Prawo fińskie 241/2019 Zgodnie z prawem, nie każda faktura przesłana fińskiej firmie automatycznie stanie się fakturą elektroniczną. Jednakże, instytucja zamawiająca (hankintayksikkö, czyli instytucja zamawiająca sektora publicznego) lub przedsiębiorca o rocznym obrocie przekraczającym 10 000 euro (elinkeinonharjoittaja) będą mieli od 1 kwietnia 2020 r. prawo do żądania faktury od innej osoby z tego samego kręgu odbiorców. Jako e-faktura zgodna z normą europejską. Oznacza to: jeśli Twój fiński klient (firma, gmina lub agencja państwowa) skorzysta z tego prawa, wysłanie faktury w formacie PDF e-mailem nie wystarczy. Musisz być w stanie dostarczyć technicznie poprawną fakturę elektroniczną. Jeśli klient o nic nie poprosi, dotychczasowe nawyki nadal obowiązują.

Kto ma prawo do otrzymania faktury elektronicznej i kiedy jest ona ważna?

Zasada jest prostsza, niż się wydaje na pierwszy rzut oka. Od Od 1 kwietnia 2020 r. Zamawiający lub operator e-commerce może zwrócić się do innego zamawiającego lub operatora e-commerce o przesłanie mu faktury w formie e-faktury. Jest to prawo do żądania, a nie automatyczny obowiązek. Faktura nie staje się automatycznie e-fakturą, ale tylko na wyraźne żądanie drugiej strony.

Prawo nie jest jednak nieograniczone. Jeśli korzystanie z e-faktur ujawniłoby informacje poufne lub zagroziłoby ochronie podstawowych interesów bezpieczeństwa Finlandii, to prawo do dochodzenia roszczeń nie będzie miało zastosowania. Wyjątek ten dotyczy przede wszystkim zamówień publicznych w sektorze bezpieczeństwa i obronności, a nie zwykłej sprzedaży B2B.

Kto może wystąpić o fakturę elektroniczną i od kogo?

Ustawa mówi o dwóch stronach: instytucji udzielającej zamówienia publicznego (hankintayksikkö) i przedsiębiorcy (elinkeinonharjoittaja). Instytucja udzielająca zamówienia publicznego to jednostka sektora publicznego w rozumieniu fińskiego prawa zamówień publicznych – ministerstwo, samorząd lokalny, agencja państwowa lub inny podmiot zamawiający. Przedsiębiorcą jest każda działalność gospodarcza lub zawodowa, której roczny obrót przekracza 10 000 euro. Obroty dokładnie na poziomie limitu nie są jeszcze objęte prawem, ponieważ próg musi zostać przekroczony, a nie tylko osiągnięty.

Ważne jest, aby zrozumieć, czego prawo NIE obejmuje: zwykłych konsumentów. Jeśli sprzedajesz towary lub usługi osobie prywatnej, klient ten nie może żądać faktury elektronicznej na podstawie tego prawa. Biuro Stanu wyjaśnia, Konsumenci wolą otrzymywać faktury w swoim banku internetowym, a nie w formie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Ustawa 241/2019 reguluje jedynie rozliczenia między organizacjami i w sektorze publicznym.

Dlaczego projekty ustaw dotyczące sektora publicznego są trudniejszym przypadkiem?

Prawo nabywcy B2B do żądania e-faktury i obowiązek sektora publicznego do akceptacji e-faktur to dwie różne kwestie. Często są one mylone. Artykuł 3 ustawy nakłada na zamawiających obowiązek akceptacji i przetwarzania e-faktur zgodnych z normami europejskimi we wszystkich zamówieniach publicznych i koncesjach objętych ustawą o zamówieniach publicznych. Obowiązek ten wszedł w życie w odniesieniu do agencji rządowych i centralnych jednostek zakupujących. 1 kwietnia 2019 r. i wszystkich innych organów zamówień publicznych, w tym gmin i ich jednostek, rok później, 1 kwietnia 2020 r..

W praktyce oznacza to, że jeśli sprzedajesz towary lub usługi fińskiemu miastu, samorządowi lokalnemu lub ministerstwu, są one gotowe do przyjmowania i przetwarzania faktur elektronicznych od pewnego czasu. Dotyczy to niezależnie od tego, czy wyraźnie proszą Cię o fakturę elektroniczną, czy nie. Biuro Stanu potwierdza, że zobowiązanie to jest częścią szerszego celu, jakim jest automatyzacja rozliczeń w sektorze publicznym i prywatnym.

Czy faktura PDF wysłana e-mailem jest fakturą elektroniczną?

To najczęstsze nieporozumienie. E-faktura to ustrukturyzowany, czytelny dla maszyn dokument, który trafia bezpośrednio do oprogramowania do zarządzania finansami lub banku internetowego, a nie jako obraz, który użytkownik odczytuje na ekranie. Skarb Państwa mówi o tym wprost.:Faktury w formacie PDF lub w postaci obrazu przesłane jako załącznik e-mail nie są fakturą online, bez względu na to, jak poprawnie wyglądają.

Podstawą techniczną dla prawnej faktury elektronicznej jest Europejska norma dotycząca fakturowania elektronicznego EN 16931-1:2017, który Komisja Europejska opublikowała wraz z listą dozwolonych formatów wiadomości (składni). W praktyce dwoma głównymi formatami są UN/CEFACT Cross Industry Invoice i UBL. W Finlandii dominują formaty Finvoice 3.0 i TEAPPSXML 3.0, ale są one zgodne z normą europejską tylko wtedy, gdy wymagane pola zostaną poprawnie wypełnione. Sam format nie gwarantuje automatycznie zgodności.

Co zrobić, gdy klient poprosi o fakturę elektroniczną?

Kiedy fiński klient powie, że chce otrzymywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej, ręczna praca wkrótce odejdzie w zapomnienie. Pytanie tylko, jak szybko uda się je przygotować.

  • Zapytaj klienta o adres do faktury elektronicznej. Przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian sprawdź dokładne dane klienta dotyczące rozliczeń, adres, pod którym chcesz otrzymywać faktury elektroniczne, oraz identyfikator operatora.
  • Sprawdź swoje oprogramowanie. Jeśli korzystasz już z oprogramowania księgowego lub systemu ERP, sprawdź u swojego dostawcy usług, czy obsługuje on fakturowanie elektroniczne zgodnie ze standardem europejskim. Nie wszystkie rozwiązania Finvoice lub TEAPPSXML obsługują je automatycznie.
  • Jeżeli nie masz zainstalowanego oprogramowania, wybierz szybką ścieżkę. Możesz wdrożyć program do fakturowania obsługujący faktury elektroniczne lub skorzystać z portalu udostępnionego przez klienta, jeśli większe organizacje pozwalają na to dostawcom.
  • Wyślij fakturę jeszcze raz, poprawnie. Jeśli pierwsza faktura została wysłana w formacie PDF w wiadomości e-mail, nie jest uznawana za gotową. Fakturę należy utworzyć i wysłać ponownie jako ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, a nie dołączać do nowej wiadomości e-mail z tym samym plikiem.

Jakie są trzy typowe sytuacje?

Wyobraź sobie, że prezentujesz Banknot 1200 euro Do fińskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (OY), której roczny obrót zdecydowanie przekracza 10 000 euro. Jeśli klient wyraźnie zażąda faktury elektronicznej, ma do tego prawo, a Ty musisz być w stanie na nią odpowiedzieć. Nie ma odpowiedzi na e-mail w formacie PDF..

Druga sytuacja: przedstawiasz Banknot 700 euro Do fińskiej gminy. Klient nie musi o nic pytać. Gmina już... Od 1 kwietnia 2020 r. są zobowiązani do otrzymywania i przetwarzania faktur elektronicznych, dlatego warto od razu wysłać fakturę elektroniczną.

Trzecia sytuacja: Roczny obrót Twojej firmy wynosi mniej niż 10 000 euro. W takim przypadku Twoja firma nie spełnia definicji przedsiębiorcy e-commerce zgodnie z prawem, a fiński klient nie może zażądać od Ciebie faktury elektronicznej na podstawie tego konkretnego przepisu, chociaż wielu większych klientów i tak o nią prosi ze względu na wewnętrzne przepisy, niezależnie od obowiązku prawnego.

Co może się zmienić w przyszłości?

Obowiązujące obecnie w Finlandii zasady (prawo do dochodzenia roszczeń, a nie automatyczny obowiązek) nie są czymś ostatecznym. Urząd Stanu zorganizował Konsultacje publiczne dotyczące trzech możliwych modeli regulacji e-faktur, komunikatów zakupowych Peppol i e-paragonów odbyły się w dniach od 2 lutego do 13 marca 2026 r. i zebrały 47 odpowiedzi. Same konsultacje nie są związane z trwającym projektem ustawy, a zebranie opinii nie oznacza, że szerszy obowiązek e-faktur już nastąpi. Materiał zostanie teraz przekazany ministerstwom do dalszej oceny.

Jednocześnie na szczeblu Unii Europejskiej zmiany postępują we własnym tempie. Dyrektywa ViDA (UE) 2025/516 Wprowadzi stosowanie ustrukturyzowanych e-faktur w transakcjach transgranicznych od 1 lipca 2030 r., dziesięciodniowy okres fakturowania dla transakcji objętych normą oraz wymóg, aby e-faktura zgodna z normą EN nie wymagała już oddzielnej akceptacji przez odbiorcę, niezależnie od tego, czy jest to firma, czy podmiot prawa publicznego. Oznacza to, że w 2030 r. akceptacja transgranicznych e-faktur stanie się w Unii Europejskiej normą, a nie wyjątkiem. Dla fińskich firm oznacza to, że gotowość do e-faktur B2B nie będzie już kwestią wyłącznie fińskiego rynku wewnętrznego, ale stanie się obowiązkiem wszędzie tam, gdzie prowadzą one działalność transgraniczną w Unii Europejskiej.

Często zadawane pytania

Czy faktura fińska automatycznie stanie się fakturą elektroniczną?

Nie. Fińska ustawa 241/2019 nie przekształca automatycznie każdej faktury w fakturę elektroniczną. Faktura stanie się fakturą elektroniczną tylko wtedy, gdy zleceniodawca lub wykonawca wyraźnie o to poprosi.

Kto ma prawo żądać faktury elektronicznej w Finlandii?

O fakturę elektroniczną może wnioskować urząd zamówień publicznych (hankintayksikkö) oraz przedsiębiorca o rocznym obrocie przekraczającym 10 000 euro. Ustawa nie obejmuje zwykłych konsumentów, którzy preferują korzystanie z banku internetowego do fakturowania.

Czy wiadomość e-mail w formacie PDF jest fakturą elektroniczną w rozumieniu prawa?

Nie. Faktura w formacie PDF lub obraz dołączony do wiadomości e-mail nie jest fakturą elektroniczną. Prawnie wiążąca faktura elektroniczna musi być ustrukturyzowana i zgodna z europejską normą dotyczącą faktur elektronicznych EN 16931-1:2017.

Czy akceptacja faktur elektronicznych sektora publicznego będzie obowiązkowa od 2020 roku?

Tak, harmonogram realizacji tego obowiązku jest rozłożony w czasie. Agencje rządowe i centralna jednostka zakupująca (CJZO) musiały osiągnąć zgodność 1 kwietnia 2019 r., a pozostałe organy zamówień publicznych, w tym gminy, 1 kwietnia 2020 r.