Pitääkö sinun ostaa ohjelmisto lähettääksesi sähköisiä laskuja?

Kyllä, voit lähettää verkkolaskun suomalaiselle yritykselle, kunnalle tai valtion virastolle ostamatta kirjanpito-ohjelmistoa. Tarvitset vain selainpohjaisen toimittajaportaalin tai verkkolaskutuspalvelun. Mutta yksi asia pysyy samana: pelkkä sähköpostiin liitetty PDF-lasku ei ole verkkolasku tai verkkolasku suomalaisessa mielessä. Valtiokonttori selittää suoraan, että sähköpostin liitteenä lähetetyt PDF- ja kuvalaskut eivät ole verkkolaskuja: sähköpostiin liitetty PDF- tai kuvamuodossa oleva lasku ei ole verkkolasku, koska sitä ei siirretä suoraan ostajan talousjärjestelmään tai verkkopankkiin jäsennellyssä, koneellisesti luettavassa muodossa. Jos asiakas pyytää verkkolaskua, on käytettävä ostajan portaalia, maksutonta valtion ratkaisua tai operaattorin verkkopalvelua. Mikään näistä ei vaadi asennettua ohjelmistoa, mutta jäsennelty muoto on pakollinen.

Keneen oikein luotat?

Polku on jaettu kolmeen osaan asiakkaasta riippuen. Jos laskutat tavallista suomalaista yksityistä yritystä, joka on antanut sinulle tietyn verkkolaskuosoitteen, käytä sitä operaattorin kautta. Jos asiakas on kunta tai suuri organisaatio, jolla on erillinen toimittajaportaali, kirjaudu sisään siihen. Samankaltaisia ratkaisuja tarjoavat enimmäkseen suuret organisaatiot.. Jos asiakas on suomalainen valtion virasto, tie on selkein: valtio hyväksyy vain eurooppalaisten standardien mukaisesti muotoillut verkkolaskut ja tarjoaa tähän tarkoitukseen oman maksuttoman portaalinsa.

Milloin Suomen laki edellyttää verkkolaskua?

Tässä menee kaksi eri asiaa pieleen. Laki 241/2019 velvoitti valtion viranomaiset vastaanottamaan ja käsittelemään sähköisiä laskuja 1. huhtikuuta 2019 alkaen ja laajensi velvoitteen koskemaan muita hankintaviranomaisia 1. huhtikuuta 2020 alkaen. Samasta päivästä, 1. huhtikuuta 2020, hankintaviranomaisella ja riittävän liikevaihdon omaavalla yrityksellä oli myös oikeus pyytää sähköistä laskua suoraan toiselta hankintaviranomaiselta tai yritykseltä. “Riittävällä liikevaihdolla” tarkoitetaan tässä laissa enemmän kuin 10 000 euroa tilikaudelta. Tämä ei ole yleinen arvonlisäverovelvollisuuden raja, vaan ainoastaan tälle laille ominainen määritelmä. On myös syytä ymmärtää, mitä laki yksinään EI tee: jos asiakkaasi ei itse pyydä verkkolaskua, laki ei velvoita sinua lähettämään sellaista, vaikka sopimusehdot tai julkisen sektorin ostajan sisäiset säännöt saattavat sitä edellyttää. vielä kirjoittamatta.

Kolme helppoa tapaa lähettää lasku

Ensimmäinen polku on ostajan oma toimittajaportaali. Käytä tätä vain, jos tietty asiakas tarjoaa sellaisen; rekisteröintivaatimukset vaihtelevat organisaatiosta toiseen. Toinen polku valtion virastoille: Handi-toimittajaportaali mahdollistaa verkkolaskujen luomisen ja lähettämisen valtion virastoille maksutta, mutta käyttöönotto edellyttää, että otat ensin yhteyttä hankintaviranomaiseen, joka välittää tietosi Palkeetille, valtion henkilöstö- ja talouspalvelukeskukselle, rekisteröitymiskutsun lähettämiseksi. Basware Portal on myös ilmainen ja pakollinen puolustusvoimien toimittajille. Molemmat portaalit hyväksyvät sekä kotimaisia että ulkomaisia toimittajia, ja Basware-portaalissa on myös tekninen menettely yrityksille, joilla ei ole suomalaista Y-tunnusta. Kolmas tapa, joka sopii kaikille muille asiakkaille, on verkkopohjainen operaattori tai laskutuspalvelu. Tarkista aina hinnasto ennen sen käyttöä, sillä monet palvelut ovat ilmaisia vain tietyn määrän tai laskutusmuodon puitteissa.

Mitä suomalaiselta asiakkaalta kannattaa kysyä ennen laskun lähettämistä?

Ennen ensimmäistä laskua kysy asiakkaalta viisi asiaa: heidän tarkka verkkolaskuosoitteensa tai OVT-tunnuksensa, koska suurilla organisaatioilla voi olla useita eri osoitteita; operaattorin tunniste tai välittäjätunniste, joka osoittaa, kenen palvelun kautta lasku tulee lähettää; asiakkaan vaatima muoto, olipa kyseessä Finvoice 3.0, TEAPPSXML 3.0 tai yksinkertaisesti eurooppalaisen standardin EN 16931 mukaisesti jäsennelty lasku; mahdollinen tilaus-, hankinta- tai sopimusviite; ja asiakkaan puolella yhteyshenkilö, jolta voi kysyä tiettyä laskua.

Lasku, jota ei hylätä

Suomen arvonlisäverolakiopas Lain mukaan täydellisen laskun on sisällettävä laskun päivämäärä, yksilöivä sarjanumero, myyjän ALV-numero, myyjän ja ostajan nimi ja osoite, myytyjen tavaroiden tai palveluiden kuvaus, mahdollinen toimituspäivämäärä, verotettava määrä ALV-kannoittain, ALV-kanta ja -määrä sekä mahdolliset erityishuomautukset, kuten käännetty verovelvollisuus. Enintään 400 euron laskuille laki sallii yksinkertaistettujen tietojen käytön, mutta tämä ei vapauta sinua julkisen sektorin asiakkaan erillisestä vaatimuksesta sisällyttää tilaus- tai sopimusviite. Valtion virasto voi vaatia erityisiä koodeja, kuten V1-tilausnumeron, VSK1-sopimuskoodin tai TK1-kirjanpitoviitenumeron, ja nämä on merkittävä laskuun, jos virasto on antanut ne sinulle.

Säilytä todisteet ja valmistaudu vuoteen 2030

Säilytä sekä lähetetty strukturoitu verkkolasku että sen toimitusvahvistus. Pelkkä PDF-tiedoston katselu näytöllä ei korvaa sitä myöhemmin. Vero.fi-opas Lain mukaan myyntilaskujen kopiot on yleensä säilytettävä vähintään kuusi vuotta laskun kalenterivuoden päättymisestä lukien. On myös syytä huomata kalenterissa kaksi määräaikaa, jotka johtuvat samasta Euroopan unionin alv-direktiivin muutoksestaJäsenvaltioilla oli mahdollisuus mukauttaa sähköisen laskutuksen sääntöjään aiemmin 14. huhtikuuta 2025, ja uudet Euroopan unionin säännöt rajat ylittävästä sähköisestä laskutuksesta tulevat voimaan 1. heinäkuuta 2030. Siihen asti Suomi soveltaa edelleen lain 241/2019 määritelmäYrittäjällä tarkoitetaan yritystä, jonka vuotuinen liikevaihto ylittää 10 000 euroa, ja hankintaviranomaisella ja yrittäjällä on oikeus pyynnöstä saada sähköinen lasku toiselta hankintaviranomaiselta tai yrittäjältä, vaikka rajojen yli lähetettäviin laskuihin odotetaan lisättävän uusia strukturoituja tietovaatimuksia.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö minun ostaa ohjelmisto lähettääkseni sähköisiä laskuja?

Ei, voit lähettää verkkolaskun suomalaiselle yritykselle, kunnalle tai valtion virastolle ostamatta kirjanpito-ohjelmistoa. Selainpohjainen toimittajaportaali tai verkkolaskutuspalvelu riittää.

Milloin Suomen laki edellyttää verkkolaskua?

Laki 241/2019 velvoittaa valtion laitokset vastaanottamaan verkkolaskuja 1. huhtikuuta 2019 alkaen. Yrittäjällä, jonka vuotuinen liikevaihto ylittää 10 000 euroa, on oikeus pyytää verkkolaskua toiselta yrittäjältä 1. huhtikuuta 2020 alkaen.

Mitä suomalaiselta asiakkaalta kannattaa kysyä ennen laskun lähettämistä?

Kysy OVT-tunnusta (verkkolaskuosoite), operaattoritunnusta, vaadittua muotoa (esim. Finvoice 3.0 tai EN 16931), tilaus- tai sopimusviitettä ja yhteyshenkilöä.

Miten lähetän verkkolaskun suomalaiselle viranomaiselle?

Käytä Handi-toimittajaportaalia, joka on ilmainen. Ota yhteyttä hankintayksikköön, joka välittää tiedot Palkeetille rekisteröitymiskutsun lähettämiseksi.