Czy muszę kupić oprogramowanie, aby wysyłać faktury elektroniczne?

Tak. Możesz wysłać fińskiej firmie, gminie lub agencji rządowej e-fakturę bez konieczności zakupu oprogramowania księgowego; wystarczy portal dostawców oparty na przeglądarce lub usługa fakturowania online. Ale jedno się nie zmienia: faktura w formacie PDF dołączona do wiadomości e-mail nie jest e-fakturą (fińskie słowo oznaczające e-fakturę) w rozumieniu fińskiego prawa. Valtiokonttori wyjaśnia to bezpośrednioFaktury wysyłane e-mailem w formacie PDF lub jako załączniki graficzne nie są dostępne online, ponieważ nie trafiają w ustrukturyzowanym, maszynowo czytelnym formacie bezpośrednio do systemu finansowego kupującego lub banku internetowego. Jeśli klient nalega na zakup online, potrzebny będzie portal kupującego, bezpłatne rozwiązanie rządowe lub usługa online operatora. Żadna z tych opcji nie wymaga zainstalowanego oprogramowania, ale wszystkie wymagają formatu ustrukturyzowanego.

Komu dokładnie wystawiasz fakturę?

Ścieżka rozgałęzia się na trzy sposoby, w zależności od tego, kto jest po drugiej stronie. Jeśli wystawiasz fakturę zwykłej fińskiej firmie prywatnej, która podała Ci konkretny adres e-faktury, wyślij ją za pośrednictwem operatora. Jeśli Twoim klientem jest gmina lub duża organizacja z własnym portalem dostawców, zaloguj się bezpośrednio do tego portalu, ponieważ większe organizacje zazwyczaj oferują tego typu konfigurację. A jeśli Twoim klientem jest fińska agencja rządowa, droga jest najprostsza: państwo akceptuje wyłącznie faktury elektroniczne sformatowane zgodnie ze standardami europejskimi i oferuje własny portal za darmo.

Kiedy fińskie prawo faktycznie wymaga faktury elektronicznej?

Tutaj mieszają się dwie różne rzeczy. Ustawa 241/2019 zobowiązała agencje rządowe do otrzymywania i przetwarzania faktur elektronicznych od 1 kwietnia 2019 r., a następnie rozszerzyła ten obowiązek na inne instytucje zamawiające od 1 kwietnia 2020 r. Od tego samego dnia, 1 kwietnia 2020 r., instytucje zamawiające i firmy o wystarczających obrotach uzyskały również prawo do żądania faktury elektronicznej bezpośrednio od innej instytucji zamawiającej lub firmy. “Wystarczający obrót” w rozumieniu tej ustawy oznacza więcej niż 10 000 euro w roku finansowym. To nie jest ogólny próg rejestracji VAT, ale definicja specyficzna dla tej konkretnej ustawy. Warto również zrozumieć, czego samo prawo NIE robi: jeśli klient nie żąda faktury elektronicznej, samo prawo nie zmusza do jej wysłania, choć warunki umowy lub wewnętrzne przepisy nabywcy z sektora publicznego. nadal może tego wymagać.

Trzy proste sposoby wysyłania faktur

Pierwszą drogą jest własny portal dostawców kupującego. Korzystaj z niego tylko wtedy, gdy dany klient faktycznie go oferuje, ponieważ warunki rejestracji różnią się w zależności od organizacji. Druga droga, dla agencji rządowych: Portal dostawców Handi Umożliwia bezpłatne tworzenie i wysyłanie e-faktur do agencji rządowych, ale aby się z nimi połączyć, należy najpierw skontaktować się z agencją zakupującą. Agencja ta przekazuje następnie Twoje dane do Palkeet, państwowego centrum kadr i usług finansowych, aby mogło wysłać Ci zaproszenie do rejestracji. Portal Basware jest równie darmowy i to właśnie z niego muszą korzystać dostawcy Fińskich Sił Obronnych. Oba portale akceptują zarówno dostawców krajowych, jak i zagranicznych, a Basware posiada wbudowaną procedurę techniczną dla firm nieposiadających fińskiego identyfikatora biznesowego. Trzecią drogą, która odpowiada każdemu klientowi, jest operator internetowy lub usługa fakturowania. Zawsze sprawdzaj ceny, ponieważ wiele z tych usług jest bezpłatnych tylko do określonej liczby faktur lub w określonym formacie.

O co pytać fińskiego klienta przed wysłaniem czegokolwiek

Przed wystawieniem pierwszej faktury zapytaj klienta o pięć rzeczy: dokładny adres e-faktury, znany jako identyfikator OVT (kod routingu, który wskazuje sieci, gdzie dokładnie należy faktura), ponieważ duże organizacje mogą mieć kilka różnych adresów; ID operatora, który pokazuje, przez czyją usługę musi przejść faktura; format wymagany przez klienta, np. Finvoice 3.0, TEAPPSXML 3.0 lub po prostu faktura zgodna z normą EN 16931, europejskim standardem fakturowania elektronicznego; numer referencyjny zamówienia, zaopatrzenia lub umowy, jeśli taki istnieje; oraz osoba kontaktowa po stronie klienta, do której możesz zwrócić się z prośbą o informacje na temat tej konkretnej faktury.

Faktura, której nie można odrzucić

Według Wytyczne dotyczące fakturowania VAT w Finlandii, Pełna faktura musi zawierać datę wystawienia, unikalny numer sekwencyjny, numer VAT sprzedawcy, nazwę i adres sprzedawcy i kupującego, opis sprzedanych towarów lub usług, datę dostawy (w stosownych przypadkach), kwotę podlegającą opodatkowaniu z podziałem na stawki VAT, stawkę i kwotę VAT oraz wszelkie specjalne adnotacje, takie jak odwrotne obciążenie, jeśli mają zastosowanie. W przypadku faktur do 400 euro prawo zezwala na uproszczone dane, ale nie zwalnia Cię to z osobnego wymogu klienta z sektora publicznego, aby dołączyć numer zamówienia lub umowy. Agencja rządowa może również wymagać określonych kodów, takich jak numer zamówienia V1, identyfikator umowy VSK1 lub numer referencyjny księgowy TK1, i muszą one znaleźć się na fakturze za każdym razem, gdy agencja je Ci przekaże.

Zachowaj dowód i przygotuj się na rok 2030

Zachowaj zarówno przesłany plik ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, jak i potwierdzenie jej dostarczenia. Podgląd PDF na ekranie nie zastąpi go później. Wskazówki Vero.fi, Kopie faktur sprzedaży należy przechowywać co najmniej przez sześć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczy faktura. Warto zapisać w kalendarzu jeszcze dwie daty, obie przypadające na ta sama poprawka do dyrektywy UE w sprawie VAT:państwa członkowskie uzyskały możliwość wcześniejszego dostosowania swoich przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego począwszy od 14 kwietnia 2025 r., a nowe przepisy UE dotyczące transgranicznego fakturowania elektronicznego zaczną obowiązywać 1 lipca 2030 r. Do tego terminu Finlandia nadal będzie korzystać z definicja w ustawie 241/2019:firmą jest taka, której roczny obrót przekracza 10 000 euro, a instytucje zamawiające i firmy mają prawo zażądać faktury elektronicznej od innej instytucji zamawiającej lub firmy na żądanie, chociaż faktury transgraniczne prawdopodobnie będą podlegać nowym wymogom dotyczącym danych strukturalnych po 2030 r.

Często zadawane pytania

Czy muszę kupić oprogramowanie, aby wysyłać faktury elektroniczne?

Nie, możesz wysłać fakturę elektroniczną do fińskiej firmy, gminy lub agencji rządowej bez zakupu oprogramowania księgowego. Wystarczy portal dostawców oparty na przeglądarce lub usługa fakturowania online.

Kiedy fińskie prawo wymaga faktury elektronicznej?

Ustawa 241/2019 nakłada na instytucje państwowe obowiązek akceptowania faktur elektronicznych od 1 kwietnia 2019 r. Przedsiębiorca, którego roczny obrót przekracza 10 000 euro, ma prawo zażądać od innego przedsiębiorcy faktury elektronicznej od 1 kwietnia 2020 r.

O co pytać fińskiego klienta przed wysłaniem faktury?

Poproś o identyfikator OVT (adres do faktury elektronicznej), identyfikator operatora, wymagany format (np. Finvoice 3.0 lub EN 16931), numer referencyjny zamówienia lub umowy oraz osobę kontaktową.

Jak wysłać fakturę elektroniczną do fińskiej agencji rządowej?

Skorzystaj z bezpłatnego portalu dostawców Handi. Skontaktuj się z agencją zakupową, która przekaże dane do Palkeet w celu wysłania zaproszenia do rejestracji.