Kas ir e-rēķini? Kas izmanto e-rēķinus?
Vai vēl atceraties faksa aparātu vai papīra rēķinus, kas tika sūtīti aploksnē? Šodien šīs atmiņas ir vēsture. Drīz arī PDF rēķini nonāks tajā pašā kategorijā. Lai gan PDF ir digitāls, tas būtībā ir tikai papīra rēķina attēls ekrānā – kādam tas joprojām manuāli jāievada sistēmā.
Vairāk nekā desmit gadus uz mūsu galdiem (ekrāniem) ir bijis kaut kas daudz viedāks. E-rēķins ir pilnībā digitāla un mašīnapstrādājama datu plūsma, kas dažu sekunžu laikā pārvietojas tieši no pārdevēja programmatūras uz pircēja sistēmu. Nav e-pastu, pielikumu vai manuālas ievades. Un tas ir pilnīgi bez maksas Bilnex platformā.
E-rēķins strukturēts datu fails (XML formātā), kas ir sagatavots saskaņā ar kopēju Eiropas standartu. PDF fails ir attēls, ko nolasa cilvēks, savukārt e-rēķins ir kods, ko nolasa datori un grāmatvedības sistēmas.
Kāpēc tiek izmantoti e-rēķini?
- Nauda pienāk ātrāk
E-rēķins nekad neiesprūst kāda e-pasta iesūtnē vai atvaļinājumā esoša kontakta datorā. Tā kā rēķins nonāk tieši pircēja grāmatvedības sistēmā, tā priekšapmaksas process sākas nekavējoties. Vairs nav attaisnojuma... “grāmatvedim vēl nav bijis laika ievadīt PDF failu sistēmā” – e-rēķins jau ir tur. - Nulle kļūdu
Cilvēciskās kļūdas un manuāla ievade pieder pagātnei. Izmantojot e-rēķinus, nepastāv iespēja, ka kāds nejauši ievadīs nepareizu atsauces numuru vai nepareizi uzdrukās summas decimālzīmi. Dati no pārdevēja sistēmas uz pircēja programmatūru pārvietojas autentiskā un nemainītā veidā. - Drošība
PDF rēķina sūtīšana pa e-pastu mūsdienās ir iecienīts kibernoziedznieku mērķis. Bieži vien e-pasta sarakste tiek pārtverta, un jūsu PDF failā norādītais bankas konta numurs tiek aizstāts ar krāpnieka numuru. Tomēr e-rēķins tiek pārsūtīts pa šifrētu operatora tīklu, kur datu manipulācija nav iespējama. Šis ir drošākais veids, kā pārsūtīt rēķinus. - Likums tā saka.
Igaunijā un Eiropā kopumā e-rēķinu izmantošana kļūst par standartu. Ja jūsu klients ir publiskā sektora iestāde vai privāts uzņēmums, kas ir izteicis vēlmi pieņemt e-rēķinus, jums ir pienākums nodrošināt viņiem e-rēķinu.
| Īpašums | E-rēķins (XML) | PDF rēķins (e-pasts) |
| Formāts | Mašīnlasāms datu fails | Rēķina digitālais attēls |
| Datu ievadīšana | Automātiska – no programmatūras uz programmatūru | Rokdarbi – kādam ir jāievada vai jākopē dati |
| Piegādes metode | Drošs operatora tīkls | Parasts e-pasts (nedrošs) |
| Kļūdu ģenerēšana | Izslēgts — dati ir to sākotnējā formā | Normāli – drukas kļūdas |
| Naudas saņemšana | Ātrāk – rēķina apstrāde sākas nekavējoties | Lēnāk — rēķinu apstrāde ir atkarīga no meistarības |
| Drošība | Augsts (šifrēts) | Zems (manipulēts) |
| Izmaksas | Sūtīšana un saņemšana pakalpojumā Bilnex ir bez maksas. | Laiks, kas pavadīts rēķinu apstrādei, rada finansiālas izmaksas |
Kliedēsim mītus! Kas rada jautājumus par e-rēķiniem?
Daudzi uzņēmēji dod priekšroku tradicionālajam PDF formātam, jo e-rēķini šķiet tehniski sarežģīti un dārgi. Tomēr tā nav taisnība.
Mīts: E-rēķinu sūtīšana un saņemšana ir pārāk sarežģīta un prasa grāmatvedības vai IT zināšanas.
Realitāte: Bilnex sistēmā e-rēķina izveide ir tikpat vienkārša kā parasta rēķina izveide. Visa tehniskā puse, sākot no XML faila ģenerēšanas līdz tā nosūtīšanai starp operatoru tīkliem, notiek fonā. Tas pats attiecas uz saņemšanu – atveriet e-rēķinu kanālu, informējiet partneri par savu pieprasījumu, un e-rēķini sāks pienākt jūsu Bilnex kontā.
Mīts: E-rēķini pazūd. E-pasts ir drošāks.
Realitāte: E-pasts var iesprūst surogātpasta filtrā vai miskastē. E-rēķins nonāk tieši klienta grāmatvedības programmatūrā, kur tas ir nekavējoties redzams un gatavs tālākai apstrādei.
Mīts: E-rēķini ir dārgi, īpaši mazajiem uzņēmumiem
Realitāte: Bilnex ir paredzēts mikro un maziem uzņēmumiem. E-rēķinu sūtīšana un saņemšana mūsu vidē ir bez maksas. Jūs ietaupāt laiku (un grāmatveža darba stundas), nemaksājot ne centa.
E-rēķinu likums Igaunijā: Kas mainījās 2025. gadā?
Igaunijā e-rēķinu izsniegšanu regulē Grāmatvedības likums. Svarīga piezīme:
- Valsts sektors: E-rēķinu izmantošana valsts iestādēm ir obligāta jau gadiem ilgi.
- Privātais sektors: Sākot ar 2025. gada vasaru, ikvienam uzņēmumam, kas norādīts kā e-rēķinu saņēmējs, būs tiesības pieprasīt e-rēķinus no citiem privātiem uzņēmumiem. Bilnexi rēķinu izrakstīšanas programmatūra automātiski pārbauda klienta e-rēķina gatavību.
BUJ: Kas praksē ir e-rēķins?
Kas ir e-rēķins?
E-rēķins nav PDF fails, un to nevar nosūtīt pa e-pastu. Tas ir mašīnlasāms. XML formātā datu fails, kas ir apkopots atbilstoši kopējam standartam. PDF rēķina dati sistēmā jāievada manuāli grāmatvedim, savukārt e-rēķina dati grāmatvedības sistēmā nonāk automātiski un bez kļūdām. Šis ir modernākais, drošākais un ātrākais rēķinu izrakstīšanas veids.
Kā nosūtīt e-rēķinus?
Lai nosūtītu e-rēķinu, jums ir jāizveido konts norēķinu vidē, piemēram, Bilnex, jo to nevar nosūtīt pa e-pastu. Process ir vienkāršs: izveidojiet kontu, izveidojiet rēķinu vidē un noklikšķiniet uz pogas. “"Nosūtīt e-rēķinu"”. Programmatūra automātiski ģenerē failu pareizajā formātā un pārsūta to tieši uz jūsu klienta grāmatvedības programmatūru, izmantojot drošu operatora tīklu.
Kā es varu zināt, kam sūtīt e-rēķinu?
Jums nav jāzvana klientiem pa vienam vai jāsūta e-pasti, lai pārbaudītu, vai viņu e-rēķini ir gatavi. Bilnex rēķinu izrakstīšanas programmatūra ir savienota ar Komercreģistru un automātiski pārbauda jūsu klienta statusu. Kad rēķinā ievadāt klienta vārdu vai reģistrācijas kodu, sistēma nekavējoties redz, vai šis uzņēmums ir reģistrēts kā e-rēķinu saņēmējs. Ja saņemšanas jauda ir pieejama, Bilnex automātiski piedāvā iespēju nosūtīt e-rēķinu; ja nē, varat nosūtīt parastu PDF rēķinu.
Kad PDF rēķina nosūtīšana joprojām ir pareizā izvēle?
Lai gan e-rēķini ir nākotne, jums nav jāuztraucas, ja jūsu klients vēl nav tam gatavs. Bilnex ir izstrādāts tā, lai jūs varētu izrakstīt rēķinus visiem.
Dažos gadījumos PDF rēķina nosūtīšana joprojām ir piemērota.
- Ārvalstu klienti: Pastāv starptautiski e-rēķinu standarti (piemēram, Peppol), taču daudzi mazi ārvalstu uzņēmumi joprojām dod priekšroku klasiskajam PDF formātam.
- Klients nav e-rēķina saņēmējs: Ja Komercreģistrs norāda, ka uzņēmumam nav e-rēķinu kanāla, PDF ir labākais un ātrākais veids, kā pārsūtīt informāciju.
Bilnex sistēma pārbauda klienta gatavību un vienmēr piedāvā Jums labāko variantu. Ja e-rēķins nav iespējams, Jūsu sagatavotais pareizais PDF rēķins tiks automātiski nosūtīts uz klienta e-pastu. Tādā veidā Jūs vienmēr būsiet profesionāli, neatkarīgi no tā, kādu tehnoloģiju Jūsu partneris izvēlas.
Kā saņemt e-rēķinus?
Lai saņemtu e-rēķinus, uzņēmumam ir jābūt reģistrētam kā e-rēķinu saņēmējam. To var aktivizēt Bilnex sistēmā tikai ar dažiem klikšķiem. Kad saņemšana ir aktivizēta, jums vairs nebūs jāmeklē piegādātāju rēķini e-pastos — tie automātiski nonāks jūsu Bilnex kontā. No turienes jūs varat pārskatīt rēķinus ar vienu klikšķi un nosūtīt tos uz savu grāmatvedības programmatūru, ietaupot gan savu, gan grāmatveža vērtīgo laiku.