Arve koostamine Excelis: miks see on ajaraiskamine?

Lühidalt: Miks eelistada spetsiaalset tarkvara Excelile?

• Otstarbekohasus: Excel on tabelarvutusprogramm, Bilnex on müügiarvete koostamise tarkvara. Üks on universaalne, teine spetsiaalselt arvelduseks loodud.
• Andmete pärimine: Bilnex täidab kliendi rekvisiidid Äriregistri põhjal ise, Excelis on see puhas käsitöö.
• Turvalisus ja kontroll: Süsteem kontrollib summasid ja kohustuslikke välju, välistades inimlikud eksimused.
• E-arve saatmine: Ainult spetsiaalne keskkond suudab saata masinloetavaid e-arveid. Sõltumata sellest, et e-arved on xml-formaadis, on nende saatmiseks vaja operaatorvõrgustikku.

---

Microsoft Excel on kahtlemata üks arvude maailma võimekamaid tööriistu, kuid arve koostamine Excelis on siiski nagu Šveitsi taskunoaga heki pügamine. See on küll multifunktsionaalne ja alati käepärast, aga lõpuks on tulemus ebaefektiivne. Kui heki puhul on abiks sptesiaalsed käärid ja saed, siis arvete koostamiseks on parim tööriist Bilnex.

Kui Sa ei soovi enam tabelitega tegeleda, proovi Bilnexi tasuta arve generaatorit.

Miks kasutada Bilnexi Excelis arvete koostamise asemel?

Exceli suurim tugevus on lõputu paindlikkus. Ühtlasi on see arvete puhul suurimaks nõrkuseks. Piisab ühest valest klikist või üleliigsest tühikust, et Sinu professionaalne arve muutuks krüptiliseks pusleks, kus kõik numbrid on järsku näiteks kuupäevad.

Kes meist poleks näinud neid Exceli erroreid:

• #DIV/0! – Sa üritad kogemata jagada olematu kogusega ja Excel otsustab, et matemaatika on tänaseks läbi.
• #VALUE! – Kirjutasid kogemata numbri lahtrisse teksti (nt väärtus ja ühik samal väljal) ja valem jookseb kokku.
• #REF! – Kustutasid kogemata lahtri, millele teine valem toetus ja nüüd on kogu Sinu arve põhi “katki”.

Üks lihtne näpuviga tähendab, et pead hakkama detektiiviks, selle asemel et arve lihtsalt teele saata.

Bilnex on ehitatud raamatupidamisreegleid järgides. See tähendab, et matemaatika on alati korrektne ja arvele info sisestamine intuitiivne. Sinu kriitilised andmed on kaitstud juhusliku ülekirjutamise eest ja Sa ei pea kunagi muretsema, et klient saab arve, kus summa asemel on kirjas veateade. Ja lisaks on sulle alati toeks Bilnex klienditoe keskkond ja tiim.

Automaatne kiirus vs käsitsi arve loomine

Kui koostad arveid Excelis, pead iga kord käsitsi otsima ja sisestama kliendi nime, registrikoodi ja aadressi jm. See on puhas käsitöö, kus eksimisruum on suur. Bilnexi arvelduskeskkond on liidestatud Äriregistriga – sisesta vaid ettevõtte nimi ja süsteem täidab kõik andmed Sinu eest sekunditega. See hoiab kokku aega ja tagab, et arve rekvisiidid vastavad nõuetele ja on õiged.

E-arve saatmine Excelis on võimatu

Staatiline Exceli fail suudab genereerida vaid PDF-arve, mis on sisuliselt pilt Sinu arvest. Tänapäeval nõuavad aga paljud koostööpartnerid masinloetavaid e-arveid. Eestis tuleb esitada e-arve, kui Sinu klient (olgu see riigiasutus või eraettevõte) on end Äriregistris e-arve vastuvõtjaks märkinud ja seda Sinult nõuab.

Mis on e-arve ja miks Excel sellega hätta jääb?

E-arve ei ole PDF-fail. See on spetsiifilises XML-formaadis andmekogum, mida ei saadeta tavalise e-kirjaga. E-arve liigub turvaliselt üle operaatorvõrgustiku otse ühe ettevõtte keskkonnast teise ettevõtte raamatupidamistarkvarasse. Kasutades Bilnex arve koostamise tarkvara, saadetakse e-arve automaatselt õiges formaadis ja läbi õigete kanalite. Sinu jaoks on see vaid üks nupuvajutus, kuid kliendi jaoks tähendab see, et andmed jõuavad kohale vigadeta ja arve saab kiiremini tasutud.

Korduma kippuvad küsimused Exceli ja arvete koostamise kohta

Kas ma saan Excelis koostatud arve saata e-arvena?

Otse Excelist e-arvet saata ei saa. Excel suudab luua PDF-faili, mis on sisuliselt pilt arvest. Seaduslik e-arve on spetsiifiline XML-fail, mis liigub üle operaatorvõrgustiku otse teise ettevõtte raamatupidamissüsteemi. Selleks on vaja kasutada arvelduskeskkonda nagu Bilnex, mis genereerib õige faili ja saadab selle automaatselt teele üle turvalise operaatorvõrgu.

Kuidas parandada Exceli viga #VALUE! või #REF! müügiarvel?

Need vead tekivad tavaliselt siis, kui valem viitab tühjale lahtrile või proovib liita teksti ja numbreid (nt “10 tk” asemel peab olema lihtsalt “10” ja ühik eraldi lahtris). Nende vigade vältimiseks on mõistlik kasutada spetsiaalset arve koostamise tarkvara, kus valemid on lukustatud ja matemaatika toimib automaatselt, ilma et Sa saaksid neid kogemata rikkuda.

Kas Exceli arve põhi vastab raamatupidamisseaduse nõuetele?

Exceli põhi on seaduslik vaid siis, kui oled sinna käsitsi lisanud kõik kohustuslikud rekvisiidid (arve number, kuupäev, pooled, summad, maksetähtaeg jne). Excelis on väga lihtne mõni väli kogemata täitmata unustada või väikeseid vigu teha. Bilnexi ei luba arvet enne väljastada, kui kõik juriidiliselt vajalikud väljad on korrektselt täidetud.

Miks on arve koostamise tarkvara turvalisem kui Excel?

Erinevalt Exceli failist, mis asub Sinu arvuti kõvakettal ja võib kaduma minna või viirusega pihta saada, hoiab Bilnex Sinu andmeid turvaliselt. See vastab kõigile turvanõuetele ja tagab, et Sinu arvete ajalugu on seadusega nõutud 7 aasta jooksul alati kättesaadav. Samuti on krüpteeritud e-arvete saatmine oluliselt turvalisem kui e-mailiga PDF-ide edastamine, kus petturid saavad sobival hetkel vestluse üle võtta ja nt konto numbrid ära vahetada.