Sąžiningai: nėra universalaus skaičiaus, ir kiekviena svetainė, kuri žada tiksliai „X minučių vienai sąskaitai faktūrai”, parduoda jums kažkieno kito vidurkį. Tačiau jūsų pačių skaičių galima išmatuoti dešimčia sąskaitų faktūrų, o sutaupymo mechanizmai visiems yra vienodi. Rankinis sąskaitų faktūrų apdorojimo laikas yra padalintas į keturias dalis: duomenų įvedimas į sistemą, sąskaitos faktūros suderinimas su užsakymu ar sutartimi, laukimas patvirtinimo etapo ir klaidų bei užklausų sprendimas. Automatizavimas pirmiausia palies pirmuosius du (įvedimą ir suderinimą), nes tai tik popierizmas. 731 % apskaitos įmonių įdiegė automatizavimą, klausimas nebėra „ar tai veikia”, o „kiek jūsų proceso sudaro tokio tipo darbas”.
Kaip išmatuoti savo santaupas dešimčia kupiūrų?
Paimkite dešimt iš eilės einančių pirkimo sąskaitų faktūrų ir chronometru išmatuokite tris dalykus: kiek minučių užtrunka duomenims įvesti, kiek minučių reikia sutikrinti ir kiek minučių reikia laukti patvirtinimo-priminimo. Padauginkite iš sąskaitų faktūrų skaičiaus per mėnesį. Tai yra jūsų pradinis lygis – be jo kiekvienas „sutaupymas” yra rinkodaros skaičius. Tipiškas matomas modelis: įvedimas ir sutikrinimas sudaro didžiausią dalį, kai sąskaitos faktūros pateikiamos PDF formatu; kai tiekėjai siunčia elektronines sąskaitas faktūras, įvedimas jau dingsta iš kanalo – struktūrizuotų duomenų nereikia skaityti. Štai kodėl pirmoji automatizavimo pergalė dažnai yra... Elektroninių sąskaitų faktūrų priėmimo įjungimas, o ne programinės įrangos pirkimas.
Iš kur gaunamos santaupos: tvarka
Pirma, įvestis dingsta: dokumentą nuskaito mašina, įrašas sukuriamas kaip pasiūlymas. Antra, suderinimas: sistema sulygina sąskaitą faktūrą su pačiu užsakymu ir banko įrašu ir paryškina tik išimtis; tai leidžia kontroliuoti imtį. Trečia, pagreitėja patvirtinimo ciklas, nes sąskaita faktūra nesėdi kažkieno pašto dėžutėje, o pagal taisyklę keliauja tinkamam asmeniui. Kas lieka net ir po automatizavimo: išimtys, interpretacijos ir bendravimas su tiekėju, jei kažkas tikrai negerai. Apie šią dalį net negalvokite: tai yra vertingiausia darbo dalis.
Kaip nuspręsti, ar verta?
Palyginkite išmatuotas mėnesines valandų sąnaudas su automatizavimo sąnaudomis ir į lygtį pridėkite klaidų kainą: rankinio įvedimo taisymas kainuoja daugiau nei pati įvestis, nes klaida aptinkama vėliau. Jei išmatuota rutina yra mažesnė nei kelios valandos per mėnesį, neautomatizuokite: džiaugsmas neatsveria nustatymo. Jei tai yra darbo dienų tvarka, atsakymas jau yra lygtyje.
DUK
Kiek laiko sutaupo sąskaitų faktūrų automatizavimas?
Nėra universalaus skaičiaus – išmatuokite savąjį: 10 sąskaitų faktūrų su chronometru (įvedimas, suderinimas, laukiama patvirtinimo) × mėnesio apimtis. Sutaupoma pirmiausia iš įvedimo ir suderinimo.
Iš kur pirmiausia gaunamos santaupos dėl automatizavimo?
Nuo duomenų įvedimo (aparatas nuskaito dokumentą) ir suderinimo (sistema sulygina sąskaitą faktūrą su užsakymu ir banko operacija, paryškintos tik išimtys).
Kas lieka po automatizavimo?
Išimtys, interpretacijos ir bendravimas su tiekėjais realių problemų atveju – vertinga darbo dalis, kurios nereikia visiškai panaikinti.
Kada automatizavimas NEVERTA?
Jei išmatuota rutina trunka mažiau nei kelias valandas per mėnesį, nustatymo rūpesčiai nusveria naudą. Jei rutina matuojama darbo dienomis, atsakymas slypi lygtyje.