Kas yra elektroninės sąskaitos faktūros? Kas naudojasi elektroninėmis sąskaitomis faktūromis?
Ar dar prisimenate fakso aparatą ar popierines sąskaitas faktūras, siunčiamas voke? Šiandien šie prisiminimai jau istorija. Netrukus PDF sąskaitos faktūros taip pat pateks į tą pačią kategoriją. Nors PDF yra skaitmeninis, tai iš esmės tik popierinės sąskaitos faktūros vaizdas ekrane – kažkas vis tiek turi jį rankiniu būdu įvesti į sistemą.
Jau daugiau nei dešimtmetį ant savo stalų (ekranų) turime kažką daug išmanesnio. Elektroninė sąskaita faktūra yra visiškai skaitmeninis ir mašininiu būdu apdorojamas duomenų srautas, kuris per kelias sekundes tiesiogiai pereina iš pardavėjo programinės įrangos į pirkėjo sistemą. Jokių el. laiškų, priedų ar rankinio įvedimo. Be to, „Bilnex“ platformoje tai visiškai nemokama.
E. sąskaita faktūra struktūrizuotas duomenų failas (XML formatu), kuris yra parengtas pagal bendrą Europos standartą. PDF yra vaizdas, kurį nuskaito žmogus, o elektroninė sąskaita faktūra yra kodas, kurį nuskaito kompiuteriai ir apskaitos sistemos.
Kodėl naudojamos elektroninės sąskaitos faktūros?
- Pinigai atkeliauja greičiau
Elektroninė sąskaita faktūra niekada neužstringa kažkieno el. pašto dėžutėje ar atostogaujančio kontakto kompiuteryje. Kadangi sąskaita faktūra patenka tiesiai į pirkėjo apskaitos sistemą, jos išankstinio apmokėjimo procesas prasideda nedelsiant. Daugiau nėra jokio pasiteisinimo... “buhalteris dar nespėjo įvesti PDF į sistemą” – elektroninė sąskaita faktūra jau yra. - Nulis klaidų
Žmogiškos klaidos ir rankinis įvedimas liko praeityje. Naudojant elektronines sąskaitas faktūras, nėra tikimybės, kad kas nors netyčia įves neteisingą registracijos numerį arba neteisingai atspausdins sumos dešimtainę vietą. Duomenys iš pardavėjo sistemos į pirkėjo programinę įrangą pereina autentiška ir nepakeista forma. - Saugumas
PDF sąskaitos faktūros siuntimas el. paštu šiandien yra mėgstamiausias kibernetinių nusikaltėlių taikinys. Dažnai pasitaiko, kad el. laiškai yra perimami, o jūsų PDF faile esantis banko sąskaitos numeris pakeičiamas sukčiaus banko sąskaitos numeriu. Tačiau elektroninė sąskaita faktūra keliauja per užšifruotą operatoriaus tinklą, kuriame neįmanoma manipuliuoti duomenimis. Tai saugiausias būdas perduoti sąskaitas faktūras. - Įstatymas taip sako.
Estijoje ir visoje Europoje elektroninių sąskaitų faktūrų naudojimas tampa standartu. Jei jūsų klientas yra viešojo sektoriaus įstaiga arba privati įmonė, pateikusi norą priimti elektronines sąskaitas faktūras, jūs privalote jam pateikti elektroninę sąskaitą faktūrą.
| Nekilnojamasis turtas | E. sąskaita faktūra (XML) | PDF sąskaita faktūra (el. paštu) |
| Formatas | Mašininio skaitymo duomenų failas | Skaitmeninis sąskaitos faktūros vaizdas |
| Duomenų įvedimas | Automatinis – nuo programinės įrangos iki programinės įrangos | Rankdarbiai – kažkas turi įvesti arba nukopijuoti duomenis |
| Pristatymo būdas | Saugus operatoriaus tinklas | Įprastas el. paštas (nesaugus) |
| Klaidų generavimas | Neįtraukta – duomenys yra originalia forma | Įprastos – spausdinimo klaidos |
| Pinigų gavimas | Greičiau – sąskaitos faktūros išrašymo procesas pradedamas nedelsiant | Lėtesnis – sąskaitų faktūrų apdorojimas priklauso nuo meistriškumo |
| Saugumas | Aukštas (užšifruotas) | Žemas (manipuliuojamas) |
| Kaina | Siuntimas ir gavimas „Bilnex“ sistemoje yra nemokamas. | Laikas, skirtas sąskaitų faktūrų tvarkymui, virsta finansinėmis išlaidomis |
Sugriaukime mitus! Kas kelia klausimų dėl elektroninių sąskaitų faktūrų?
Daugelis verslininkų renkasi tradicinį PDF formatą, nes elektroninės sąskaitos faktūros atrodo techniškai sudėtingos ir brangios. Tačiau tai netiesa.
Mitas: Elektroninių sąskaitų siuntimas ir gavimas yra pernelyg sudėtingas ir reikalauja apskaitos ar IT žinių.
Realybė: „Bilnex“ sistemoje sukurti el. sąskaitą faktūrą yra taip pat paprasta, kaip ir įprastą sąskaitą faktūrą. Visa techninė pusė – nuo XML failo sugeneravimo iki jo siuntimo tarp operatorių tinklų – vyksta fone. Tas pats pasakytina ir apie gavimą – atidarykite el. sąskaitos faktūros kanalą, praneškite partneriui apie savo užklausą ir el. sąskaitos faktūros pradės plaukti į jūsų „Bilnex“ paskyrą.
Mitas: Elektroninės sąskaitos faktūros pasimeta. El. paštas yra saugesnis.
Realybė: El. laiškas gali įstrigti šlamšto filtre arba šiukšliadėžėje. E. sąskaita faktūra patenka tiesiai į kliento apskaitos programinę įrangą, kur ji iš karto matoma ir paruošta tolesniam apdorojimui.
Mitas: elektroninės sąskaitos yra brangios, ypač mažoms įmonėms
Realybė: „Bilnex“ skirta labai mažoms ir mažoms įmonėms. Mūsų aplinkoje elektroninių sąskaitų siuntimas ir gavimas yra nemokamas. Sutaupote laiko (ir buhalterio darbo valandų) nemokėdami nė cento.
Elektroninių sąskaitų faktūrų įstatymas Estijoje: kas pasikeitė 2025 m.?
Estijoje elektroninių sąskaitų faktūrų išdavimą reglamentuoja Apskaitos įstatymas. Svarbi pastaba:
- Viešasis sektorius: Elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas vyriausybinėms įstaigoms yra privalomas jau daugelį metų.
- Privatus sektorius: Nuo 2025 m. vasaros kiekviena įmonė, įtraukta į elektroninių sąskaitų gavėjų sąrašą, turės teisę prašyti elektroninių sąskaitų iš kitų privačių įmonių. „Bilnexi“ sąskaitų faktūrų išrašymo programinė įranga automatiškai tikrina jūsų kliento el. sąskaitos parengtį.
DUK: Kas praktiškai yra e. sąskaita faktūra?
Kas yra elektroninė sąskaita faktūra?
E. sąskaita faktūra nėra PDF failas ir negali būti siunčiama el. paštu. Ji yra skaitoma kompiuterio. XML formatu duomenų failas, sudarytas pagal bendrą standartą. PDF sąskaitos faktūros duomenis į sistemą buhalteris turi įvesti rankiniu būdu, o elektroninės sąskaitos duomenys apskaitos sistemą pasiekia automatiškai ir be klaidų. Tai moderniausias, saugiausias ir greičiausias sąskaitų faktūrų išrašymo būdas.
Kaip siųsti elektronines sąskaitas faktūras?
Norėdami išsiųsti el. sąskaitą faktūrą, turite susikurti paskyrą atsiskaitymo aplinkoje, pvz., „Bilnex“, nes jos negalima siųsti el. paštu. Procesas paprastas: sukurkite paskyrą, sukurkite sąskaitą faktūrą aplinkoje ir spustelėkite mygtuką. “Siųsti elektroninę sąskaitą faktūrą”. Programinė įranga automatiškai sugeneruoja tinkamo formato failą ir perduoda jį tiesiai į jūsų kliento apskaitos programinę įrangą per saugų operatoriaus tinklą.
Kaip sužinoti, kam siųsti elektroninę sąskaitą faktūrą?
Jums nereikia skambinti klientams po vieną ar siųsti el. laiškų, norint patikrinti, ar jų el. sąskaitos yra paruoštos. „Bilnex“ sąskaitų faktūrų programinė įranga yra susieta su Komerciniu registru ir automatiškai tikrina jūsų kliento statusą. Kai sąskaitoje faktūroje įvedate kliento pavadinimą arba registracijos kodą, sistema iš karto mato, ar ši įmonė yra registruota kaip el. sąskaitų gavėja. Jei priėmimo pajėgumai yra laisvi, „Bilnex“ automatiškai pasiūlo jums galimybę siųsti el. sąskaitą faktūrą; jei ne, galite siųsti įprastą PDF formato sąskaitą faktūrą.
Kada PDF sąskaitos faktūros siuntimas vis dar yra tinkamas pasirinkimas?
Nors elektroninės sąskaitos faktūros yra ateitis, jums nereikia nerimauti, jei jūsų klientas dar nėra tam pasiruošęs. „Bilnex“ sukurta taip, kad galėtumėte išrašyti sąskaitas visiems.
PDF sąskaitos faktūros siuntimas tam tikrais atvejais vis dar tinkamas.
- Užsienio klientai: Egzistuoja tarptautiniai elektroninių sąskaitų faktūrų standartai (pvz., „Peppol“), tačiau daugelis mažų užsienio įmonių vis dar renkasi klasikinį PDF formatą.
- Klientas nėra e. sąskaitos gavėjas: Jei Komercinis registras nurodo, kad įmonė neturi elektroninių sąskaitų faktūrų kanalo, PDF yra geriausias ir greičiausias būdas perduoti informaciją.
„Bilnex“ sistema tikrina kliento pasirengimą ir visada pasiūlo geriausią variantą. Jei elektroninės sąskaitos faktūros išsiuntimas neįmanomas, teisinga jūsų parengta PDF sąskaita faktūra bus automatiškai išsiųsta į kliento el. pašto adresą. Tokiu būdu visada išliksite profesionalūs, nepriklausomai nuo to, kokią technologiją pageidauja jūsų partneris.
Kaip gauti elektronines sąskaitas faktūras?
Norėdama gauti elektronines sąskaitas faktūras, įmonė turi būti užregistruota kaip elektroninių sąskaitų gavėja. Tai galite aktyvuoti „Bilnex“ sistemoje vos keliais paspaudimais. Kai gavimas bus aktyvuotas, jums nebereikės ieškoti tiekėjų sąskaitų faktūrų el. laiškuose – jos automatiškai pasieks jūsų „Bilnex“ paskyrą. Iš ten galite vienu spustelėjimu peržiūrėti sąskaitas faktūras ir nusiųsti jas į savo apskaitos programinę įrangą, taupydami tiek savo, tiek buhalterio brangų laiką.