Ar reikia pirkti programinę įrangą, kad galėčiau siųsti elektronines sąskaitas faktūras?

Taip, galite siųsti elektroninę sąskaitą faktūrą Suomijos įmonei, savivaldybei ar vyriausybinei įstaigai neįsigiję apskaitos programinės įrangos. Jums tereikia naršyklėje veikiančio tiekėjo portalo arba internetinės sąskaitų faktūrų išrašymo paslaugos. Tačiau vienas dalykas lieka tas pats: vien prie el. laiško pridėta PDF sąskaita faktūra nėra elektroninė sąskaita faktūra ar verkkolasku Suomijos prasme. Valstybės iždas tiesiogiai paaiškina, kad PDF ir vaizdo sąskaitos faktūros, siunčiamos kaip el. laiško priedai, nėra elektroninės sąskaitos faktūros: prie el. laiško pridėta PDF arba vaizdo formato sąskaita faktūra nėra elektroninė sąskaita faktūra, nes ji nėra tiesiogiai perkeliama į pirkėjo finansinę sistemą ar internetinę bankininkystę struktūrizuotu, kompiuterio skaitomu formatu. Jei klientas pageidauja elektroninės sąskaitos faktūros, turi būti naudojamas pirkėjo portalas, nemokamas valstybės sprendimas arba operatoriaus žiniatinklio paslauga. Nei vienai iš šių priemonių nereikia įdiegti programinės įrangos, tačiau struktūrizuotas formatas yra privalomas.

Kuo iš tikrųjų pasikliaujate?

Priklausomai nuo kliento, kelias yra padalintas į tris dalis. Jei sąskaitą faktūrą siunčiate įprastai Suomijos privačiai įmonei, kuri jums suteikė konkretų el. sąskaitų faktūrų adresą, naudokite jį per operatorių. Jei klientas yra savivaldybė arba didelė organizacija, sukūrusi atskirą tiekėjų portalą, prisijunkite prie to. Panašų sprendimą dažniausiai siūlo didelės organizacijos.. Jei klientas yra Suomijos vyriausybinė agentūra, kelias aiškiausias: valstybė priima tik pagal Europos standartus suformatuotas elektronines sąskaitas faktūras ir šiam tikslui nemokamai siūlo savo portalą.

Kada Suomijos įstatymai reikalauja elektroninės sąskaitos faktūros?

Čia vyksta du skirtingi dalykai. Įstatymas 241/2019 įpareigojo valstybės institucijas nuo 2019 m. balandžio 1 d. priimti ir apdoroti elektronines sąskaitas faktūras, o nuo 2020 m. balandžio 1 d. ši prievolė buvo išplėsta ir kitoms viešųjų pirkimų organizacijoms. Nuo tos pačios datos, 2020 m. balandžio 1 d., viešųjų pirkimų organizacija ir įmonė, turinti pakankamą apyvartą, taip pat turėjo teisę prašyti elektroninės sąskaitos faktūros tiesiogiai iš kitos viešųjų pirkimų organizacijos ar įmonės. “Pakankama apyvarta” šio įstatymo tikslais reiškia daugiau nei 10 000 eurų per finansinius metus. Tai nėra bendra PVM prievolės riba, o tik šiam įstatymui būdingas apibrėžimas. Taip pat verta suprasti, ko vien įstatymas NEnustato: jei jūsų klientas pats neprašo elektroninės sąskaitos faktūros, įstatymas neįpareigoja jūsų jos siųsti, nors to gali reikalauti sutarties sąlygos ar viešojo sektoriaus pirkėjo vidaus taisyklės. dar reikia parašyti.

Trys nesunkūs sąskaitos faktūros siuntimo būdai

Pirmasis kelias yra pirkėjo tiekėjo portalas. Naudokite jį tik tuo atveju, jei konkretus klientas jį siūlo; registracijos reikalavimai skirtingose organizacijose skiriasi. Antrasis kelias, skirtas vyriausybinėms agentūroms: „Handi“ tiekėjų portalas leidžia nemokamai kurti ir siųsti elektronines sąskaitas faktūras vyriausybinėms agentūroms, tačiau norint ją įdiegti, pirmiausia turite susisiekti su perkančiąja agentūra, kuri perduos jūsų duomenis „Palkeet“ – valstybės žmogiškųjų išteklių ir finansinių paslaugų centrui, kad išsiųstų registracijos kvietimą. „Basware“ portalas taip pat yra nemokamas ir privalomas gynybos pajėgų tiekėjams. Abu portalai priima tiek vietinius, tiek užsienio tiekėjus, o „Basware“ portalas taip pat turi techninę procedūrą įmonėms, neturinčioms Suomijos verslo numerio. Trečias būdas, tinkantis visiems kitiems klientams, yra žiniatinklio operatorius arba sąskaitų išrašymo paslauga. Prieš naudodamiesi kainoraščiu, visada patikrinkite jį, nes daugelis paslaugų nemokamos tik tam tikram sąskaitų faktūrų kiekiui ar formatui.

Ko paklausti kliento iš Suomijos prieš siunčiant sąskaitą faktūrą?

Prieš išrašydami pirmąją sąskaitą faktūrą, paklauskite kliento penkių dalykų: tikslaus jo el. sąskaitos faktūros adreso arba OVT ID, nes didelės organizacijos gali turėti kelis skirtingus adresus; operatoriaus arba tarpininko identifikatorius, nurodantis, per kieno paslaugą turėtų būti siunčiama sąskaita faktūra; kliento reikalaujamas formatas, ar tai „Finvoice 3.0“, „TEAPPSXML 3.0“, ar tiesiog sąskaita faktūra, sutvarkyta pagal Europos standartą EN 16931; užsakymo, pirkimo ar sutarties nuoroda, jei tokia yra; ir kontaktinis asmuo kliento pusėje, norintis paklausti apie konkrečią sąskaitą faktūrą.

Sąskaita faktūra, kuri nėra atmesta

Suomijos PVM įstatymo vadovas Pagal įstatymą, pilnoje sąskaitoje faktūroje turi būti nurodyta išrašymo data, unikalus serijos numeris, pardavėjo PVM mokėtojo kodas, pardavėjo ir pirkėjo pavadinimas ir adresas, parduotų prekių ar paslaugų aprašymas, pristatymo data (jei taikoma), apmokestinamoji vertė pagal PVM tarifą, PVM tarifas ir suma bei specialios pastabos, pvz., atvirkštinis apmokestinimas (jei taikoma). Sąskaitoms faktūroms iki 400 eurų įstatymas leidžia naudoti supaprastintus duomenis, tačiau tai neatleidžia jūsų nuo atskiro viešojo sektoriaus kliento reikalavimo įtraukti užsakymo ar sutarties nuorodą. Vyriausybinė įstaiga gali reikalauti specialių kodų, pvz., V1 užsakymo numerio, VSK1 sutarties kodo arba TK1 apskaitos nuorodos, ir jie turi būti įrašyti sąskaitoje faktūroje, jei įstaiga juos jums suteikė.

Išsaugokite įrodymus ir pasiruoškite 2030 metams

Išsaugokite tiek išsiųstą struktūrizuotą el. sąskaitos faktūros failą, tiek jo pristatymo patvirtinimą. Vien PDF peržiūra ekrane jų vėliau nepakeis. Vero.fi gidas Pagal įstatymą, pardavimo sąskaitų faktūrų kopijos paprastai turi būti saugomos mažiausiai šešerius metus, skaičiuojant nuo kalendorinių metų, kuriems priklauso sąskaita faktūra, pabaigos. Taip pat verta atkreipti dėmesį į du kalendoriuje numatytus terminus, kurie kyla iš iš to paties Europos Sąjungos PVM direktyvos pakeitimoValstybės narės turėjo galimybę anksčiau, 2025 m. balandžio 14 d., pritaikyti savo elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo taisykles, o naujosios Europos Sąjungos tarpvalstybinio elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo taisyklės įsigalios 2030 m. liepos 1 d. Iki tos datos Suomija vis dar taikys įstatymo 241/2019 apibrėžimasverslininkas yra tas, kurio metinė apyvarta viršija 10 000 eurų, ir perkančioji organizacija bei verslininkas, pateikę prašymą, turi teisę gauti elektroninę sąskaitą faktūrą iš kitos perkančiosios organizacijos ar verslininko, nors tikimasi, kad į tarpvalstybiniu mastu siunčiamas sąskaitas faktūras bus įtraukti nauji struktūrizuoti duomenų reikalavimai.

DUK

Ar man reikia įsigyti programinę įrangą, kad galėčiau siųsti elektronines sąskaitas faktūras?

Ne, galite siųsti elektroninę sąskaitą faktūrą Suomijos įmonei, savivaldybei ar vyriausybinei įstaigai neįsigiję apskaitos programinės įrangos. Pakanka naršyklėje veikiančio tiekėjo portalo arba internetinės atsiskaitymo paslaugos.

Kada Suomijos įstatymai reikalauja elektroninės sąskaitos faktūros?

Įstatymas Nr. 241/2019 įpareigoja valstybės institucijas priimti elektronines sąskaitas faktūras nuo 2019 m. balandžio 1 d. Verslininkas, kurio metinė apyvarta viršija 10 000 eurų, turi teisę nuo 2020 m. balandžio 1 d. prašyti elektroninės sąskaitos faktūros iš kito verslininko.

Ko paklausti kliento iš Suomijos prieš siunčiant sąskaitą faktūrą?

Paprašykite OVT ID (e. sąskaitos faktūros adreso), operatoriaus ID, reikiamo formato (pvz., „Finvoice 3.0“ arba EN 16931), užsakymo arba sutarties nuorodos ir kontaktinio asmens.

Kaip išsiųsti elektroninę sąskaitą faktūrą Suomijos vyriausybinei įstaigai?

Naudokitės nemokamu „Handi“ tiekėjų portalu. Susisiekite su pirkimų agentūra, kuri persiųs duomenis į „Palkeet“, kad išsiųstų registracijos kvietimą.