Trumpas atsakymas: vienas dokumentas, dvi skirtingos paskirties vietos

ViDA (VAT in the Digital Age, t. y. PVM skaitmeniniame amžiuje) skiria dvi iš pažiūros panašias, bet visiškai skirtingas prievoles. E. sąskaita faktūra yra struktūrizuotas verslo dokumentas, kurį pardavėjas parengia, o pirkėjas – klientas – priima. Ji keliauja tarp dviejų įmonių. E. ataskaitų teikimas yra visai kas kita: sandorio duomenų perdavimas mokesčių administratoriui, o ne pačios sąskaitos faktūros siuntimas klientui. Pagal Tarybos direktyvą (ES) 2025/516 šis tarpvalstybinis ataskaitų teikimo įpareigojimas ES lygmeniu įsigalioja nuo 2030 m. liepos 1 d. Iki šio termino Estija, Latvija ir Lietuva savo šalies e. sąskaitų faktūrų ir ataskaitų teikimo tvarką reguliuoja visiškai atskirais nacionaliniais įstatymais, ir šie terminai visose trijose šalyse jau šiandien skiriasi.

Požymis E. sąskaita faktūra E. ataskaitų teikimas
Kam skirta Pirkėjui, t. y. klientui Mokesčių administratoriui
Kas tai iš esmės yra Struktūrizuotas verslo dokumentas Elektroninis sandorio duomenų perdavimas
Formatas Turi leisti automatinį mašininį apdorojimą Bendras elektroninis pranešimas, kurio formatą nustato valstybė narė
Kas įgyvendina prievolę Parengia ir siunčia pardavėjas Pardavėjo duomenys, kai kuriais atvejais – ir pirkėjo
Įsigalioja tarpvalstybiniu lygiu Nuo 2030 m. liepos 1 d. Nuo 2030 m. liepos 1 d.

Kas atitinka ViDA e. sąskaitos faktūros apibrėžimą

Pagal direktyvoje įtvirtintą apibrėžimą e. sąskaita faktūra yra sąskaita, kurioje pateikti visi privalomi PVM duomenys ir kuri yra parengta, išsiųsta ir gauta struktūrizuotu elektroniniu formatu, leidžiančiu automatinį elektroninį apdorojimą. Tai techninis testas, ne vizualus. Sąskaita turi būti mašinai skaitoma – programinė įranga pati privalo sugebėti perskaityti ir apdoroti sąskaitos duomenis, kad niekam nereikėtų skaičių ranka iš naujo įvedinėti.

Ar e. paštu atsiųsta PDF sąskaita faktūra yra e. sąskaita faktūra?

Ne. PDF failas skirtas žmogaus akiai, ne mašinai, ir pagal direktyvos nuostatas toks failas paprastai nepalaiko automatinio apdorojimo. Tai reiškia, kad klientui e. paštu siunčiama PDF sąskaita faktūra neatitinka ViDA e. sąskaitos faktūros apibrėžimo, net jei sąskaitos turinys yra visiškai teisingas. Nuo 2030 m. liepos 1 d. e. sąskaita faktūra pagal direktyvos 218 straipsnį tampa numatytuoju formatu, tačiau valstybės narės gali leisti naudoti popierinę sąskaitą ar kitą formatą sandoriams, kuriems skaitmeninio ataskaitų teikimo prievolė netaikoma.

Ko ViDA e. ataskaitų teikimas iš tikrųjų reikalaus nuo 2030 m. liepos 1 d.

E. ataskaita nėra sąskaita faktūra. Tai atskiras duomenų srautas, skirtas mokesčių administratoriui. Privaloma taikymo sritis apibrėžta siaurai: ji taikoma prekių tiekimui iš vienos ES valstybės narės į kitą tarp įmonių (B2B, t. y. verslas verslui), prekių įsigijimui Bendrijos viduje ir konkrečiam tarpvalstybiniam tiekimui bei įsigijimui, kuriam taikomas atvirkštinis apmokestinimas – mechanizmas, kai PVM mokesčių administratoriui sumoka pirkėjas, ne pardavėjas – kaip tai aprašo direktyva. Vidaus sandoriai, pavyzdžiui, Vilniaus įmonės sąskaita faktūra Kauno klientui, į šią ES prievolę nepatenka.

Svarbiausia detalė smulkiajam ir vidutiniam verslui: direktyva nenumato bendros apyvartos ar sumos ribos. Jei parduodate prekes tarpvalstybiniu būdu kitos valstybės narės įmonei, prievolė taikoma nepriklausomai nuo to, ar Jūsų metinė apyvarta yra 5000, ar 5 milijonai eurų.

Terminai tikslūs. Vykdant tarpvalstybinį tiekimą, kuriam taikoma prievolė, pardavėjas sąskaitą faktūrą turi išrašyti ne vėliau kaip per 10 dienų nuo apmokestinimo momento – ir avansas už tiekimą, kuriam taikomas atvirkštinis apmokestinimas, taip pat suaktyvina tą pačią 10 dienų ribą. Pardavėjo duomenys mokesčių administratoriui perduodami sąskaitos faktūros išrašymo momentu, o savisąskaitos atveju, kai sąskaitą faktūrą pirkėjo vardu parengia pats pirkėjas arba jo įgaliota trečioji šalis, terminas – iki penkių dienų nuo išrašymo. Pirkėjo pusėje įsigijimo ar atvirkštinio apmokestinimo pirkimo duomenis gali reikėti perduoti iki penkių dienų nuo sąskaitos faktūros gavimo, tačiau valstybė narė gali nuspręsti tokios pirkėjo prievolės savo teritorijoje netaikyti. Direktyva šiuos terminus nustato tiksliai tokius.

Duomenis gali teikti pati įmonė arba trečioji šalis. Valstybės narės privalo suteikti elektroninio duomenų teikimo galimybę ir priimti duomenis, atitinkančius Europos e. sąskaitų faktūrų standartą ir jame nurodytas sintaksės, t. y. duomenų struktūros taisyklių, formas.

Pavyzdys: 1200 eurų sąskaita faktūra iš Lietuvos į Latviją – sąskaitos faktūros ir ataskaitos kelias

Tarkime, Jūsų Vilniaus įmonė parduoda Rygos klientui prekių už 1200 eurų. Nuo 2030 m. liepos 1 d. prekių tiekimas kitos valstybės narės įmonei yra lygiai toks sandorio tipas, kurį apima tarpvalstybinio ataskaitų teikimo prievolė.

Sąskaitos faktūros pusė: parengiate klientui struktūrizuotą e. sąskaitą faktūrą, atitinkančią mašininio skaitomumo reikalavimą, ir išrašote ją ne vėliau kaip per 10 dienų nuo apmokestinimo momento, kaip nurodo direktyva.

Ataskaitos pusė: tuo pačiu metu, kai išrašoma sąskaita faktūra, siunčiate sandorio duomenis Lietuvos mokesčių administratoriui. Tai atskiras duomenų srautas, o ne pačios sąskaitos faktūros kopijos siuntimas. Jei Rygos klientas savo pusėje tą patį sandorį turi deklaruoti kaip įsigijimą Bendrijos viduje, jam gali tekti pareiga perduoti duomenis per penkias dienas nuo sąskaitos faktūros gavimo. Tiksli prievolė priklauso nuo to, ar Latvija nusprendžia įgyvendinti pirkėjo pusės ataskaitų teikimą.

Tai ir yra dvišakis modelis, kuris dažniausiai kelia painiavą: viena struktūrizuota sąskaita faktūra, tačiau dvi atskiros prievolės, kurios juda dviem skirtingomis kryptimis.

Vidaus taisyklės yra atskiros: Estija, Latvija ir Lietuva

ViDA suvienodina tik tarpvalstybinį B2B ataskaitų teikimą. Vidaus e. sąskaitų faktūrų tvarka ir vidaus sandorių ataskaitų teikimas, t. y. sąskaitos faktūros, kurių pardavėjas ir pirkėjas yra tos pačios šalies, pagal direktyvą paliekamas kiekvienos valstybės narės nuožiūrai – šalis gali nustatyti savo taisykles ir jas taikyti tik tam tikroms mokesčių mokėtojų kategorijoms. Valstybėms narėms, kurios iki 2024 m. sausio 1 d. jau turėjo veikiančią arba įstatymu numatytą vidaus sandorių ataskaitų teikimo realiuoju laiku sistemą, direktyva suteikia laiko iki 2035 m. sausio 1 d. savo sistemą pritaikyti prie ViDA sistemos. Šis terminas taikomas konkrečiai toms šalims, kurių sistema atitinka šį aprašymą, o ne visoms valstybėms narėms automatiškai.

Trys Baltijos šalys šiuo metu eina trimis skirtingais nacionaliniais keliais.

Estijoje nuo 2025 m. liepos 1 d. galioja pirkėjo pasirinkimo modelis: įmonė, kuri viešai užsiregistravo e. verslo registre kaip e. sąskaitų faktūrų gavėja, gali reikalauti iš pardavėjo e. sąskaitos faktūros, tačiau kitais atvejais sandorio šalys formatą ir pateikimo tvarką susitaria pačios. Viešojo sektoriaus institucijoms iš esmės toliau taikoma ankstesnė e. sąskaitų faktūrų teikimo tvarka.

Latvijoje tvarkaraštis yra pakopinis ir tikslesnis nei Estijoje. Struktūrizuota e. sąskaita faktūra tapo privaloma nuo 2025 m. sausio 1 d. sandoriams su valstybės ir savivaldybių institucijomis (G2G, B2G, G2B – tai reiškia valdžios ir valdžios, verslo ir valdžios bei valdžios ir verslo sandorius). Šių e. sąskaitų faktūrų duomenų perdavimas Latvijos mokesčių administratoriui VID tampa privalomas nuo 2026 m. sausio 1 d. Įmonių tarpusavio (B2B) sandoriams struktūrizuota e. sąskaita faktūra ir jos vienalaikis pateikimas VID yra privalomas nuo 2028 m. sausio 1 d. Šis B2B terminas iš pradžių buvo planuotas 2026 m. pradžiai, tačiau įstatymo pakeitimu nukeltas dviem metais į priekį.

Lietuvoje jau kurį laiką veikia kitokia sistema – i.SAF registras, į kurį PVM mokėtojai turi teikti išrašytų ir gautų PVM sąskaitų faktūrų duomenis. Juridiniai asmenys šiuos duomenis teikia už kalendorinį mėnesį iki kito mėnesio 20 dienos, o fizinių asmenų terminas priklauso nuo jų PVM deklaravimo laikotarpio. Tai periodinė, mėnesinė ataskaita, o ne sandorio lygmens perdavimas realiuoju laiku, ir ji veikia pagal savo, ikiViDA laikų logiką, o ne pagal 2030 m. liepos 1 d. tarpvalstybinį modelį.

Ką ruošti jau dabar ir ko nesitikėti

Iki 2030 m. liepos 1 d. laiko yra, tačiau programinę įrangą ir procesus verta pritaikyti jau dabar, o ne paskutinę minutę prieš terminą.

  • Struktūrizuoto formato palaikymas: Jūsų apskaitos programinė įranga turi mokėti parengti sąskaitas faktūras, atitinkančias Europos e. sąskaitų faktūrų standartą ir direktyvoje nurodytas sintaksės formas. Nepakanka, kad sąskaita „gerai atrodytų“ kaip PDF failas.
  • PVM mokėtojo kodo tikrinimas: patikrinkite, ar sistema patvirtina kliento PVM mokėtojo kodą prieš išrašant sąskaitą faktūrą, nes tinkamas tarpvalstybinio sandorio apdorojimas nuo to priklauso.
  • Sąskaitos faktūros rekvizitų išsamumas: visi privalomi PVM duomenys sąskaitoje turi būti mašinai skaitomu formatu, o ne tik tekstu aprašyti.
  • Taisymų srautas: apgalvokite, kaip taisysite jau perduotą sąskaitą faktūrą ar ataskaitos duomenis, jei vėliau paaiškėja klaida. Rankinis taisymas dviejose atskirose sistemose užima kelis kartus daugiau laiko.
  • Kliento formato pasirinkimas: ypač Estijos B2B pardavimuose, kur registruotas pirkėjas gali reikalauti e. sąskaitos faktūros, Jūsų sistema turi mokėti tinkamai identifikuoti klientą ir pasirinkti atitinkamą formatą.
  • Atskira sąsaja su mokesčių administratoriumi: e. ataskaitos duomenų kanalas nėra tas pats, kas sąskaitos faktūros siuntimo kanalas. Tai dvi atskiros integracijos, net jei duomenys kilę iš tos pačios sąskaitos faktūros.

Dažniausia klaidinga nuomonė – kad 2030 metų terminas automatiškai reiškia ir vidaus sandorių ataskaitų teikimo realiuoju laiku prievolę Estijoje, Latvijoje ar Lietuvoje. Tai netiesa. Direktyva tiesiogiai reguliuoja tik tarpvalstybinę B2B veiklą, o vidaus tvarką kiekviena šalis nustato pati. Kita dažna klaida – manyti, kad maža apyvarta atleidžia nuo tarpvalstybinio ataskaitų teikimo. Direktyvoje bendros ribos nėra. Ir trečia: Latvijos 2028 m. B2B terminas ir ES 2030 m. terminas yra dvi skirtingos prievolės iš dviejų skirtingų teisės aktų. Viena kitos nepakeičia.

FAQ

Mis vahe on e-arvel ja e-aruandlusel?

E-arve on struktureeritud äridokument, mis saadetakse kliendile. E-aruandlus on eraldiseisev tehinguandmete edastamine maksuametile. Mõlemad sünnivad samast tehingust, kuid liiguvad eri sihtkohtadesse.

Kas PDF-arve loetakse e-arveks?

Ei. PDF on mõeldud inimese silmale, mitte masinale, ega võimalda automaatset töötlust. ViDA nõuab struktureeritud, masinloetavat vormingut.

Millal hakkab ViDA e-aruandluse kohustus kehtima?

Piiriülene e-aruandluskohustus hakkab kehtima 1. juulil 2030. Kodumaised reeglid jäävad liikmesriikide otsustada ja kehtivad juba erinevatel aegadel.

Kas kodumaised tehingud kuuluvad ViDA alla?

Ei. ViDA ühtlustab ainult piiriülest B2B-aruandlust. Kodumaised tehingud jäävad liikmesriigi enda reguleerida, nt Eesti, Läti ja Leedu reeglid on erinevad.