Sąžiningai: nėra universalaus skaičiaus, ir kiekviena svetainė, kuri žada tiksliai „X minučių vienai sąskaitai faktūrai”, parduoda jums kažkieno kito vidurkį. Tačiau jūsų pačių skaičių galima išmatuoti dešimčia sąskaitų faktūrų, o sutaupymo mechanizmai visiems yra vienodi. Rankinis sąskaitų faktūrų apdorojimo laikas yra padalintas į keturias dalis: duomenų įvedimas į sistemą, sąskaitos faktūros suderinimas su užsakymu ar sutartimi, laukimas patvirtinimo etapo ir klaidų bei užklausų sprendimas. Automatizavimas pirmiausia palies pirmuosius du (įvedimą ir suderinimą), nes tai tik popierizmas. 731 % apskaitos įmonių įdiegė automatizavimą, klausimas nebėra „ar tai veikia”, o „kiek jūsų proceso sudaro tokio tipo darbas”.
Kaip išmatuoti savo santaupas dešimčia kupiūrų?
Paimkite dešimt iš eilės einančių pirkimo sąskaitų faktūrų ir chronometru išmatuokite tris dalykus: kiek minučių užtrunka duomenims įvesti, kiek minučių reikia sutikrinti ir kiek minučių reikia laukti patvirtinimo-priminimo. Padauginkite iš sąskaitų faktūrų skaičiaus per mėnesį. Tai yra jūsų pradinis lygis – be jo kiekvienas „sutaupymas” yra rinkodaros skaičius. Tipiškas matomas modelis: įvedimas ir sutikrinimas sudaro didžiausią dalį, kai sąskaitos faktūros pateikiamos PDF formatu; kai tiekėjai siunčia elektronines sąskaitas faktūras, įvedimas jau dingsta iš kanalo – struktūrizuotų duomenų nereikia skaityti. Štai kodėl pirmoji automatizavimo pergalė dažnai yra... Elektroninių sąskaitų faktūrų priėmimo įjungimas, o ne programinės įrangos pirkimas.
Iš kur gaunamos santaupos: tvarka
Pirma, įvestis dingsta: dokumentą nuskaito mašina, įrašas sukuriamas kaip pasiūlymas. Antra, suderinimas: sistema sulygina sąskaitą faktūrą su pačiu užsakymu ir banko įrašu ir paryškina tik išimtis; tai leidžia kontroliuoti imtį. Trečia, pagreitėja patvirtinimo ciklas, nes sąskaita faktūra nesėdi kažkieno pašto dėžutėje, o pagal taisyklę keliauja tinkamam asmeniui. Kas lieka net ir po automatizavimo: išimtys, interpretacijos ir bendravimas su tiekėju, jei kažkas tikrai negerai. Apie šią dalį net negalvokite: tai yra vertingiausia darbo dalis.
Kaip nuspręsti, ar verta?
Palyginkite išmatuotas mėnesines valandų sąnaudas su automatizavimo sąnaudomis ir į lygtį pridėkite klaidų kainą: rankinio įvedimo taisymas kainuoja daugiau nei pati įvestis, nes klaida aptinkama vėliau. Jei išmatuota rutina yra mažesnė nei kelios valandos per mėnesį, neautomatizuokite: džiaugsmas neatsveria nustatymo. Jei tai yra darbo dienų tvarka, atsakymas jau yra lygtyje.