Ar reikia pirkti programinę įrangą, kad galėčiau siųsti elektronines sąskaitas faktūras?

Taip. Galite išsiųsti elektroninę sąskaitą faktūrą Suomijos įmonei, savivaldybei ar vyriausybinei įstaigai net neįsigiję apskaitos programinės įrangos; pakanka naršyklėje veikiančio tiekėjo portalo arba internetinės sąskaitų faktūrų išrašymo paslaugos. Tačiau vienas dalykas nesikeičia: prie el. laiško pridėta PDF formato sąskaita faktūra pagal Suomijos įstatymus nėra elektroninė sąskaita faktūra. Valtiokonttori tai išsako tiesiogiaiSąskaitos faktūros, siunčiamos PDF formatu arba kaip paveikslėlių priedai el. paštu, nėra internetinės, nes jos nekeliauja struktūrizuotu, kompiuterio skaitomu formatu tiesiai į pirkėjo finansinę sistemą ar internetinę bankininkystę. Jei jūsų klientas būtinai nori pirkti internetu, jums reikės pirkėjo portalo, nemokamos vyriausybės sprendimo arba operatoriaus internetinės paslaugos. Nei vienai iš jų nereikia įdiegtos programinės įrangos, tačiau visoms joms reikalingas struktūrizuotas formatas.

Kam tiksliai išrašote sąskaitas faktūras?

Kelias yra suskirstytas į tris puses, priklausomai nuo to, kas yra kitame gale. Jei sąskaitą faktūrą išrašote įprastai Suomijos privačiai įmonei, kuri jums suteikė konkretų el. sąskaitos faktūros adresą, siųskite ją per operatorių. Jei jūsų klientas yra savivaldybė arba didelė organizacija, turinti savo tiekėjų portalą, prisijunkite prie to portalo tiesiogiai, nes Didesnės organizacijos paprastai siūlo tokio tipo sąranką. O jei jūsų klientas yra Suomijos vyriausybinė agentūra, kelias yra aiškiausias iš visų: valstybė priima tik pagal Europos standartą suformatuotas elektronines sąskaitas faktūras ir siūlo savo nemokamą portalą.

Kada Suomijos įstatymai iš tikrųjų reikalauja elektroninės sąskaitos faktūros?

Čia susimaišo du atskiri dalykai. Įstatymas 241/2019 reikalavo, kad vyriausybinės įstaigos nuo 2019 m. balandžio 1 d. priimtų ir apdorotų elektronines sąskaitas faktūras, o nuo 2020 m. balandžio 1 d. šią prievolę taikė ir kitoms perkančiosioms organizacijoms. Nuo tos pačios datos, 2020 m. balandžio 1 d., perkančiosios organizacijos ir įmonės, turinčios pakankamą apyvartą, taip pat įgijo teisę reikalauti elektroninės sąskaitos faktūros tiesiogiai iš kitos perkančiosios organizacijos ar įmonės. “Pakankama apyvarta” pagal šį įstatymą reiškia daugiau nei 10 000 eurų per finansinius metus. Tai nėra bendra PVM mokėtojo registracijos riba; tai yra šiam konkrečiam aktui būdingas apibrėžimas. Taip pat verta suprasti, ko vien įstatymas NEdaro: jei jūsų klientas iš tikrųjų nereikalauja elektroninės sąskaitos faktūros, pats įstatymas neverčia jūsų jos siųsti, nors sutarties sąlygos ar viešojo sektoriaus pirkėjo vidaus taisyklės... vis tiek gali jo reikalauti.

Trys lengvai išsiunčiami sąskaitos faktūros būdai

Pirmasis būdas – pirkėjo tiekėjo portalas. Naudokite jį tik tuo atveju, jei konkretus klientas tokį portalą siūlo, nes registracijos sąlygos skirtingose organizacijose skiriasi. Antrasis būdas, skirtas vyriausybinėms agentūroms: „Handi“ tiekėjų portalas leidžia nemokamai kurti ir siųsti elektronines sąskaitas faktūras vyriausybinėms agentūroms, tačiau norint ją nustatyti, pirmiausia reikia susisiekti su perkančiąja agentūra. Tada ši agentūra perduoda jūsų duomenis „Palkeet“ – bendram valstybės žmogiškųjų išteklių ir finansinių paslaugų centrui, kad galėtų išsiųsti jums registracijos kvietimą. „Basware Portal“ yra taip pat nemokamas, ir tai yra portalas, kurį privalo naudoti Suomijos gynybos pajėgų tiekėjai. Abu portalai priima tiek vietinius, tiek užsienio tiekėjus, o „Basware“ portalas turi techninę procedūrą įmonėms, neturinčioms Suomijos verslo ID. Trečiasis būdas, tinkantis visiems kitiems klientams, yra internetinis operatorius arba sąskaitų faktūrų išrašymo paslauga. Visada pirmiausia patikrinkite kainas, nes daugelis šių paslaugų yra nemokamos tik iki tam tikro skaičiaus sąskaitų faktūrų arba tam tikru formatu.

Ko paklausti savo kliento iš Suomijos prieš siunčiant ką nors

Prieš išrašydami pirmąją sąskaitą faktūrą, paklauskite kliento penkių dalykų: tikslaus el. sąskaitos faktūros adreso, vadinamo OVT identifikatoriumi (maršruto kodu, kuris tinklui tiksliai nurodo, kur priklauso sąskaita faktūra), nes didelės organizacijos gali turėti kelis skirtingus adresus; operatoriaus ID, nurodantį, per kurio paslaugą sąskaita faktūra turi būti išsiunčiama; kliento pageidaujamą formatą – „Finvoice 3.0“, „TEAPPSXML 3.0“ ar tiesiog sąskaitą faktūrą, sutvarkytą pagal EN 16931 – Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą; užsakymo, pirkimo ar sutarties nuorodą, jei tokia yra; ir kliento kontaktinį asmenį, kurio galite paklausti apie konkrečią sąskaitą faktūrą.

Sąskaita faktūra, kurios negalima atmesti

Pagal Suomijos PVM sąskaitų faktūrų išrašymo gairės, pilnoje sąskaitoje faktūroje turi būti nurodyta išrašymo data, unikalus eilės numeris, pardavėjo PVM mokėtojo kodas, pardavėjo ir pirkėjo pavadinimas (pavadinimas) ir adresas, parduotų prekių ar paslaugų aprašymas, pristatymo data (jei taikoma), apmokestinamoji vertė, suskirstyta pagal PVM tarifą, PVM tarifas ir suma bei bet kokie specialūs žymėjimai, pvz., atvirkštinis apmokestinimas, jei jie taikomi. Sąskaitoms faktūroms iki 400 EUR įstatymas leidžia pateikti supaprastintą informaciją, tačiau tai neatleidžia jūsų nuo atskiro viešojo sektoriaus kliento reikalavimo įtraukti užsakymo ar sutarties nuorodą. Vyriausybinė įstaiga taip pat gali reikalauti specialių kodų, pvz., V1 užsakymo numerio, VSK1 sutarties identifikatoriaus arba TK1 apskaitos nuorodos, ir jie turi būti nurodyti sąskaitoje faktūroje kiekvieną kartą, kai įstaiga juos jums perdavė.

Išsaugokite savo įrodymus ir pasiruoškite 2030-iesiems

Išsaugokite ir išsiųstą struktūrizuotą el. sąskaitos faktūros failą, ir jo pristatymo patvirtinimą. PDF peržiūra ekrane vėliau to nepakeis. „Vero.fi“ gairės, pardavimo sąskaitų faktūrų kopijas paprastai reikia saugoti mažiausiai šešerius metus, skaičiuojant nuo kalendorinių metų, kuriems priklauso sąskaita faktūra, pabaigos. Verta kalendoriuje pasižymėti dar dvi datas, abi kylančias iš tas pats ES PVM direktyvos pakeitimasvalstybės narės gavo galimybę anksčiau pakoreguoti savo e. sąskaitų faktūrų išrašymo taisykles nuo 2025 m. balandžio 14 d., o naujosios ES tarpvalstybinio e. sąskaitų faktūrų išrašymo taisyklės įsigalioja 2030 m. liepos 1 d. Iki šio termino Suomija vis dar taiko apibrėžimas Įstatyme 241/2019Įmonė yra ta, kurios finansinių metų apyvarta viršija 10 000 EUR, o perkančiosios organizacijos ir įmonės turi teisę pareikalauti elektroninės sąskaitos faktūros iš kitos perkančiosios organizacijos ar įmonės, nors tarpvalstybinėms sąskaitoms faktūroms nuo 2030 m. greičiausiai bus taikomi nauji struktūrizuotų duomenų reikalavimai.

DUK

Ar man reikia įsigyti programinę įrangą, kad galėčiau siųsti elektronines sąskaitas faktūras?

Ne, galite siųsti elektroninę sąskaitą faktūrą Suomijos įmonei, savivaldybei ar vyriausybinei įstaigai neįsigiję apskaitos programinės įrangos. Pakanka naršyklėje veikiančio tiekėjo portalo arba internetinės atsiskaitymo paslaugos.

Kada Suomijos įstatymai reikalauja elektroninės sąskaitos faktūros?

Įstatymas Nr. 241/2019 įpareigoja valstybės institucijas priimti elektronines sąskaitas faktūras nuo 2019 m. balandžio 1 d. Verslininkas, kurio metinė apyvarta viršija 10 000 eurų, turi teisę nuo 2020 m. balandžio 1 d. prašyti elektroninės sąskaitos faktūros iš kito verslininko.

Ko paklausti kliento iš Suomijos prieš siunčiant sąskaitą faktūrą?

Paprašykite OVT ID (e. sąskaitos faktūros adreso), operatoriaus ID, reikiamo formato (pvz., „Finvoice 3.0“ arba EN 16931), užsakymo arba sutarties nuorodos ir kontaktinio asmens.

Kaip išsiųsti elektroninę sąskaitą faktūrą Suomijos vyriausybinei įstaigai?

Naudokitės nemokamu „Handi“ tiekėjų portalu. Susisiekite su pirkimų agentūra, kuri persiųs duomenis į „Palkeet“, kad išsiųstų registracijos kvietimą.