Kas e-arve saatmiseks tarkvara ostma pead?

Jah, Soome ettevõttele, omavalitsusele või riigiasutusele saab e-arve saata ka ilma raamatupidamistarkvara ostmata. Piisab brauseris töötavast tarnijaportaalist või veebipõhisest arveldusteenusest. Aga üks asi jääb samaks: pelgalt Sinu meilile lisatud PDF-arve pole Soome mõistes e-arve ehk verkkolasku. Valtiokonttori selgitab otse, et sähköpostin liitteenä lähetettävät pdf- ja kuvamuotoiset laskut ei ole verkkolaskuja: meilimanusesse pandud PDF- või pildivormingus arve ei ole e-arve, sest see ei liigu struktureeritud, masinloetavas kujul otse ostja finantssüsteemi või internetipangasse. Kui klient nõuab verkkolaskut, tuleb kasutada ostja portaali, riigi tasuta lahendust või operaatori veebiteenust. Installitud tarkvara pole neist kõigist ühelgi vajalik, kuid struktureeritud vorming on kohustuslik.

Keda Sa õigupoolest arveldad?

Tee jaguneb kolmeks olenevalt kliendist. Kui arveldad tavalist Soome eraettevõtet, mis on andnud Sulle konkreetse e-arve aadressi, kasuta seda operaatori vahendusel. Kui klient on omavalitsus või suur organisatsioon, mis on rajanud endale eraldi tarnijaportaali, logi sisse just sellesse. Sarnast lahendust pakuvad enamasti suured organisatsioonid. Kui klient on Soome riigiasutus, on tee kõige selgem: riik võtab vastu ainult Euroopa-normi järgi vormistatud e-arveid ja pakub selleks tasuta oma portaali.

Millal nõuab Soome seadus e-arvet?

Siin läheb sassi kaks erinevat asja. Seadus 241/2019 kohustas riigiasutusi e-arveid vastu võtma ja töötlema alates 1. aprillist 2019 ning laiendas kohustuse muudele hankeasutustele alates 1. aprillist 2020. Samast, 1. aprillist 2020, tekkis hankeasutusel ja piisava käibega ettevõtjal ka õigus e-arvet teiselt hankeasutuselt või ettevõtjalt otse nõuda. “Piisav käive” tähendab selle seaduse mõistes rohkem kui 10 000 eurot majandusaastas. See ei ole üldine käibemaksukohustuslase piir, vaid ainult sellele seadusele omane määratlus. Samuti tasub mõista, mida seadus üksi EI tee: kui Sinu klient ise e-arvet ei nõua, ei kohusta seadus Sind seda saatma, kuigi lepingutingimused või avaliku sektori ostja sisereeglid võivad selle ikkagi ette kirjutada.

Kolm väikese hõõrdega võimalust arve saatmiseks

Esimene tee on ostja oma tarnijaportaal. Kasuta seda ainult siis, kui konkreetne klient sellist pakub; registreerumise tingimused erinevad organisatsioonilt organisatsioonile. Teine tee, riigiasutuste puhul: Handi-tarnijaportaal võimaldab luua ja saata e-arveid riigiasutustele tasuta, ent kasutuselevõtt eeldab, et võtad esmalt ühendust ostjaks oleva asutusega, kes annab Sinu andmed edasi Palkeetile, riigi personali- ja finantsteeninduskeskusele, registreerimiskutse saatmiseks. Sama tasuta on Basware Portal, mida kasutavad kohustuslikult ka Kaitseväe tarnijad. Mõlemad portaalid võtavad vastu nii kodu- kui välismaised tarnijad, ja Baswaren portaalis on olemas ka tehniline protseduur ettevõttele, kellel puudub Soome ärinumber. Kolmas tee, mis sobib kõigile teistele klientidele, on veebipõhine operaator või arveldusteenus. Enne kasutamist kontrolli alati hinnakirja, sest paljud teenused on tasuta ainult teatud arvete koguse või vormingu piires.

Mida Soome kliendilt enne arve saatmist küsida?

Enne esimest arvet küsi kliendilt viis asja: tema täpne e-arve aadress ehk OVT-tunnus, sest suurtel organisatsioonidel võib olla mitu erinevat aadressi; operaatori tunnus ehk vahendaja tunnus, mis näitab, kelle teenuse kaudu arve peab liikuma; kliendi nõutav vorming, olgu see Finvoice 3.0, TEAPPSXML 3.0 või lihtsalt EN 16931 ehk Euroopa-normi järgi struktureeritud arve; tellimuse-, hanke- või lepinguviide, kui see on olemas; ja kontaktisik kliendi poolel, kellelt konkreetse arve kohta küsida.

Arve, mida ei lükata tagasi

Soome käibemaksuseaduse juhendi järgi peab täisarvel olema väljastamiskuupäev, unikaalne järjenumber, müüja käibemaksunumber, müüja ja ostja nimi ning aadress, müüdud kauba või teenuse kirjeldus, tarnekuupäev vajadusel, maksustatav summa käibemaksumäära kaupa, käibemaksumäär ja -summa, ning erimärked, näiteks pöördmaksustus, kui see kohaldub. Kuni 400 euro suuruse arve puhul lubab seadus kasutada lihtsustatud andmeid, kuid see ei vabasta Sind avaliku sektori kliendi eraldi nõudest lisada tellimuse- või lepinguviide. Riigiasutus võib nõuda konkreetseid koode, näiteks V1-tellimusnumbrit, VSK1-lepingutunnust või TK1-raamatupidamisviidet, ja need tuleb arvele kanda, kui asutus on need Sulle andnud.

Säilita tõendid ja valmistu 2030. aastaks

Hoia alles nii saadetud struktureeritud e-arve fail kui ka kinnitus selle kohaletoimetamisest. Pelk PDF-vaade ekraanil ei asenda seda hiljem. Vero.fi juhendi järgi tuleb müügiarvete koopiaid säilitada tavaliselt vähemalt kuus aastat, arvestades selle kalendriaasta lõpust, millele arve kuulub. Kalendrisse tasub märkida ka kaks tähtaega, mis tulenevad samast Euroopa Liidu käibemaksudirektiivi muudatusest: liikmesriikidele avanes võimalus oma e-arveldusreegleid varem kohandada juba 14. aprillil 2025, ja Euroopa Liidu uued piiriülese e-arveldamise reeglid hakkavad kehtima 1. juulil 2030. Kuni selle tähtajani kehtib Soomes endiselt seaduse 241/2019 määratlus: ettevõtja on see, kelle majandusaasta käive ületab 10 000 eurot, ja hankeasutusel ning ettevõtjal on õigus nõudmisel saada e-arvet teiselt hankeasutuselt või ettevõtjalt, ehkki piiriüleselt saadetavatele arvetele lisandub eeldatavasti uusi struktureeritud andmenõudeid.

FAQ

Kas e-arve saatmiseks peab ostma tarkvara?

Ei, Soome ettevõttele, omavalitsusele või riigiasutusele saab e-arve saata ka ilma raamatupidamistarkvara ostmata. Piisab brauseris töötavast tarnijaportaalist või veebipõhisest arveldusteenusest.

Millal nõuab Soome seadus e-arvet?

Seadus 241/2019 kohustab riigiasutusi e-arveid vastu võtma alates 1. aprillist 2019. Ettevõtjal, kelle majandusaasta käive ületab 10 000 eurot, on õigus nõuda e-arvet teiselt ettevõtjalt alates 1. aprillist 2020.

Mida küsida Soome kliendilt enne arve saatmist?

Küsi OVT-tunnus (e-arve aadress), operaatori tunnus, nõutav vorming (nt Finvoice 3.0 või EN 16931), tellimuse või lepinguviide ja kontaktisik.

Kuidas saata e-arve Soome riigiasutusele?

Kasuta Handi-tarnijaportaal, mis on tasuta. Võta ühendust ostja asutusega, kes edastab andmed Palkeetile registreerimiskutse saatmiseks.