Soome seaduse 241/2019 järgi ei muutu iga Soome ettevõttele esitatud arve automaatselt e-arveks. Küll aga on hankeasutusel (hankintayksikkö, ehk avaliku sektori hankija) või ettevõtjal, kelle aastakäive ületab 10 000 eurot (elinkeinonharjoittaja), alates 1. aprillist 2020 õigus nõuda teiselt samasse ringi kuuluvalt osapoolelt arvet just Euroopa standardile vastava e-arvena. See tähendab: kui Sinu Soome klient (firma, omavalitsus või riigiasutus) selle õiguse kasutab, ei piisa enam sellest, et saadad PDF-arve e-kirjaga. Sul tuleb suuta pakkuda tehniliselt korrektset e-arvet. Kui klient midagi ei küsi, kehtivad senised harjumused edasi.
Kellele kuulub õigus e-arvet nõuda ja millal see kehtib?
Reegel on lihtsam, kui esmapilgul näib. Alates 1. aprillist 2020 võib hankeasutus või elinkeinonharjoittaja küsida teiselt hankeasutuselt või elinkeinonharjoittajalt, et arve saadetaks talle e-arvena. See on nõudeõigus, mitte automaatne kohustus. Arve ei muutu e-arveks iseenesest, vaid ainult siis, kui teine pool seda konkreetselt palub.
Seadus ei kehti aga piiramatult. Kui e-arve kasutamine paljastaks konfidentsiaalset infot või ohustaks Soome oluliste turvahuvide kaitset, jääb see nõudeõigus kohaldamata. See erand puudutab eelkõige julgeoleku- ja kaitsevaldkonna hankeid, mitte tavalist B2B-müüki.
Kes tohib e-arvet nõuda ja kellelt?
Seadus räägib kahest osapoolest: hankeasutusest (hankintayksikkö) ja ettevõtjast (elinkeinonharjoittaja). Hankeasutus on Soome riigihankeõiguse mõistes avaliku sektori üksus – ministeerium, omavalitsus, riigiasutus või muu hankekohustuslane. Elinkeinonharjoittaja on aga igasugune äri- või kutsetegevus, mille majandusaasta käive ületab 10 000 eurot. Täpselt piiril olevat käivet seadus veel ei kata, sest lävi peab olema ületatud, mitte lihtsalt saavutatud.
Oluline on mõista, mida seadus EI kata: tavatarbijaid. Kui müüd kaupa või teenust eraisikule, ei saa see klient sellele seadusele viidates e-arvet nõuda. Valtiokonttori selgitab, et kuluttajad võtavad arveid pigem oma internetipangas vastu, mitte struktureeritud e-arvena. Seadus 241/2019 reguleerib üksnes organisatsioonide vahelist ja avaliku sektori arveldust.
Miks on avaliku sektori arved karmim juhtum?
B2B-ostja õigus küsida e-arvet ja avaliku sektori kohustus e-arveid vastu võtta on kaks eri asja. Neid ajatakse tihti segamini. Seaduse kolmas paragrahv kohustab hankeasutusi vastu võtma ja töötlema Euroopa standardile vastavaid e-arveid kõigis riigihankeseaduste alla käivates hangetes ja kontsessioonides. See kohustus jõustus keskvalitsuse asutustele ja kesksetele hankijatele 1. aprillil 2019 ning kõigile teistele hankeasutustele, sealhulgas omavalitsustele ja nende üksustele, aasta hiljem, 1. aprillil 2020.
Praktikas tähendab see, et müüd Sa kaupa või teenust Soome linnale, kohalikule ametile või ministeeriumile, on need juba mõnda aega valmis e-arveid vastu võtma ja töötlema. See kehtib sõltumata sellest, kas nad Sinult konkreetselt e-arvet küsivad või mitte. Valtiokonttori kinnitab, et see kohustus on osa laiemast eesmärgist automatiseerida avaliku ja erasektori arveldust.
Kas PDF-arve e-kirjas on e-arve?
See on kõige levinum arusaamatus. Verkkolasku ehk e-arve on struktureeritud, masinloetav dokument, mis liigub otse taloushallinto-tarkvarasse või internetipanka, mitte kujutisena, mida inimene ekraanil loeb. Valtiokonttori ütleb seda otse: e-kirja lisana saadetud PDF- või pildivormingus arved ei ole verkkolaskuja, olenemata sellest, kui korrektselt need välja näevad.
Seadusliku e-arve tehniline alus on Euroopa e-arvestandard EN 16931-1:2017, mille Euroopa Komisjon avaldas koos lubatud sõnumivormingute (syntax) loendiga. Praktikas on kaks põhilist vormingut UN/CEFACT Cross Industry Invoice ja UBL. Soomes kasutatakse valdavalt Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0 vormingut, kuid need vastavad Euroopa standardile ainult siis, kui rekvisiidid on õigesti täidetud. Vorming iseenesest ei taga vastavust automaatselt.
Mida teha, kui klient küsib e-arvet?
Kui Soome klient teatab, et soovib arveid ainult e-arvena, on käsitsitöö peagi selja taga. Küsimus on ainult, kui kiiresti Sa selleks valmis saad.
- Küsi kliendi e-arve aadress. Enne mingite muudatuste tegemist selgita välja kliendi täpsed arveldusandmed ja tema e-arve vastuvõtu aadress ning operaatoritunnus.
- Kontrolli oma tarkvara. Kui kasutad juba raamatupidamistarkvara või ERP-i, uuri teenusepakkujalt, kas see toetab e-arvete koostamist Euroopa standardi järgi. Mitte kõik Finvoice- või TEAPPSXML-lahendused ei tee seda automaatselt.
- Kui tarkvara puudub, vali kiire tee. Võid võtta kasutusele e-arveid toetava arveldusprogrammi või kasutada kliendi pakutavat portaali, kui suuremad organisatsioonid seda tarnijatele võimaldavad.
- Saada arve uuesti õigesti. Kui esimene arve saadeti PDF-ina e-kirjaga, ei loe see täidetuks. Arve tuleb koostada ja saata uuesti struktureeritud e-arvena, mitte lisada sama faili uude kirja.
Millised on kolm tüüpilist olukorda?
Kujuta ette, et esitad 1 200-eurose arve Soome osaühingule (OY), kelle aastakäive ületab kindlasti 10 000 eurot. Kui see klient sõnaselgelt palub e-arvet, on tal selleks seadusest tulenev õigus ja Sa pead suutma vastata. PDF e-kirjas ei ole vastus.
Teine olukord: esitad 700-eurose arve Soome omavalitsusele. Siin ei olegi vaja, et klient midagi küsiks. Omavalitsus on juba 1. aprillist 2020 kohustatud e-arveid vastu võtma ja töötlema, seega on mõistlik saata e-arve kohe algusest peale.
Kolmas olukord: Sinu enda ettevõtte aastakäive jääb alla 10 000 euro. Sel juhul ei täida Sinu ettevõte seaduse mõistes elinkeinonharjoittaja määratlust ja Soome klient ei saa selle konkreetse seaduse alusel Sinult e-arvet nõuda, kuigi paljud suuremad kliendid küsivad seda niikuinii oma sisereeglite tõttu, sõltumata seaduslikust kohustusest.
Mis võib järgmisena muutuda?
Soome praegune reegel (nõudeõigus, mitte automaatne kohustus) ei ole kivisse raiutud. Valtiokonttori korraldas 2. veebruarist kuni 13. märtsini 2026 avaliku konsultatsiooni e-arvete, Peppol-hankesõnumite ja eKuittide reguleerimise kolme võimaliku mudeli kohta, saades 47 vastust. Konsultatsioon ise ei ole seotud käimasoleva seaduseelnõuga ja arvamuste kogumine ei tähenda, et laiem e-arve kohustus on juba tulekul. Materjal läheb nüüd ministeeriumidele edasiseks hindamiseks.
Paralleelselt liigub Euroopa Liidu tasand oma tempos. ViDA-direktiiv (EU) 2025/516 toob 1. juulist 2030 kaasa struktureeritud e-arvete kasutamise piiriülestes tehingutes, kümnepäevase arve väljastamise tähtaja hõlmatud tehingutele ning nõude, et EN-standardile vastavat e-arvet ei tohi ettevõtjast või avalik-õiguslikust juriidilisest isikust saaja enam eraldi heaks kiita. See tähendab, et 2030. aastal muutub piiriülene e-arve vastuvõtmine Euroopa Liidus normiks, mitte erandiks. Soome ettevõtjale tähendab see, et B2B-e-arve valmisolek ei ole enam ainult Soome siseturu küsimus, vaid muutub kohustuseks kõikjal, kus tegutsed piiriüleselt Euroopa Liidus.
FAQ
Kas Soome arve muutub e-arveks automaatselt?
Ei. Soome seadus 241/2019 ei muuda iga arvet automaatselt e-arveks. E-arveks muutub arve ainult siis, kui hankeasutus või ettevõtja seda konkreetselt nõuab.
Kellel on õigus Soomes e-arvet nõuda?
E-arvet saab nõuda hankeasutus (hankintayksikkö) ja elinkeinonharjoittaja, kelle aastakäive ületab 10 000 eurot. Seadus ei kata tavatarbijaid, kes kasutavad arveid pigem oma internetipangas.
Kas PDF e-kirjas on seaduse mõistes e-arve?
Ei. PDF- või pildiformaadis arve e-kirja lisana ei ole verkkolasku. Seaduslik e-arve peab olema struktureeritud ja vastama Euroopa e-arvestandardile EN 16931-1:2017.
Kas avaliku sektori e-arvete vastuvõtt oli kohustuslik alates 2020?
Jah, kohustuse ajajoon on etapiline. Keskvalitsuse asutused ja keskne hankija pidid vastavuse saavutama 1. aprillil 2019, teised hankeasutused, sh omavalitsused, 1. aprillil 2020.