Fakturowanie elektroniczne B2B w Finlandii 2026: kiedy stanie się obowiązkowe?

Nie. Od 15 września 2026 r. żadne fińskie prawo nie wymaga, aby każda krajowa faktura B2B była wysyłana w formie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Ustawa 241/2019 Daje coś jeszcze: prawo do żądania e-faktury. Od 1 kwietnia 2020 r. zarówno instytucja zamawiająca, jak i przedsiębiorca o rocznym obrocie przekraczającym 10 000 euro mogą żądać od sprzedawcy e-faktury zgodnej z normą europejską, a w takim przypadku format PDF nie będzie już akceptowany. Sektor publiczny jest bardziej rygorystyczny: fińskie państwo przyjmuje od 1 kwietnia 2021 r. Akceptuj tylko faktury elektroniczne zgodne z europejskim standardem. Kolejny prawdziwy kamień milowy nastąpi wraz z unijnym pakietem ViDA: transgraniczne fakturowanie elektroniczne B2B i raportowanie VAT oparte na transakcjach staną się obowiązkowe. Od 1 lipca 2030 r..

Finlandia B2G i B2B to dwa różne systemy

Zamieszanie wynika z faktu, że fiński sektor publiczny od lat powtarza to samo: „mamy tylko e-faktury“. To prawda, ale chodzi o model B2G, czyli fakturowanie z nabywcą z sektora publicznego.

Ustawa 241/2019 nakłada na zamawiającego obowiązek otrzymywania i przetwarzania e-faktur spełniających wymagania. Zamawiający, czyli jednostka zamawiająca, jest podmiotem zamawiającym podlegającym przepisom dotyczącym zamówień publicznych. Dotyczy to organów państwowych i centralnych organizacji zakupowych od 1 kwietnia 2019 r., a innych zamawiających od 1 kwietnia 2020 r. Należy zwrócić uwagę na to, na czym polega ten obowiązek: obowiązek otrzymywania faktur spoczywa na zamawiającym, a nie na wysyłaniu ich do wszystkich fińskich firm.

Praktyka państwa idzie dalej. Ministerstwo Finansów stwierdza wprost, że Państwo nie zaakceptuje faktury dołączonej do wiadomości e-mail., ponieważ nie jest to e-faktura, a 981% faktur wysyłanych do państwa jest elektronicznych. Sektor publiczny odpowiada za całość fakturowania B2B w Finlandii. około 7 procent, ale praktycznie każda firma wystawia fakturę nabywcy publicznemu w pewnym momencie swojego istnienia. W ten sposób ta praktyka się rozprzestrzenia. To praktyka rynkowa, a nie ogólny obowiązek prawny.

Kogo dotyczy limit 10 000 euro?

Ta granica jest tą, która jest najbardziej naruszana. W ustawie 241/2019 Definicja 10 000 euro odnosi się do każdego, kto jest uważany za przedsiębiorcę (elinkeinonharjoittaja) w rozumieniu tej ustawy. Jest to obrót za rok obrotowy.

To nie jest:

• kwota jednej faktury: Faktura na kwotę 12 000 euro sama w sobie nie powoduje obowiązku wystawiania faktury elektronicznej;
• liczba faktur: Liczba faktur wysyłanych w danym miesiącu nie jest brana pod uwagę;
• ogólny limit sprzedaży B2B: Granica nie umożliwi elektronicznego rozliczania transakcji między firmami.

Jeśli obroty kupującego są niższe od tego limitu, nie podlega on przepisom Sekcji 4. Nadal może on wystąpić o fakturę elektroniczną, nie ma jednak prawa do jej otrzymania.

A teraz szczera odpowiedź na pytanie, które najbardziej interesuje sprzedawcę z krajów bałtyckich: czy prawo fińskie nakłada bezpośredni obowiązek na sprzedawcę z Estonii, Łotwy czy Litwy, nie jest jasno określone w tych źródłach i nie będę tutaj próbował tego rozstrzygać. W praktyce spór ten nie zatacza większego kręgu. Jeśli fiński klient zażąda faktury elektronicznej, a Ty prześlesz mu fakturę w formacie PDF, faktura nie dotrze do jego systemu, a płatność zostanie zablokowana. Wymóg ten jest zazwyczaj i tak zapisany w umowie lub warunkach zakupu.

Czy plik PDF wysłany e-mailem jest fakturą elektroniczną?

Nie. Definicja Skarbu Państwa jest taka: jasne i wąskie:E-faktura to faktura czytelna maszynowo, wysyłana bezpośrednio do oprogramowania biznesowego lub banku internetowego, a plik PDF lub obraz dołączony do wiadomości e-mail nie jest fakturą elektroniczną. Ta sama logika obowiązuje w prawie. Można zażądać faktury ustrukturyzowanej, która umożliwia automatyczne przetwarzanie i spełnia europejskie standardy.

Normą europejską jest EN 16931, która stanowi jednolity opis pól danych, które muszą znaleźć się na fakturze i ich znaczenia. W Finlandii obowiązuje norma SFS-EN 16931-1:2017 + A1:2019, którą można pobrać bezpłatnie ze sklepu internetowego SFS. Odniesienie do normy zostało opublikowane na poziomie UE. Decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2017/1870, dlatego też we wszystkich państwach członkowskich obowiązuje ta sama norma.

Formaty Finvoice 3.0 i TEAPPSXML 3.0, popularne w Finlandii, umożliwiają wystawienie faktury zgodnej ze standardem, ale zgodność nie wynika automatycznie z poprawności formatu. Dane muszą być również poprawne. W przypadku przesyłek transgranicznych stosuje się format międzynarodowy, taki jak UBL, obsługiwany przez sieć Peppol.

O co dokładnie należy poprosić fińskiego klienta, prosząc o fakturę elektroniczną?

Instrukcje Ministerstwa Finansów są proste: kupujący musi najpierw upewnić się, że jego usługa odbioru faktur obsługuje standard europejski, a następnie podać dostawcy swój adres do faktury elektronicznej i identyfikator operatora. Twoja strona tej rozmowy wygląda tak.

• Zadaj sobie dwa pytania: Adres do faktury elektronicznej lub adres klienta do faktury elektronicznej i jego identyfikator operatora. Bez nich nie ma dokąd wysłać faktury.
• Sprawdź swoją stronę: Zapytaj swojego oprogramowania lub operatora, czy wersja, której używasz, wysyła e-faktury zgodne z europejskim standardem. Jeśli nie, konieczna będzie aktualizacja.
• Wybierz kanał: Możesz wysyłać do fińskich agencji rządowych za pośrednictwem sieci Peppoli lub Posti Messaging. Jeśli żadna z tych opcji nie jest odpowiednia, Możesz utworzyć fakturę elektroniczną bezpłatnie. W portalu dostawców Handi lub Basware.
• Wpisz poprawnie dane: Skarb Państwa podaje numer VAT sprzedawcy i kupującego (FI + numer Y bez łącznika w przypadku Finlandii), nazwy i adresy jako dane obowiązkowe; faktura wysyłana do państwa musi zawierać zarówno numer Y, jak i numer VAT. Jeśli kupujący podał numer zamówienia lub umowy, musi on zostać uwzględniony na fakturze.
• Nie składaj wielu zamówień na jednej fakturze: Zgodnie z instrukcjami Peppoli Faktura może dotyczyć tylko jednego zamówienia – faktura może zawierać maksymalnie jeden numer zamówienia (BT-13). Jeśli klient zażąda faktury zbiorczej, treść danych musi zostać z nim uzgodniona oddzielnie.

Warto zwrócić uwagę na jeden praktyczny efekt uboczny: faktura zgodna ze standardem jest weryfikowana według jednolitych zasad, więc faktura z niekompletną treścią zostanie od razu odrzucona przez operatora. Lepiej otrzymać powiadomienie o odrzuceniu od razu, niż odkryć dwa tygodnie później, że faktura gdzieś zniknęła.

1 lipca 2030 r. i 1 stycznia 2035 r.: co zmienia ViDA

Pakiet prawny ViDA, czyli unijny pakiet „VAT w erze cyfrowej“, został przyjęty 11 marca 2025 r. i opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 25 marca 2025 r. (dyrektywa (UE) 2025/516). Zgodnie z harmonogramem Komisji Państwa członkowskie uzyskały już prawo do wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego pod pewnymi warunkami, gdy pakiet wszedł w życie 14 kwietnia 2025 r.; specyfikacje OSS i IOSS wejdą w życie 1 stycznia 2027 r., a część dotycząca jednolitej rejestracji VAT wraz z zasadami dotyczącymi platformy wejdzie w życie 1 lipca 2028 r.

Część, która Cię interesuje, dotyczy 1 lipca 2030 r. Od tej daty zarówno e-faktury zgodne z europejskim standardem, jak i raportowanie oparte na transakcjach staną się obowiązkowe w przypadku transgranicznych transakcji między przedsiębiorstwami w UE. Zgodnie z wyjaśnieniem Izby Podatkowej Sprzedawca musi przekazać dane z faktury do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od daty sprzedaży lub otrzymania zaliczki, a kupujący, co do zasady, w ciągu 5 dni od daty otrzymania faktury, chociaż państwo członkowskie może wyłączyć faktury zakupu z obowiązku raportowania. Jednocześnie zniknie obowiązek składania podsumowujących informacji VAT. Państwo członkowskie może według własnego uznania wprowadzić raportowanie oparte na transakcjach krajowych, ale również ono musi opierać się na e-fakturach, a systemy krajowe muszą zostać dostosowane do modelu unijnego najpóźniej do 1 stycznia 2035 r.

Co się nie zmieni w 2026 roku

Dwie kwestie, które obecnie nie są interpretowane: w Finlandii nie ma ogólnego obowiązku e-fakturowania B2B, a sama ViDA nie zmusza Finlandii do stworzenia krajowego systemu raportowania transakcji. W tych źródłach nie ma daty, kiedy Finlandia mogłaby wprowadzić taki obowiązek. Nie został on jednak przewidziany prawnie.

Presja pochodzi z innych źródeł. W Finlandii w 2025 roku ruch odbywał się za pośrednictwem operatorów 353,2 mln faktur, Liczba wiadomości Peppoli wzrosła o 61 procent do 778 884 transakcji, a książka adresowa faktur elektronicznych zawiera prawie 370 000 tożsamości Y, czyli o 100 000 więcej niż w 2021 r. W tym samym przeglądzie zauważono, że Niemcy, Francja i Belgia wprowadzą obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w latach 2026–2027.

Praktyczny wniosek z tego wszystkiego jest nudny i pożyteczny: nie ma sensu czekać na zmianę prawa z fińskim klientem. Poproś o adres e-faktury i identyfikator operatora wraz z następną fakturą i upewnij się, że Twoja strona może wysłać fakturę elektroniczną zgodną ze standardem europejskim. Jeśli tak się stanie, obowiązek transgraniczny od 2030 roku będzie dla Ciebie bardziej nową zasadą raportowania niż nowym systemem.

Przeczytaj także: angielski · łotewski · litewski

Ostatnio sprawdzono: 15 września 2026 r.

Często zadawane pytania

Czy w 2026 roku w Finlandii będzie obowiązywał powszechny obowiązek elektronicznego fakturowania B2B?

Nie, w 2026 roku żadne fińskie prawo nie będzie wymagało, aby wszystkie krajowe faktury B2B były wysyłane w formie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Ustawa 241/2019 przyznaje jednak nabywcy, którego obroty przekraczają 10 000 euro rocznie, prawo do żądania od sprzedawcy faktury elektronicznej zgodnej z europejskim standardem.

Czy plik PDF wysłany e-mailem jest w Finlandii uważany za verkkolasku?

Nie, zgodnie z definicją fińskiego Ministerstwa Finansów i przepisami prawa, plik PDF lub obraz przesłany jako załącznik do wiadomości e-mail nie jest e-fakturą. E-faktura musi być odczytywalnym maszynowo, ustrukturyzowanym plikiem XML (na przykład Finvoice 3.0 lub Peppol BIS) zgodnym z europejską normą EN 16931.

Kiedy transgraniczne fakturowanie elektroniczne między Finlandią a innymi krajami UE stanie się obowiązkowe?

Zgodnie z unijną dyrektywą ViDA (VAT w erze cyfrowej), obowiązkowe transgraniczne fakturowanie elektroniczne B2B oraz raportowanie transakcji zaczną obowiązywać 1 lipca 2030 r. Od tego dnia znikną również obecne raporty podsumowujące VAT.