Grāmatvedības automatizācija izdodas secīgi un neizdodas uzreiz. Ceļvedim ir četri posmi, un katrs posms ir balstīts uz iepriekšējo: vispirms kanāla jeb strukturālie dati, tad dokumentu lasīšana un grāmatošana, tad bankas saskaņošana un tikai tad pārskatu veidošana un prognozēšana. Noteikums starp posmiem ir viens un izmērāms: pārejiet tālāk, kad iepriekšējā posma izņēmumu līmenis ir stabili zems – tas nozīmē, ka iekārta var tikt galā ar rutīnu, un jūs skatāties tikai uz novirzēm. 55–581 % mazo uzņēmumu jau izmanto mākslīgo intelektu, pa šo taku ir izstaigāta; tālāk ir sniegta tās īsākā drošā versija.
1. darbība. Kā iegūt strukturālos datus?
Lielākais ieguvums nav programmatūra, bet gan datu formāts: e-rēķinam nav nepieciešama ievade, jo tas ir jau ir dati. Igaunijā tas nozīmē reģistrācijas atzīmi e-komercreģistrā un kanālu – valsts e-rēķins pirmajā gadā ir bez maksas un tirgū ir pieejamas bezmaksas iesācēju paketes. Gatavības pazīme: lauvas tiesa jūsu regulāro piegādātāju rēķinu tiks saņemta strukturētā veidā, nevis PDF failu veidā.
2. līmenis: Lasīšana un grāmatvedība
Visu, kas pienāk PDF formātā, mašīna nolasa; visu, kas tiek nolasīts, saņem Mākslīgā intelekta grāmatvedība ar apstiprinājuma apli. Apstiprinājums par visu jāveic sākumā; pievienojiet automatizāciju, ja vēsture parāda precizitāti. Gatavības pazīme: atkārtoti piegādātāja ieraksti tiek nodoti nemainīgi.
3. solis: Banku salīdzinājums
Savienojiet savu banku, izmantojot atvērto banku sistēmu, un ļaujiet nepārtraukti darboties salīdzinājumāMaksājumi ar atsauci tiks saskaņoti automātiski, izņēmumi tiks nosūtīti jums. Gatavības pazīme: Mēneša beigu saskaņošana ir uz izlases pamata veikta pārskatīšana, nevis ikdienas darbs.
4. līmenis: Ziņošana un prognozēšana
Pamatā esošo datu secība mainās KMD iesniegšana par darba protokolu un naudas plūsmas prognoze Šis solis ir pēdējais iemesla dēļ: prognoze, pamatojoties uz datu kopu ar caurumiem, ir skaisti meli.
Kādas ir trīs izplatītas kļūdas?
Sākot ar ceturto līmeni: prognozēšanas rīks tiek iegādāts pirms bankas bankrota. Apstiprinājuma cilpas zaudēšana pirmajā nedēļā: automātiskums ir jānopelna, nevis jāieslēdz. Un viss uzreiz: pie katra līmeņa pierašanas nepieciešamas dažas nedēļas; četru līmeņu iegūšana vienlaikus neizsmeļ nevienu no tiem. Lai iegūtu plašāku priekšstatu par to, kurp šis ceļojums ved, skatiet pārskatu. Kas ir aģentu finanšu pārvaldība?.
Bieži uzdotie jautājumi
Ar ko sākt grāmatvedības automatizāciju?
No kanāla: e-rēķinu saņemšana (reģistrācijas piezīme + bezmaksas e-rēķinu ģenerētājs vai sākuma komplekts). Strukturālie dati zaudē ievadi — tas ir lielākais atsevišķais ieguvums.
Kādā secībā automatizēt?
Kanāls → datu lasīšana un publicēšana → banku salīdzināšana → pārskatu sniegšana un prognozēšana. Katrs posms balstās uz iepriekšējā posma datu kvalitāti.
Kad pāriet uz nākamo līmeni?
Ja iepriekšējā līmeņa izņēmumu līmenis ir stabili zems: atkārtotie darījumi tiek veikti bez izmaiņām, un jūs aplūkojat tikai novirzes.
Kādas ir visbiežāk sastopamās automatizācijas kļūdas?
Sākot ar prognozi pirms datu kvalitātes pārbaudes, pārāk agri zaudējot validācijas ciklu un veicot visas darbības vienlaikus.