Yritysten välinen sähköinen laskutus Suomessa 2026: milloin siitä tulee pakollista?

Ei. 15. syyskuuta 2026 alkaen mikään Suomen laki ei enää vaadi, että jokainen kotimainen yritysten välinen lasku lähetetään strukturoituna verkkolaskuna. Laki 241/2019 antaa jotain muuta: oikeuden vaatia sähköistä laskua. Sekä julkinen hankintaviranomainen että yrittäjä, jonka vuotuinen liikevaihto on yli 10 000 euroa, voivat 1. huhtikuuta 2020 alkaen vaatia myyjältä eurooppalaisen standardin mukaisen sähköisen laskun, ja jos he tekevät niin, PDF-muotoa ei enää hyväksytä. Julkinen sektori on tiukempi: Suomen valtio ottaa 1. huhtikuuta 2021 alkaen hyväksyvät vain eurooppalaisen standardin mukaisia verkkolaskuja. Seuraava todellinen virstanpylväs tulee EU:n ViDA-paketista: rajat ylittävästä yritysten välisestä verkkolaskutuksesta ja tapahtumakohtaisesta arvonlisäveroraportoinnista tulee pakollisia. 1. heinäkuuta 2030 alkaen.

Suomi B2G ja B2B ovat kaksi eri järjestelmää

Hämmennys syntyy, koska Suomen julkinen sektori on sanonut samaa asiaa jo vuosia: „meillä on vain sähköisiä laskuja“. Tämä on totta, mutta kyse on B2G-laskutuksesta eli laskutuksesta julkisen sektorin ostajan kanssa.

Laki 241/2019 asettaa hankintaviranomaiselle velvollisuuden vastaanottaa ja käsitellä vaatimukset täyttäviä sähköisiä laskuja. Hankintayksikkö on julkinen hankintayksikkö, johon sovelletaan julkisia hankintoja koskevia sääntöjä. Tämä koskee valtion viranomaisia ja yhteishankintaorganisaatioita 1. huhtikuuta 2019 alkaen ja muita hankintaviranomaisia 1. huhtikuuta 2020 alkaen. Huomaa, mitä tämä velvollisuus tarkoittaa: hankintaviranomaisen vastaanottovelvollisuus, ei kaikkien suomalaisten yritysten lähetysvelvollisuus.

Valtion oma käytäntö menee tätä pidemmälle. Valtiovarainministeriö toteaa suoraan, että Valtio ei hyväksy sähköpostiin liitettyä laskua., koska se ei ole verkkolasku, ja 981 % valtiolle lähetetyistä laskuista on sähköisiä. Julkinen sektori vastaa kaikesta Suomen yritysten välisestä laskutuksesta noin 7 prosenttia, mutta käytännössä jokainen yritys lähettää laskun jollekin julkiselle ostajalle jossain vaiheessa elämäänsä. Näin tämä käytäntö leviää. Se on markkinakäytäntö, ei yleinen lakisääteinen velvoite.

Ketä 10 000 euron raja koskee?

Tämä raja on se, joka sotkeutuu eniten. Laissa 241/2019 10 000 euron määritelmä koskee kaikkia, joita pidetään tämän lain tarkoittamina yrittäjinä. Tämä on tilikauden liikevaihto.

Tämä ei ole:

• yhden laskun summa: 12 000 euron lasku ei sinänsä luo verkkolaskuvelvoitetta;
• laskujen lukumäärä: Kuukaudessa lähetettyjen laskujen määrää ei lasketa;
• yleinen B2B-myyntiraja: Raja ei tee kaikesta yritysten välisestä laskutuksesta sähköistä.

Jos ostajan liikevaihto on tämän rajan alapuolella, hän ei kuulu 4 §:n soveltamisalaan. Hän voi silti pyytää sähköistä laskua, mutta hänellä ei ole laillista oikeutta vaatia sitä.

Ja nyt rehellinen vastaus kysymykseen, joka kiinnostaa baltialaista myyjää eniten: asettaako Suomen laki suoran velvoitteen virolaiselle, latvialaiselle tai liettualaiselle myyjälle, ei ole selvästi mainittu näissä lähteissä, enkä yritä selvittää sitä tässä. Käytännössä tämä kiista ei vie pitkälle. Jos suomalainen asiakas pyytää sähköistä laskua ja lähetät PDF-laskun, lasku ei saavuta heidän järjestelmäänsä ja maksu estetään. Vaatimus on yleensä joka tapauksessa kirjattu sopimukseen tai kauppaehtoihin.

Onko sähköpostitse lähetetty PDF-tiedosto sähköinen lasku?

Ei. Valtiovarainministeriön määritelmä on selkeä ja kapeaVerkkolasku on koneellisesti luettava lasku, joka lähetetään suoraan yritysohjelmistoon tai verkkopankkiin, eikä sähköpostiin liitetty PDF- tai kuvatiedosto ole verkkolasku. Sama logiikka pätee myös laissa. Voit pyytää strukturoitua laskua, joka mahdollistaa automaattisen käsittelyn ja täyttää eurooppalaiset standardit.

Eurooppalainen standardi on EN 16931, joka on yhtenäinen kuvaus siitä, mitkä tietokentät laskulla on oltava ja mitä ne tarkoittavat. Suomessa se on SFS-EN 16931-1:2017 + A1:2019, jonka voi ladata ilmaiseksi SFS:n verkkokaupasta. Viittaus standardiin on julkaistu EU-tasolla. Komission täytäntöönpanopäätös (EU) 2017/1870, minkä vuoksi sama standardi on perustana kaikissa jäsenvaltioissa.

Suomessa yleiset Finvoice 3.0- ja TEAPPSXML 3.0 -formaatit pystyvät tuottamaan standardin mukaisen laskun, mutta vaatimustenmukaisuus ei automaattisesti johdu siitä, että muoto on oikea. Myös tietosisältö on oltava kunnossa. Rajat ylittävissä lähetyksissä käytetään kansainvälistä formaattia, kuten UBL:ää, jota Peppol-verkosto kuljettaa.

Jos suomalainen asiakas pyytää sähköistä laskua, mitä tarkalleen ottaen pitäisi pyytää?

Valtiovarainministeriön ohjeet ovat yksinkertaiset: ostajan on ensin varmistettava, että heidän laskun vastaanottopalvelunsa tukee eurooppalaista standardia, ja sitten annettava toimittajalle verkkolaskuosoitteensa ja operaattoritunnuksensa. Sinun puolesi tästä keskustelusta näyttää tältä.

• Kysy kaksi asiaa: Verkkolaskuosoite tai asiakkaan verkkolaskuosoite ja heidän operaattoritunnus. Ilman niitä ei ole minne lähettää.
• Tarkista puolesi: Kysy ohjelmistoltasi tai operaattoriltasi, lähettääkö käyttämäsi versio verkkolaskuja eurooppalaisen standardin mukaisesti. Jos ei, sinun on päivitettävä.
• Valitse kanava: Voit lähettää Suomen valtion virastoille Peppoli-verkon tai Posti Messagingin kautta. Jos kumpikaan ei sovi, Voit luoda sähköisen laskun ilmaiseksi. Handi- tai Basware-toimittajaportaalissa.
• Kirjoita tiedot oikein: Valtiokonttori listaa pakollisiksi tiedoiksi myyjän ja ostajan ALV-numerot (FI + Y-numero ilman yhdysviivaa Suomen osalta), nimet ja osoitteet; valtiolle lähetettävällä laskulla on oltava sekä Y-numero että ALV-numero. Jos ostaja on antanut tilaus- tai sopimusnumeron, se on merkittävä laskuun.
• Älä tee useita tilauksia yhdellä laskulla: Peppolin ohjeiden mukaan Lasku voi viitata vain yhteen tilaukseen – laskulla voi olla enintään yksi ostotilausviite (BT-13). Jos asiakas pyytää konsolidoitua laskua, tietosisällöstä on sovittava heidän kanssaan erikseen.

Yksi käytännön sivuvaikutus on huomionarvoinen: standardin mukainen lasku validoidaan yhtenäisten sääntöjen mukaisesti, joten puutteellisen sisällön omaava lasku on jo operaattorin hylkäämä. On parempi saada hylkäysilmoitus välittömästi kuin huomata kahden viikon kuluttua, että lasku on kadonnut jonnekin.

1. heinäkuuta 2030 ja 1. tammikuuta 2035: mitä ViDA muuttaa

ViDA eli EU:n "digitaaliaikakauden arvonlisäveropaketti" hyväksyttiin 11. maaliskuuta 2025 ja julkaistiin Euroopan unionin virallisessa lehdessä 25. maaliskuuta 2025 (direktiivi (EU) 2025/516). Komission aikataulun mukaan Jäsenvaltiot saivat jo oikeuden ottaa käyttöön pakollisen sähköisen laskutuksen tietyin edellytyksin, kun paketti tuli voimaan 14. huhtikuuta 2025; OSS- ja IOSS-spesifikaatiot tulevat voimaan 1. tammikuuta 2027 ja yhtenäinen arvonlisäverorekisteröintiosa alustasääntöineen tulee voimaan 1. heinäkuuta 2028.

Sinua koskeva osa on 1. heinäkuuta 2030. Tästä päivästä lähtien sekä eurooppalaisen standardin mukaiset sähköiset laskut että tapahtumakohtainen raportointi tulevat pakollisiksi rajat ylittävissä yritysten välisissä liiketoimissa EU:ssa. Verohallinnon selityksen mukaan Myyjän on toimitettava laskutiedot veroviranomaiselle 10 päivän kuluessa myynnistä tai ennakkomaksun vastaanottamisesta ja ostajan lähtökohtaisesti 5 päivän kuluessa laskun vastaanottamisesta, vaikka jäsenvaltio voikin vapauttaa ostolaskut pakollisesta raportoinnista. Samalla arvonlisäveron yhteenvetoilmoitukset poistuvat käytöstä. Jäsenvaltio voi harkintansa mukaan ottaa käyttöön kotimaisen tapahtumaperusteisen raportoinnin, mutta tämänkin on perustuttava sähköisiin laskuihin, ja kansalliset järjestelmät on yhdenmukaistettava EU-mallin kanssa viimeistään 1. tammikuuta 2035 mennessä.

Mikä ei muutu vuonna 2026

Kaksi asiaa, joita ei tällä hetkellä tulkita, ovat: Suomessa ei ole yleistä kotimaista yritysten välistä verkkolaskutusvelvoitetta, eikä ViDA itsessään pakota Suomea luomaan kotimaista tapahtumapohjaista raportointijärjestelmää. Näissä lähteissä ei ole päivämäärää, jolloin Suomi voisi ottaa käyttöön kotimaisen velvoitteen. Sitä ei ole asetettu laissa.

Paine tulee muualta. Suomessa vuonna 2025 liikenne kulki operaattoreiden kautta 353,2 miljoonaa laskua, Peppoli-viestien määrä kasvoi 61 prosenttia 778 884 tapahtumaan, ja verkkolaskujen osoitekirjassa on lähes 370 000 Y-identiteettiä, mikä on 100 000 enemmän kuin vuonna 2021. Samassa katsauksessa todetaan, että Saksa, Ranska ja Belgia ottavat käyttöön pakollisen verkkolaskutuksen vuosina 2026–2027.

Käytännön johtopäätös kaikesta tästä on tylsä ja hyödyllinen: ei ole mitään järkeä odottaa lainmuutosta suomalaisen asiakkaan kanssa. Pyydä heidän verkkolaskuosoitettaan ja operaattoritunnustaan seuraavan laskun mukana ja varmista, että teidän puolenne pystyy lähettämään eurooppalaisen standardin mukaisen verkkolaskun. Jos tämä on käytössä, vuoden 2030 rajat ylittävä velvoite on teille enemmän uusi raportointisäännös kuin uusi järjestelmä.

Lue myös: englanti · Latvia · Liettuan

Viimeksi tarkistettu: 15. syyskuuta 2026

Usein kysytyt kysymykset

Tuleeko Suomessa yleinen yritysten välinen verkkolaskutusvelvoite vuonna 2026?

Ei, vuonna 2026 mikään suomalainen laki ei enää vaadi kaikkien kotimaisten yrityslaskujen lähettämistä strukturoituina verkkolaskuina. Laki 241/2019 antaa kuitenkin ostajalle, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa tilikaudessa, laillisen oikeuden pyytää myyjältä eurooppalaisen standardin mukaista verkkolaskua.

Pidetäänkö sähköpostitse lähetettyä PDF-tiedostoa verkkolaskuna Suomessa?

Ei, Valtiovarainministeriön määritelmän ja lain mukaan sähköpostin liitteenä lähetetty PDF- tai kuvatiedosto ei ole verkkolasku. Verkkolaskun on oltava koneluettava, rakenteinen XML-tiedosto (esimerkiksi Finvoice 3.0 tai Peppol BIS), joka on eurooppalaisen standardin EN 16931 mukainen.

Milloin rajat ylittävästä sähköisestä laskutuksesta Suomen ja muiden EU-maiden välillä tulee pakollista?

EU:n ViDA-direktiivin (VAT in the Digital Age) mukaan pakollinen rajat ylittävä yritysten välinen sähköinen laskutus ja tapahtumakohtainen raportointi tulevat voimaan 1. heinäkuuta 2030. Tästä päivästä lähtien myös nykyiset ALV-yhteenvetoraportit poistuvat käytöstä.