Suomen laki 241/2019 Lain mukaan jokainen suomalaiselle yritykselle lähetetty lasku ei automaattisesti muutu sähköiseksi laskuksi. Hankintayksiköllä tai elinkeinonharjoittajalla, jonka vuotuinen liikevaihto on yli 10 000 euroa, on kuitenkin 1. huhtikuuta 2020 alkaen oikeus pyytää lasku saman piirin toiselta osapuolelta. Eurooppalaisen standardin mukaisena verkkolaskuna. Tämä tarkoittaa, että jos suomalainen asiakkaasi (yritys, kunta tai valtion virasto) käyttää tätä oikeutta, PDF-laskun lähettäminen sähköpostitse ei enää riitä. Sinun on kyettävä toimittamaan teknisesti virheetön verkkolasku. Jos asiakas ei pyydä mitään, aiemmat käytännöt pätevät edelleen.

Kenellä on oikeus pyytää sähköistä laskua ja milloin se on voimassa?

Sääntö on yksinkertaisempi kuin miltä ensi silmäyksellä näyttää. 1. huhtikuuta 2020 alkaen Hankintaviranomainen tai verkkokaupan harjoittaja voi pyytää toista hankintaviranomaista tai verkkokaupan harjoittajaa lähettämään sille laskun verkkolaskuna. Tämä on oikeus pyytää, ei automaattinen velvollisuus. Lasku ei automaattisesti muutu verkkolaskuksi, vaan ainoastaan, jos toinen osapuoli sitä nimenomaisesti pyytää.

Laki ei kuitenkaan ole rajaton. Jos sähköisten laskujen käyttö paljastaisi luottamuksellisia tietoja tai vaarantaisi Suomen keskeisten turvallisuusetujen suojaamisen, tätä vaatimusoikeutta ei sovelleta. Tämä poikkeus koskee ensisijaisesti turvallisuus- ja puolustusalan hankintoja, ei tavanomaista yritysten välistä myyntiä.

Kuka voi pyytää verkkolaskua ja keneltä?

Laissa puhutaan kahdesta osapuolesta: hankintayksiköstä ja elinkeinonharjoittajasta. Hankintaviranomainen on julkisten hankintojen laissa tarkoitettu julkisen sektorin yksikkö – ministeriö, kunta, valtion virasto tai muu hankintaviranomainen. Yrittäjä on mikä tahansa liiketoimintaa tai ammattitoimintaa harjoittava taho, jonka vuotuinen liikevaihto ylittää 10 000 euroa. Liikevaihto, joka on täsmälleen rajan kohdalla, ei ole vielä lain piirissä, koska kynnys on ylitettävä, ei vain saavutettava.

On tärkeää ymmärtää, mitä laki EI kata: tavallisia kuluttajia. Jos myyt tavaroita tai palveluita yksityishenkilölle, kyseinen asiakas ei voi pyytää verkkolaskua tämän lain nojalla. Valtionvirasto selittää, että kuluttajat vastaanottavat laskut mieluummin verkkopankkiinsa kuin strukturoituna e-laskuna. Laki 241/2019 sääntelee vain organisaatioiden välistä ja julkisen sektorin laskutusta.

Miksi julkisen sektorin lakiesitykset ovat vaikeampi tapaus?

Yritys-ostajan oikeus pyytää sähköistä laskua ja julkisen sektorin velvollisuus hyväksyä sähköisiä laskuja ovat kaksi eri asiaa. Ne sekoitetaan usein keskenään. Lain 3 § velvoittaa hankintaviranomaiset hyväksymään ja käsittelemään eurooppalaisten standardien mukaisia sähköisiä laskuja kaikissa julkisten hankintojen lain piiriin kuuluvissa hankinnoissa ja käyttöoikeussopimuksissa. Tämä velvoite tuli voimaan valtion virastoille ja yhteishankintayksiköille. 1. huhtikuuta 2019 ja kaikki muut hankintaviranomaiset, mukaan lukien kunnat ja niiden yksiköt, vuotta myöhemmin, 1. huhtikuuta 2020.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jos myyt tavaroita tai palveluita suomalaiselle kaupungille, kunnalle tai ministeriölle, he ovat olleet valmiita vastaanottamaan ja käsittelemään verkkolaskuja jo jonkin aikaa. Tämä pätee riippumatta siitä, pyytävätkö he sinulta erikseen verkkolaskua vai eivät. Valtionvirasto vahvistaa,, että tämä sitoumus on osa laajempaa tavoitetta automatisoida julkisen ja yksityisen sektorin laskutus.

Onko sähköpostissa lähetetty PDF-lasku verkkolasku?

Tämä on yleisin väärinkäsitys. Verkkolasku eli e-lasku on jäsennelty, koneellisesti luettava asiakirja, joka menee suoraan taloushallinnon ohjelmistoon tai verkkopankkiin, eikä se ole kuva, jonka henkilö lukee näytöltä. Valtiokonttori sanoo sen suoraan.PDF- tai sähköpostin liitteenä lähetetyt kuvamuodossa olevat laskut eivät ole verkkolaskuja, vaikka ne näyttäisivät kuinka oikeilta tahansa.

Oikeudellisen sähköisen laskun tekninen perusta on Eurooppalainen sähköisen laskutuksen standardi EN 16931-1:2017, jonka Euroopan komissio julkaisi sallittujen viestimuotojen (syntaksi) luettelon kera. Käytännössä kaksi päämuotoa ovat UN/CEFACT Cross Industry Invoice ja UBL. Suomessa käytetään pääasiassa Finvoice 3.0- ja TEAPPSXML 3.0 -muotoja, mutta ne ovat eurooppalaisen standardin mukaisia vain, jos vaatimukset täytetään oikein. Muoto itsessään ei automaattisesti takaa vaatimustenmukaisuutta.

Mitä tehdä, jos asiakas pyytää verkkolaskua?

Kun suomalainen asiakas sanoo haluavansa laskut vain verkkolaskuina, manuaalinen työ on pian taakseen. Kysymys on vain siitä, kuinka nopeasti saat sen valmiiksi.

  • Kysy asiakkaan verkkolaskuosoitetta. Ennen muutosten tekemistä selvitä asiakkaan tarkat laskutustiedot, verkkolaskun vastaanotto-osoite ja operaattoritunnus.
  • Tarkista ohjelmistosi. Jos käytät jo kirjanpito-ohjelmistoa tai toiminnanohjausjärjestelmää, tarkista palveluntarjoajaltasi, tukeeko se verkkolaskutusta eurooppalaisen standardin mukaisesti. Kaikki Finvoice- tai TEAPPSXML-ratkaisut eivät tee tätä automaattisesti.
  • Jos ohjelmistoa ei ole, valitse pikapolku. Voit ottaa käyttöön laskutusohjelman, joka tukee sähköisiä laskuja, tai käyttää asiakkaan tarjoamaa portaalia, jos suuremmat organisaatiot sallivat tämän toimittajille.
  • Lähetä lasku uudelleen oikein. Jos ensimmäinen lasku lähetettiin PDF-tiedostona sähköpostitse, sitä ei pidetä valmiina. Lasku on luotava ja lähetettävä uudelleen strukturoituna verkkolaskuna, eikä sitä saa liittää uuteen sähköpostiin, jossa on sama tiedosto.

Mitkä ovat kolme tyypillistä tilannetta?

Kuvittele, että esität 1 200 euron seteli Suomalaiselle osakeyhtiölle (OY), jonka vuotuinen liikevaihto ehdottomasti ylittää 10 000 euroa. Jos tämä asiakas nimenomaisesti pyytää verkkolaskua, hänellä on laillinen oikeus tehdä niin, ja sinun on kyettävä vastaamaan. PDF-sähköpostissa ei ole vastausta..

Toinen tilanne: sinä esität 700 euron seteli Suomen kunnalle. Asiakkaan ei tarvitse kysyä täällä mitään. Kunta on jo 1. huhtikuuta 2020 alkaen vaaditaan verkkolaskujen vastaanottamiseen ja käsittelyyn, joten on järkevää lähettää verkkolasku heti alusta alkaen.

Kolmas tilanne: Oman yrityksesi vuosittainen liikevaihto on alle 10 000 euroa. Tässä tapauksessa yrityksesi ei täytä lain mukaista verkkokaupan määritelmää, eikä suomalainen asiakas voi pyytää sinulta verkkolaskua tämän nimenomaisen lain perusteella, vaikka monet suuremmat asiakkaat pyytävät sitä joka tapauksessa sisäisten sääntöjensä vuoksi lakisääteisestä velvoitteesta riippumatta.

Mikä voisi muuttua seuraavaksi?

Suomen nykyinen sääntö (oikeus vaatia korvausta, ei automaattinen velvollisuus) ei ole kiveen hakattu. Valtionvirasto järjesti Kolmesta mahdollisesta mallista verkkolaskujen, Peppol-hankintaviestien ja sähköisten kuittien sääntelyyn järjestettiin julkinen kuuleminen 2. helmikuuta - 13. maaliskuuta 2026, ja siihen saatiin 47 vastausta. Kuuleminen itsessään ei liity käynnissä olevaan lakiluonnokseen, eikä mielipiteiden kerääminen tarkoita, että laajempi verkkolaskuvelvoite olisi jo tulossa. Aineisto menee nyt ministeriöiden jatkoarviointiin.

Samaan aikaan Euroopan unionin taso etenee omaan tahtiinsa. ViDA-direktiivi (EU) 2025/516 ottaa käyttöön strukturoitujen sähköisten laskujen käytön rajat ylittävissä liiketoimissa 1. heinäkuuta 2030 alkaen, kymmenen päivän laskutusjakson katetuille tapahtumille ja vaatimuksen, että EN-standardin mukaista sähköistä laskua ei enää tarvitse erikseen hyväksyä vastaanottajan, olipa kyseessä yritys tai julkisoikeudellinen oikeushenkilö. Tämä tarkoittaa, että vuonna 2030 rajat ylittävästä sähköisten laskujen hyväksymisestä tulee Euroopan unionissa normi, ei poikkeus. Suomalaiselle yritykselle tämä tarkoittaa, että yritysten välinen sähköinen laskuvalmius ei ole enää vain Suomen sisämarkkinoiden asia, vaan siitä tulee velvoite kaikkialla, missä toimitaan rajat ylittävästi Euroopan unionissa.

Usein kysytyt kysymykset

Muuttuuko suomalainen lasku automaattisesti verkkolaskuksi?

Ei. Laki 241/2019 ei automaattisesti muuta jokaista laskua verkkolaskuksi. Lasku muuttuu verkkolaskuksi vain, jos hankintaviranomainen tai taloudellinen toimija sitä nimenomaisesti pyytää.

Kenellä on oikeus pyytää verkkolaskua Suomessa?

E-laskua voivat pyytää hankintayksikkö ja elinkeinonharjoittaja, jonka vuotuinen liikevaihto on yli 10 000 euroa. Laki ei koske tavallisia kuluttajia, jotka mieluummin käyttävät verkkopankkiaan laskujen lähettämiseen.

Onko PDF-sähköposti lain tarkoittama sähköinen lasku?

Ei. PDF-muodossa tai sähköpostin liitteenä oleva kuvamuodossa oleva lasku ei ole verkkolasku. Virallisen verkkolaskun on oltava jäsennelty ja sen on oltava eurooppalaisen verkkolaskustandardin EN 16931-1:2017 mukainen.

Oliko julkisen sektorin sähköisten laskujen vastaanottaminen pakollista vuodesta 2020?

Kyllä, velvoitteen aikataulu on porrastettu. Keskushallinnon virastojen ja yhteishankintayksikön oli saavutettava vaatimustenmukaisuus 1. huhtikuuta 2019 mennessä, muiden hankintaviranomaisten, mukaan lukien kuntien, 1. huhtikuuta 2020 mennessä.