Rehellisesti sanottuna: ei ole olemassa universaalia lukua, ja jokainen sivusto, joka lupaa täsmälleen "X minuuttia laskua kohden", myy sinulle jonkun toisen keskiarvoa. Mutta oma lukusi voidaan mitata kymmenellä laskulla, ja säästöjen alkuperä on sama kaikille. Manuaalinen laskujen käsittelyaika jaetaan neljään osaan: tietojen syöttäminen järjestelmään, laskun yhdistäminen tilaukseen tai sopimukseen, hyväksymiskierroksen odottaminen sekä virheiden ja kyselyiden ratkaiseminen. Automaatio käsittelee ensin kahta ensimmäistä (syöttö ja yhdistäminen), koska ne ovat puhdasta paperityötä. 731 % tilitoimistoista on ottanut käyttöön automaation, kysymys ei ole enää "toimiiko se", vaan "kuinka suuri osa prosessistasi on tämäntyyppistä työtä".
Miten mitata säästöjä kymmenellä setelillä?
Ota kymmenen peräkkäistä ostolaskua ja mittaa sekuntikellolla kolme asiaa: kuinka monta minuuttia tietojen syöttämiseen kuluu, kuinka monta laskua täsmäytystarkistukseen kuluu ja kuinka monta laskua vahvistusmuistutusta odotetaan. Kerro tämä kuukausittaisten laskujen määrällä. Tämä on lähtökohtasi – ilman sitä jokainen "säästö" on markkinointiluku. Tyypillinen kaava, jonka näet: syöttö ja täsmäytys ovat suurin osa laskuista, kun ne tulevat PDF-muodossa; kun toimittajat lähettävät verkkolaskuja, syöttö katoaa jo kanavasta – strukturoitua dataa ei tarvitse lukea. Siksi ensimmäinen automaation voitto on usein Verkkolaskujen vastaanoton käyttöönotto, ei ohjelmistokauppaa.
Mistä säästöt tulevat: järjestyksessä
Ensinnäkin syöttötiedot katoavat: kone lukee dokumentin ja merkintä luodaan tarjoukseksi. Toiseksi, täsmäytys: järjestelmä täsmää laskun tilaukseen ja itse pankkimerkintään ja korostaa vain poikkeukset; tämä tekee valvonnasta otospohjaisen. Kolmanneksi, hyväksymissykli nopeutuu, koska lasku ei jää jonkun postilaatikkoon, vaan siirtyy oikealle henkilölle säännön mukaisesti. Automaation jälkeenkin jäljelle jäävät poikkeukset, tulkinnat ja viestintä toimittajan kanssa, jos jokin on todella vialla. Älä edes ajattele tätä osaa: tämä on työn arvokas osa.
Miten päätät, onko se hintansa arvoista?
Vertaa mitattuja kuukausittaisia työtuntikustannuksia automatisoinnin kustannuksiin ja lisää yhtälöön virheiden kustannukset: manuaalisen syötteen korjaaminen maksaa enemmän kuin itse syöttö, koska virhe havaitaan myöhemmin. Jos mitattu rutiini on alle muutaman tunnin kuukaudessa, älä automatisoi: ilo ei ole suurempi kuin asetukset. Jos se on työpäivien luokkaa, vastaus on jo yhtälössä.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka paljon aikaa laskujen automatisointi säästää?
Yhtä universaalia lukua ei ole – mittaa omasi: 10 laskua sekuntikellolla (syöttö, täsmäytys, odottaa vahvistusta) × kuukausittainen volyymi. Säästöt tulevat ensin syötöstä ja täsmäytyksestä.
Mistä automaation säästöt ensin tulevat?
Tiedonsyötöstä (kone lukee asiakirjan) ja täsmäytyksestä (järjestelmä täsmää laskun tilaukseen ja pankkitapahtumaan, vain poikkeukset on korostettu).
Mitä jää jäljelle automaation jälkeen?
Poikkeukset, tulkinnat ja toimittajien kanssa kommunikointi todellisten ongelmien sattuessa – arvokas osa työtä, jota ei tarvitse täysin poistaa.
Milloin automatisointi EI ole kannattavaa?
Jos mitattu rutiini on alle muutaman tunnin kuukaudessa, käyttöönottotyö on suurempi kuin hyöty. Työpäivissä mitatun rutiinin tapauksessa vastaus piilee yhtälössä.