Rēķina izveide programmā Excel: kāpēc tas ir laika izšķiešana?

Īsāk sakot: kāpēc izvēlēties specializētu programmatūru, nevis Excel?

• Piemērotība mērķim: Excel ir izklājlapu programma, Bilnex ir programmatūra pārdošanas rēķinu izveidei. Viena ir universāla, otra ir īpaši paredzēta rēķinu izrakstīšanai.
• Datu mantošana: Bilnex aizpilda klienta datus, pamatojoties uz pašu komercreģistru; programmā Excel tas notiek tikai manuāli.
• Drošība un kontrole: Sistēma pārbauda summas un obligāti aizpildāmos laukus, novēršot cilvēciskas kļūdas.
• E-rēķina nosūtīšana: Mašīnlasāmus e-rēķinus var nosūtīt tikai īpaša vide. Neatkarīgi no tā, ka e-rēķini ir XML formātā, to nosūtīšanai ir nepieciešams operatora tīkls.

---

Microsoft Excel neapšaubāmi ir viens no spēcīgākajiem rīkiem skaitļu pasaulē, taču rēķina izveide programmā Excel joprojām ir kā dzīvžoga apgriešana ar Šveices armijas nazi. Tā ir daudzfunkcionāla un vienmēr pa rokai, taču galu galā rezultāts ir neefektīvs. Lai gan dzīvžogu apgriešanai noder īpašas šķēres un zāģi, rēķinu izveidei labākais rīks ir Bilnex.

Ja vairs nevēlaties strādāt ar izklājlapām, izmēģiniet Bilnex. bezmaksas rēķinu ģenerators.

Kāpēc izmantot Bilnex, nevis veidot rēķinus programmā Excel?

Excel lielākā priekšrocība ir tās bezgalīgā elastība. Tā ir arī tās lielākā vājība, runājot par rēķiniem. Pietiek tikai ar vienu nepareizu klikšķi vai papildu vietu, un jūsu profesionālais rēķins var pārvērsties par noslēpumainu mīklu, kurā visi skaitļi pēkšņi ir datumi.

Kurš gan no mums nav redzējis šīs Excel kļūdas?

• #DIV/0! – Jūs nejauši mēģināt dalīt ar neesošu lielumu, un programma Excel nolemj, ka matemātika šodienai ir beigusies.
• #VALUE! – Jūs nejauši ierakstījāt tekstu skaitļu šūnā (piemēram, vērtību un mērvienību vienā laukā), un formula avarē.
• #REF! – Jūs nejauši izdzēsāt šūnu, uz kuras balstījās cita formula, un tagad visa rēķina pamats ir “bojāts”.

Viena vienkārša kļūda nozīmē, ka jums jākļūst par detektīvu, nevis tikai jānosūta rēķins.

Bilnex ir veidots, ņemot vērā grāmatvedības noteikumus. Tas nozīmē, ka matemātika vienmēr ir pareiza un informācijas ievadīšana rēķinā ir intuitīva. Jūsu kritiski svarīgie dati ir aizsargāti no nejaušas pārrakstīšanas, un jums nekad nav jāuztraucas par to, ka klients saņems rēķinu ar kļūdas ziņojumu summas vietā. Un jums vienmēr būs pieejams atbalsts. Bilnex klientu atbalsta vide un komanda.

Automātiska ātruma salīdzināšana ar manuālu rēķinu izveidi

Ja rēķinus veidojat programmā Excel, jums katru reizi manuāli jāmeklē un jāievada klienta vārds, reģistrācijas kods, adrese utt. Tas ir tīrs roku darbs ar lielu kļūdu iespējamību. Bilnex norēķinu vide ir savienota ar Komercreģistru – vienkārši ievadiet uzņēmuma nosaukumu, un sistēma dažu sekunžu laikā aizpildīs visu informāciju. Tas ietaupa laiku un nodrošina, ka rēķina dati atbilst prasībām un ir pareizi.

E-rēķina nosūtīšana programmā Excel nav iespējama

Statisks Excel fails var ģenerēt tikai PDF rēķinu, kas būtībā ir jūsu rēķina attēls. Tomēr daudzi partneri mūsdienās pieprasa mašīnlasāmus e-rēķinus. Igaunijā e-rēķins ir jāiesniedz, ja jūsu klients (valsts iestāde vai privāts uzņēmums) ir reģistrējies kā e-rēķina saņēmējs Komercreģistrā un to pieprasa no jums.

Kas ir e-rēķins un kāpēc programmai Excel ar to rodas problēmas?

E-rēķins nav PDF fails. Tas ir datu kopums noteiktā XML formātā, kas netiek nosūtīts parastā e-pastā. E-rēķins droši pārvietojas pa operatora tīklu tieši no viena uzņēmuma vides uz cita uzņēmuma grāmatvedības programmatūru. Izmantojot Bilnex rēķinu izrakstīšanas programmatūru, e-rēķins tiek automātiski nosūtīts pareizajā formātā un pa pareizajiem kanāliem. Jums tas ir tikai viens klikšķis uz pogas, bet klientam tas nozīmē, ka dati nonāk bez kļūdām un rēķins tiek apmaksāts ātrāk.

Bieži uzdotie jautājumi par Excel un rēķinu izrakstīšanu

Vai es varu nosūtīt programmā Excel izveidotu rēķinu kā e-rēķinu?

Jūs nevarat nosūtīt e-rēķinu tieši no Excel. Excel var izveidot PDF failu, kas būtībā ir rēķina attēls. Juridisks e-rēķins ir īpašs XML fails, kas operatora tīklā tiek pārsūtīts tieši uz cita uzņēmuma grāmatvedības sistēmu. Lai to izdarītu, jums jāizmanto rēķinu izrakstīšanas vide, piemēram, Bilnex, kas ģenerē pareizo failu un automātiski nosūta to drošā operatora tīklā.

Kā labot Excel kļūdu #VALUE! vai #REF! pārdošanas rēķinā?

Šīs kļūdas parasti rodas, ja formula atsaucas uz tukšu šūnu vai mēģina apvienot tekstu un skaitļus (piemēram, “10 gab.” vietā vajadzētu vienkārši rakstīt “10” un mērvienību atsevišķā šūnā). Lai izvairītos no šīm kļūdām, ieteicams izmantot īpašu rēķinu izrakstīšanas programmatūru, kurā formulas ir bloķētas un matemātika darbojas automātiski, neļaujot jums tās nejauši sabojāt.

Vai Excel rēķina veidne atbilst Grāmatvedības likuma prasībām?

Excel veidne ir likumīga tikai tad, ja manuāli esat pievienojis visu obligāto informāciju (rēķina numuru, datumu, puses, summas, maksājuma termiņu utt.). Programmā Excel ir ļoti viegli nejauši atstāt lauku tukšu vai pieļaut nelielas kļūdas. Bilnexi neļauj izrakstīt rēķinu, kamēr visi juridiski nepieciešamie lauki nav pareizi aizpildīti.

Kāpēc rēķinu izrakstīšanas programmatūra ir drošāka nekā Excel?

Atšķirībā no Excel faila, kas atrodas datora cietajā diskā un var pazust vai tikt inficēts ar vīrusu, Bilnex nodrošina jūsu datu drošību. Tas atbilst visām drošības prasībām un nodrošina, ka Jūsu norēķinu vēsture vienmēr ir pieejama likumā noteiktos 7 gadus.. Šifrētu e-rēķinu sūtīšana ir arī ievērojami drošāka nekā PDF failu sūtīšana pa e-pastu, kur krāpnieki var pārņemt sarunu sev ērtā brīdī un, piemēram, mainīt konta numurus.