Īsā atbilde: viens dokuments, divi dažādi galamērķi

ViDA (VAT in the Digital Age, latviski – PVN digitālajā laikmetā) e-rēķins un e-atskaitīšana nav viens un tas pats, kaut abi bieži rodas no tā paša darījuma. E-rēķins ir strukturēts biznesa dokuments, ko pārdevējs sagatavo un ko klients saņem – tas ceļo starp divām komercsabiedrībām. E-atskaitīšana savukārt ir darījuma datu nosūtīšana nodokļu iestādei, ne rēķina paša piegāde klientam. Saskaņā ar Padomes direktīvu (ES) 2025/516 šis pārrobežu atskaitīšanas pienākums ES līmenī stāsies spēkā no 2030. gada 1. jūlija. Līdz šim termiņam Igaunija, Latvija un Lietuva savu vietējo e-rēķinu apriti un atskaitīšanu regulē pilnīgi atsevišķi ar saviem likumiem, un šie termiņi trijās valstīs jau šodien atšķiras.

Rādītājs E-rēķins E-atskaitīšana
Kam tas tiek nosūtīts Pircējam, tas ir, klientam Nodokļu iestādei
Kas tas būtībā ir Strukturēts biznesa dokuments Darījuma datu elektroniska pārsūtīšana
Formāts Jāļauj automātiska datorapstrāde Kopīgs elektronisks ziņojums, kura formātu nosaka dalībvalsts
Kurš pilda pienākumu Pārdevējs sagatavo un nosūta Pārdevēja dati, dažos gadījumos arī pircēja dati
Spēkā pārrobežu darījumiem no 2030. gada 1. jūlija 2030. gada 1. jūlija

Kas tiek uzskatīts par ViDA e-rēķinu

Saskaņā ar direktīvas definīciju e-rēķins ir rēķins, kas satur visus nepieciešamos PVN (pievienotās vērtības nodokļa) datus un ir sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj automātisku elektronisku apstrādi. Šis ir tehnisks tests, ne vizuāls. Rēķinam jābūt mašīnlasāmam – tas nozīmē, ka programmatūra pati spēj nolasīt un apstrādāt rēķina datus, un nevienam nav vajadzības skaitļus pārrakstīt ar roku.

Vai e-pastā nosūtīts PDF rēķins ir e-rēķins?

Nē. PDF ir veidots cilvēka acij, ne mašīnai, un saskaņā ar direktīvas skaidrojumu šāds fails parasti neatbalsta automātisku apstrādi. Tas nozīmē – klientam e-pastā nosūtīts PDF rēķins neatbilst ViDA e-rēķina definīcijai, pat ja rēķina saturs ir precīzs. No 2030. gada 1. jūlija e-rēķins direktīvas 218. panta pamatā kļūst par noklusējuma formātu, tomēr dalībvalstis var atļaut papīra rēķinu vai citu formātu tiem darījumiem, kas neietilpst digitālās atskaitīšanas pienākumā.

Ko ViDA e-atskaitīšana faktiski prasa no 2030. gada 1. jūlija

E-atskaitīšana nav rēķins. Tā ir atsevišķa datu plūsma nodokļu iestādei. Obligātais tvērums ir šaurs: tas attiecas uz preču piegādēm no vienas ES dalībvalsts uz citu starp komersantiem (B2B – biznesa un biznesa darījumi), uz Kopienas iekšējām iegādēm (kad pircējs preces saņem no citas ES valsts) un konkrētiem pārrobežu darījumiem, kuriem piemērojama reversā maksāšana (reverse charge, kad PVN nomaksu pārceļ no pārdevēja uz pircēju), kā tos raksturo direktīva. Vietējie darījumi, piemēram, Rīgas uzņēmuma rēķins Daugavpils klientam, šajā ES pienākumā neietilpst.

Svarīgākā detaļa mazajiem uzņēmumiem: vispārēju apgrozījuma vai summas robežlielumu direktīva neparedz. Ja pārdodat preces pārrobežu citas dalībvalsts komersantam, pienākums ir spēkā neatkarīgi no tā, vai gada apgrozījums ir 5000 vai 5 miljoni eiro.

Termiņi ir precīzi. Pārrobežu piegādes gadījumā, kas ietilpst regulējumā, pārdevējam rēķins jāizsniedz ne vēlāk kā 10 dienu laikā pēc nodokļa saistību iestāšanās brīža; arī reversās maksāšanas piegādes priekšapmaksa iedarbina to pašu 10 dienu termiņu. Pārdevēja dati nodokļu iestādei tiek nosūtīti rēķina izrakstīšanas brīdī, bet pašnorēķina (self-billing) gadījumā termiņš ir līdz piecām dienām pēc izrakstīšanas. Pircēja pusē iegādes vai reversās maksāšanas pirkuma datus var būt jānosūta līdz piecām dienām pēc rēķina saņemšanas, tomēr dalībvalsts var lemt, ka šādu pircēja pienākumu tās teritorijā nepiemēro. Direktīva šos termiņus nosaka tieši tā.

Datus var iesniegt uzņēmums pats vai ar trešās puses starpniecību; dalībvalstīm jānodrošina elektroniskas iesniegšanas iespēja un jāpieņem iesniegumi, kas atbilst Eiropas e-rēķinu standartam un tā uzskaitītajām sintaksēm.

Piemērs: 1200 eiro rēķins no Rīgas uz Tallinu – rēķina un atskaites ceļš

Pieņemsim, ka Jūsu Rīgas uzņēmums pārdod preces Tallinas klientam par 1200 eiro. No 2030. gada 1. jūlija preču piegāde citas dalībvalsts komersantam ir tieši tas darījuma veids, ko aptver pārrobežu atskaitīšanas pienākums.

Rēķina puse: Jūs sagatavojat klientam strukturētu e-rēķinu, kas atbilst mašīnlasāmības prasībai, un izrakstat to ne vēlāk kā 10 dienu laikā pēc nodokļa saistību iestāšanās, kā direktīva prasa.

Atskaites puse: tajā pašā laikā, kad rēķins tiek izrakstīts, Jūs nosūtāt darījuma datus Latvijas nodokļu iestādei. Tā ir atsevišķa datu plūsma, ne rēķina paša kopēšana. Ja Tallinas klientam jāziņo par šo pašu darījumu kā par Kopienas iekšēju iegādi savā pusē, viņam var būt pienākums datus nosūtīt piecu dienu laikā pēc rēķina saņemšanas. Precīzs pienākums ir atkarīgs no tā, vai Igaunija nolemj piemērot pircēja puses atskaitīšanu.

Tieši šis divzaru modelis rada apjukumu: viens strukturēts rēķins, bet divi atsevišķi pienākumi, kas virzās divos dažādos virzienos.

Vietējie noteikumi ir atsevišķi: Igaunija, Latvija un Lietuva

ViDA saskaņo tikai pārrobežu B2B atskaitīšanu. Vietējā e-rēķinu aprite un vietējā darījumpamata atskaitīšana – tas ir, rēķini, kuru pārdevējs un pircējs abi atrodas vienā valstī – saskaņā ar direktīvu paliek katras dalībvalsts pašas ziņā; valsts var noteikt savus noteikumus un tos attiecināt uz konkrētām nodokļu maksātāju kategorijām. Dalībvalstīm, kurām jau pirms 2024. gada 1. janvāra bija ieviesta vai likumā paredzēta vietēja reāllaika darījumpamata atskaitīšanas sistēma, direktīva dod laiku līdz 2035. gada 1. janvārim, lai savu sistēmu saskaņotu ar ViDA regulējumu. Šis termiņš attiecas konkrēti uz tām valstīm, kuru sistēma atbilst šim aprakstam, ne automātiski uz visām dalībvalstīm.

Trīs Baltijas valstis šobrīd atrodas trīs dažādos vietējos ceļos.

Igaunijā no 2025. gada 1. jūlija spēkā ir „pircējs izvēlas” modelis: uzņēmums, kas ir publiski reģistrējies e-biznesa reģistrā kā e-rēķinu saņēmējs, var pieprasīt no pārdevēja e-rēķinu, bet citos gadījumos darījuma puses formātu un iesniegšanas nosacījumus vienojas savā starpā. Publiskā sektora iestādēm būtībā turpina darboties līdzšinējā e-rēķinu iesniegšanas kārtība.

Latvijā grafiks ir pakāpenisks un precīzāks nekā Igaunijā. Strukturēts e-rēķins ir obligāts no 2025. gada 1. janvāra darījumos ar valsts un pašvaldību iestādēm (G2G, B2G, G2B – attiecīgi valsts–valsts, biznesa–valsts un valsts–biznesa darījumi); šo e-rēķinu datu nosūtīšana Valsts ieņēmumu dienestam (VID) kļūst obligāta no 2026. gada 1. janvāra. Komersantu savstarpējiem (B2B) darījumiem strukturēts e-rēķins un tā vienlaicīga iesniegšana VID ir obligāta no 2028. gada 1. janvāra. Šis B2B termiņš sākotnēji bija plānots 2026. gada sākumā, bet ar likuma grozījumu tika pārcelts par diviem gadiem.

Lietuvā jau kādu laiku darbojas cita veida sistēma – i.SAF reģistrs, kurā PVN maksātājiem jāiesniedz izrakstīto un saņemto PVN rēķinu dati. Juridiskās personas šos datus iesniedz par kalendāro mēnesi līdz nākamā mēneša 20. datumam, bet fizisko personu termiņš ir atkarīgs no viņu PVN deklarēšanas perioda. Šī ir periodiska, mēneša datu atskaite, ne darījumpamata reāllaika pārsūtīšana, un tā darbojas pēc savas, no ViDA neatkarīgas loģikas, ne pēc 2030. gada 1. jūlija pārrobežu modeļa.

Ko sagatavot jau tagad un ko nepieņemt par pašsaprotamu

Līdz 2030. gada 1. jūlijam laika ir daudz, tomēr programmatūru un procesus vērts pielāgot jau tagad, ne pēdējā brīdī, kad termiņš tuvojas.

  • Strukturēta formāta atbalsts: Jūsu rēķinu programmatūrai jāspēj sagatavot rēķinus, kas atbilst Eiropas e-rēķinu standartam un direktīvā uzskaitītajām sintaksēm. Nav pietiekami, ka rēķins „izskatās kārtīgs” PDF formātā.
  • PVN numura pārbaude: pārbaudiet, ka sistēma validē klienta PVN maksātāja numuru pirms rēķina izrakstīšanas, jo pārrobežu darījuma korekta apstrāde no tā ir atkarīga.
  • Rēķina rekvizītu pilnīgums: visi nepieciešamie PVN dati rēķinā jāuzrāda mašīnlasāmā veidā, ne tikai kā aprakstošs teksts.
  • Labojumu plūsma: izdomājiet iepriekš, kā laboti jau nosūtītus rēķina vai atskaites datus, ja vēlāk atklājas kļūda. Manuāla labošana divās atsevišķās sistēmās aizņem daudzkārt vairāk laika.
  • Klienta formāta izvēle: it īpaši Igaunijas B2B pārdošanā, kur reģistrēts pircējs var pieprasīt e-rēķinu, Jūsu sistēmai jāspēj klientu pareizi identificēt un izvēlēties atbilstošu formātu.
  • Atsevišķa saskarne nodokļu iestādei: e-atskaitīšanas datu kanāls nav tas pats, kas rēķina nosūtīšanas kanāls. Tās ir divas atsevišķas integrācijas, pat ja dati nāk no viena un tā paša rēķina.

Visbiežākais pārpratums ir domāt, ka 2030. gada termiņš automātiski nozīmē arī vietējās reāllaika atskaitīšanas pienākumu Igaunijā, Latvijā vai Lietuvā. Tas nav tā. Direktīva tieši regulē tikai pārrobežu B2B darbību, un vietējā kārtība paliek katras valsts pašas ziņā. Otra izplatīta kļūda ir domāt, ka mazs apgrozījums atbrīvo no pārrobežu atskaitīšanas. Vispārēja robežlieluma direktīvā nav. Un trešā: Latvijas 2028. gada B2B termiņš un ES 2030. gada termiņš ir divi atšķirīgi pienākumi no divām dažādām juridiskajām bāzēm. Viens otru neaizstāj.

FAQ

Mis vahe on e-arvel ja e-aruandlusel?

E-arve on struktureeritud äridokument, mis saadetakse kliendile. E-aruandlus on eraldiseisev tehinguandmete edastamine maksuametile. Mõlemad sünnivad samast tehingust, kuid liiguvad eri sihtkohtadesse.

Kas PDF-arve loetakse e-arveks?

Ei. PDF on mõeldud inimese silmale, mitte masinale, ega võimalda automaatset töötlust. ViDA nõuab struktureeritud, masinloetavat vormingut.

Millal hakkab ViDA e-aruandluse kohustus kehtima?

Piiriülene e-aruandluskohustus hakkab kehtima 1. juulil 2030. Kodumaised reeglid jäävad liikmesriikide otsustada ja kehtivad juba erinevatel aegadel.

Kas kodumaised tehingud kuuluvad ViDA alla?

Ei. ViDA ühtlustab ainult piiriülest B2B-aruandlust. Kodumaised tehingud jäävad liikmesriigi enda reguleerida, nt Eesti, Läti ja Leedu reeglid on erinevad.