Czy musisz kupić oprogramowanie do wysyłania faktur elektronicznych?

Tak, możesz wysłać e-fakturę do fińskiej firmy, gminy lub agencji rządowej bez konieczności zakupu oprogramowania księgowego. Wystarczy portal dostawców oparty na przeglądarce lub usługa fakturowania online. Jedno pozostaje niezmienne: sama faktura w formacie PDF dołączona do wiadomości e-mail nie jest e-fakturą ani verkkolasku w fińskim rozumieniu tego słowa. Skarb Państwa wyjaśnia wprost, Faktury PDF i obrazy wysyłane jako załączniki do wiadomości e-mail nie są e-fakturami: faktura w formacie PDF lub obrazie dołączona do wiadomości e-mail nie jest e-fakturą, ponieważ nie jest przesyłana bezpośrednio do systemu finansowego kupującego ani do banku internetowego w ustrukturyzowanym, czytelnym maszynowo formacie. Jeśli klient zażąda e-faktury, musi skorzystać z portalu kupującego, bezpłatnego rozwiązania państwowego lub usługi internetowej operatora. Żadna z tych usług nie wymaga zainstalowanego oprogramowania, ale format ustrukturyzowany jest obowiązkowy.

Na kogo tak naprawdę liczysz?

Ścieżka jest podzielona na trzy etapy, w zależności od klienta. Jeśli wystawiasz fakturę zwykłej fińskiej firmie prywatnej, która podała Ci konkretny adres e-faktur, skorzystaj z niego za pośrednictwem operatora. Jeśli klientem jest gmina lub duża organizacja, która utworzyła osobny portal dla dostawców, zaloguj się do niego. Podobne rozwiązanie oferują głównie duże organizacje.. Jeśli klientem jest fińska agencja rządowa, droga jest najprostsza: państwo akceptuje wyłącznie faktury elektroniczne sformatowane zgodnie z europejskimi standardami i bezpłatnie udostępnia w tym celu własny portal.

Kiedy fińskie prawo wymaga faktury elektronicznej?

Tutaj nie dzieje się nic dobrego. Ustawa 241/2019 zobowiązała organy państwowe do przyjmowania i przetwarzania faktur elektronicznych od 1 kwietnia 2019 r., a od 1 kwietnia 2020 r. rozszerzyła ten obowiązek na inne organy zamówień publicznych. Od tego samego dnia, 1 kwietnia 2020 r., organ zamówień publicznych i przedsiębiorca o wystarczających obrotach mieli również prawo żądać faktury elektronicznej bezpośrednio od innego organu zamówień publicznych lub przedsiębiorcy. “Wystarczający obrót” w rozumieniu niniejszej ustawy oznacza więcej niż 10 000 euro na rok budżetowy. Nie jest to ogólny limit odpowiedzialności za podatek VAT, a jedynie definicja specyficzna dla tej ustawy. Warto również zrozumieć, czego samo prawo NIE robi: jeśli Twój klient sam nie poprosi o e-fakturę, prawo nie zobowiązuje Cię do jej wysłania, chociaż warunki umowy lub wewnętrzne przepisy nabywcy z sektora publicznego mogą tego wymagać. jeszcze do napisania.

Trzy proste sposoby wysyłania faktur

Pierwsza ścieżka to własny portal dostawców kupującego. Korzystaj z niego tylko wtedy, gdy konkretny klient oferuje taki portal; wymagania rejestracyjne różnią się w zależności od organizacji. Druga ścieżka, dla agencji rządowych: Portal dostawców Handi Umożliwia bezpłatne tworzenie i wysyłanie e-faktur do agencji rządowych, ale wdrożenie wymaga wcześniejszego kontaktu z agencją zakupu, która przekaże Twoje dane do Palkeet, państwowego centrum kadr i usług finansowych, w celu wysłania zaproszenia do rejestracji. Portal Basware jest również bezpłatny i obowiązkowy dla dostawców Sił Obronnych. Oba portale akceptują zarówno dostawców krajowych, jak i zagranicznych, a portal Basware posiada również procedurę techniczną dla firm nieposiadających fińskiego numeru identyfikacyjnego firmy. Trzecią możliwością, odpowiednią dla wszystkich pozostałych klientów, jest operator internetowy lub usługa rozliczeniowa. Zawsze sprawdzaj cennik przed skorzystaniem z usługi, ponieważ wiele usług jest bezpłatnych tylko w ramach określonej liczby lub formatu faktur.

O co pytać fińskiego klienta przed wysłaniem faktury?

Przed wystawieniem pierwszej faktury zapytaj klienta o pięć rzeczy: dokładny adres e-faktury lub identyfikator OVT, ponieważ duże organizacje mogą mieć kilka różnych adresów; identyfikator operatora lub pośrednika, który wskazuje, za pośrednictwem którego serwisu należy wysłać fakturę; format wymagany przez klienta, np. Finvoice 3.0, TEAPPSXML 3.0 lub po prostu faktura zgodna z europejską normą EN 16931; numer referencyjny zamówienia, zaopatrzenia lub umowy, jeśli taki istnieje; oraz osoba kontaktowa po stronie klienta, z którą można skontaktować się w sprawie konkretnej faktury.

Faktura, która nie została odrzucona

Przewodnik po fińskiej ustawie o podatku VAT Zgodnie z prawem, pełna faktura musi zawierać datę wystawienia, unikalny numer seryjny, numer VAT sprzedawcy, nazwę i adres sprzedawcy i kupującego, opis sprzedanych towarów lub usług, datę dostawy (jeśli dotyczy), kwotę podlegającą opodatkowaniu według stawki VAT, stawkę i kwotę VAT oraz uwagi specjalne, takie jak odwrotne obciążenie (jeśli ma zastosowanie). W przypadku faktur do 400 euro prawo zezwala na stosowanie uproszczonych danych, ale nie zwalnia Cię to z osobnego wymogu klienta z sektora publicznego dotyczącego dołączenia numeru zamówienia lub umowy. Agencja rządowa może wymagać określonych kodów, takich jak numer zamówienia V1, kod umowy VSK1 lub numer referencyjny księgowy TK1, i muszą one zostać wpisane na fakturze, jeśli agencja je Ci podała.

Zachowaj dowody i przygotuj się na rok 2030

Zachowaj zarówno wysłany plik z ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną, jak i potwierdzenie jej dostarczenia. Samo wyświetlenie pliku PDF na ekranie nie zastąpi go później. Przewodnik Vero.fi Zgodnie z prawem, kopie faktur sprzedaży muszą być przechowywane co najmniej przez sześć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczy faktura. Warto również zwrócić uwagę na dwa terminy w kalendarzu, wynikające z z tej samej nowelizacji dyrektywy Unii Europejskiej w sprawie VATPaństwa członkowskie miały możliwość dostosowania swoich przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego wcześniej, bo już 14 kwietnia 2025 r., a nowe przepisy Unii Europejskiej dotyczące transgranicznego fakturowania elektronicznego wejdą w życie 1 lipca 2030 r. Do tego dnia Finlandia nadal będzie stosować definicja prawa 241/2019:przedsiębiorcą jest podmiot, którego roczny obrót przekracza 10 000 euro, a zamawiający i przedsiębiorca mają prawo otrzymać fakturę elektroniczną od innego zamawiającego lub przedsiębiorcy na żądanie, chociaż przewiduje się, że do faktur wysyłanych za granicę zostaną dodane nowe wymogi dotyczące ustrukturyzowanych danych.

Często zadawane pytania

Czy muszę kupić oprogramowanie, aby wysyłać faktury elektroniczne?

Nie, możesz wysłać fakturę elektroniczną do fińskiej firmy, gminy lub agencji rządowej bez zakupu oprogramowania księgowego. Wystarczy portal dostawców oparty na przeglądarce lub usługa fakturowania online.

Kiedy fińskie prawo wymaga faktury elektronicznej?

Ustawa 241/2019 nakłada na instytucje państwowe obowiązek akceptowania faktur elektronicznych od 1 kwietnia 2019 r. Przedsiębiorca, którego roczny obrót przekracza 10 000 euro, ma prawo zażądać od innego przedsiębiorcy faktury elektronicznej od 1 kwietnia 2020 r.

O co pytać fińskiego klienta przed wysłaniem faktury?

Poproś o identyfikator OVT (adres do faktury elektronicznej), identyfikator operatora, wymagany format (np. Finvoice 3.0 lub EN 16931), numer referencyjny zamówienia lub umowy oraz osobę kontaktową.

Jak wysłać fakturę elektroniczną do fińskiej agencji rządowej?

Skorzystaj z bezpłatnego portalu dostawców Handi. Skontaktuj się z agencją zakupową, która przekaże dane do Palkeet w celu wysłania zaproszenia do rejestracji.