždarosioms akcinėms bendrovėms taisyklės galioja lygiai taip pat. Jos taikomos visiems pelno mokesčio įstatyme apibrėžtą veiklą vykdantiems Lietuvos vienetams ir ekonominę veiklą vykdantiems apmokestinamiesiems asmenims. Tai reiškia, kad mažoji bendrija ar uždaroji akcinė bendrovė sąskaitą faktūrą ar PVM sąskaitą faktūrą rašo pagal tas pačias taisykles kaip individuali veikla.

Kai parduodate verslui ar privačiam asmeniui, pareiga skiriasi. Tiekiant prekes ar paslaugas kitam apmokestinamajam asmeniui arba juridiniam asmeniui, kuris nėra apmokestinamasis asmuo, PVM mokėtojas privalo išrašyti PVM sąskaitą faktūrą. Parduodant fiziniam asmeniui, kuris veiklos nevykdo, kartais pakanka kasos aparato kvito. Bet jei pirkėjas pareikalauja PVM sąskaitos faktūros, privalote ją išrašyti.

Kai atsiskaitymas grynaisiais vyksta vėliau, tvarka taip pat aiški. Jei mokėjimas grynaisiais gaunamas ne tuo pat metu, kai suteikta paslauga ar perduota prekė, sąskaitą faktūrą (ar PVM sąskaitą faktūrą) rašote paslaugos suteikimo ar prekės perdavimo momentu, pažymėdami, kad atsiskaitymas vyks vėliau. Pinigų priėmimo kvitą rašote tik tada, kai grynieji faktiškai gaunami.

Kada išrašoma PVM sąskaita faktūra?

PVM sąskaita faktūra visada susieta su konkrečiu ūkinės operacijos momentu. Penki atvejai, su kuriais dažniausiai susiduria smulkus verslas:

  • Paslaugos suteikimas ar prekės perdavimas. Kai atsiskaitymas sutampa su šiuo momentu, PVM sąskaitą faktūrą išrašote tą pačią akimirką.
  • Avansas. Gautas avansas paprastai įforminamas PVM sąskaita faktūra, jei dėl jo atsiranda prievolė skaičiuoti PVM. Vėliau suteiktų paslaugų apmokestinamoji vertė tuo avansu mažinama. Avansas už prekių tiekimą į kitą ES valstybę narę tam tikrais atvejais taip neįforminamas.
  • Tęstinės paslaugos. Nuoma, telekomunikacijos ar tęstinis energijos tiekimas apskaitomi periodiškai, ne pagal kiekvieną atskirą įvykį. Konkretų terminą rasite kitame skyriuje.
  • Tiekimas į kitą ES valstybę narę. Kai prekėms taikomas 0 proc. PVM tarifas arba paslaugas apmokestina pats pirkėjas kitoje valstybėje narėje, PVM sąskaita faktūra vis tiek privaloma.
  • Savarankiškas sąskaitos parengimas. Kai kuriais atvejais dokumentą jūsų vardu gali parengti pats pirkėjas ar jo įgaliotas asmuo. Tokią tvarką reikia aptarti iš anksto ir įtvirtinti tarpusavio sutartyje.

Terminai: „nedelsiant” nereiškia visada tą pačią dieną

Įstatymas nenurodo vieno universalaus dienų skaičiaus visiems atvejams. Bendroji taisyklė yra PVM sąskaitą faktūrą išrašyti „nedelsiant” po prekių tiekimo ar paslaugų suteikimo, tai yra per trumpiausią objektyviai įmanomą terminą. Praktiškai tai reiškia, kad sąskaitą rengiate tą pačią ar kitą darbo dieną, ne savaitės ar mėnesio gale.

Dviem atvejams įstatymas nustato konkretų skaičių:

Skirtumas tarp šių dviejų terminų dažnai sukelia painiavą: prekes į Vokietiją eksportuojanti įmonė turi penkiomis dienomis daugiau laiko nei nuomos paslaugą teikianti bendrovė.

Ką būtina nurodyti sąskaitoje?

Toliau pateikiamas rekvizitų kontrolinis sąrašas pagal dokumento tipą, sudalintas į tris grupes.

Paprasta sąskaita faktūra

Nutarimas Nr. 780 numato, kad dokumentas gali būti pagrindas sąnaudoms pripažinti tik jei jame nurodyti:

  • tiekėjo (paslaugų teikėjo) pavadinimas ir kodas: jei tiekėjas yra fizinis asmuo, nurodomas PVM mokėtojo kodas, o jei jo nėra, nurodomas asmens kodas arba individualios veiklos vykdymo pažymos numeris;
  • pirkėjo (kliento) pavadinimas ir kodas analogiška tvarka;
  • išrašymo data, dokumento numeris, prekių ar paslaugų aprašymas ir kaina.

Įprasta PVM sąskaita faktūra

Pagal VMI 2026 m. balandžio 27 d. paaiškinimą, joje turi būti bent:

  • išrašymo data, serija ir numeris;
  • tiekėjo ir pirkėjo duomenys;
  • prekių ar paslaugų aprašymas ir kiekis;
  • tiekimo (paslaugos suteikimo) data;
  • kaina be PVM ir apmokestinamoji vertė;
  • PVM tarifas ir atskirai apskaičiuota PVM suma.

Supaprastinta PVM sąskaita faktūra

Ją galite išrašyti, kai visos sąskaitos vertė su PVM neviršija 100 EUR. Jei taikote smulkiojo verslo schemą, šis apribojimas netaikomas. Supaprastintą sąskaitą galite rašyti nepriklausomai nuo sumos.

Pavyzdys: tarkime, atlikote IT konsultacijos paslaugą UAB klientui už 1 200 EUR (be PVM). Kadangi suma aiškiai viršija 100 EUR ribą, supaprastinta forma negalioja. Sąskaitoje turi būti nurodyta 1 200 EUR kaina be PVM, tokio pat dydžio apmokestinamoji vertė, taikomas PVM tarifas ir atskira PVM suma, be jau minėtų tiekėjo, pirkėjo, datos ir aprašymo laukų.

Kvitai, PDF ir elektroninės sąskaitos: kas galioja praktiškai

Parduodant fiziniam asmeniui, kuris veiklos nevykdo, PVM sąskaita faktūra kai kuriais atvejais gali būti neišrašoma. Pakanka kasos aparato kvito. Bet jei pirkėjas jos pareikalauja, privalote ją išrašyti net ir mažmeninėje prekyboje.

PDF sąskaita ar elektroninė PVM sąskaita faktūra Lietuvoje turi tokią pačią teisinę galią kaip popierinė. Praktiškai tai reiškia tris pareigas: reikalingas išankstinis pirkėjo sutikimas naudoti elektroninę formą, o pats dokumentas turi užtikrinti kilmės autentiškumą, turinio vientisumą ir įskaitomumą. Kitaip sakant, turi būti aišku, kas dokumentą išrašė, kad duomenys nebuvo pakeisti po išrašymo ir kad jį galima perskaityti be papildomų priemonių. Paprastas PDF failas, atsiųstas e. paštu, šiuos reikalavimus tenkina, jei su klientu sutariate, kad tokia forma priimtina, ir failą saugote taip, kad jo nebūtų galima redaguoti po išsiuntimo.

Kada sąskaitose jau turi atsirasti PVM?

Nuo 2025 m. gegužės 1 d. pasikeitė PVM registracijos ribos skaičiavimo principas: vertinami einamieji arba praėję kalendoriniai metai, o ne, kaip anksčiau, slankus paskutinių 12 mėnesių langas. Praktiškai tai reiškia, kad pajamas sekate nuo sausio 1 d. iki gruodžio 31 d.

Pagrindinė riba yra 45 000 EUR bendro atlygio iš Lietuvoje vykdomos PVM apmokestinamos veiklos. Peržengę ją einamaisiais ar praėjusiais kalendoriniais metais, privalote registruotis PVM mokėtoju ir nuo to momento visose sąskaitose nurodyti PVM.

Kada PVM prievolė atsiranda ir neperžengus ribos

Tačiau prievolė gali atsirasti ir neperžengus 45 000 EUR ribos:

Viena detalė, kurią verslininkai dažnai pražiūri: pagal PVM sąskaitos faktūros rekvizitus reglamentuojantį VMI paaiškinimą, visi apmokestinamieji asmenys, tiek fiziniai, tiek juridiniai, privalo išskirti PVM sumą apskaitos dokumentuose nuo 2026 m. sausio 1 d. Iki tol tokia pareiga nuo 2022 m. gegužės 1 d. galiojo tik fiziniams asmenims, vykdantiems ekonominę veiklą.

Verta žinoti ir apie tolimesnius pokyčius: priimta Direktyva (ES) 2025/516, pagal kurią tarpvalstybiniams B2B sandoriams nuo 2030 m. liepos 1 d. bus taikomi nauji skaitmeninio ataskaitingumo reikalavimai, grindžiami e. sąskaitomis. 2026 m. jūsų sąskaitų tai nekeičia, bet verta turėti omenyje, planuojant apskaitos sistemas ilgesniam laikotarpiui.

FAQ

Kuo skiriasi sąskaita faktūra nuo PVM sąskaitos faktūros Lietuvoje?

Sąskaitą faktūrą rašo pardavėjas, kuris nėra PVM mokėtojas. PVM sąskaitą faktūrą privalo išrašyti PVM mokėtojas ir joje turi būti nurodyti PVM tarifas bei apskaičiuota PVM suma. Dokumentų teisinį pagrindą nustato skirtingi teisės aktai.

Kada išrašyti PVM sąskaitą faktūrą „nedelsiant“?

Bendroji taisyklė – PVM sąskaitą faktūrą išrašyti nedelsiant po prekių tiekimo ar paslaugų suteikimo, t. y. per trumpiausią objektyviai įmanomą terminą. Praktikoje tai dažniausiai reiškia tą pačią arba kitą darbo dieną.

Kokie konkretūs terminai taikomi tęstinėms paslaugoms ir ES tiekimams?

Tęstinėms paslaugoms (nuoma, telekomunikacijos, tęstinis energijos tiekimas) PVM sąskaita faktūra turi būti išrašyta ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 dienos. Tiekimams į kitą ES valstybę narę su 0 proc. tarifu arba kai PVM apskaičiuoja pirkėjas – ne vėliau kaip iki kito mėnesio 15 dienos.

Kada vietoj PVM sąskaitos faktūros rašoma paprasta sąskaita faktūra?

Jei jūsų individuali veikla, MB ar UAB nėra registruota PVM mokėtoju, klientui rašote sąskaitą faktūrą. Tapus PVM mokėtoju, pavyzdžiui, peržengus 45 000 EUR ribą, įprastai reikia pereiti prie PVM sąskaitos faktūros.