Pitääkö minun ostaa ohjelmisto lähettääkseni sähköisen laskun?

Kyllä. Voit lähettää suomalaiselle yritykselle, kunnalle tai valtion virastolle verkkolaskun ostamatta kirjanpito-ohjelmistoa; selainpohjainen toimittajaportaali tai verkkolaskutuspalvelu riittää. Mutta yksi asia ei muutu: sähköpostiin liitetty PDF-lasku ei ole verkkolasku Suomen lain mukaan. Valtiokonttori sanoo tämän suoraanPDF- tai kuvaliitteinä sähköpostitse lähetetyt laskut eivät ole verkossa, koska ne eivät kulje jäsennellyssä, koneellisesti luettavassa muodossa suoraan ostajan talousjärjestelmään tai verkkopankkiin. Jos asiakkaasi vaatii verkko-ostoa, tarvitset ostajan oman portaalin, ilmaisen valtion ratkaisun tai operaattorin verkkopalvelun. Mikään niistä ei vaadi asennettua ohjelmistoa, mutta kaikki vaativat jäsennellyn muodon.

Ketä tarkalleen ottaen laskutat?

Polku jakautuu kolmeen osaan riippuen siitä, kuka on laskun toisessa päässä. Jos laskutat tavallista suomalaista yksityistä yritystä, joka on antanut sinulle tietyn verkkolaskuosoitteen, lähetä se operaattorin kautta. Jos asiakkaasi on kunta tai suuri organisaatio, jolla on oma toimittajaportaali, kirjaudu suoraan kyseiseen portaaliin, koska Suuremmat organisaatiot tarjoavat tyypillisesti tällaista järjestelyä. Ja jos asiakkaasi on suomalainen valtion virasto, polku on kaikista selkein: valtio hyväksyy vain eurooppalaisen standardin mukaisesti muotoillut verkkolaskut ja tarjoaa oman portaalinsa ilmaiseksi.

Milloin Suomen laki todella edellyttää verkkolaskua?

Tässä sekoittuu kaksi erillistä asiaa. Laki 241/2019 edellytti valtion virastoilta sähköisten laskujen vastaanottamista ja käsittelyä 1. huhtikuuta 2019 alkaen ja laajensi sitten tätä velvoitetta koskemaan muita hankintaviranomaisia 1. huhtikuuta 2020 alkaen. Samasta päivästä, 1. huhtikuuta 2020, hankintaviranomaisilla ja riittävän liikevaihdon omaavilla yrityksillä oli myös oikeus vaatia sähköistä laskua suoraan toiselta hankintaviranomaiselta tai yritykseltä. "Riittävä liikevaihto" tarkoittaa tässä laissa enemmän kuin 10 000 euroa tilikaudella. Se ei ole yleinen ALV-rekisteröinnin kynnysarvo, vaan kyseiseen lakiin liittyvä määritelmä. On myös syytä ymmärtää, mitä laki yksinään EI tee: jos asiakkaasi ei itse asiassa vaadi sähköistä laskua, laki itsessään ei pakota sinua lähettämään sellaista, vaikka sopimusehdot tai julkisen sektorin ostajan sisäiset säännöt... voi sitä silti vaatia.

Kolme helppoa tapaa lähettää lasku

Ensimmäinen reitti on ostajan oma toimittajaportaali. Käytä sitä vain, jos kyseinen asiakas todella tarjoaa sellaisen, koska rekisteröintiehdot vaihtelevat organisaatiosta toiseen. Toinen reitti valtion virastoille: Handi-toimittajaportaali voit luoda ja lähettää sähköisiä laskuja valtion virastoille ilmaiseksi, mutta käyttöönotto edellyttää ensin yhteydenottoa hankintaviranomaiseen. Virasto välittää sitten tietosi Palkeetille, valtion yhteiselle henkilöstö- ja talouspalvelukeskukselle, jotta se voi lähettää sinulle rekisteröintikutsun. Basware Portal on yhtä lailla ilmainen, ja se on portaali, jota Suomen puolustusvoimien toimittajien on käytettävä. Molemmat portaalit hyväksyvät sekä kotimaiset että ulkomaiset toimittajat, ja Baswaren portaalissa on tekninen menettely yrityksille, joilla ei ole suomalaista Y-tunnusta. Kolmas reitti, joka sopii kaikille muille asiakkaille, on verkko-operaattori tai laskutuspalvelu. Tarkista aina hinnoittelu ensin, koska monet näistä palveluista ovat ilmaisia vain tiettyyn määrään laskuja tai tietyssä muodossa.

Mitä kysyä suomalaiselta asiakkaaltasi ennen kuin lähetät mitään

Ennen ensimmäistä laskuasi kysy asiakkaalta viittä asiaa: tarkkaa verkkolaskuosoitetta eli OVT-tunnistetta (reitityskoodia, joka kertoo verkolle tarkalleen, mihin lasku kuuluu), koska suurilla organisaatioilla voi olla useita eri osoitteita; operaattoritunnus, joka osoittaa kenen palvelun kautta laskun on kuljettava; asiakkaan vaatima muoto, olipa se sitten Finvoice 3.0, TEAPPSXML 3.0 tai yksinkertaisesti eurooppalaisen sähköisen laskutuksen standardin EN 16931 mukainen lasku; tilaus-, hankinta- tai sopimusviite, jos sellainen on; ja asiakkaan puolella yhteyshenkilö, jolta voit kysyä kyseisestä laskusta.

Lasku, jota ei voida hylätä

Mukaan Suomen arvonlisäverolaskutusohjeet, Täydellinen lasku tarvitsee toimituspäivämäärän, yksilöllisen järjestysnumeron, myyjän ALV-numeron, myyjän ja ostajan nimen ja osoitteen, myytyjen tavaroiden tai palveluiden kuvauksen, mahdollisen toimituspäivämäärän, verotettavan määrän ALV-kannoittain eriteltynä, ALV-kannan ja -määrän sekä mahdolliset erityismerkinnät, kuten käänteisen verovelvollisuuden, jos niitä sovelletaan. Enintään 400 euron laskuille laki sallii yksinkertaistetut tiedot, mutta se ei vapauta sinua julkisen sektorin asiakkaan erillisestä vaatimuksesta sisällyttää tilaus- tai sopimusviite. Valtion virasto voi myös vaatia erityisiä koodeja, kuten V1-tilausnumeron, VSK1-sopimustunnuksen tai TK1-kirjanpitoviitenumeron, ja nämä on merkittävä laskuun aina, kun virasto on antanut ne sinulle.

Säilytä todisteesi ja valmistaudu vuoteen 2030

Säilytä sekä lähettämäsi jäsennelty verkkolaskutiedosto että sen toimitusvahvistus. Näytölläsi näkyvä PDF-esikatselu ei korvaa niitä myöhemmin. Vero.fi:n ohjeet, myyntilaskujen kopioita on yleensä säilytettävä vähintään kuusi vuotta laskun kalenterivuoden päättymisestä lukien. Kalenteriin kannattaa merkitä kaksi muuta päivämäärää, jotka molemmat seuraavat sama EU:n alv-direktiivin muutosjäsenvaltiot saivat mahdollisuuden mukauttaa sähköisen laskutuksen sääntöjään aikaistettuna 14. huhtikuuta 2025 alkaen, ja EU:n uudet rajat ylittävää sähköisen laskutuksen säännöt tulevat voimaan 1. heinäkuuta 2030. Tähän määräaikaan asti Suomi noudattaa edelleen määritelmä laissa 241/2019Yritys on sellainen, jonka tilikauden liikevaihto ylittää 10 000 euroa, ja hankintaviranomaisilla ja yrityksillä on oikeus pyytää sähköistä laskua toiselta hankintaviranomaiselta tai yritykseltä, vaikka rajat ylittäviin laskuihin todennäköisesti tulee uusia strukturoidun datan vaatimuksia vuoden 2030 jälkeen.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö minun ostaa ohjelmisto lähettääkseni sähköisiä laskuja?

Ei, voit lähettää verkkolaskun suomalaiselle yritykselle, kunnalle tai valtion virastolle ostamatta kirjanpito-ohjelmistoa. Selainpohjainen toimittajaportaali tai verkkolaskutuspalvelu riittää.

Milloin Suomen laki edellyttää verkkolaskua?

Laki 241/2019 velvoittaa valtion laitokset vastaanottamaan verkkolaskuja 1. huhtikuuta 2019 alkaen. Yrittäjällä, jonka vuotuinen liikevaihto ylittää 10 000 euroa, on oikeus pyytää verkkolaskua toiselta yrittäjältä 1. huhtikuuta 2020 alkaen.

Mitä suomalaiselta asiakkaalta kannattaa kysyä ennen laskun lähettämistä?

Kysy OVT-tunnusta (verkkolaskuosoite), operaattoritunnusta, vaadittua muotoa (esim. Finvoice 3.0 tai EN 16931), tilaus- tai sopimusviitettä ja yhteyshenkilöä.

Miten lähetän verkkolaskun suomalaiselle viranomaiselle?

Käytä Handi-toimittajaportaalia, joka on ilmainen. Ota yhteyttä hankintayksikköön, joka välittää tiedot Palkeetille rekisteröitymiskutsun lähettämiseksi.