Suomijos teisė 241/2019 Pagal įstatymą, ne kiekviena Suomijos įmonei pateikta sąskaita faktūra automatiškai tampa elektronine sąskaita faktūra. Tačiau viešųjų pirkimų organizacija (hankintayksikkö) arba verslininkas, kurio metinė apyvarta viršija 10 000 eurų (elinkeinonharjoittaja), nuo 2020 m. balandžio 1 d. turės teisę prašyti sąskaitos faktūros iš kitos tos pačios grupės šalies. Kaip elektroninė sąskaita faktūra, atitinkanti Europos standartą. Tai reiškia: jei jūsų klientas iš Suomijos (įmonė, savivaldybė ar valstybinė įstaiga) pasinaudoja šia teise, nebeužtenka vien PDF sąskaitos faktūros el. paštu siųsti. Jūs turite pateikti techniškai taisyklingą elektroninę sąskaitą faktūrą. Jei klientas nieko neprašo, ankstesni įpročiai lieka galioti.

Kas turi teisę prašyti elektroninės sąskaitos ir kada ji galioja?

Taisyklė yra paprastesnė, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Nuo 2020 m. balandžio 1 d. Perkančioji organizacija arba elektroninės prekybos operatorius gali paprašyti kitos perkančiosios organizacijos arba elektroninės prekybos operatoriaus atsiųsti jai sąskaitą faktūrą kaip elektroninę. Tai yra teisė prašyti, o ne automatinė pareiga. Sąskaita faktūra automatiškai netampa elektronine sąskaita faktūra, o tik tuo atveju, jei kita šalis to konkrečiai paprašo.

Tačiau įstatymas nėra neribotas. Jei elektroninių sąskaitų naudojimas atskleistų konfidencialią informaciją arba keltų pavojų esminių Suomijos saugumo interesų apsaugai, ši reikalavimo teisė nebus taikoma. Ši išimtis pirmiausia taikoma saugumo ir gynybos srities viešiesiems pirkimams, o ne įprastiems B2B pardavimams.

Kas ir iš ko gali užsisakyti e. sąskaitą faktūrą?

Įstatyme kalbama apie dvi šalis: viešųjų pirkimų instituciją (hankintayksikkö) ir verslininką (elinkeinonharjoittaja). Viešųjų pirkimų institucija yra viešojo sektoriaus subjektas, kaip apibrėžta Suomijos viešųjų pirkimų įstatyme – ministerija, vietos valdžia, valstybės agentūra arba kita perkančioji organizacija. Verslininkas yra bet kokia verslo ar profesinė veikla, kurios metinė apyvarta viršija 10 000 eurų. Apyvarta, kuri yra tiksliai ties riba, dar nėra reglamentuojama įstatymo, nes riba turi būti viršyta, o ne tiesiog pasiekta.

Svarbu suprasti, ko įstatymas NEtaiko: paprastų vartotojų. Jei parduodate prekes ar paslaugas privačiam asmeniui, tas klientas negali prašyti elektroninės sąskaitos faktūros pagal šį įstatymą. Valstybės kanceliarija paaiškina, kad vartotojai sąskaitas faktūras mieliau gautų savo internetinėje bankininkystėje, o ne kaip struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą. Įstatymas 241/2019 reglamentuoja tik tarporganizacinį ir viešojo sektoriaus sąskaitų faktūrų išrašymą.

Kodėl viešojo sektoriaus sąskaitos yra sunkesnis atvejis?

B2B pirkėjo teisė prašyti elektroninės sąskaitos faktūros ir viešojo sektoriaus pareiga priimti elektronines sąskaitas faktūras yra du skirtingi dalykai. Jie dažnai painiojami. Įstatymo 3 straipsnis įpareigoja perkančiąsias organizacijas priimti ir apdoroti elektronines sąskaitas faktūras, kurios atitinka Europos standartus, visuose pirkimuose ir koncesijose, kurioms taikomas Viešųjų pirkimų įstatymas. Ši pareiga įsigaliojo centrinės valdžios įstaigoms ir centrinėms perkančiosioms organizacijoms. 2019 m. balandžio 1 d. ir visos kitos viešųjų pirkimų institucijos, įskaitant savivaldybes ir jų padalinius, po metų, 2020 m. balandžio 1 d..

Praktiškai tai reiškia, kad jei parduodate prekes ar paslaugas Suomijos miestui, vietos valdžios institucijai ar ministerijai, jie jau kurį laiką yra pasirengę priimti ir apdoroti elektronines sąskaitas faktūras. Tai taikoma nepriklausomai nuo to, ar jie konkrečiai prašo jūsų elektroninės sąskaitos faktūros, ar ne. Valstybės kanceliarija patvirtina, kad šis įsipareigojimas yra platesnio tikslo automatizuoti viešojo ir privačiojo sektorių sąskaitų išrašymą dalis.

Ar el. paštu atsiųsta PDF sąskaita faktūra yra elektroninė sąskaita faktūra?

Tai dažniausias nesusipratimas. Elektroninė sąskaita faktūra yra struktūrizuotas, kompiuterio skaitomas dokumentas, kuris patenka tiesiai į finansų valdymo programinę įrangą arba internetinę bankininkystę, o ne kaip vaizdas, kurį žmogus skaito ekrane. Valstybės iždas tai tiesiai šviesiai sako.PDF arba vaizdo formatu el. paštu atsiųstos sąskaitos faktūros nėra internetinės sąskaitos faktūros, kad ir kokios teisingai jos atrodytų.

Techninis teisinės elektroninės sąskaitos faktūros pagrindas yra Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartas EN 16931-1:2017, kurį Europos Komisija paskelbė kartu su leidžiamų pranešimų formatų (sintaksės) sąrašu. Praktiškai du pagrindiniai formatai yra UN/CEFACT „Cross Industry Invoice“ ir UBL. Suomijoje daugiausia naudojami „Finvoice 3.0“ ir „TEAPPSXML 3.0“ formatai, tačiau jie atitinka Europos standartą tik tuo atveju, jei reikalavimai užpildyti teisingai. Pats formatas automatiškai negarantuoja atitikties.

Ką daryti, jei klientas prašo elektroninės sąskaitos?

Kai suomių klientas pareiškia, kad nori gauti sąskaitas faktūras tik elektroniniu būdu, rankinis darbas netrukus lieka už nugaros. Vienintelis klausimas – kaip greitai galėsite tai paruošti.

  • Paprašykite kliento el. sąskaitos faktūros adreso. Prieš atlikdami bet kokius pakeitimus, išsiaiškinkite tikslią kliento atsiskaitymo informaciją, el. sąskaitų gavimo adresą ir operatoriaus ID.
  • Patikrinkite savo programinę įrangą. Jei jau naudojate apskaitos programinę įrangą arba ERP, pasitarkite su savo paslaugų teikėju, ar jis palaiko elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymą pagal Europos standartą. Ne visi „Finvoice“ ar TEAPPSXML sprendimai tai daro automatiškai.
  • Jei programinės įrangos nėra, pasirinkite greitąjį kelią. Galite įdiegti sąskaitų faktūrų išrašymo programą, kuri palaiko elektronines sąskaitas faktūras, arba naudoti kliento pateiktą portalą, jei didesnės organizacijos tai leidžia tiekėjams.
  • Dar kartą teisingai išsiųskite sąskaitą faktūrą. Jei pirmoji sąskaita faktūra buvo išsiųsta PDF formatu el. paštu, ji nelaikoma užbaigta. Sąskaita faktūra turi būti sukurta ir išsiųsta dar kartą kaip struktūrizuota el. sąskaita faktūra, o ne pridėta prie naujo el. laiško su tuo pačiu failu.

Kokios yra trys tipinės situacijos?

Įsivaizduokite, kad pristatote 1200 eurų kupiūra Suomijos ribotos atsakomybės bendrovei (OY), kurios metinė apyvarta neabejotinai viršija 10 000 eurų. Jei šis klientas aiškiai pageidauja elektroninės sąskaitos faktūros, jis turi tokią teisę, ir jūs turite galėti atsakyti. PDF el. laiške nėra atsakymo..

Antra situacija: jūs pateikiate 700 eurų kupiūra Suomijos savivaldybei. Klientui čia nereikia nieko klausti. Savivaldybė jau yra Nuo 2020 m. balandžio 1 d. privalo priimti ir apdoroti elektronines sąskaitas faktūras, todėl prasminga siųsti elektroninę sąskaitą faktūrą nuo pat pradžių.

Trečia situacija: Jūsų įmonės metinė apyvarta yra mažesnė nei 10 000 eurų. Tokiu atveju jūsų įmonė neatitinka elektroninės prekybos prekybininko apibrėžimo pagal įstatymą ir Suomijos klientas negali prašyti jūsų elektroninės sąskaitos faktūros pagal šį konkretų įstatymą, nors daugelis didesnių klientų jos vis tiek prašo pagal savo vidaus taisykles, nepaisant teisinės prievolės.

Kas gali pasikeisti toliau?

Dabartinė Suomijos taisyklė (teisė reikalauti, o ne automatinė prievolė) nėra nepajudinama. Valstybės kanceliarija organizavo Viešos konsultacijos dėl trijų galimų elektroninių sąskaitų faktūrų, „Peppol“ pirkimų pranešimų ir elektroninių kvitų reguliavimo modelių vyko nuo 2026 m. vasario 2 d. iki kovo 13 d., į kurias gauti 47 atsakymai. Pati konsultacija nesusijusi su rengiamu įstatymo projektu, o nuomonių rinkimas nereiškia, kad jau atsiranda platesnė elektroninių sąskaitų faktūrų prievolė. Dabar medžiaga bus pateikta ministerijoms tolesniam vertinimui.

Tuo pačiu metu Europos Sąjungos lygmuo juda savo tempu. ViDA direktyva (ES) 2025/516 nuo 2030 m. liepos 1 d. tarpvalstybiniuose sandoriuose bus pradėtas naudoti struktūrizuotas elektronines sąskaitas faktūras, numatytas dešimties dienų sąskaitų faktūrų išrašymo laikotarpis apdraustiems sandoriams ir reikalavimas, kad EN standartą atitinkančios elektroninės sąskaitos faktūros nebereikėtų atskirai tvirtinti gavėjo, nesvarbu, ar tai įmonė, ar viešasis juridinis asmuo. Tai reiškia, kad 2030 m. tarpvalstybinis elektroninių sąskaitų faktūrų priėmimas Europos Sąjungoje taps norma, o ne išimtimi. Suomijos verslui tai reiškia, kad B2B elektroninių sąskaitų faktūrų parengtis nebėra tik Suomijos vidaus rinkos reikalas, o taps pareiga visur, kur veikiate tarpvalstybiniu mastu Europos Sąjungoje.

DUK

Ar suomiška sąskaita faktūra automatiškai taps elektronine sąskaita faktūra?

Ne. Suomijos įstatymas Nr. 241/2019 automatiškai nekonvertuoja kiekvienos sąskaitos faktūros į elektroninę. Sąskaita faktūra taps elektronine tik tuo atveju, jei perkančioji organizacija arba ekonominės veiklos vykdytojas to konkrečiai paprašys.

Kas turi teisę prašyti elektroninės sąskaitos faktūros Suomijoje?

Elektroninės sąskaitos gali paprašyti viešųjų pirkimų institucija (hankintayksikkö) ir verslo subjektas, kurio metinė apyvarta viršija 10 000 eurų. Įstatymas netaikomas paprastiems vartotojams, kurie sąskaitoms faktūroms pageidauja naudotis savo internetine bankininkyste.

Ar PDF formato el. laiškas yra elektroninė sąskaita faktūra pagal įstatymą?

Ne. PDF arba paveikslėlio formatu pateikta sąskaita faktūra, pridėta kaip el. laiško priedas, nėra elektroninė sąskaita faktūra. Teisinė elektroninė sąskaita faktūra turi būti struktūrizuota ir atitikti Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą EN 16931-1:2017.

Ar nuo 2020 m. buvo privaloma priimti viešojo sektoriaus elektronines sąskaitas faktūras?

Taip, įsipareigojimo įvykdymo terminas yra etapais. Centrinės valdžios institucijos ir centrinė perkančioji organizacija turėjo užtikrinti atitiktį reikalavimams iki 2019 m. balandžio 1 d., o kitos viešųjų pirkimų institucijos, įskaitant savivaldybes, – iki 2020 m. balandžio 1 d.