Ne, 2026 metais sąskaitos faktūros viešojo sektoriaus pirkėjui, tai yra ministerijai, savivaldybei ar mokyklai, paprastu el. laišku siųsti, kaip taisyklė, negalima. Lietuvos Vyriausybės nutarimu Nr. 405 įtvirtinta tvarka reikalauja, kad nuo 2025 m. sausio 1 d. Europos e. sąskaitos faktūros standartą atitinkantis dokumentas būtų siunčiamas per „Peppol“ tinklą (tarptautinį sąskaitų faktūrų mainų tinklą) arba, jei tai techniškai neįmanoma, įvedamas rankiniu būdu per SABIS portalą. SABIS yra centrinė Lietuvos sąskaitų faktūrų informacinė sistema, kuri nuo 2024 m. rugsėjo 1 d. pakeitė senąją E. sąskaita sistemą. PDF failo siuntimas el. paštu leidžiamas tik kaip siaura išimtis: kai užsienio tiekėjas negali prisijungti prie SABIS, o „Peppol“ netinka, pirkėjo sutikimu galima naudoti el. paštą.
Ar prie laiško prisegtas PDF laikomas elektronine sąskaita faktūra?
Ne, nelaikomas. Direktyva 2014/55/ES tiesiai sako, kad vaizdą atkuriantis failas, pavyzdžiui, nuskenuota popierinė sąskaita faktūra ar tiesiog PDF, viešųjų pirkimų požiūriu elektronine sąskaita faktūra nėra, net jei jis siunčiamas elektroniniu būdu. Elektroninė sąskaita faktūra šiame kontekste reiškia konkretų struktūrizuotą formatą, atitinkantį Europos e. sąskaitos faktūros standartą (EN 16931-1:2017). Nuoroda į šį standartą nutarime Nr. 405 įtvirtinta kaip privaloma. Tad Jūsų gražiai, rankiniu būdu paruoštas PDF gali būti visiškai teisingas kaip dokumentas, bet pirkėjui nusiųstas laišku, teisinės pareigos jis nepatenkina.
SABIS ar „Peppol“: kurį kanalą naudoti?
Skirtumas slypi techninėse galimybėse, o ne pasirinkimo laisvėje. Jei Jūsų apskaitos programa ar e. sąskaitų faktūrų operatorius (tarpininkas, jungiantis įmonę prie „Peppol“ tinklo) yra susietas su „Peppol“, sąskaita faktūra pagal nutarimą Nr. 405 per jį eina automatiškai. Jei automatinio ryšio nėra, duomenis reikia įvesti SABIS priemonėmis. Tas pats nutarimas šį kelią numato kaip atsarginį sprendimą, o ne kaip pasirinktinai naudojamą patogumą. Paties SABIS DUK patvirtina, kad duomenis galima įvesti trimis būdais: rankiniu būdu portale ar importuojant XML failą, per universalią sąsają iš įmonės apskaitos programinės įrangos, arba automatiškai kaip „Peppol“ tinklo dalyviui.
Ką daryti, jei neturite „Peppol“ sąsajos ir apskaitos programos
Tada atsakymas paprastas: eikite į SABIS portalą ir sąskaitą faktūrą įveskite rankiniu būdu. Prisijungimas vyksta per VIISP tapatybės nustatymo paslaugą (elektroninę valstybės paslaugų autentifikavimo sistemą), naudojamą plačiau Lietuvos e. valdžios paslaugose. Po pirmo prisijungimo reikia registruoti organizaciją, kaip aprašo SABIS DUK. Toliau, pagal savo vaidmenį sistemoje, galėsite sąskaitas faktūras įvesti, teikti ir stebėti jų būseną. Tai nekainuoja nieko papildomo, tik Jūsų darbo laiką, bet reikalauja, kad sutarties duomenys SABIS sistemoje būtų jau įrašyti anksčiau (apie tai rašome žemiau).
Ar €1000 žodinės sutarties išimtis dar galioja?
Nebegalioja. Šis leidimas, leidžiantis sudaryti iki 1000 eurų be PVM žodines sutartis, buvo įtvirtintas tik laikinai ir baigėsi 2024 m. gruodžio 31 d.. Nuo 2025 m. sausio 1 d. ir sąskaita faktūra, pateikta pagal žodinį susitarimą, nepaisant sumos, turi būti siunčiama per SABIS. Skirtumas tik tas, kad žodinės sąskaitos atveju SABIS sistemoje reikia pasirinkti atskirą „žodinės gaunamos sąskaitos“ tipą, ir sąskaitos su jokiu sutarties raštu susieti nereikia, kaip aiškina SABIS DUK. Senoji 1000 eurų riba buvo pereinamojo laikotarpio taisyklė, o ne 2026 metų realybė.
Kada užsienio tiekėjas gali sąskaitą faktūrą siųsti el. paštu?
Tai išimtis, taikoma konkrečiai tarpvalstybiniams tiekėjams, o ne Lietuvos įmonėms. SABIS DUK tiesiai nurodo, kad trumpuoju laikotarpiu užsienio prekių, paslaugų ar darbų tiekėjai prie SABIS portalo prisijungti negali. Jų pagrindinis kelias yra pateikti sąskaitą faktūrą per „Peppol“ tinklą, pasirinkus sau tinkamą paslaugų teikėjo prieigos punktą (Access Point). Jei „Peppol“ nėra pagrįstas sprendimas, pavyzdžiui, kai maža Estijos įmonė pateikia Lietuvos savivaldybei vienintelę, pavienę sąskaitą faktūrą, sąskaitą faktūrą galima pateikti būdu, kurį pirkėjas priima, ir vienas iš tokių būdų yra el. paštas. Tai nėra bendras leidimas visiems, o su pirkėju iš anksto sutartas sprendimas konkrečiam tarpvalstybiniam atvejui.
Kokie sutarties duomenys turi sutapti SABIS sistemoje?
Kai sąskaita faktūra teikiama pagal rašytinę sutartį, SABIS tikrina tris dalykus: sutarties duomenys sistemoje turi būti jau įrašyti, jie turi būti susieti su sąskaitą faktūrą teikiančiu pardavėju, o sąskaitoje faktūroje nurodytas sutarties numeris turi tiksliai sutapti su SABIS sistemoje registruotu numeriu. Taip aprašo SABIS tiekėjo atmintinė. Sutarties įvedimas ir jos duomenų teisingumas yra pirkėjo, ne tiekėjo, pareiga. Jei sutartis SABIS sistemoje neįrašyta, sąskaitos faktūros iš viso pateikti negalėsite, todėl vienintelis prasmingas žingsnis yra patiems susisiekti su pirkėju, kol iki sąskaitos apmokėjimo termino laiko dar liko.
Įstatyme lieka viena išimtis: pagal Viešųjų pirkimų įstatymo 22 straipsnio 12 dalį, sąskaita faktūra gali būti neelektroninė tik tuo atveju, kai SABIS ar „Peppol“ veikimas mobilizacijos, karo ar ekstremaliosios situacijos metu realiai nutrūksta. Vien ekstremaliosios situacijos paskelbimo savaime nepakanka. Nutrūkimas turi būti faktinis. Tai išimtis, o ne įprastas B planas, ir praktikoje Jūsų kasdienių sąskaitų faktūrų ji nepaliečia.
FAQ
Kas meilile lisatud PDF loetakse e-arveks?
Ei loeta. 2014/55/EL direktiiv ütleb, et skaneeritud paberarve või tavaline PDF ei ole avaliku hanke tähenduses e-arve, isegi kui see liigub elektrooniliselt.
Kas 2026. aastal tohib Leedu avaliku sektori arve saata e-postiga?
Üldjuhul ei tohi. 1. jaanuarist 2025 tuleb Euroopa e-arve standardile vastav dokument saata PEPPOL-võrgu kaudu või, kui see ei õnnestu, SABIS-e portaali käsitsi.
Kumb on õigem kanal: SABIS või PEPPOL?
Valikuvabadust sisuliselt pole: kui PEPPOL-liides on olemas, liigub arve automaatselt. Kui PEPPOL-ühendust pole, tuleb andmed sisestada SABIS-e vahenditega.
Millal võib välismaine tarnija arve saata e-postiga?
E-post on erand, mis kehtib piiriülestele tarnijatele ja ainult ostjaga kokkulepitud juhtudel. Peamine tee on PEPPOL-i kaudu, PEPPOL-i mittesobivuse korral võib ostja aktsepteerida e-posti.