Godīgi sakot: nav universāla skaitļa, un katra vietne, kas sola tieši „X minūtes katram rēķinam”, pārdod jums kāda cita vidējo rādītāju. Taču jūsu pašu skaitli var izmērīt desmit rēķinos, un ietaupījumu gūšanas mehānika visiem ir vienāda. Manuālās rēķinu apstrādes laiks ir sadalīts četrās daļās: datu ievadīšana sistēmā, rēķina saskaņošana ar pasūtījumu vai līgumu, apstiprināšanas kārtas gaidīšana un kļūdu un vaicājumu risināšana. Automatizācija vispirms skars pirmās divas (ievadi un saskaņošanu), jo tās ir tikai papīra darbs. 73% grāmatvedības uzņēmumu ir ieviesuši automatizāciju, jautājums vairs nav „vai tas darbojas”, bet gan „cik liela daļa jūsu procesa ir šāda veida darbs”.
Kā izmērīt savus ietaupījumus ar desmit banknotēm?
Ņemiet desmit secīgus pirkuma rēķinus un izmēriet trīs lietas ar hronometru: cik minūtes nepieciešams datu ievadīšanai, cik minūšu nepieciešams saskaņošanai un pārbaudei un cik minūšu jāgaida apstiprinājuma atgādinājums. Reiziniet ar rēķinu skaitu mēnesī. Šis ir jūsu bāzes rādītājs – bez tā katrs „ietaupījums” ir mārketinga skaitlis. Tipisks modelis, ko redzat: ievadīšana un saskaņošana ir lielākā daļa, ja rēķini tiek piegādāti PDF formātā; kad piegādātāji nosūta e-rēķinus, ievadīšana jau pazūd no kanāla – strukturētie dati nav jālasa. Tāpēc pirmais automatizācijas ieguvums bieži vien ir E-rēķinu saņemšanas iespējošana, nevis programmatūras iegāde.
No kurienes rodas ietaupījumi: kārtībā
Pirmkārt, ievades dati pazūd: dokumentu nolasa iekārta, ieraksts tiek izveidots kā piedāvājums. Otrkārt, saskaņošana: sistēma saskaņo rēķinu ar pašu pasūtījumu un bankas ierakstu un izceļ tikai izņēmumus; tas padara kontroli balstītu uz paraugu. Treškārt, apstiprināšanas cikls tiek paātrināts, jo rēķins neguļ kāda cilvēka pastkastītē, bet gan nonāk pie pareizās personas saskaņā ar noteikumu. Kas paliek pat pēc automatizācijas: izņēmumi, interpretācijas un saziņa ar piegādātāju, ja kaut kas patiešām nav kārtībā. Pat nedomājiet par šo daļu: šī ir vērtīgā darba daļa.
Kā jūs izlemjat, vai tas ir tā vērts?
Salīdziniet izmērītās mēneša stundu izmaksas ar automatizācijas izmaksām un pievienojiet vienādojumam kļūdu izmaksas: manuālas ievades labošana izmaksā vairāk nekā pati ievade, jo kļūda tiek atklāta vēlāk. Ja izmērītā rutīna ir mazāka par dažām stundām mēnesī, neautomatizējiet: prieks neatsver iestatīšanu. Ja tas ir darba dienu secībā, atbilde jau ir vienādojumā.