Ausalt: universaalset numbrit ei ole, ja iga leht, mis lubab täpselt „X minutit arve kohta”, müüb Sulle kellegi teise keskmist. Aga Sinu enda numbri saab kümne arvega ära mõõta, ja mehaanika, kust sääst tuleb, on kõigil sama. Käsitsi arvetöötluse aeg jaguneb neljaks: andmete sisestamine süsteemi, arve sobitamine tellimuse või lepinguga, kinnitusringi ootamine ja vigade-päringute lahendamine. Automatiseerimine lööb esimesena kaht esimest (sisestuse ja sobitamise), sest need on puhas dokumenditöö. Et 73% raamatupidamisfirmadest on automatiseerimise juurutanud, ei ole küsimus enam „kas töötab”, vaid „kui palju Sinu protsessist on seda tüüpi tööd”.
Kuidas oma sääst kümne arvega ära mõõta?
Võta kümme järjestikust ostuarvet ja mõõda stopperiga kolm asja: mitu minutit kulub andmete sisestamisele, mitu sobitamisele-kontrollile ja mitu kinnituse ootamisele-meeldetuletamisele. Korruta kuu arvete arvuga. See on Su lähtejoon – ilma selleta on iga „sääst” turundusnumber. Tüüpiline muster, mida näed: sisestus ja sobitamine on suurim tükk siis, kui arved tulevad PDF-ina; kui tarnijad saadavad e-arveid, kaob sisestus juba kanalist – struktureeritud andmed ei vaja lugemist. Sellepärast on esimene automatiseerimisvõit tihti hoopis e-arvete vastuvõtu sisselülitamine, mitte tarkvara ost.
Kust sääst tuleb: järjekorras
Esimesena kaob sisestus: dokument loetakse masinaga, kanne sünnib pakkumisena. Teisena sobitamine: süsteem klapitab arve tellimuse ja pangakandega ise ning tõstab esile ainult erandid; see muudab kontrolli valimipõhiseks. Kolmandana kiireneb kinnitusring, sest arve ei seisa kellegi postkastis, vaid liigub reegli järgi õige inimese ette. Mis jääb alles ka pärast automatiseerimist: erandid, tõlgendused ja suhtlus tarnijaga, kui midagi on päriselt valesti. Seda osa ära nulli plaanigi: see ongi töö väärtuslik osa.
Kuidas otsustada, kas tasub?
Võrdle oma mõõdetud kuutundide hinda automatiseerimise kuluga ja lisa võrrandisse vigade hind: käsitsi sisestuse parandamine maksab rohkem kui sisestus ise, sest viga avastatakse hiljem. Kui mõõdetud rutiin on alla paari tunni kuus, ära automatiseeri: rõõm ei kaalu seadistust üles. Kui see on tööpäevade mõõtu, on vastus võrrandis juba kirjas.